Документооборот. Организация документационного обеспечения деятельности сп фгуп Почта России Анализ документационного обеспечения и деятельности ао Почта России
 Скачать 325.23 Kb.
|
|
Организация документационного обеспечения деятельности СП ФГУП «Почта России» Анализ документационного обеспечения и деятельности АО «Почта России» проведем по следующей схеме: − анализ организационно-правовых документов; − анализ организации документационного обеспечения деятельности; − анализ информационных технологий, используемых в документационном обеспечении деятельности АО «Почта России»; − анализ организации оперативного хранения документов. Как и в деятельности любой организации в АО «Почта России» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие ее компетенцию, структуру, штатную численность и состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее сотрудников их права, обязанности, ответственность и иные стороны деятельности организации. К организационным документам относятся: свидетельство регистрации АО «Почта России», штатное расписание, должностные инструкции сотрудников, договора. Организационно-правовые документы содержат в себе положения, которые основаны на нормах административного права и которые являются обязательными для исполнения. Такие документы являются правовой основой деятельности организации. Штатное расписание – это правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и объемы оплаты труда сотрудников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстатом от 05.01.2004 г. № 1 (форма N Т-3), где указан перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года. Штатное расписание завизировано директором и утверждено приказом. Должностная инструкция в АО «Почта России» является нормативно-правовым актом, изданным с целью регулирования организационно-правового статуса работника, его обязанностей, прав, обязанностей и обеспечения условий для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, нормативную и руководящую роль. Они позволяют четко разграничивать обязанности и права между сотрудниками, устранять частичное совпадение при выполнении ими индивидуальной работы и устанавливать связи между сотрудниками, занимающими различные должности Должностные инструкции разрабатываются не для всех должностей, которые предусмотрены штатным в расписанием АО «Почта России», а только для начальника почтамта, операторов 1,2,3-класса, ночных операторов, почтальонов. Для администратора зала АО «Почта России» и охраны должностная инструкция не предусмотрена. Должностные инструкции утверждены директором АО «Почта России». В оригинальных должностных инструкциях сотрудников размещена ознакомительная виза: знакома с инструкциями, датой и подписью. Основной целью организационно-распорядительных документов в АО «Почта России» является регулирование и координация деятельности, которые позволяют организации достигать поставленных целей и получать наибольший эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат правленческие решения, обязательные для выполнения. В состав административных документов АО «Почта России» входят приказы, решения, распоряжения и распоряжения, которые издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий для выполнения административно-исполнительной деятельности в период выполнения возложенных на организацию задач. Приказ издается в АО «Почта России» единолично директором предприятия с целью разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу. Процессы принятия правленческих решений в совместном предприятии «Почта России» основаны на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в разных источниках, но основное место в них занимают справочно-информационные документы, такие как акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др. Документы этой системы играют официальную роль в отношении организационных, правовых и административных документов. Справочно- информационные документы не содержат указаний, не обязывают действовать строго определенным образом, как административные документы, но предоставляют информацию, поощряющую принятие конкретных решений, иными словами – инициировать управленческие решения, позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого влияния. Особенностью справочно-информационных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации. В отделениях почтовой связи ведутся следующие документы: 1. Учетно-отчетная документация (ежедневные отчёты, бухгалтерские документы, остатки и движение денежных средств). 2. Документы для регистрации почтовых отправлений и получения посылок (накладные, уведомления, бланки для заполнения адреса и т. д.). 3. Документы для оплаты услуг (кассовые чеки, расходные квитанции и т. д.). 4. Регистрационные книги (для разных категорий отправлений). 5. Документы для учета персонала (приказы, табели учета рабочего времени, договоры на трудоустройство). 6. Технические и эксплуатационные документы (для обслуживания почтового оборудования и транспорта). Организация документооборота в почтовых отделениях включает в себя множество процессов и процедур. Основными из которых являются: 1. Получение и отправка почтовых отправлений. Для этого необходимо вести учет всех входящих и исходящих отправлений, оформлять требуемые документы и проводить их проверку на соответствие требованиям транспортных компаний и таможенных органов. 2. Обработка документов почтовых отправлений. Распределение отправлений по отделениям и нумерация отправлений, проведение пересылок отделений со всеми необходимыми документами. 3. Осуществление складского учета отправлений. Для этого необходимо вести учет количества и состояния почтовых отправлений на складах и осуществлять их контроль. 4. Организация работы с клиентами. Это включает в себя консультацию по услугам и тарифам, оформление заказов, решение проблем и жалоб клиентов. 5. Ведение бухгалтерского учета. Все отправления и доходы по ним должны быть учтены для корректного подсчета прибыли. При организации документооборота в почтовых отделениях необходимо также обеспечить контроль за выполнением всех процессов и процедур, а также своевременно реагировать на возникающие проблемы. Кроме того, важно следить за внедрением новых технологий и методов работы для оптимизации бизнес-процессов и увеличения эффективности работы. Все документы, которые обращаются в системе документооборота в СП ФГУП «Почта России» разделяют следующим образом: − входящие; − исходящие; − приказы; − внутренние; − финансовые; − служебные. Большое количество времени секретарь затрачивает на оформление, регистрацию и направление заявок. В настоящее время данный процесс полностью автоматизирован с помощью информационных технологий. Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в СП ФГУП «Почта России» представлены в таблице 1. Таблица 1 – Маршруты работы с входящими и исходящими далее документопотоками
После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе. Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс). Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма подразделения «Почта России» можно изобразить, как представлено на рисунке 3.  Рисунок 3 – Маршрут движения письма Работа с внутренней документацией в СП ФГУП «Почта России» состоит из следующих этапов: − получение указания на разработку; − подготовка проекта документа; − согласование (визирование); − передача адресату; − отметка о доставке; − выдача (оформление) резолюций; − постановка на контроль; − отчет об исполнении; − помещение документа в дело, текущее и архивное хранение. Исследование движения внутренней документации в СП ФГУП «Почта России» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту. Проведем анализ информационных технологий в документационном обеспечении деятельности СП ФГУП «Почта России». Основными средствами информационного обеспечения делопроизводства СП ФГУП «Почта России» являются компьютеры. С помощью них в СП «Почта России» осуществляется пять основных типов информационных процессов – сбор, хранение, передача, обработка и представление информации. В деятельности СП ФГУП «Почта России» используются пять персональных компьютеров. Все компьютеры организации объединены между собой с помощью локальной сети. Это нужно для того, чтобы сотрудники всех отделов СП «Почта России» могли связаться или просмотреть данные по организации. С помощью локальной сети на компьютерах СП ФГУП «Почта России» установлена система обмена сообщениями, что дает совместный доступ к различной информации и программам между сотрудниками СП. Данные или программы, которые находятся на одном из компьютеров сети могут применятся на любом из подключенных к нему компьютеров. Так происходит, к примеру, при использовании программы сетевой, когда работники, имеющие доступ к этой сети, могут внести изменения в единую базу данных. Для реализации постоянной связи между компьютерами локальной сети их соединили в, так называемые рабочие группы. Благодаря наличию постоянной связи между компьютерами возникает свойство удаленного администрирования, когда за одним компьютером можно следить за работой остальных компьютеров, которые подключены к локальной сети – это, к примеру, включен ли конкретный компьютер, или же какие программы на нем в данный момент запущены и прочую полезную информацию. В СП ФГУП «Почта России» используется доступ к сети Интернет, и, имея локальную сеть, обеспечивается доступ к сети всем сотрудникам, которые в этом нуждаются. Данные, введенные и обработанные секретарем на своем компьютере, сможет получить руководитель в любое время, не дожидаясь, пока они будут распечатаны или записаны на каком-либо электронном носителе. В деятельности секретаря СП ФГУП «Почта России» используются программные средства класса общего программного обеспечения. MS Office используют все сотрудники для различных целей. Документы Word секретарь использует для создания различных документов, в том числе приказов, служебных записок, заявок, справок, актов и др. С помощью Excel оставляются сводные таблицы, где задаются определенные формулы для подсчета, например, средней заработной платы. Так же применяется программа Outlook для отправки и принятия сообщений. |