Практическое занятие 6. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6
 Скачать 225.6 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6 Выполнил: Обучающийся Фролова Лариса Петровна Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна Практическое занятие № 6 (2 часа). Тема: Средства обеспечения хранения архивной документации. Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования, необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная оценка - 4 балла) Решите задачу. Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение. Вопросы: 1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения. АКТ ______________ N ___________ приема-передачи архивных документов на хранение В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ»_ (основание передачи) Фонд ООО «ХХХХХ» (название передаваемого фонда) Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал, (название организации, передающей документы) а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял (название организации, принимающей документы) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
Итого принято __________386 __________________ ед. хр. 2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов». (максимальная оценка – 3 балла) Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение. (максимальная оценка - 3 балла) Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел. Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено. Укажите причину уничтожения дела. О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности. Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить. Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла) Составьте макет инструкции. В инструкцию внесите пункты: 1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке. 2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива. 3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом). Для составления инструкции вы можете воспользоваться следующими нормативными актами: - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, пункт 15.3 https://docs.cntd.ru/document/564515322 - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009), пункт 2.11.11 http://archdelo.rusarchives.ru/rule/part/id/68 Макет инструкции Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке. Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах. Средства для перемещения архивных документов внутри архива. Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. 3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом). Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла) Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании). Смета
Служебная записка В целях обеспечения работы системы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat Professional, программу распознавания текста Abbyy Finereader, графическией редактор Adobe Photoshop на общую сумму 26967 рублей. Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла) Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная оценка - 4 балла) Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив. В этих целях оформите опись дел постоянного хранения № 1. Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой. Секретариат 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-23.12.2003 10 листов; 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов 01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов 01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов; 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов; 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов; 01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа. Форма описи дел постоянного хранения Наименование организации Фонд № ___165________ УТВЕРЖДАЮ ОПИСЬ № ___1_______ Наименование должности Дел постоянного хранения Руководителя организации за ____2003______ год Подпись Расшифровка подписи Дата
В данные раздел внесено 335 Триста тридцать пять ед.хр., с № 1 по № 10, в том числе: (цифрами и прописью литерные номера: ________________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________ Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи Дата Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи (инспектор по кадрам) Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК Архивного учреждения От __________ № ________ № 2. После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел. Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте. Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в архив.
АКТ В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится 10 Десять дел, по факту в наличии имеется 9 Девять дел. Дело под заголовком «Утвержденное штатное расписание» отсутствует. Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины. Пермь - 2023 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||