информатика. Методические рекомендации по созда нию объектов базы данных, контрольные вопросы и задания
 Скачать 1.08 Mb.
|
|
7.2. Порядок установки связей 1. Создать или открыть файл с БД. 2. Создать схему БД: Сервис – Схема данных; выделить название таблиц, которые будут входить в схе- му; нажать кнопку Добавить; закрыть окно Добавления. 3. Установить связи между таблицами: выделить первичный ключ (имеющий тип отношения 1) и перетащить его на вторичный ключ (имеющий тип от- ношения ко Многим - ); в появившемся окне (Рисунок 4) Изменение связи отме- тить галочкой Обеспечение целостности данных; нажать Создать; в схеме БД между первичным и вторичным ключами отобразится связь в виде линии и тип отношений. 16 4. Перемещая объекты-таблицы расположить их так, чтобы связи не пересекались. 5. Увеличить размеры объектов-таблиц так, чтобы все надписи отображались полностью. Рисунок 4. Установка связи между таблицами 7.3. Контрольные вопросы 1. Для чего используются связи между таблицами? 2. Что такое вторичный ключ? 3. Каким условиям должны удовлетворять первичный и вто- ричный ключи? 4. Какие типы связей используются в Access? 5. Как установить связь между таблицами? 6. Что называют условиями целостности данных? 17 8. Определение подстановок для вторичных ключей Подстановки используются для облегчения ввода данных в таблицы. После их определения при заполнении таблицы со вторичным ключом вместо вторичного ключа на экран выводит- ся заданное в подстановке поле или набор полей из таблицы с первичным ключом. 1. В Access открыть свою БД. 2. Открыть таблицу с вторичным ключом в режиме Конструк- тор. 3. Выделить поле вторичного ключа. 4. Выбрать вкладыш Подстановки (Рисунок 5). 4.1. где Тип элемента управления выбрать Поле со списком; 4.2. где Тип источника строк выбрать Таблица или запрос; 4.3. где Источник строк выбрать название таблицы, содер- жащей первичный ключ; 4.4. где Присоединенный столбец указать порядковый номер столбца первичного ключа; 4.5. где Число столбцов указать порядковый номер столбца, который будет подставляться вместо вторичного ключа; 4.6. где Ширина столбцов указать ширину для всех под- ставляемых столбцов. Для тех столбцов, которые не должны выводится при подстановке ширину указать 0. Ширина столбцов перечисляется через точку с запятой. 18 Рисунок 5. Создание подстановки. Пример: Таблица 1. Факультет Таблица 2. Специальность КодФак НазваниеФак КодСпец НазвСпец КодФак 1 М В таблице Специальность (вторичный ключ КодФак) при заполнении таблицы данными вместо поля КодФак удобнее ис- пользовать поле НазваниеФак из таблицы Факультет. Значения параметров подстановки см. Рисунок 5. 9. Запросы 9.1. Назначение и типы запросов Одно из основных назначений БД – быстрый поиск храня- щейся в ней информации. Наиболее мощным средством для это- го являются запросы. Они позволяют выбрать данные из таблиц 19 БД, произвести над ними вычисления и получить результаты в виде таблиц. С помощью запросов можно добавлять или удалять данные, создавать новые таблицы на основе уже существующих. Запросы строятся на основе одной или нескольких таблиц БД или ранее созданных запросов. По результатам действия запросы можно разделить на не- сколько типов: Запросы на выборку – позволяют отобрать данные из взаимосвязанных таблиц БД и других запросов. Результатом та- ких запросов является выборка – динамическая таблица с запи- сями, удовлетворяющими условиям запроса. Выборка не сохра- няется на диске. Она существует только до момента закрытия запроса и формируется каждый раз заново на основе реальных таблиц БД. На основе запросов на выборку могут строиться за- просы других типов. Разновидностью запросов на выборку являются вычисляю- щие и параметрические запросы. Вычисляющие запросы со- держат поля, которые производят вычисления над значениями других полей для каждой записи. В параметрических запросах значения условия отбора вводится пользователем в диалоговом окне в момент выполнения запроса. Итоговые запросы выполняют группировку записей по за- данным условиям и производят вычисления в полученных груп- пах (суммирование, определение среднего, максимального или минимального значений и т.д.) Перекрестные запросы – позволяют представить данные в виде сводных таблиц, осуществляя при этом разнообразные группировки записей и групповые вычисления. Модифицирующие запросы – это запросы на выполнение действий, в результате которых изменяется содержимое БД. Существует 4 вида модифицирующих запросов. Запросы удаления – для удаления записей, которые удов- летворяют определенным условиям, из таблицы БД. Запросы добавления – для добавления в какую-либо таб- лицу записей, удовлетворяющим определенным услови- ям, из другой таблицы. 20 Запросы обновления – позволяют изменить значения вы- бранных полей во всех записях таблицы, удовлетворяю- щих определенным условиям. Запросы на создание таблиц в существующей БД. 9.2. Создание запросов на выборку 1. Создать или открыть файл с БД. 2. Выбрать вкладыш Запросы. 3. Создать в режиме Конструктор. 4. В появившемся окне выделить названия таблиц, данные из которых необходимы для выполнения запроса. 5. Нажать кнопку Добавить. 6. Закрыть окно Добавления. 7. Заполнить форму запроса (Рисунок 6): в строке Имя таблицы выбрать название таблицы; в строке Поле выбрать имя поля; в строке Условия отбора в случае необходимости указать критерии отбора. Рисунок 6. Запрос на выборку. 21 в строке Сортировка в случае необходимости указать направление сортировки; в строке Вывод на экран отметить галочкой те поля, ко- торые должны выводиться на экран. 8. Сохранить запрос (Файл – Сохранить). Присвоить ему имя. 9.3. Просмотр результатов работы запроса 1. Создать или открыть файл с БД. 2. Выбрать вкладыш Запросы. 3. Отметить название запроса. 4. Нажать кнопку Открыть. 9.4. Вычисляющие запросы 1. Открыть или создать запрос в режиме Конструктор. 2. Для вычисляющего поля в строке Поле в форме запроса ука- зать формулу его вычисления по шаблону: <имя_поля>:<формула> Формула может содержать функции, числа, ссылки на дру- гие поля. Правило оформления ссылки: [имя_таблицы].[имя_поля] 9.5. Параметрические запросы Для поля, значение условия отбора которого должно вво- дится в качестве параметра при выполнении запроса, в строке Условие отбора в квадратных скобках написать сообщение, ко- торое будет выводиться пользователю в окне ввода параметра. Обычно указывается полное название соответствующего поля. 9.6. Итоговые запросы Для правильного выполнения итогового запроса в бланк описания необходимо включать только те поля, которые необ- ходимы для его выполнения. 22 1. Открыть или создать запрос в режиме Конструктор. 2. Для определения его типа: Вид – Групповые операции поставить галочку 3. Для группирующего поля в форме запроса установить Группировка. 4. Для других полей выбрать соответствующую функцию. Sum – сумма; Avg – среднее значение; Count – количество; First – первый; Last – последний. 9.7. Перекрестные запросы Результатом его работы является электронная таблица. На- звания столбцов которой принимают значения одного поля, строк – другого, а элементы таблицы – третьего поля. 1. Создать или открыть запрос в режиме Конструктор. 2. Добавить в него таблицы или запросы, данные из которых будут использоваться. 3. Создать итоговый запрос, выводящий три столбца, участ- вующие в перекрестном запросе. Итог должен вычисляться для поля, которое будет соответствовать элементам в созда- ваемой электронной таблице. 4. В меню Запрос выбрать тип Перекрестный. В бланке за- проса появиться ещё одна строка Перекрестная таблица. 5. В этой строке для поля, соответствующего названиям столб- цов, выбрать Заголовки столбцов. Для поля, соответствую- щего названиям строк, выбрать Заголовки строк. Для поля, соответствующего элементам создаваемой таблицы, выбрать Значение. 6. Если при выполнении запроса вместо названий столбцов выводятся числовые коды, в форму запроса необходимо до- бавить таблицу, содержащую текстовые значения этих ко- дов. 23 9.8. Изменение типа запроса на Модифицирующий 1. Открыть или создать запрос в режиме Конструктор. 2. По умолчанию устанавливается тип запроса на выборку. Для изменения типа запроса в меню Запрос выбрать нужный тип: на создание, удаление, добавление или обновление. 9.9. Контрольные вопросы 1. Поясните понятие «Запрос к БД» 2. Каким образом можно создать запрос к БД? 3. Перечислите типы запросов. 4. Какие типы запросов относятся к модифицирующим? 5. Как задать условия отбора записей? 6. Что такое «вычисляемое поле»? 7. Как запустить запрос на исполнение? 10. Формы 10.1. Назначение и способы создания форм Экранные формы предназначаются для наглядного пред- ставления таблиц и запросов БД. Они облегчают ввод и редак- тирование взаимосвязанных данных. Их структура обычно соот- ветствует формам первичных бумажных документов. Это по- зволяет обеспечить однократный ввод данных, облегчить вос- приятие хранящейся в базе информации и предотвратить воз- никновение ошибок при вводе. Кроме того, формы могут использоваться для создания па- нелей управления (меню) в диалоговых приложениях пользова- теля с целью автоматизации задач. Для создания форм в Access используются следующие сред- ства: Конструктор форм – с его помощью можно самостоя- тельно разработать формы с заданными свойствами; 24 Мастер форм – позволяет быстро создать форму на ос- нове выбранных полей; Автоформа: в один столбец – позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов; Автоформа: ленточная - позволяет автоматически соз- дать форму с полями, расположенными в строку; Автоформа: табличная - позволяет автоматически соз- дать форму в виде таблицы; Диаграмма – позволяет создать форму со встроенной диаграммой; Сводная таблица – позволяет создать форму со сводной таблицей, обеспечивает формирование и просмотр ито- гов в электронной таблице MS Excel. 10.2. Создание формы 1. Перейти на вкладыш Формы. 2. Нажать кнопку Создать. На экране появиться диалоговое окно. 3. В поле Источник данных нажать стрелочку. И выбрать на- звание таблицы, для которой создаётся форма. 4. Выбрать способ создания формы: Автоформа; Мастер; Конструктор. 10.2.1. Автоформа При создании формы (см. пункт 10.2.1) после выбора спо- соба создания Автоформа просто указать её тип. 10.2.2. Мастер Форма создаётся в процессе диалога с СУБД. Необходимо ответить на вопросы СУБД. Имеется возможность: 25 выбрать поля, которые будут отображаться в форме: от- метить – нажать кнопку выбрать тип (ленточный, в столбец, табличный); выбрать стиль (цветовая гамма). 10.2.3. Конструктор Можно сначала создать форму с помощью Мастера или Автоформы, затем открыть её в режиме Конструктор и откор- ректировать структуру. Состав разделов формы (Рисунок 7): 1. Заголовок содержит название формы и элементы управле- ния, постоянно отображаемые на экране (поля, надписи, ри- сунки, кнопки). 2. Колонтитулы содержат информацию, которая будет ото- бражаться на каждой странице при выводе формы на печать. 3. В Области данных находятся элементы (поля, списки) ото- бражающие содержимое одной записи. 4. В Примечании выводится итоговая информация, кнопки, подписи. Рисунок 7. Структура формы 26 Включение отображения всех разделов формы производит- ся в меню Вид. 10.3. Действия над объектами формы 10.3.1. Изменение объекта типа Поле в объект типа Поле со списком Объект Поле используется для отображения и вывода зна- чения атрибута в конкретной записи. Объект типа Поле со списком представляет собой раскры- вающийся список, из которого пользователь может выбрать тре- буемое значение (Рисунок 7 поля НомЗач и КодДисц). 1. Открыть форму в режиме Конструктор. 2. Выделить объект – Меню Формат – Преобразовать эле- мент в – (Если Поле со списком недоступно, выбрать строку Список. Повторить: Формат - Преобразовать элемент в – Поле со списком). 3. Необходимо указать СУБД откуда будет вызываться список: Выделить объект – Меню Вид – Свойства – вкладыш Дан- ные: где Тип источника строк – Таблица или запрос; где Источник строк – Название таблицы с первичным ключом; где Присоединенный столбец – Номер столбца первично- го ключа. 4. Выбрать вкладыш Макет: где Число столбцов – номер подставляемого столбца; где Ширина столбцов – указать ширину, подставляемых столбцов. 10.3.2. Вызов связанной формы Может использоваться, например, для добавления новой за- писи в таблицу (форму), связанную с открытой (Рисунок 7 кнопки в Примечании формы). 1. Открыть форму в режиме Конструктор. 27 2. Проверить включена ли работа Мастеров – на панели инст- рументов Конструктор форм должна быть включена кнопка Мастера 3. Вставить кнопку, вызывающую подчинённую форму: 3.1. На панели элементов выбрать объект Кнопка. 3.2. Нарисовать его изображение в бланке формы. 3.3. Появится окно Создание кнопок. 3.4. В группе Категории выбрать Работа с формой. 3.5. В группе Действия выбрать Открыть форму. 3.6. Нажать кнопку Далее. 3.7. Выбрать название подчиненной формы – Далее. 3.8. Отметить Открыть форму и показать все записи. 3.9. Отметить Рисунок – Далее. 3.10. Присвоить название кнопке – Готово. 10.3.3. Изменение внешнего вида формы 1. Для любого объекта можно поменять: размер (растянуть, сжать); местоположение (курсор мышки в виде руки – перета- щить); стиль, вид, размер шрифта, выравнивание (выделить объ- ект – кнопки на панели Форматирование). 2. Изображение графических объектов: линий, рамок (выбрать на панели элементов необходимый графический объект – нарисовать его в бланке формы). 10.3.4. Вставка диаграммы 1. Открыть форму в режиме Конструктор. 2. В меню Вставка выбрать Диаграмма. Указатель мышки примет форму 3. Определить зону изображения диаграммы (мышкой выде- лить прямоугольную область). 4. Ответить на вопросы Мастера диаграмм (аналогично его работе в MS Ecxel). 28 10.3.5. Вставка рисунка 1. Открыть форму в режиме Конструктор. 2. В меню Вставка выбрать Рисунок. 3. Открыть папку, где хранится файл с рисунком. 4. Открыть файл с рисунком. 5. Переместить рисунок в требуемое место формы. В случае необходимости изменить его размеры. 10.4. Многотабличные формы Многотабличная форма содержит одну главную и несколь- ко подчиненных форм, которые располагаются в Области дан- ных (Рисунок 8). Главная форма объявляется с учетом схемы данных. Соответствующая ей таблица должна иметь тип связи единица. Подчиненная форма может так же содержать в себе свою подчиненную форму. 29 Рисунок 8. Многотабличная форма. 10.4.1. Создание с помощью Мастера 1. Запустить на исполнение Мастер форм. 2. В списке Таблицы или запросы выбрать название главной таблицы. 3. В области Доступные поля выбрать поля, которые будут отображаться в форме. 4. Повторить операции 2 и 3 для всех подчиненных форм, включаемых в создаваемую. 5. Нажать кнопку Далее. 6. В новом окне в списке Вид представления данных уточнить название главной таблицы. Её название должно быть выде- лено. Справа будет отображаться распределение полей в главной и подчиненных формах. 7. Нажать кнопку Далее. 30 8. Выбрать внешний вид подчиненной формы. 9. Нажать кнопку Далее. 10. Выбрать стиль форм. 11. Нажать кнопку Готово. 10.4.2. Создание с помощью Конструктора Для вставки подчиненной формы: 12. На панели инструментов выбрать элемент - Подчиненная форма. 13. Нарисовать его изображение в Области данных. 14. В появившемся окне Мастера подчиненных форм указать название подчиненной формы. Если окно не появилось включить Мастера см. пункт 10.3.2. Если главная форма должна содержать несколько одно- уровневых подчиненных форм, то для их размещения удобно использовать Набор вкладок, которые будут эффективно управ- лять переходом между ними (Рисунок 8). Для вставки набора вкладок: 1. На панели инструментов выбрать элемент - Вкладка. 2. Нарисовать его изображение в Области данных. 3. На каждую вкладку вставить подчиненную форму. |