«Тайм-менеджмент. Основы таймменеджмента
 Скачать 238.53 Kb.
|
|
Основы тайм-менеджмента В современных условиях важную роль играет рабочее время, как единственный невосполнимый ресурс, который необходимо оптимально использовать, так как от эффективного управления рабочим временем персонала зависит функционирование и развитие отдельного подразделения фирмы и корпорации. Тайм-менеджмент необходим и руководителю, и исполнителю, так как он позволяет использовать передовые технологии, повышение личной эффективности для достижения общих целей организации. Все вышесказанное подтверждает актуальность тайм-менеджмента и показывает необходимость его включения в программу обучения аспирантов для всех направлений и специализаций. Целями освоения тайм-менеджмента являются освоение компетенций, необходимых для управления временными ресурсами, повышения личной эффективности, освоение инструментария в области организации и эффективного использования времени. Трудовой процесс - совокупность действий работников по целесообразному изменению предмета труда. К основным характеристикам трудового процесса можно отнести полезность результатов, затраты времени работников, величину доходов Управление временем (тайм-менеджмент) – технология грамотного распределения временных ресурсов и повышения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат на выполнение каких-либо дел без потери качества. Объектом тайм-менеджмента является человек (руководитель, менеджер, сотрудник) и его личностные и профессиональные качества, влияющие на временные затраты при выполнении им тех или иных дел. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них. Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях, которые имеют для вас значение. Для начала следует определить ключевые области, на которые можно условно разделить нашу жизнь. Это позволит выявить четкую структуру дел и развиваться более сбалансированно, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений своей деятельности. Ключевые области – это от пяти до девяти основных направлений вашей деятельности. Это главные «русла», в которых развивается ваша жизнь. Ваши ключевые области могут быть. • Учеба • Семья • Друзья • Отношения с любимым человеком • Хобби • Работа • Спорт • Благосостояние Для каждой ключевой области можно сформулировать одну-две стратегические цели либо мини-миссию. С понятием ключевых областей тесно связаны такие понятия, как «центр жизненных интересов» и «ролевая функция». Центр жизненных интересов – это область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы. Ролевая функция – это совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей Life management и жизненные цели Как видим, тайм-менеджмент предполагает управление нашими целями, задачами, сроками, планами… В конечном итоге – управление жизнью (life management). Этот термин впервые прозвучал на ТМ-конференции в 2003 г. С тех пор он используется все чаще, поскольку в полной мере отражает эволюцию современного тайм-менеджмента: от узких технологических вопросов планирования времени к более глубоким темам поиска жизненных целей, целеполагания и целедостижения. Для этого лучше всего подходит простой по форме, но информативный по содержанию инструмент – карта долгосрочных целей. По вертикали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По горизонтали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры. Определение целей — очень важный этап планирования, так как достижению этих целей будет подчинена вся последующая деятельность организации. В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени». SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем. В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности. Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям. Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время. Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен тот, кто успевает. Успевать – значит делать вовремя, а то, «что сделано несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон). Каждый из вас может назвать успешных, высокоорганизованных, эффективных людей, многое успевающих и достигших значительных результатов. Одним из них был Бенджамин Франклин. Эту систему можно представить в виде пирамиды: Фундаментом этой пирамиды служат жизненные ценности человека, а вершиной – ежедневные планы, дела и задачи. Все ступени пирамиды взаимосвязаны между собой и влияют друг на друга. По мере подъема человека к вершине стоящая перед ним глобальная задача дробится на подзадачи, которые в свою очередь делятся на еще более мелкие части. Процесс применения этой системы похож на строительство пирамиды, а материалом для ее возведения служит время (годы, дни, часы). Тайм-менеджмент в работе. Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если не планировать свой рабочий день, не организовывать свою работу – вам будет не хватать времени. И наоборот, если вам не хватает времени, то вы спешите, не планируете свой день, хватаетесь за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Причины дефицита времени заключаются в следующем: 1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки исследователь не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. 2. Отсутствие чёткого распределения работ по степени их важности. При этом исследователь начинает заниматься наиболее лёгкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач. 3. Постоянные доработки дома. Труд учёного относится к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом исследователь не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье. 4. Большой поток рутинных дел, работа над которыми занимает много времени. 5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, дела, за которые исследователь берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. 6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. 7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. Существует множество рекомендаций по эффективному управлению рабочим временем и умению его контролировать. Необходимо акцентировать свое внимание на следующих методах управления: 1) Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий: • Упорядочение заданий; • Оценка продолжительности действий; • Резервирование времени (в соотношении 60:40); • Принятие решений по приоритетам и перепоручениям; • Контроль учета выполненного. Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата. 2) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Данная матрица является обобщенной разработкой в центре которой находится принцип Парето. Основная идея заключается в том, чтобы отделить важные дела от второстепенных, и тех, которые вообще неважны. Структура состоит из двух осей (важность и срочность) и четырех квадратов, согласно которым происходит распределение дел. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы (рисунок 1): • А - срочные (важные) задачи. Их выполняет руководитель; •В - срочные (менее важные) задачи. Руководитель может перепоручить их решение другим лицам; •С - менее срочные (важные) задачи. Руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам; •D - менее срочные (менее важные) задачи. Руковдитель должен перепоручить их решение другим лицам. Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра Правила тайм-менеджмента для ученого: 1. Приучите себя вести списки. Голова должна думать, а не помнить. Вот примеры возможных списков учёного: — список дел на день; — список научных конференций текущего года; — список поручений от научного руководителя; — список поручений, отданных подчинённым. Усвойте для себя всего 4 простых правила по работе со списками: — списки должны быть всегда под рукой и в удобных инструментах (бумажный блокнот, онлайн-органайзер); — их нужно постоянно пополнять по мере появления новой информации; — периодически просматривать (какие-то каждый день, какие-то раз в месяц); — убирать пункты по мере выполнения или потери актуальности. 2. Быстро сохраняйте информацию. Любую информацию должно быть удобно и быстро сохранить, и так же быстро потом найти. Из новой статьи коллег узнали о новой методике эксперимента, которую хотите применить у себя в будущем? Запишите. Нашли интересный сайт со списком грантов и научных конкурсов? Запишите. Нашли интересный научный блог с полезными статьями? Сохраните в закладки браузера. 3. Занимайтесь планированием. Планирование – это мост между желаемым будущим и текущим моментом. 10 минут вечернего планирования даст завтра дополнительные 2-3 часа качественного времени. Самая простая техника – разделите все дела на 4 категории: • Думать. Планировать то, что вы хотите достичь и что будете для этого делать. • Делать. Выполнять только то, что есть в плане, и не позволять себе и другим отвлекаться на другие дела. • Суетиться. Делать мелкие некреативные дела и быть готовым реагировать на отвлечения. • Отдыхать. Без чувства вины. Отдых – это не прокрастинация. Прокрастинацию мы не планируем. Чем чётче у вас будут выражены границы между этими 4-мя видами деятельности, тем больших целей вы добьётесь и тем легче вы это сделаете. 4. Все задачи фиксируйте. Все новые и вспомнившиеся идеи надо сразу записывать. Поступившие задачи, поручения и любую другую информацию тоже. Новое задание от начальника – во Входящие; вспомнили, что надо сделать доклад на конференцию, – во Входящие; нужно обсудить с научным руководителем новую проблему – туда же, во Входящие. Иначе в голове будет бульон мыслей, которые приходят не вовремя. Учёным вообще обязательно иметь блокнот на прикроватной тумбочке, не ровен час, что-нибудь приснится)). Но эти задачи и идеи каждый вечер надо «обрабатывать» – принимать решение, что с этим делать и отправлять в нужный список. Как настроить себя на решение задач: методы и способы самонастройки Одним из самых трудных шагов является включение в работу. Особенно если перед нами стоят большие, достаточно сложные и не всегда приятные задачи. Как правильно включиться в работу, чтобы и силы сэкономить, и задачу решить и, что самое главное, чтобы это все доставляло удовольствие? Для решения подобных проблем существует множество самых разнообразных методов самонастройки. Рассмотрим подробнее несколько наиболее эффективных из них, позволяющих легко и быстро втянуться в работу, затратив при этом минимум усилий. Техника «якорения» Эта техника известна уже давно и успела зарекомендовать себя как надежный и проверенный способ. В основе ее лежит представление о том, что любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием и способен его вызывать. Шаги для постановки «якоря»: Шаг 1. Выберите ресурсное состояние. Остановитесь на том позитивном эмоциональном настрое, с которым вам хотелось бы ассоциировать начало работы и которое хотелось бы закрепить (уверенность, креативность, настойчивость, усидчивость, терпеливость, спокойствие, активность и т. д.). Шаг 2. Вспомните случай из своей жизни, когда начало работы сопровождалось именно таким состоянием. Если трудно связать желаемую эмоцию с реальным случаем из своей жизни, представьте похожую ситуацию, в которой оказался герой какого-нибудь кинофильма, книги и т. д. Что бы вы почувствовали, оказавшись на его месте? Шаг 3. Выберите подходящий для вас «якорь». Это может быть какой-то образ, картинка (визуальный «якорь»), существующая в вашем воображении, или реальное изображение. Иногда таким «якорем» служит заставка на рабочем столе компьютера, фотографии на столе, смешная картинка на стене рядом с тем местом, где вы трудитесь. «Якорем» могут быть и слово или фраза, которые настраивают на работу («аудиальный якорь»). Самое главное – найти для себя именно те слова или ту фразу, которые действительно помогают вызвать у вас необходимое состояние. «Якорь» может быть и кинестетическим, т. е. представлять собой определенный жест или движение. Так, среди спортсменов-теннисистов распространенным кинестетическим «якорем» служит прикосновение рукой к боковой стенке корта, когда необходимо собраться и настроиться на игру, особенно если она не идет. Среди менеджеров и офисных сотрудников самым распространенным «якорем», позволяющим подготовиться к работе, является чашечка утреннего кофе. Шаг 4. Воспроизведите выбранную в шаге 2 ситуацию и свяжите ее с выбранным «якорем». Прислушайтесь к своим ощущениям. Повторите действие несколько раз. Шаг 5. Закрепите выбранный «якорь» и желаемое ресурсное состояние. Попробуйте использовать «якорь» перед началом работы (произнести слово или фразу, посмотреть на изображение или мысленно воспроизвести выбранный образ, совершить необходимое действие) и прислушайтесь к своим ощущениям – удается ли достичь желаемого эффекта в реальной окружающей обстановке и вызвать нужное для начала работы состояние. Когда нам нужно настроиться на работу, мы «включаем» нужный «якорь», вызывая требуемое для нее эмоциональное состояние. Один из самых часто используемых «якорей» – музыка. Например, под ритмичную музыку хорошо настраиваться на переговоры, а спокойная мелодия без слов неплохо помогает при настройке на интеллектуальную работу. На отдых можно настроиться с помощью самого любимого и приятного музыкального произведения. Хорошим «якорем» для включения в какую-либо деятельность может быть и любая черновая, техническая работа. «Заточка карандашей». Это выражение особенно популярно у художников и хорошо отражает суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной, сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». Простая техническая операция помогает настроиться на сложную работу. Пока точим карандаши, оформляем титульный лист реферата, подбираем иллюстрации к докладу или просто раскладываем в нужном порядке необходимые для работы бумаги, мы обдумываем, что будем делать дальше, определяем отдельные шаги для выполнения задачи и постепенно втягиваемся в процесс деятельности. Метод «швейцарского сыра». Помогает сократить время на раскачку и без лишних затрат времени и усилий включиться в решение сложных, энергоемких задач. Суть этого метода заключается в том, что задача выполняется не в логическом порядке, а в произвольном. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела. Например, при подготовке диплома или реферата оформите титульный лист, напишите несколько понятных и простых абзацев, подберите иллюстрации, составьте графики или таблицы и т. д. Самое главное, начинать следует с тех элементов, которые наиболее интересны, привлекательны или хотя бы просты для выполнения. Это создает позитивный настрой, необходимый для реализации данного большого дела. Постепенно вы увидите, что в вашем деле-«сыре» появилось так много «дырок», что доесть его уже несложно. Часто при работе над большими документами самым трудным бывает сделать первый шаг. Чтобы избежать страха перед огромным объемом работы, можно воспользоваться методом первого шага. Как писать большие документы: метод первого шага Многим знакомо ощущение нерешительности перед написанием большого документа, отчета, статьи, книги… Существует простой и эффективный способ, помогающий сделать первый шаг: • откройте Word, напишите свое имя вверху страницы и в колонтитулах; • напишите крупным шрифтом название будущей статьи или слово «Название», если вы его еще не придумали; • займитесь «наведением красоты» – создайте «красивые» колонтитулы, пронумеруйте страницы; • напишите заголовки некоторых разделов будущей статьи, вставив между ними несколько пустых строк; • сохраните файл под названием «20YY-MM Draft Название документа» (где 20YY – год, а MM – порядковый номер месяца); • после этого можете честно закрыть файл и вздохнуть с облегчением – вы сделали первый шаг. «Творческая лень» Тема отдыха и мотивации неразрывно связана с темой лени. Принято считать, что лень – это всегда плохо и от нее обязательно нужно избавляться. Часто лень представляет собой нормальную защитную реакцию организма на внешние воздействия окружающего мира. Причинами возникновения лени могут служить: • состояние переутомления, а также физическая, психологическая и эмоциональная истощенность, возникающие как результат сильного стресса, перенапряжения сил, когда внутренние резервные силы организма израсходованы, необходима «перезагрузка» организма; • следование «навязанным» целям; растрачивая силы на достижение целей, которые не являются нашими «родными», мы растрачиваем свой потенциал; возникает несоответствие нашего «хочу» нашему «должен»; это вызывает внутреннее напряжение, неудовлетворенность достигнутым результатом, разочарование и как следствие – истощение сил организма; • интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи; работа «через силу» или через «не могу» приводит к экстренной мобилизации всех внутренних сил, размер которых ограничен и исчерпаем; • часто желание полениться служит сигналом нашего подсознания, что бесполезная суета, мелкие текущие мысли переполняют нашу душу, мешая вырасти чему-то действительно важному и родиться поистине новому, нетривиальному решению; часто именно такое состояние предшествует творческим озарениям, появлению новых идей и нахождению сильных креативных решений. Используя определённые правила, мы можем сделать наше желание полениться своеобразным средством самомотивации и использовать его для выполнения сложных, нестандартных задач. Эффективная работа иногда может сменяться так называемой творческой ленью, которая только подталкивает человека к новым, нестандартным решениям накопившихся проблем. В тайм-менеджменте различают понятия творческой и нетворческой лени. О первой мы уже упомянули. Для того чтобы можно было отличить ее от нетворческой, приведем их сравнительную характеристику. • Творческая лень характеризуется тем, что вы сознательно позволяете себе лениться, специально выделяете для этого время и получаете наслаждение от этого процесса. Нетворческая лень является лишь признаком отсутствия самоконтроля. • Творческая лень, как уже отмечалось, доставляет человеку радость, удовольствие, тогда как нетворческая – лишь вызывает угрызения совести за бесцельно растраченные минуты, часы, дни и т. д. • Творческая лень всегда приводит к появлению новых, интересных решений и потому не противоречит работе, а органично ее дополняет. Нетворческая лень не сочетается с работой; ее итог – упущенное время. Творческая лень сознательно помогает человеку очистить место в своей голове для получения результата. Часто проблема стоит перед нами стеной и, кажется, ее невозможно ни обойти, ни перепрыгнуть – решения нет. Однако сознательная, творческая лень помогает появиться сильному решению; оно словно вырастает на той почве, которую вы ему подготовили. Правила творческой лени 1) Нужно соблюдать принцип чистоты лени. Если уж мы принимаем решение полениться, то лениться нужно на все 100 %, не пытаясь в это время по-прежнему выполнять какие-то задачи, думать о проблемах или обсуждать варианты их решения. Нужно полностью переключиться на отвлеченные темы. Абсолютная лень – это чистое и полное ощущение бытия, гармонии с миром и Вселенной, время, когда можно побыть в полном согласии с природой, ощутить всю полноту и неисчерпаемость мироздания. Абсолютная лень – это состояние полной внутренней гармонии, мира с самим собой, отсутствие внутренних противоречий и конфликтов. 2) Решение полениться следует принимать сознательно. Нужно сказать себе: «Хочу и буду лениться». Здесь не должно быть никаких угрызений совести и сомнений, колебаний. Если они возникают – это уже не будет состоянием творческой лени. 4) Нужно полностью загрузить свой мозг информацией по творческой, неординарной проблеме, требующей решения, перед тем как погрузиться в творческую лень. В этом случае мы создаем условия, при которых шанс найти красивое и сильное решение увеличивается. Наполненность информацией – необходимое условие превращения лени из порочного состояния в потенциально творческое. На пустом месте идеи не рождаются. Если бы Дмитрий Менделеев долгое время усиленно не думал над проблемой создания периодической системы химических элементов, не собирал и не обрабатывал всю необходимую для этого информацию, вряд ли он смог бы увидеть во сне решение поставленной задачи. |