Мид россии федеральное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
 Скачать 51.12 Kb.
|
|
МИД РОССИИ федеральное государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «КОЛЛЕДЖ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (ФГБПОУ «Колледж МИД России») Цикловая комиссия преподавателей ДОУ и специальных дисциплин Ф И О современные материальные носители документированной информации Курсовая работа по междисциплинарному курсу базовой подготовки «Документационное обеспечение управления» обучающегося первого курса (очная форма обучения) группы Руководитель работы Ф И О Москва – 2021 ОГЛАВЛЕНИЕ введение 3 1 Анализ современных носителей документированной информации 5 1.1 Носитель информации как материальная составляющая документа 5 1.2. Современные материальные носители документированной информации 8 1.3. Классификация современных материальных носителей 9 1.4. Классификация документов на современных носителях информации 9 1.5. Виды материальных носителей 9 1.6. Анализ наиболее распространённых современных материальных носителей, использующихся в деятельности современных организаций 17 2 Примеры оформления документов 19 2.1 Приказ по основной деятельности 19 2.2 Письмо-запрос 20 2.3 Служебная записка 21 2.4 Биографическая справка 22 2.5 Акт проверки документов 23 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25 список использованных источников 26 введение Тема курсовой работы: «Правила составления и оформления официальных и биографических справок». Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности и является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий для его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придаётся статус документа. Из определения следует, что документ не существует в готовом виде, его нужно создать, т.е. зафиксировать в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, т.е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций документа – функций закрепления и передачи информации в пространстве и времени. Среди новейших носителей информации выделяется группа «Современных материальных носителей документированной информации», которые используются в настоящее время, приходя на смену старым носителям всё большей популярностью. Например, кажется не так давно очень распространённый носитель информации – гибкий магнитный диск или дискета практически не используется, на смену ему пришли оптические диски и носители на базе флэш-памяти, тоже явление происходит и в аудио- и видеотехнике на смену аудио- и видеокассет пришли оптические диски. Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что знание и умение пользоваться современными носителями информации позволяет идти в ногу со временем и ускорять процесс создания и передачи информации в пространстве и времени, а также улучшить условия хранения документированной информации. Объект исследования – свойства носителя информации в документационном обеспечении управления. Предмет исследования – носители информации. Целью курсовой работы является изучение видов материальных носителей информации в работе документационного обеспечения управления. Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи: Детальное изучение основных видов материальных носителей информации; Создание классификации с описанием основных характеристик. В работе были использованы следующие методы исследования: изучение документов; анализ литературы; описание; сравнение. Структуракурсовой работы выглядит следующим образом: введение, в котором показана актуальность темы, цель, задачи, объект, предмет и структура работы; основная часть, включающая две главы и заключение, в котором содержатся краткие выводы. 1 Анализ современных носителей документированной информации 1.1 Носитель информации как материальная составляющая документа Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с внедрением графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В процессе документирования наблюдалось влечение применить высококачественные, стойкие краски, чернила. Впрочем, решая проблему долговечности, человек незамедлительно же обязан был увлекаться и иной задачей, заключавшейся в том, собственно, что долговременные носители информации были, как правило, и больше дорогостоящими. Вследствие этого каждый день доводилось находить подходящее соответствие меж долговечностью вещественного носителя информации и его ценой. Данная неувязка до сих пор остаётся очень необходимой и животрепещущей. Текстовое документирование считается одним из самых давних способов фиксации информации. Для текстового способа документирования средством запечатления информации является письмо или письменность. Становление письма прошло долгий исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Развитие данного способа документирования протекало в направлении передачи письменными знаками, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков. Самым главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени. Не менее важным значением текстового документирования является возможность распространения знания на любые расстояния. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма: ‒ пиктографическое; ‒ идеографическое; ‒ слоговое; ‒ буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое). ‒ гласные звуки). Становление письма было обосновано возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Начертательное письмо и в наши дни остаётся одним из важнейших способов документирования, прежде всего запечатления и хранение информации на естественных языках. Становление текстового документирования протекало в направлении передачи письменными символами все более и более мелких элементов языка, что дозволяло обходиться все меньшим количеством разных знаков. При этом письменные символы лишались своего первоначального изобразительного характера. Развитие письма было определено возраставшими общественными потребностями, а также нуждой более точной передачи человеческой речи. Информация случается нужной и лишней. Полезность информации – одно из её качеств. Полезность идёт по стопам воспринимать как значение информации в определённых критериях1. Грань меж мнениями полезности и бесполезности относительна, вследствие этого возможно рассуждать только о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации. Достоверность информации в тексте связана с её полнотой. Она отображает уровень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С наращиванием полноты достоверность возрастает. Достоверность находится в зависимости от источника информации, до этого всего от значения его осведомлённости, от субъективизма в процессе сбора, обработки, дизайна информации. Бумаги создаются человеком, и содержащаяся в них информация различна. Любому документу присуща своя, гигантская или же наименьшая, уровень субъективности. Этот способ и в наши дни остаётся основным способом документирования, прежде всего запечатления и хранения информации на естественных языках. Он используется во всех областях работы человека. Это различные музеи, парки, вокзалы, аэропорты, рекламные вывески магазинов, логотипы компаний, международные выставки. Так же это управленческая, коммерческая, образовательная, статистическая, музыкальная, исследовательская и др. области деятельности человека. Документирование играет весомую роль в обществе. Это могущественный двигатель человеческой культуры. Изучение прошлого наглядно покажет нам, как происходило развитие носителей информации. В каждой цивилизации существовал свой способ сохранения знаний. Для этого использовались разнообразные природные материалы. Благодаря письму люди имеют все шансы применять огромный запас знаний, накопленные человечеством, хранить опыт многих поколений для будущего. Посредством этого способа фиксации информации повышается всемирный уровень образования, повышается качество воспринятой информации ввиду наглядности и возможности неоднократного прочтения сообщения. Принципиально не лишь только принимать во внимание беспристрастно заложенную в документе информационную вместимость, но и предопределять, как применяется информация документа. Хранение информации всегда было важной задачей для общества. Ведь от сохранности данных, опыта предыдущих поколений, по сути, зависит дальнейшее развитие человечества. Именно поэтому данная проблема всегда будет актуальной и требующей подробного рассмотрения1. Материальные носители оказывают существенное влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело2. Термины и определения, носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде1. 1.2. Современные материальные носители документированной информации Документирование — способ фиксации информации по определенным правилам и стандартам2. Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино-, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом: бумажные; фотографические носители; носители механической звукозаписи; магнитные носители; перфорированные носители информации; микрографические носители информации; магнитные карты; оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации; носители на базе флэш-памяти; носители объёмного изображения3. облачные технологии хранения информации; 1.3. Классификация современных материальных носителей Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей. Материальные носители в большой степени различаются между собой и зачастую несут в себе разнородную информацию. Можно классифицировать носители информации по разным критериям. Например, по своему происхождению объекты несения данных можно разделить на естественные и искусственные. Под естественными носителями понимаются те, которые созданы самой природой. К примеру, по разного рода окаменелостям можно выявить период их происхождения, природную среду, в которой они возникли и многое другое. Под искусственными носителями подразумевается все, созданное человеком. Также носители классифицируются по долговечности, по основному значению и т.д. 1.4. Классификация документов на современных носителях информации 1.5. Виды материальных носителей 1.5.1. Бумага, как носитель документированной информации В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная, афишная и билетная, этикеточная и т. д.). В России производство бумаги с защитными свойствами подлежит обязательному лицензированию. Выпускается она в основном на фабриках «Гознака» и делится по своему назначению на три группы: 1) бумага, изготавливаемая для государственных организаций (для банкнот, паспортов, удостоверений граждан, акцизных, почтовых и коллекционных марок); 2) для государственных и корпоративных ценных бумаг (облигации, акции, векселя и т. п.); 3) фирменная бумага для широкого потребителя с водяными знаками, изготовленными в том числе и по заявке заказчика. Ещё в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги, а в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял 19 её форматов. Но одновременно существовали многочисленные форматы, возникшие стихийно по инициативе бумажных фабрик и исходя из пожеланий потребителей. После прихода к власти большевиков и принятого ими решения о переходе к метрической системе форматы бумаги в 1920-е гг. были упорядочены, а впоследствии принят ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». В основу новых форматов была положена система размеров бумаги, впервые предложенная Германской стандартизационной организацией DIN примерно в 1920 г. В 1975 г. эта система стала международным стандартом (ISO 216–75), будучи принята Международной организацией по стандартизации. Она действует и в России. В настоящее время выпускается в общей сложности свыше 800 различных видов бумаги, картона и изделий из них. 1.5.2. Магнитные носители Самым первым носителем магнитной записи, на котором фиксировалась информация в аппаратах Поульсена на рубеже XIX–XX вв., была стальная проволока диаметром до 1 мм. В начале XX столетия для этих целей использовалась также стальная катаная лента. Стальной магнитный диск, первый патент на который был выдан еще в 1906 г., не получил тогда применения. Лишь со второй половины 1920-х гг., когда была изобретена порошковая магнитная лента, началось широкомасштабное применение магнитной записи. Размеры пластиковых карт стандартизованы. В соответствии с международным стандартом ISO-7810 их длина равна 85,595 мм, ширина — 53,975 мм, толщина — 3,18 мм. Сфера применения магнитных пластиковых и псевдопластиковых карт, а также смарт-карт достаточно обширна. Помимо банковских систем, они используются в качестве компактного носителя информации, идентификатора автоматизированных систем учёта и контроля, удостоверения, пропуска, интернет-карты, SIM-карты сотовой связи, билета для проезда и т.д. Наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных носителях при уменьшении их размеров и сокращении времени доступа к информации. Разрабатываются такие технологии, которые уже в недалёком будущем позволят увеличить объем памяти стандартного носителя в несколько тысяч раз по сравнению с ныне действующими устройствами. А в более отдалённой перспективе ожидается появление носителя, где роль магнитных частиц будут играть отдельные атомы. В результате его ёмкость, по мнению разработчиков, в миллиарды раз превысит существующие в настоящее время стандарты. 1.5 3. Оптические носители Непрерывный научно-технический поиск носителей документированной информации с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах обусловил появление в начале 1980-х гг. оптических дисков, получивших в последующие десятилетия широкое распространение. Они предназначены для записи и воспроизведения звука, изображения, буквенно-цифровой и другой информации при помощи лазерного луча. Впервые оптический диск был разработан и продемонстрирован в 1979 г. фирмой Philips. Информационная ёмкость оптических дисков обычно составляет не менее 650 Мбайт. На одном компакт-диске можно записать, таким образом, несколько сот тысяч страниц машинописного текста. Для хранения архивных документов на цифровых оптических дисках потребность в площадях уменьшается в 800 раз. Весь книжный фонд Российской государственной библиотеки, в случае его перевода на компакт-диски, можно уместить в обычной трёхкомнатной квартире. Поскольку запись и воспроизведение информации на оптических дисках являются бесконтактными, постольку практически исключается возможность механического повреждения таких дисков в работающем дисководе1. По технологии применения оптические диски делятся на 3 основных класса: 1) диски с постоянной (нестираемой) информацией (CD-ROM); 2) диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания; 3) перезаписываемые (реверсивные) оптические диски. В настоящее время в целом популярность оптических (лазерных) дисков как носителей информации упала. Производство таких дисков в мире ежегодно снижается на 15%, а к 2020 г. прогнозируется и вовсе прекращение их выпуска. 1.5.4. Носители на базе флэш-памяти Один из самых современных носителей документированной информации – твердотельная флэш-память, представляющая собой микросхему на кремниевом кристалле. В процессе записи информации флэш-носители расходуют минимум электроэнергии, а для хранения информации и вовсе обходятся без неё. При этом продолжительность хранения записанной информации составляет от 5 до 10 лет. Будучи упакованы в прочный жёсткий пластиковый корпус, микросхемы флэш-памяти способны выдерживать значительные механические нагрузки (в 5–10 раз превышающие предельно допустимые для обычных жёстких дисков). Надёжность такого рода носителей обусловлена и тем, что они не содержат механически движущихся частей. Их отличает также бесшумная работа. Флэш-носители универсальны по своему применению, позволяя записывать и хранить любую цифровую информацию, в том числе музыкальную, видео- и фотографическую. При этом информацию на флэш-носителях можно изменять, т. е. перезаписывать. Тем не менее, флэш-носители в настоящее время являются одним из наиболее распространённых видов материальных носителей информации. Они постоянно совершенствуются, главным образом, в направлении увеличения ёмкости, надёжности, компактности, многофункциональности, а также снижения их стоимости. Однако, несмотря на огромный коммерческий успех и широкое использование флэш-носителей, исследователи тем не менее отмечают технологическую и историческую ограниченность этой технологии, которая в перспективе должна уступить место ещё более совершенным материальным носителям информации. 1.5.5. Микрографические носители информации В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ. Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты. Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная ёмкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ – 500 и более лет. Микрофильм – уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания. Микрофиша – плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Микрокарта – носитель информации на фотоплёнке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ, изготовленный на непрозрачной основе. В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой – микроизображение всего документа. 1 5.6. Носители объёмного изображения Объемное изображение информации в настоящее время записывается на голографических носителях. Для голографической съемки используются специальные пластинки или пленки, позволяющие уплотнить информацию на носителе1. Продолжаются поиски беззернистых фотоматериалов, способных записывать непрерывное распределение яркости интерференционной картины, в отличие от дискретного, которое дают зернистые фотографические эмульсии. Успешно разрабатываются светочувствительные полимерные материалы. Первые голографические диски формата HVD (Holographic Versatile Disk) были разработаны компанией Maxell. По расчетам производителей, продолжительность хранения информации на голографических дисках может достигать 50 лет. Однако в сфере и архивного дела голографические носители пока не используются, вследствие их дороговизны и громоздкого оборудования. 1.5.7. Облачные технологии хранения информации В последние годы хранилища данных переходят в облако. Новые облачные хранилища данных не придерживаются традиционной архитектуры и каждое из них предлагает свою уникальную архитектуру. Amazon Redshift – это облачное представление традиционного хранилища данных. Redshift требует, чтобы вычислительные ресурсы были подготовлены и настроены в виде кластеров, которые содержат набор из одного или нескольких узлов. Каждый узел имеет свой собственный процессор, память и оперативную память. Leader Node компилирует запросы и передает их вычислительным узлам, которые выполняют запросы. Архитектура BigQuery не требует сервера, а это означает, что Google динамически управляет распределением ресурсов компьютера. BigQuery позволяет клиентам загружать данные из Google Cloud Storage и других читаемых источников данных. Альтернативным вариантом является потоковая передача данных, что позволяет разработчикам добавлять данные в хранилище данных в режиме реального времени, строка за строкой. Panoply обеспечивает комплексное управление данными как услуга. Его уникальная самооптимизирующаяся архитектура использует машинное обучение и обработку естественного языка (NLP) для моделирования и рационализации передачи данных от источника к анализу, сокращая время от данных до значения как можно ближе к нулю. Облачные хранилища данных – это большой шаг вперёд по сравнению с традиционными подходами к архитектуре1. 1.5.8. Электронные носители информации. Электронно-цифровые документы Научно-технический прогресс привёл к появлению так называемой электронной документации. Её специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе1. Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определённый промежуток времени. Технология изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита. Распространение документированной информации, снабжённой электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами. Техническое и логическое старение приводит к тому, что значительная масса информации на электронных носителях безвозвратно утрачивается. Чтобы не допустить этого, в Библиотеке Конгресса США, в частности, образовано специальное подразделение, где в рабочем состоянии содержатся все устройства для чтения информации с устаревших электронных носителей2. 1.6. Анализ наиболее распространённых современных материальных носителей, использующихся в деятельности современных организаций Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве1. В результате появилась документированная информация, т.е. документ. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство». В настоящее время компьютерное программное обеспечение позволяет автоматизировать процессы составления, редактирования, корректирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение электронного делопроизводства не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами2. В результате документирования происходит своеобразная материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками ее материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью носителей. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т. д. Не случайно проблема долговечности носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл. И в наши дни эти материалы используются для длительного сохранения информации, в частности, в мемориальных комплексах, на местах захоронений и т. п. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной. 2 Примеры оформления документов 2.1 Приказ по основной деятельности Закрытое акционерное общество «РОТОР» (ЗАО «Ротор») ПРИКАЗ 11 февраля 2021 г. № 000 Москва О проведении аттестации специалистов В целях усовершенствования работы с документами ПАО «Организация» и на основании докладной записки начальника службы персонала от 08.02.2021 № 111 приказываю: 1. Начальнику отдела кадров Ефимовой И.С. составить график прохождения аттестации сотрудников в срок до 18.02.2021. 2. Заместителю директора Рогову А.П. подготовить проект экзамена по получению аттестации и передать на подпись в срок до 20.02.2021. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника службы персонала Порошина А.М. Генеральный директор л/п А.М. Иванов 2.2 Письмо-запрос
О выделении лимита на стеклоплитку Уважаемый Дмитрий Анатольевич! Просим Вас выделить лимит на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2022 г для треста «Запсибтрансстрой». Директор л/п В.А. Бадтиев 2.3 Служебная записка
В соответствии с обращением ГБУ «СШОР № 9 «Шаболовка» Москомспорта по вопросу консультации Богатыревой Е.В. с врачом-травматологом (ВХ-ЭДО-527 от 16.02.2021) направляем проект ответа: По вопросу проведения консультации у врача-травматолога Богатыревой Е.В. сообщаем, что она может обратиться к заведующему Консультативно-диагностическим отделением – Афониной Вере Ивановне. Заведующий л/п В.А. Бадтиева 2.4 Биографическая справка
Гусев Илья Иванович работает в должности главный бухгалтер в ООО «СПОРТ–ФУД» с 15 марта 2019 г. по настоящее время. Генеральный директор л/п В.Е. Петров Начальник отдела кадров л/п К.П. Маслюк 2.5 Акт проверки документов
Проверки работы с документами Основание: приказ директора о создании комиссии для приёма-передачи оргтехники № 23 от 05.10.2019. Составлен комиссией: Председатель – заведующий канцелярией Зудина О.Д. Члены комиссии: заведующий производственным отделом Токарева Н.Л., заместитель главного бухгалтера Павлова В.Е. Присутствовала: секретарь отдела маркетинга С.С. Родионова 12.10.2019 г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 2018 г., не проведена предархивная обработка документов 2016 г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области ДОУ. Составлен в 2-х экз.: 1-й экз. – заместителю директора по административно-хозяйственным вопросам; 2-й экз. – заведующему отделом маркетинга; Председатель комиссии л/п О.Д. Зудина Члены комиссии л/п Н.Л. Токарева л/п В.Е. Павлова ЗАКЛЮЧЕНИЕ В рамках проведённого исследования были сделаны следующие выводы: Как уже отмечалось, понятие документа основано на двуединстве информации и материального носителя. Носители оказывают большое влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. В частности, для передачи информации во времени нужны долговечные носители, тогда как для ее передачи в пространстве подобного рода характеристики не имеют существенного значения Технологии и материальные носители постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции. Носители документированной информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей список использованных источников ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс]: (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). // Справочная правовая система КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_163800/. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. [Электронный ресурс]: [от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018 № 244-ст)]. Режим доступа: [Консультант плюс]. – http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_216461. Андреева В.И., Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/В.И. Андреева – 5-е изд. – М.: КНОРУС, 2016. – 296 с. Доронина Л.А., Иритикова В.С. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 233 с. [Электронный ресурс]. // Образовательная платформа ЮРАЙТ. Кабашов, С.Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления: учебное пособие / С. Ю. Кабашов. — Москва: ИНФРА-М, 2019. С.52. (Среднее профессиональное образование). - ISBN 978-5-16-014860-1. - Текст: электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/ 1008708. Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для среднего профессионального образования/И.Н. Кузнецов. – 3-е изд., пере-раб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2019. – 462 с. Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. – 400 с. Парова Л.М., Документационное обеспечение управления: учебное пособие/ Л.М. Парова; Западный филиал РАНХиГС. 2-е издание, исправленное и дополненное. – Саратов: Амирит. – 160 с. Способы документирования: история и современные стандарты 08.04.2018. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/211250-sposoby-dokumentirovaniya-sovremennye-standarty-18-m4. Текстовое документирование и формы текстового документа. 09.03.2018. [Электронный ресурс]. URL: http://www.radnews.ru/текстовое-документирование-и-формы-т/. 1 Текстовое документирование и формы текстового документа. 09.03.2018. [Электронный ресурс]. URL: http://www.radnews.ru/текстовое-документирование-и-формы-т/. 1 Растамханова, С.Н. Древние носители информации и их эволюция / С. Н. Растамханова, А. Р. Фазлетдинова, Р. Р. Хафизова // Молодой учёный. — 2017. — № 2 (136). — С. 550-552. — URL: https://moluch.ru/archive/136/38267/. (дата обращения: 17.03.2021). 2 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс]: (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). // Справочная правовая система КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_163800/. (дата обращения: 17.03.2021). 1 Ларьков, Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. С. 254. 2 ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Электронный ресурс]: [от 17.10.2013 № 1185-ст (ред. Декабрь 2018)]. Режим доступа: [Консультант плюс]. http://docs.cntd.ru/document/1200108447. (дата обращения: 29.12.2020). 3 Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. С. 322 1 Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. С. 256. 1 Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. – 400 с. 1 Архитектура хранилищ данных: традиционная и облачная. 25.02.2019. [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/post/441538/. (дата обращения 01.03.2021). 1 Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота. 02.07.2019. [Электронный ресурс]. URL: https://iitrust.ru/articles/article/elektronnye-dokumenty-vidy-trebovaniya-i-osobennosti-dokumentooborota/. (дата обращения 02.03.2021). 2 Ларьков Н.С. Документоведение: учебник. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва: Проспект, 2017. С.235. 1 Способы документирования: история и современные стандарты 08.04.2018. [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/article/211250-sposoby-dokumentirovaniya-sovremennye-standarty-18-m4. (дата обращения: 29.12.2020). 2 Кабашов, С.Ю. Организация общего и специального делопроизводства в органах местного самоуправления: учебное пособие / С. Ю. Кабашов. — Москва: ИНФРА-М, 2019. С.52. (Среднее профессиональное образование). - ISBN 978-5-16-014860-1. - Текст: электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/1008708 (дата обращения: 12.12.2020). |