Методичка по информатике. Практикум по дисциплине Информатика Допущено Редакционноиздательским советом угату в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по направлениям подготовки бакалавров 080100 Экономика
 Скачать 8.99 Mb.
|
|
Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице. После создания необходимых таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. В Microsoft Access существует два инструмента, помогающих в усовершенствовании структуры баз данных: Мастер анализа таблиц может проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также 267 разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их. 4. Описание оборудования и используемых программных комплексов При выполнении лабораторной работы необходим специализированный компьютерный класс с минимальными системными требованиями компьютеров: Процессор – Intel Pentium III; ОЗУ – 256 Mb; видеокарта – 32 Mb; Требуемое программное обеспечение: Операционная система Microsoft Windows, пакет прикладных программ Microsoft Office 2010. 5. Краткое руководство по эксплуатации оборудования При использовании оборудования необходимо: соблюдать общие правила нахождения в учебных лабораториях, работы с компьютером и использования программных средств; привести в порядок одежду; осмотреть рабочее место, убрать все мешающие работе предметы; визуально проверить правильность подключения ПЭВМ к электросети. 6. Задания 1. Предметная область – отдел сбыта предприятия. Для данной предметной области: создать базу данных, создать формы для ввода данных, заполнить таблицы, выполнить сортировку записей в таблицах, создать запросы на добавление/редактирование/удаление, на выборку, на основе запроса на выборку создать отчет, создать отчет по одной из таблиц, сделать главную кнопочную форму. 268 2. По указанному преподавателем варианту выбрать предметную область из списка заданий для самостоятельного выполнения и спроектировать аналогичную базу данных. 7. Методика выполнения заданий 7.1. Создание таблиц Предметная область – отдел сбыта предприятия. Решаемые задачи: учет товаров (название, цена и др.), их реализация (дата отгрузки, кому, объем реализации) и оплаты (дата оплаты, от кого, сумма); используется справочник клиентов фирмы. Ограничения целостности: а) цена, объем реализации больше 0; б) клиент (кому и от кого) должен быть в справочнике фирмы. Рекомендации. Для реализации задачи можно создать три таблицы: Товары, Реализация и Клиенты (она используется как справочник). Списки полей создаваемых таблиц и схема данных приведены на рис. 1. Так как товары каждого наименования могут быть реализованы одновременно нескольким клиентам, и, в то же время, каждый клиент может купить одновременно несколько товаров, следовательно, для реализации данной задачи необходимо создание трех таблиц. В таблице Товары хранятся сведения о всех товарах, производимых данным предприятием; ключевым является поле Шифр товара. В таблице Клиенты хранятся данные о всех клиентах предприятия, которые покупают его товары; ключевым в данной таблице является поле Номер клиента. Чтобы описать реализацию конкретного товара конкретному клиенту используется таблица Реализация, в которой установлены связи с таблицами Товары и Клиенты (команда Работа с базами данных\Схема данных). Для всех таблиц устанавливаются ограничения целостности данных с каскадным обновлением и удалением связанных полей. 269 Рис. 1. Схема данных для базы данных «Отдел сбыта предприятия» Поля Номер клиента и Шифр товара в таблице Реализация определяются Мастером подстановок, используя подстановку значений соответствующих полей из ключевых таблиц Клиенты и Товары. Для ограничения ввода некорректных значений для полей Цена за единицу и Объем реализации определено свойство Условие на значение: >0. Для единообразия при вводе значений в поле Категория товара, в нем с помощью Мастера подстановок определен фиксированный список значений, включающий в себя перечень этих категорий (например, молочная, мясная, хлебобулочная, кондитерская и т.п.). Ниже приведен список всех полей таблиц, их типов и свойств: Таблица Клиенты Имя поля Тип поля Свойства Номер клиента Числовой Ключевое Имя клиента Текстовое Обязательное Адрес Текстовое Обязательное Контактный телефон Текстовое Таблица Товары Шифр товара Числовое Ключевое Категория Текстовое Обязательное Наименование Текстовое Обязательное Единица измерения Текстовое Обязательное Цена за единицу Денежный Условие на значение: >0 270 Таблица Реализация Имя поля Тип поля Свойства Шифр товара Мастер подст. Совпадения допускаются Номер клиента Мастер подст. Совпадения допускаются Дата реализации Дата/время Краткий формат даты Объем реализации Числовое Условие на значение: >0 Дата отгрузки Дата/время Краткий формат даты Способ доставки Текстовый Обязательное Ввести не менее 7 записей в таблицы Клиенты и Товары и не менее 15 записей в таблицу Реализация. 7.2. Работа с макетом таблицы Открыть любую из таблиц базы данных в режиме таблицы и произвести изменения ее макета, пользуясь командами из меню Формат: поменять местами два столбца таблицы; закрепить первый столбец таблицы и скрыть один из ее столбцов при просмотре записей; изменить шрифт и оформление записей в таблице. 7.3. Сортировка записей Открыть не ключевую таблицу базы данных и отсортировать в ней записи: по возрастанию значений в первом поле таблицы и убыванию значений в любом из ее текстовых полей; по убыванию значений одного числового поля и возрастанию другого числового поля. При выполнении сортировки по нескольким полям рекомендуется использовать команду Главная/Сортировка и фильтр/Дополнительно/Расширенный фильтр. 7.4. Выбор данных с помощью запросов Создать запросы на выборку к одной из таблиц базы данных, используя в качестве условия отбора записей следующие критерии: точное значение в каком либо текстовом поле (например, выбрать товары одной категории); 271 диапазон значений в любом числовом поле (например, выбрать товары, стоимость которых более 1 000 руб.); диапазон значений в любом текстовом поле (например, найти товары, наименования которых начинаются на буквы М-С); неточное совпадение значений в текстовом поле (например, найти клиентов, проживающих в одном городе). логическое И, связывающее два значения одного числового поля (например товары, стоимость которых больше 200 руб. И меньше 500 руб.); логическое И, связывающее значения двух разных полей (например, товары стоимостью свыше 200 руб., реализованные сегодня); логическое ИЛИ, связывающее два значения в одном текстовом поле (например товары той или иной категории); логическое ИЛИ, связывающее значения двух различных полей (например, товары, реализованные в определенный день, ИЛИ товары, чья стоимость не менее 100 руб.); оператор NOT в текстовом поле (например, все товары, кроме определенной категории). Рекомендации. Для создания всех запросов следует использовать режим Конструктора запросов. В результат запроса необходимо включать поля, по которым можно идентифицировать записи (например, фамилии, наименования и т.п.), а также поля, в которых вводятся условия отбора. Для поиска по неточному совпадению значений использовать оператор Like, а также шаблоны для поиска (знак вопроса «?» заменяет один символ, звездочка «*» заменяет любое количество символов). Например, по шаблону Like A*, введенному в поле Фамилия, можно найти все фамилии, начинающиеся с буквы А; по шаблону Like A???, только те фамилии, которые начинаются с буквы А и состоят из 4 букв. При определении диапазона значений, как в текстовых, так и в числовых полях, использовать операторы сравнения: >, <, >=, <=, <>. В запросах с логическим И следует учитывать правило: если связываемые критерии находятся в одном поле, то они разделяются оператором And или запятой; если связываемые критерии находятся в разных полях, то они записываются на одной строке бланка запроса. 272 В запросах с логическим ИЛИ следует учитывать правило: если связываемые критерии находятся в одном поле, то они разделяются оператором OR; если связываемые критерии находятся в разных полях, то они записываются на разных строках в бланке запроса. Оператор Not используется для поиска значений, полностью несовпадающих с указанным. Например, критерий Not Уфа, введенный в поле Город, используется для поиска записей, для которых в данном поле указано любое другое значение. Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке 7.5. Создание запросов с помощью построителя выражений Создать запрос к базе данных, в котором одно из полей является результатом вычислений над значениями любого числового поля исходной таблицы: подсчитать надбавку за доставку товара, равную 5% от цены; подсчитать стоимость товара одного наименования, реализованного данному клиенту. Рекомендации. При создании вычисляемого поля в запросе формулу для вычисления следует вводить в бланке запроса в строке Поле. Для ввода формул использовать Построитель выражений . Для определения подписи вычисляемого поля использовать свойство Подпись в окне Свойства поля (его можно вывести командой Конструктор/Показать или скрыть/Страница свойств). Создать запрос к базе данных, в котором одно из полей получается путем сцепления значений нескольких текстовых полей исходной таблицы. Для сцепления текстовых полей в выражениях используется оператор &.Например, выражение: =[Сотрудники]![Фамилия]&« »&[Сотрудники]![Имя]&« » &[Сотрудники]![Отчество] создаст в запросе новое поле, значения которого получаются путем сцепления значений трех текстовых полей (Фамилия, Имя и Отчество) таблицы Сотрудники. В кавычках вводится один пробел для разделения слов. 273 7.6. Создание итоговых запросов Создать итоговые запросы к базе данных, в которых использовать группировку по текстовому полю и итоговые функции в числовых полях: оставить в запросе поля Категория и Цена, вычислить максимальное значение цены для каждой категории товара; подсчитать количество товаров у каждого клиента; подсчитать общий объем реализации для каждого товара. Рекомендации. Для преобразования обычного запроса в итоговый следует использовать кнопку Групповые операции В качестве поля для группировки желательно использовать такое, в котором имеются повторяющиеся значения. По этой причине не рекомендуется использовать для группировки ключевые поля. Можно для одного и того же поля исходной таблицы подводить несколько различных итогов (например, подсчитать среднюю, суммарную и минимальную стипендии для каждого факультета). При этом данное поле следует включить в итоговый запрос столько раз, сколько итогов по нему предполагается подсчитать. SUМ – вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом; AVG – вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей); MIN – выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля; FIRST – определяет первое значение в указанном поле записей; LAST – определяет последнее значение в указанном поле записей. 274 7.7. Создание запросов-действий Создайте запрос на обновление записей, позволяющий увеличить значение одного из числовых полей в два раза. Сделайте запрос на создание таблицы к таблице Реализация, выбрав тех, чья дата отгрузки в ближайшую неделю. Создайте запрос к копии таблицы Товары, который будет удалять все записи о товарах одной категории. Создайте запрос на добавление к копии таблицы Товары, который будет добавлять в копию из таблицы Товары записи по любому условию. Рекомендации. Перед выполнением запросов-действий рекомендуется создать копию исходной таблицы, так как результаты выполнения запросов-действий могут привести к порче или потере части данных. Все запросы-действия следует создавать только для таблицы-копии. Перед выполнением запроса-действия следует проверить правильность отбора записей с помощью обычного запроса на выборку. Результат выполнения этого запроса можно увидеть, открыв таблицу, к которой создавался запрос. Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. После входа в режим Конструктора запроса нужно выбрать команду Тип запроса/Создание таблицы. Следует задать имя таблицы и выбрать поля и ввести условия для отбора записей в нее. Запросы на обновление записей предназначены для изменения значений некоторых полей для всех выбранных записей. После входа в режим Конструктора запроса нужно выбрать команду Тип запроса /Обновление. После этого в бланке запроса появится строка Обновление. Эта строка используется для того, чтобы задать новые значения для выбранных записей. Запросы на удаление записей служат для удаления группы записей базы данных, удовлетворяющих определенным условиям. Обычный запрос можно преобразовать в запрос на удаление с помощью команды Тип запроса/Удаление в режиме Конструктора запросов. При этом в бланке запроса появится строка Удаление, где можно ввести условие для удаления записей. С помощью запроса на добавление записей можно скопировать выбранные записи и поместить их в другую таблицу. 275 Можно также использовать запрос на добавление для переноса данных в используемую базу данных из другого источника (из какой- либо другой таблицы). В режиме Конструктора активизировать команду Тип запроса/Добавление. В открывающемся окне диалога нужно в поле Имя таблицы ввести имя таблицы, к которой требуется присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна кнопкой ОК приводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление. В строку Добавление автоматически (или вручную) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса. 7.8. Перекрестные запросы С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности). В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму – заголовками столбцов. Можно создать перекрестную таблицу в интерактивном режиме с помощью мастера «Перекрестный запрос». Мастеру необходимо указать исходную таблицу, которая может быть таблицей из базы данных или являться результатом выборки данных из нескольких таблиц. На основе исходной таблицы или запроса Мастер создает итоговую выборку, в которой группирует и сортирует данные по полям, используемым в качестве строки и столбца перекрестной таблицы, а также вычисляет итоговое значение по заданному полю данных. Создать перекрестный запрос, подсчитывающий для каждого клиента суммарный объем товара каждой категории. Для создания перекрестной таблицы предстоит выполнить следующие действия: 1. Перейти на вкладку «Создание» и выбрать кнопку Мастер запросов, а затем в окне диалога выбрать опцию Перекрестный запрос. 2. На первом шаге Мастер предлагает выбрать исходную таблицу или запрос. 3. На следующем шаге вам необходимо указать поля, значения которых будут использоваться в качестве заголовков строк (имя клиента). Затем вы переходите в окно диалога определения 276 заголовков столбцов. В качестве заголовка столбцов может использоваться только одно поле (категория товара). 4. На предпоследнем шаге создания перекрестной таблицы нужно задать поле, которое будет использоваться в качестве источника данных для итоговых вычислений (объем реализации), и тип итоговых вычислений для каждой пары строка/столбец (сумма). 7.9. Разработка отчетов Разработать для базы данных новый отчет табличной формы, используя режим Мастера отчетов. В данном отчете предполагается наличие данных из ключевой таблицы, группировка данных по одному из текстовых полей, сортировка записей внутри группы – по возрастанию значений в ключевом поле. Открыть созданный отчет в режиме предварительного просмотра и оценить полученный результат. Проанализировать созданные группы записей. Найти подписи этих полей, области заголовков отчета и группы. Открыть созданный отчет в режиме Конструктора отчетов: 1) определить ширину колонок в отчете так, чтобы в них полностью отображались значения соответствующих полей; 2) в области примечания группы найти итоговые поля и их подписи. Изменить текст подписей на более информативный. Отрегулировать ширину и взаимное расположение итоговых полей и их подписей; 3) изменить шрифт и цвет подписей полей; 4) оценить полученный результат, переключившись в режим предварительного просмотра отчета. Сохранить отчет. Создать отчет, включающий в себя данные из всех таблиц базы данных. Создать в отчете группу по ключевому полю, а внутри нее – группу по любому другому полю (например, во внешней группе записи группируются по полю |