Определение коммерческих связей организации с поставщиками на соответствие их установленным требованиям
 Скачать 90.42 Kb.
|
1 этап: инициатива заключения договораСотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия. 2 этап: определение основных условий Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов. Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Стандартный перечень документов -Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней. -Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты. -Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя. -Копия доверенности на иных лиц. -Копия лицензии на деятельность. -Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну. -Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП. -Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала 4 этап: доработка текста договора На этом этапе формулируются существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении. 5 этап: согласование Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают: -Финансовые службы. -Юристы. -Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору. -Руководитель. Составление листа согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов: Обоснование необходимости составления договора. Обоснование выбора контрагента. Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета. Срок согласования для каждого подразделения. Пояснительную записку с дополнительной информацией. Лист согласования также должен содержать: -ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя. -Визу ответственного исполнителя. -Визы руководителей ответственного исполнителя. -Вид документа (договор, допсоглашение). -Список визирующих лиц. Дату поступления на визирование и обратно. Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора. После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании. 6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагентуСогласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием передается на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру. Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговариваются сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа. 7 этап: контроль за исполнениемВ регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента). Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов. Задачи ответственного сотрудника-Контроль исполнения договора. -Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству. -Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов. -Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня). |