Организация рабочего места секретаря +. Организация рабочего места секретаря
 Скачать 19.72 Kb.
|
|
"Организация рабочего места секретаря" Рабочее место секретаря находится, как правило, в помещении, смежном с кабинетом руководителя (приёмная). Оно должно соответствовать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на различного рода перемещения (производственные и непроизводственные). Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – исключительный порядок и чистота как в приёмной, так и на самом рабочем месте. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приёмной, ставить свои вещи на обозримые места, не следует развешивать на стенах приёмной личные фото, яркие рекламные плакаты (если вы решили украсить стену, то лучше использовать неброскую картину или гравюру, допускается размещать на стенах информационные стенды или таблицы). За внешний вид приёмной отвечает секретарь. Прежде чем оборудовать приёмную, надо критически проанализировать состав имеющегося оборудования, мебели, канцелярских принадлежностей, проанализировать размещение оргтехники, мебели и т.п. в приёмной, оформление интерьера (главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов). Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря: средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.); средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка); средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертов скрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов); средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф); средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем); копировальные средства и аппараты; шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; офисная мебель и оборудование Комфортное состояние рабочего места: Оптимальное освещение – освещение, по возможности, должно быть естественное, свет на рабочую поверхность должен падать сверху и слева. Температурный режим служебных помещений – температура в пределах 20-25 градусов, относительная влажность воздуха 45-50% зимой и 50-55% летом. Для очистки офисного воздуха используют бытовые воздухоочистители. В помещении офиса должна быть хорошая вентиляция. Для этого необходимо один раз в час проветривать помещение. Каждый день в приёмной должна производиться влажная уборка. Влажность воздуха регулируется кондиционерами. Комнатные растения также улучшают состав воздуха, снижают зрительное и нервное утомление, создают приятный настрой. Шум в служебных помещениях – уровень посторонних шумов, проникающих в служебное помещение из вне, не должен превышать 40 Дб, так как сильный шум может тоже стать источником переутомления. Специалисты считают, что 50-60 Дб составляют предельный уровень шума для офисной работы. Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки необходимы. Чтобы уменьшить уровень шума под офисное оборудование можно подкладывать коврики. В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам. Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной. Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать. Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте. |