4. Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных документов Главного управления МЧС России по г. Москве. 4. Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных. Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных документов Главного управления мчс россии по г. Москве
 Скачать 30.01 Kb.
|
|
«УТВЕРЖДАЮ» Начальник 2 РОНПР Управления по САО Главного управления МЧС России по г. Москве подполковник внутренней службы Г.Е. Хвостов «____» _____________ 2022г. План-конспект проведения учебных занятий по дисциплине «Специальная подготовка» с сотрудниками 2 РОНПР Управления по САО Главного Управления МЧС России по г. Москве Тема: Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных документов Главного управления МЧС России по г. Москве. Вид занятия: лекция. Отводимое время: 45 минут. Цель занятия: изучить предложенную тему. Литература, используемая при проведении занятия: Приказ МЧС России от 03.12.2014 N 670 (ред. от 14.09.2020) "О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России". 1. Развернутый план занятия: (5 минут) Проверка наличия личного состава, объявление темы, цели и порядка проведения занятия. Подготовка к занятию. 2. Учебный вопрос № 1 Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных документов Главного управления МЧС России по г. Москве. (40 мин). Порядок разработки и утверждения распорядительных и служебных документов Главного управления МЧС России по г. Москве. 3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 3.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов: бланки с продольным расположением реквизитов (приложения №№ 6, 7, 8) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний; бланки с угловым расположением реквизитов (приложения №№ 9, 10, 11) используются для оформления служебных писем, предписаний, справок, и т.д. 3.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, организации МЧС России. 3.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности. 3.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах учета использования (приложение № 12) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел. 3.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек. Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение № 13). Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел. Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов. После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта. 3.2. Изготовление и использование печатей и штампов 3.2.1. Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП. 3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 3.3.1. Создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России документы печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 10, 11, 12. Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм: левое 20 правое 10 верхнее 20 нижнее 20 При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется. 3.3.2. В состав реквизитов документов, создаваемых в территориальном органе, организации МЧС России, входят: а) эмблема МЧС России; б) полное и краткое наименование территориального органа, организации МЧС России; в) должность лица - автора документа; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления документа; ж) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование либо аннотация документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности; щ) отметка о поступлении документа. Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях № 14, 15,16 к настоящей Инструкции. 3.3.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17, и располагается над серединой реквизита "Наименование организации". 3.3.4. В реквизите "Наименование организации" указывается полное наименование, закрепленное в положении (уставе) территориального органа, организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе). Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России. 3.3.5. Реквизит "Справочные данные" указывается на бланках писем и включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты. 3.3.6. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол) указывается на каждом документе, за исключением письма. Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. В бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления в бланках писем не указывается. 3.3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка). Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. 3.3.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без буквы "г."). Например: дату 5 марта 2012 года следует оформить 05.03.2012. 3.3.7.2. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2012 г. (в этом случае буква "г." проставляется в обязательном порядке). 3.3.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом: для документа, изданного до 1999 года включительно день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99; для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п. 3.3.7.1 настоящей Инструкции. Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы. 3.3.8. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п. 2.4.5 настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа и единой даты. 3.3.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. 3.3.10. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации*(2). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования". Отметка проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита "адресат", если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке. 3. Заключительная часть: - Ответить на возникшие у личного состава вопросы по изученной теме. Пособия и оборудование, используемые на занятии: - план-конспект проведения занятия. Задание для самостоятельной работы слушателей и подготовка к следующему занятию: повторить пройденный материал, подготовиться к семинару. Инженер 2 РОНПР Управления по САО Главного управления МЧС России по г. Москве лейтенант внутренней службы К.М. Бельчиков |