Правила набора текста и составления документов Профессиональный набор и оформление документов предполагают соблюдение определенных правил работы
 Скачать 19.8 Kb.
|
|
Правила набора текста и составления документов Профессиональный набор и оформление документов предполагают соблюдение определенных правил работы. Ввод текста производят с клавиатуры. Позиция ввода подсвечивается курсором ввода – мигающей вертикальной чертой. Текст следует набирать последовательно, отделяя слова и предложения только одним пробелом. Если в тексте нужны некие специальные промежутки, нельзя ставить несколько пробелов подряд - для этого существуют табуляция, различные виды выравнивания текста, отступы (выступы) и поля документа. В конце каждого абзаца (и только в этом случае!) следует нажимать клавишу Enter – при этом в текст будет вставлен специальный (невидимый) символ, и курсор будет переведен в следующий абзац. Внутри текущего абзаца курсор будет перемещаться на следующую строку автоматически. При крайней необходимости начать новую строку не завершая абзаца используется комбинация Shift+Enter. Отступ первой строки абзаца («красная строка») не выполняется с помощью пробелов или нажатия клавиши Tab - его следует установить, например, с помощью линейки. Центрирование заголовка выполняют только с помощью выравнивания абзаца по центру. При изменении текста или размера шрифта заголовок будет по-прежнему оставаться посередине строки. Для этой цели не применяются пробелы перед текстом заголовка. Для набора текста с новой страницы предназначена комбинация клавиш Ctrl+Enter. Знаки препинания в документе расставляются по следующим правилам: Запятая, точка, двоеточие, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки набираются вслед за словом без пробела; Кавычки и скобки также набираются без пробелов, вплотную к тексту, который они обрамляют; Тире обрамляется пробелами с обеих сторон, дефис ставится без пробелов. Правильная расстановка знаков препинания позволит, например, избежать такой ситуации, когда точка или запятая располагается не в конце строки, а автоматически переносится на следующую. В некоторых ситуациях требуется, чтобы два слова находились обязательно рядом на одной строке (например, инициалы человека рядом с его фамилией, единицы измерения рядом с числом и т. п.). В таком случае между ними следует поставить «неразрывный» пробел – он устанавливается с помощью клавиш Ctrl+Shift+пробел. Для набора разреженного текста используют разреженный шрифт. Не следует вставлять пробелы между буквами – это приводит к некорректному расположению текста, невозможности проверить правописание, организовать поиск текста. По этим же причинам нельзя расставлять переносы в словах с помощью знака «дефис». В Word имеется возможность автоматической расстановки переносов. Набранный текст следует сохранять как можно чаще. Для этого необходимо использовать возможности панели быстрого доступа, команд кнопки Office, комбинации клавиш – те средства, которые наиболее удобны в данный момент. Для важных текстов следует установить опцию автосохранения. Перед окончанием работы с текстом следует воспользоваться автоматической проверкой орфографии и грамматики. Даже правильно оформленный, но неграмотный документ создает негативное впечатление. |