Реферат на тему Тайм-менеджент. Реферат Мишко ТСД-25. Організація робочого часу ділової людини. Приклади з життя відомих людей
 Скачать 41.48 Kb.
|
|
Міністерство освіти і науки України Державний університет телекомунікацій Навчально-науковий інститут телекомунікацій Реферат з дисципліни «Ділові комунікації» на тему «Організація робочого часу ділової людини. Приклади з життя відомих людей» Виконала: ст. групи ТСД-25 Мишко В.О.. Перевірив: викладач Яременко С.А. Київ, 2020 ЗМІСТ Вступ………………………………………………..……………………….…3 1.Тайм-менеджмент……………………………………………………...……3 1.1 Визначення Тайм-менеджменту. Історія виникнення…………..….….3 1.2 Напрямки тайм-менеджменту. Принцип Парето……………..….…….4 . 1.3 Переваги організації часу. Система Франкліна…………....…..…….…5 1.4 Хронофаги…………………………………………………………….…..5 1.5 Прокрастинація і відволікаючі фактори………………….....…….…….7 2. Приклади з життя відомих людей……………………………………….…..8 Висновок………………………………………………………….……………..12 Список літератури……………………………………………...………………13 ВСТУП Ми живемо в суспільстві, де дуже поширений сильний культ ідеального робітника: людини, яка затримується на роботі допізна, приходить у вихідні і не думає ні про що, крім досягнення результату. Бути ідеальним працівником престижно. Ще кілька десятиліть тому, щоб показати своє привілейоване становище в суспільстві, багаті люди займалися демонстрацією свого неробства. Якщо у людини багато вільного часу і вона може дозволити собі розважатися і нічого не робити, то вона багата. Вільний час було синонімом гарного життя і престижу. Зараз будь готовий потрапити до категорії нероб та ледарів, якщо у тебе є багато вільного часу, який ти не знаєш як витратити. Люди демонструють свою зайнятість, ніби це показник успішності і якості життя. Особливе значення ефективний тайм-менеджмент має для керівників, оскільки вони управляють не тільки своїм власним часом, але й робочим часом своїх підлеглих. Менеджер розподіляє цілі й задачі, які він ставить перед людьми, за ознакою «важливість – терміновість» для того, щоб якомога швидше та ефективніше досягати поставленої цілі. Саме він планує загальний час (ресурс, що відводиться на досягнення конкретної мети) і обирає задачі, котрі краще делегувати підлеглим. Визначення Тайм-менеджменту. Історія виникнення Тайм-менеджмент – це сукупність технологій планування роботи, які людина застосовує самостійно для підвищення ефективності використання свого робочого часу і для підвищення контролю зростаючої кількості завдань; це також вміння ставити завдання і виконувати їх. Певною мірою тайм-менеджмент являє собою стиль життя і філософію цінності часу у швидкому потоці інформації і постійно мінливому світі. Одним із перших, хто підняв питання про проблему та постановки цілей, вибору пріоритетів у справах, і розумного використання часу людиною був римський філософ Луцій Сенека. (4-65 н.е.). Саме Сенека рекомендує вести письмовий облік часу. Він розділяє час на добре, погано витрачений і неробство. Він стверджував: «Коли я не знаю, на яку гавань мені потрібно тримати курс, тоді жоден вітер не буде для мене попутним» [4, с. 145.] Про тайм-менеджмент, як про окремий напрямок в науці вперше було заявлено в Голландії в 70-і рр. ХХ століття, де з'явилися спеціалізовані курси для службовців і бізнесменів з навчання плануванню часу. Потім проблема управління часом привернула увагу фахівців в США, Німеччині, Фінляндії та ряді інших країн. Тайм-менеджмент пов'язаний з іншими науками, в тому числі з фізикою, біологією, соціологією, філософією, психологією, оскільки в цих і деяких інших галузях знань містяться відомості про час.[5 c. 6-8] Ближчий до сучасної інтерпретації функцій і цілей теорії організації часу був французький вчений Анрі Файоль, який в 1916 р в своїй роботі «Загальне і промислове управління» відзначав значимість послідовності у виконанні функцій робочого процесу в будь-якому об'єкті. А. Файоль одним з перших ввів таке поняття, як «стратегічне планування »,« оперативне планування »і« ресурс часу » 1.2 Напрямки тайм-менеджменту. Принцип Парето Зараз виділяють два основних напрямки тайм-менеджменту: корпоративний і особистий. а) Корпоративний тайм-менеджмент актуальний на великих підприємствах і важливий, насамперед, для керівників, які планують графік роботи певного структурного підрозділу чи підприємства в цілому. При такому напрямі керівник розподіляє пріоритетність поточних завдань і визначає терміни їх виконання, а потім, залежно від отриманих результатів, вирішує, скільки завдань потрібно на певний проміжок часу поставити перед кожним зі своїх підлеглих і, звісно, контролює їхнє виконання. б) Особистий тайм-менеджмент стосується окремої людини і може торкатися як її професійної діяльності, так і сфери особистого, приватного часу, розвитку, відносин. [7] Усі завдання діляться на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні. Встановлення пріоритетів можливо кількома способами. Зокрема, принцип Ейзенхауера, широко застосовуваний на практиці, передбачає розподіл завдань на 4 групи за двома векторами: терміновість та важливість: І група – термінові важливі, які необхідно виконувати самому і негайно; ІІ група – термінові неважливі, які, незважаючи на терміновість, необхідно тим не менш делегувати підлеглим, якщо їх рішення не вимагає спеціальних знань і навичок; ІІІ група – не термінові важливі завдання. Їх необхідно вирішувати самому, в жодному разі не допускаючи, щоб вони ставали строковими; ІV група – нетермінові неважливі. Від завдань цієї групи слід відмовитися взагалі. Ще одним методом є «ABC-аналіз». Згідно цієї методології: А-задачі – це найважливіші, крім того, на їхню реалізацію потрібно усього 10% часу, але вагомість А-задач важко переоцінити, оскільки саме їхній внесок у досягнення цілей оцінюється на 70%. В-задачі – це задачі середньої складності, на які доводиться приблизно 20% часу на виконання і 20% - їхня значущість. А ось С-задачі потребують не менше 70% часу, але користі від них загалом не більше 10% [9, с. 26] Принцип Парето «80:20» був відкритий Джозефом Мозесом Юраном в 1897 році, а названий ім'ям італійського економіста Вільфредо Парето який спостеріг, що 80% власності у Італії належить 20% населення Італії. З того часу принцип підтверджувався кількісними дослідженнями в найрізноманітніших сферах життя. Наприклад 20% злочинців скоюють 80% злочинів, 20% відсотків водіїв створюють 80% аварій, 20% покупців дають 80% прибутків. Отже, згідно з принципом Парето, лише 20 % всіх справ призводять до 80% бажаного результату. Постановка пріоритетів полягає у визначенні саме цих 20% справ, які матимуть найбільший вплив. Знаходячи можливості прийняти реальний результат замість ідеального, ви можете заощадити значні ресурси для інших справ. [8]. 1.3 Переваги організації часу. Система Франкліна «Управління часом» - це процес організації та планування розподілу часу між конкретними видами діяльності. Якісне управління часом дає змогу працювати розумніше - не важче - так що ви зможете зробити більше за менший час. "Управління часом" відноситься до того, як ви організовуєте та плануєте, скільки часу ви витрачаєте на певні заходи. Може здатися нелогічним присвячення дорогоцінного часу вивченню управління часом, замість того, щоб використовувати його для продовження своєї роботи, але переваги цього величезні: 1. Більша продуктивність та ефективність. 2. Краща професійна репутація. 3. Менше стресу. 4. Збільшення можливостей для просування. 5. Більші можливості для досягнення важливих життєвих та кар’єрних цілей.[2] Система Франкліна. Будь-яке велике завдання, що стоїть перед людиною, дрібниться на підзадачі, а ті в свою чергу – на ще більш дрібні підзадачі. Візуально це можна зобразити у вигляді багатоступінчастої піраміди, а застосування системи – як процес зведення цієї піраміди. Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Франкліна. Перші сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх). На початку щоденника кілька відповідним чином розмічених сторінок виділені під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план – 4-й поверх). На початку кожного місяця і кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх). Нарешті, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх), причому в таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань. Ці стовпці слід заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти в кінці дня.[1] 1.4 Хронофаги Хронофаги (від грец. Хронос - час і фаг - їсти; також поглиначі часу, пожирачі часу) - один з термінів управління часом, що позначає будь-які відволікаючі об'єкти, що заважають і відволікають від основної діяльності (роботи і інших запланованих справ).[12] Найбільш поширені хронофаги: • нечітка постановка мети; • відсутність пріоритетів у справах; • спроба занадто багато зробити за один раз; • особиста неорганізованість; • виконання чужої роботи; • телефонні дзвінки, листи і розмови; • неповна або несвоєчасна інформація; • невміння довести справу до кінця; • непідготовлені наради; • синдром відкладання; • поспіх, нетерпіння; • перенесення справ, які можна вирішити по телефону, на особисту зустріч. Прокрастинація і відволікаючі фактори Прокрастинація (лат. Pro - замість; crastinus - завтра) - тенденція відкладати виконання необхідних справ «на потім»; поведінковий патерн, про якому виконання провідної для людини в даний період часу діяльності усвідомлено відкладається. Людина залишається діяльною, але її активність спрямована на сторонні, малозначущі, іноді просто безглузді заняття.[3] Перш за все, важливо зрозуміти, чому ви відкладаєте якісь справи на потім. на це може бути декілька різних причин: - відсутність ясності щодо термінів, ресурсів і стартової точки; - бажання відчути адреналін від того, що робиш все в останню хвилину; - відчуття «непідйомного» завдання; - недолік ініціативи, щоб почати щось робити; - страх успіху або невдачі і того, як це відіб'ється на вас. У своїй книзі Eat That Frog Брайан Трейсі пише: «на роботі вам платять і підвищують по службі за досягнення конкретних, вимірюваних результатів. Вам платять за те, що ви вносите вагомий внесок, який від вас очікується. Коли починають змішувати діяльність і результат, це стає джерелом однієї з найсерйозніших проблем сьогодні - нездатність виконувати свої обов'язки ». Коли ми зайняті виконанням безлічі незначних повсякденних завдань, насправді ми часто просто відкладаємо щось інше. Ми уникаємо роботи над великими проєктами або важливими завданнями, за які нам платять зарплату. Ми уникаємо того, що могло б стати найбільшим нашим досягненням. Трейсі наголошує на необхідності роботи над тим, що для вас найбільш важливо: «ваша здатність вибрати найважливіше завдання на даний момент, взятися за її виконання і завершення її швидко і якісно вплине на ваш успіх більше, ніж будь-яка інша ваша якість або навик». Якщо ви виробите звичку чітко виділяти пріоритети і швидко завершувати важливі справи, більшість ваших проблем в області тайм-менеджменту просто зникнуть. Відволікаючі фактори в тайм-менеджменті можна умовно розділити на дві категорії. Перша - зовнішні чинники, коли нас відволікає хтось або щось: наприклад, хтось заходить в ваш кабінет, дзвонить або надсилає електронне повідомлення. друга категорія - внутрішні фактори, коли ми самі перериваємо роботу. наприклад, ви перевіряєте пошту не тільки у відведений для цього час, йдете налити собі чашечку кави і дивитесь щось в інтернеті.. Зверніть на них увагу, і ви зрозумієте, наскільки сильно вони впливають на вашу роботу. Є кілька способів виключити або скоротити зовнішні відволікаючі фактори, а також мінімізувати час, який ви проводите, спілкуючись з іншими, що теж заважає вашій роботі.. Робите ви це свідомо чи ні, але ці фактори знижують продуктивність. 2. Приклади з життя відомих людей Олександр Олександрович Любищев Професор-ентомолог. Принцип його системи був простий - вести облік часу, що буде витрачено на наукову роботу, читання художньої літератури або відпочинок, на зразок спілкування з друзями. Щоденні його записи в щоденнику були максимально стислі. Ось реальний приклад одного з днів життя Любищева: «Сосногорськ. 0,5. Осн. Наук. (Библиогр. - 15 хв. Добржанський - 1 год. 15 хв.). Систематич. ентомологія, екскурсія - 2 год. 30 хв., встановлення двох пасток - 20 хв., розбір – 1 год . 55 хв. Відпочинок, купався перший раз в Ухті. - 20 хв. Мед. газ. - 15 год. Гофман «Золотий горщик» - 1 год. 30 хв. Лист Андрону - 15 хв. Всього 6 год. 15 хв. ». Простежено весь день, аж до читання газет. Спостерігається введені професором для зручності скорочення, на кшталт "Осн. Наук. " - основна наукова робота. По закінченню місяця щоденники перетікали в звіти. Місячні звіти містили сумарно-витрачений час на різні сфери його діяльності. «Основна наукова робота - 59 год. 45 хв. Систематич. ентомологія - 20 год. 55 хв. Доповн. роботи - 50 год. 25 хв. Орг. роботи - 5 год. 40 хв. Разом 136 год. 45 хв. » Кожен пункт мав більш детальну розшифровку за часом.[13] Бенджамін Франклін Відомий не тільки як видатний політичний діяч, дипломат і вчений, але і як творець однієї з основоположних методик 3-го покоління сучасного тайм-менеджменту. Прагнучи до досконалості і розвиваючи в собі хороші звички, Бенджамін визначив для себе ряд моральних принципів, які отримали пізніше назву «13 чеснот Франкліна». Цей легендарний список хороших звичок включав в себе наступні пункти: утримання, мовчання, порядок, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, помірність, чистота, спокій, цнотливість і смиренність. Франклін виділив по одному тижню для досягнення кожної з перерахованих чеснот і відстежував свій прогрес за допомогою спеціальної графічної моделі. Крім того, він розробив строгий розпорядок дня, виділивши час на сон, роботу, прогулянки і навіть прийом їжі. Джек Дорсі Джек Дорсі, виконавчий директор компанії Square і засновник соціальної мережі Twitter, розповідає про свій тижневий розпорядок і про те, як у нього виходить поєднувати роботу відразу на двох керівних посадах. Насправді все дуже просто - Джек щодня працює по 8 годин в кожній з компаній, тобто 16 годин на добу. «Самодисципліна і практика - це єдиний спосіб досягти такого результату» -каже Джек. Секрет Джека полягає в тематичному порядку, що дозволяє йому залишатися на піку своєї продуктивності протягом усього тижня. Кожен робочий день присвячений виконанню певних обов'язків в обох компаніях. Його тематичний план робіт виглядає приблизно так: Понеділок: менеджмент і адміністрування. Вівторок: продукція. Середа: маркетинг і комунікації. Четвер: налагодження зв'язків з бізнес-партнерами. П'ятниця: організаційна культура і найм нових співробітників. Джек говорить, що цей метод допомагає йому повністю сконцентруватися на виконанні поставлених завдань і абстрагуватися від усіх відволікаючих чинників: «Звичайно ж, постійно виникають якісь моменти що вимагають уваги, але я дуже швидко з ними справляюся, знаючи, що сьогодні вівторок і я повинен провести, наприклад, виробничі збори». 16-годинний робочий день нагадує спосіб життя трудоголіка, але при всьому цьому Джек вміє знаходити час для відпочинку: «В суботу я гуляю на свіжому повітрі, а неділю присвячую релаксації, обмірковування стратегій, здійснення важливих дзвінків і приготування до робочих буднів». Уінстон Черчиль Очевидно, що посаду глави уряду Великобританії, як втім і будь-який іншої країни, має на увазі ненормований робочий день. Але незважаючи на це, Уінстону Черчилю вдавалося протягом довгих років дотримуватися свого розпорядку. Прокидаючись о пів на восьму, він проводив весь ранок лежачи в ліжку: снідав, читав пошту, переглядав свіжу пресу і диктував своєму секретарю. Близько одинадцятої міністр піднімався з ліжка, вмивався, приводив себе в порядок і прогулювався по саду. Обід, що складається з трьох страв, починався близько першої години і тривав приблизно стільки ж. На ньому були присутні всі члени сім'ї і запрошені гості. Насолодившись спілкуванням з рідними, Черчілль знову брався до роботи. Обов'язковим пунктом в розпорядку міністра був тривалий денний сон, що триває близько півтори години. Вечеря починалась о восьмій вечора. Після Черчілль повертався до себе в кабінет і працював протягом ще декількох годин. Барак Обама Барак Обама, як і Вінстон Черчілль, є шанувальником сімейних обідів. Щоранку, перш ніж усамітнитися в Овальному кабінеті, він займається спортом (кардионагрузки), снідає з дружиною і дочками, допомагає їм зібратися в школу і переглядає ранкову пресу. Незалежно від кількості незавершених справ, Обама завжди вечеряє разом зі своєю сім'єю. «Фактично робочий день Президента починається ввечері напередодні - він прокидається о 7 ранку, а в його списку справ вже викреслено кілька пунктів. Коли всі йдуть спати, Обама часто повертається в кабінет, щоб закінчити всі дрібні справи. У більшості випадків час йде на опрацювання накопичених за день паперів ».[10] ВИСНОВКИ Отже, тайм-менеджмент – це планування роботи, що людина застосовує задля ефективного використання свого робочого часу. Якісне управління часом дає змогу працювати розумніше, так що ви зможете зробити більше за менший час. Глибоко дослідивши тему управління часом були виявлені поняття прокрастинації та інших відволікаючих від завдань факторів. Прокрастинація – поведінка людини при якій справи усвідомлено відкладаються. Досліджено принцип Парето розподілу часу і завдань «20:80» в ході аналізу якого виявилось що лише 20% завдань і справ принесуть результат Отже, тайм-менеджмент є важливою складовою в професіях менеджерів та керівників, адже їм доводиться керувати не лише своїм часом, а й своїми підлеглими, організовувати їх робочий день, надавати їм завдання та час виконання. Слід розуміти, що ефективність в управлінні часу полягає не в тому, щоб все зробити якомога швидше, а в грамотному розподілі своїх сил і можливостей. Список літератури 1. Піраміда Франкліна: раз — і на все життя —[Електронний ресурс]. – 2018. – Режим доступу до ресурсу: https://tribuna.pl.ua/news/piramida-franklina-raz-i-na-vse-zhittya/ 2.What Is Time Management? - Time Management Skills From MindTools.com [Електронний ресурс]. – 2020. – Режим доступу до ресурсу: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm 3.Ковылин В. С. Теоретические основы изучения феномена прокрастинации / В. С. Ковылин //Личность в меняющемся мире: здоровье, адаптация, развитие. – 2013. – № 2 (2). – С. 22–41. 4. Прентис, С. Интегрированный тайм-менеджмент. – М.: Добрая книга, 2007. – 145 с. 5. Горбачев, А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. – М.: ДМК-пресс, 2007. – 128 с. 6. Вронский, А.И. Как управлять своим временем. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007, – 224 с. 7. Ефективне використання робочого часу | Консультант кадровика [Електронний ресурс]. – 2018. – Режим доступу до ресурсу: https://kadrhelp.com.ua/efektyvne-vykorystannya-robochogo-chasu 8. Принцип Парето — Вікіпедія [Електронний ресурс]. – Режим доступу до ресурсу:https://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%B8%D0%BD%D1%86%D0%B8%D0%BF_%D0%9F%D0%B0%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%BE 9. Сидорова Н.А., Анисинкова Е. Б. Тайм-менеджмент. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. – 220с. 10. Распорядок дня: советы от 7 известных предпринимателей [Електронний ресурс].–2013.–Режим доступу до ресурсу: https://lpgenerator.ru/blog/2013/10/27/rasporyadok-dnya-sovety-ot-7-izvestnyh-predprinimatelej/ 12. Хронофаги — Википедия [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A5%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BE%D1%84%D0%B0%D0%B3%D0%B8 13. Система учета времени по методу А. А. Любищева / Хабр [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://habr.com/ru/post/132894/ |