мк01. тема 1. Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации. Номенклатура дел
 Скачать 22.7 Kb.
|
|
КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «АЛТАЙСКИЙ ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА На тему «Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации. Номенклатура дел» Студентка Р. В Фокина Группа 11Б181 Специальность Экономика и бухгалтерский учет ( по отраслям) Руководитель И. Б. Паралева БАРНАУЛ 2019 Содержание 1 Порядок хранения первичных документов 2 Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов 3 Исчисление срока хранения бухгалтерских документов 4 Ответственность за процесс организации хранения первичных документов 5 Уничтожение хранящихся документов Список использованных источников 1 Порядок хранения первичных документов Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну». При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках. Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив. Такой способ хранения документации обеспечивает удобство доступа к ним при возникновении такой необходимости. Подшивка документов в папки осуществляется последовательно в соответствии с указанной в них нумерацией помесячно. Обложка каждой папки должна содержать следующие сведения: -наименование организации; -название дела; -порядковый номер дела; - 3 год и месяц; -количество страниц в папке. Передача первичных документов в архив оформляется актом. Для оптимизации процесса хранения рекомендуется вести журнал архивных дел, включающий следующую информацию: -дату принятия бухгалтерских документов на хранение; -номер места хранения (полки, стеллажа, сейфа, шкафа); -название и номер дела; - год и месяц, за который составлены документы; -количество страниц в деле; -примечания. При этом документы могут изыматься соответствующими государственными органами, в частности, органами предварительного следствия, дознания, прокуратурой, судом, налоговыми органами при наличии оформленных в надлежащем виде постановлений. Главному бухгалтеру или иным должностным лицам организации предоставлено право снятия копий с изымаемых документов в присутствии и с разрешения представителей указанных органов. Однако на практике представители государственных органов зачастую игнорируют это право, что может привести к утрате документов. 2 Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов Общий срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, в том числе он действителен: для первичных документов, формирующих бухгалтерские записи, включая счета-фактуры; для учетных регистров; для расчетно-платежных ведомостей, оформляющих начисления и выплату заработной платы персоналу организации. 4 При этом срок хранения лицевых счетов, открываемых на каждого работника, составляет 75 лет. Если же такие счета не ведутся, указанный срок их хранения распространяется на расчетно-платежные ведомости. Особое внимание следует обратить на сроки хранения налоговых документов, поскольку они существенно отличаются от сроков хранения бухгалтерских документов. Например, годовые формы налоговой отчетности подлежат бессрочному хранению, также как и годовые отчеты об исполнении смет расходов. Бессрочное хранение распространяется и на квартальную налоговую отчетность при условии отсутствия годовой налоговой отчетности. 3 Исчисление срока хранения бухгалтерских документов Исчисление срока хранения документации по общему правилу начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа. Так, приходный ордер, составленный 5 января 2017 года, подлежит хранению по 2022 год включительно. Существуют и исключения из общего порядка исчисления сроков хранения первичной документации: -в отношении книг покупок и продаж – с даты последней записи в них; -в отношении гражданских договоров – с даты окончания срока их действия; -в отношении договоров о материальной ответственности – с даты расторжения трудового договора с материально ответственным лицом; -в отношении свидетельств о постановке на учет в налоговых органах – с даты снятия с учета. 4 Ответственность за процесс организации хранения первичных документов 5 Организация хранения первичной учетной документации входит в зону ответственности руководителя организации, непосредственно же процесс обеспечения сохранности, оформления и передачи первичных документов в архив организации находится в ведении главного бухгалтера. Законодательством Российской Федерации предусмотрены меры административной ответственности за несоблюдение порядка и сроков хранения первичной бухгалтерской документации в виде штрафов, налагаемых на ответственных за указанные процессы должностных лиц, в размере от двух до трех тысяч рублей. Также ответственность в виде штрафа предусмотрена налоговым законодательством: размер ответственности за это налоговое правонарушение составляет 5 тысяч рублей. 5 Уничтожение хранящихся документов Процесс уничтожения в обязательном порядке предваряется экспертизой документов, направленной на проверку правильности определения сроков хранения и уничтожения документов. Для проведения экспертизы приказом руководителя назначается специальная комиссия. Различают два способа уничтожения бухгалтерских документов. Первый - с помощью специализированной организации, которой документация, подлежащая уничтожению, передается по акту (накладной) под контролем работника, ответственного за сохранность документации; Второй - своими силами (посредством сожжения или с помощью техники, предназначенной для уничтожения бумаги). Факт уничтожения в этом случае подтверждает экспертная комиссия. 6 Список использованных источников 1 Хранение первичных бухгалтерских документов [Электронный ресурс]. –Режим доступа: https://spravochnick.ru . Актуально на 10.02.2019 г. 2 [Электронный ресурс]. - http://center-yf.ru Актуально на 10.02.2019 г. 3 [Электронный ресурс].-https://otherreferats.allbest.ru/audit/00161333_0.html . Актуально на 10.02.2019 г. |