2_о Word - Поля слияние защита. Работа 2. Word. Автоматизация оформления комплексных текстовых документов
 Скачать 1.96 Mb.
|
|
Работа №2. Word. Автоматизация оформления комплексных текстовых документов Плановое время выполнения: 2 пары Цель работы: освоить технологию слияния документов, научиться создавать гиперсвязи для перехода между документами, научиться создавать формы для сбора и обработки информации. Слияние документа Word. Суть слияния состоит в том, что создается основной документ и таблица с конкретными данными, которые при объединении генерируют набор однотипных документов с разными данными. Например, при создании письма для разных организаций все его копии будут иметь общий текст, но разные адреса и фамилии получателя. Рассмотрим, каким образом производится процесс слияния документов. 1. Создание основного документа. а) Открыть MSWord и создать документ. Сохранить его. б) вкладка Рассылки → группа Начать слияние → кнопка Начать слияние → выбрать команду Пошаговый мастер слияния → в Области задач откроется Мастер слияния; в) в первом окне (представлено ниже) выбрать тип создаваемого документа (например, Письма) → в нижней части Области задач щелкнуть ссылку Далее. Открытие документа; г) на втором шаге (смотри выше) выбрать Текущий документ → внизу Далее. Выбор получателей → здесь создается список получателей, представляющий собой базу данных, состоящую из записей, на основе которых с помощью главного документа будет создан конкретный экземпляр письма → для этого выбрать Создание списка → Создать → в открывшемся окне «Новый список адресов», которое показано ниже, заполняя поля, создать список получателей → после каждого адреса щелкать кнопку Создать запись → после формирования списка нажать ОК → задать имя файлу, например, «Список» → Сохранить → ОК → Далее. Создание письма; д) на следующем шаге вставляются необходимые поля в нужных местах документа; например, поставить курсор на строку выше текста → в Области задач Слияние щелкнуть Другие элементы → из окна «Вставка поля слияния» выбрать поле Обращение → Вставить → затем аналогично вставить поля Имя и Фамилия → Вставить → Закрыть → поставить курсор еще на строку выше и вставить поля Индекс, Страна, Город, Область, Адрес1 → Далее. Просмотр писем → при этом в письме появятся поля из файла «Список», относящиеся к одной записи → в верхней части Области задач в строке Получатель можно менять данные кнопками и → здесь также можно командой Изменить список вызвать созданный список и изменить его; Также вставка полей из созданного списка (как в 2007, так и в более новых версиях) доступна на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей по кнопке Вставить поле слияния. е) на последнем шаге внизу Области задач щелкнуть Далее. Завершение слияния → здесь можно распечатать письма или изменить часть писем. Впоследствии список можно изменить, используя кнопку Изменить список получателей группы Начать слияние. В самом письме сведения о получателе можно менять с помощью кнопок перехода по записям группы Просмотр результатов. Здесь же кнопка «просмотр результатов» включает/выключает отображение данных, вставленных в документ из списка. Поля формы Форма – это бланк, содержащий поля для ввода данных. Формы позволяют создавать интерактивные документы для получения и сбора дополнительной информации (к примеру, вы могли встречать PDF файлы заявления на получение заграничного паспорта и других документов, в которых доступны для заполнения лишь некоторые части – это и есть поля). Они являются способом сбора и стандартизации данных. Форма может состоять из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных частей. Постоянная часть может содержать текст и различные объекты: таблицы, графику и др. Переменная часть документа может содержать текстовые поля, переключатели и поля с раскрывающимися списками. Настройка элементов переменной части формы производится в соответствующих диалоговых окнах «Параметры текстового поля», «Параметры флажка» и «Параметры поля со списком». Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню или двойным щелчком на элементе. Для создания переменной части формы удобно использовать кнопки группы Элементы управления вкладки Разработчик. Можно воспользоваться инструментами из предыдущих версий, нажав кнопку группы Элементы управления. В этой кнопке расположены элементы формы, содержащиеся в Word 2003. В более новых версиях (2013+) элемент Флажок доступен и среди основных элементов управления, не только в разделе для предыдущих версий. Вставка поля «Форматируемый текст» Для создания текстового поля следует расположить курсор в нужное место формы и щелкнуть на кнопке Форматируемый текст (в некоторых редакциях Office названа Формат RTF); затем щелкнуть на появившемся текстовом поле для его выделения (если еще не выделено) и нажать кнопку Свойства группы Элементы управления. К примеру, чтобы изменить стиль шрифта на «все прописные», после нажатия «Свойства» поставим в окне свойств галочку «Использовать стиль для форматирования…» и нажмем Создать стиль. Далее выберем Формат – Шрифт, в открытом окне установим галочку «все прописные» и закроем все окна свойств по нажатию ОК. Вставка поля «Раскрывающийся список» Используя современные инструменты поля, для вставки раскрывающегося списка нужно нажать соответствующую кнопку в группе Элементы управления Для настройки поля с раскрывающимся списком нужно выделить его и нажать кнопку Свойства группы Элементы управления. Здесь нужно задавать элементы списка, щелкая кнопку Добавить (в появившемся окне можно задавать краткое имя в верхнем поле, оно автоматически продублируется в полное). Кроме того, в окне можно определить порядок следования элементов списка (Вверх/Вниз). Чтобы выбрать элемент в заполненном списке (после закрытия окна свойств), нужно нажать на стрелочку справа от данного списка. Если вы не можете выбрать в выпадающем списке значения и его поле отображается так: , значит требуется выключить режим конструктора на вкладке Разработчик. Вставка поля «Выбор даты» Данное поле можно найти среди современных инструментов по иконке календаря . Нажав на стрелку справа от поля даты можно в календаре выбрать конкретный день. Кнопка Сегодня выбирает текущую дату. Изменение формата даты для отображения исключительно года Чтобы изменить формат даты (разделитель дня, месяца, года; задать отображение только года и т.п.) нужно нажать на поле даты для его выделения и открыть свойства по одноименной кнопке на вкладке Разработчик в группе Элементы управления. В поле Формат отображения даты символы dd задают отображение дня, MM – отображение месяца, yyyy – отображение года. В списке под данным полем можно выбирать различные форматы даты, тем самым видя в поле Формат отображения даты, как меняются описанные символьные обозначения элементов даты. Таким образом, чтобы в поле даты отображался только год выбранной в календаре даты, в свойствах поля нужно задать формат yyyy. Выбор текущей даты в поле Для отображения текущей даты в поле нужно раскрыть календарь стрелкой справа от поля и нажать в нем кнопку Сегодня. Поля из предыдущих версий Также, как было сказано выше, текстовое поле можно найти и в инструментах из предыдущих версий. В таблице 1 приведены типы таких текстовых полей и их параметры. В поле Форматируемый текст из современных элементов управления подобные настройки отсутствуют, для них в свойствах можно настроить стиль отображения и возможность редактирования. Таблица 1 - Типы и параметры текстовых полей Тип текстового поля Параметры текстового поля Обычный текст Максимальная длина текста По умолчанию Число Ограничение длины Число по умолчанию Формат числа Дата (время) Ограничение длины Дата по умолчанию Формат даты Текущая дата Формат текущей даты Текущее время Формат текущего времени Вычисление Выражение (формула вычисления, начинающаяся со знака «=», содержит имена закладок, константы, знаки операции) Ограничение длины Формат выражения Аналогично создается поле с флажком (для Office 2007: Инструменты из предыдущих версий , Флажок ; для более поздних флажок доступен среди основных инструментов), позволяющее выставлять или снимать флажок. Для поля с флажком можно задать его размер (в пунктах) и состояние по умолчанию (снят или установлен). Для элементов формы из инструментов прошлых версий можно задать дополнительные параметры: макрос, который выполняется при входе или выходе из элемента; название поля (закладка), разрешение изменений содержимого поля и вычислений при выходе из него. С помощью кнопки Текст справки можно определить подсказку, которая при переходе в поле будет появляться в строке состояния или в диалоговом окне, вызываемом нажатием клавиши Защита документа Чтобы закрыть от редактирования изменяемую часть формы, необходимо установить ее защиту. Для этого нужно выбрать вкладку Разработчик → группу Защитить→ кнопку Защитить документ → в области Ограничить параметры рецензирования выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование → в Области задач Ограничить форматирование и редактирование включить флажок Разрешить только указанный способ Редактирования документа и выбрать в списке «Ввод данных в поля форм». После этого нужно нажать кнопку Да, включить защиту. В появившемся окне «Включить защиту» можно ввести (или пропустить) пароль, знание которого затем позволит снова разрешить редактирование формы. Для снятия защиты следует нажать кнопку Снять защиту в Области задач Ограничить форматирование и редактирование. ЕСЛИ В ВАШЕМ ДОКУМЕНТЕ НЕАКТИВНЫ ПУНКТЫ МЕНЮ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТА – выделите все содержимое документа (Ctrl+A), вырежьте его (Ctrl+X), создайте новый документ (Ctrl+N) и вставьте в него вырезанное ранее (Ctrl+V). Закройте исходный документ без сохранения. В новом документе пункты меню защиты должны быть активными. Кроме инструментов, используемых в Word 2003, в Word 2007 имеются собственные: Текст, Поле со списком, Выбор даты и др. Они расположены в группе Элементы управления вкладки Разработчик. Их свойства определяются с помощью кнопки Свойства, расположенной в этой же группе. Закладки в документе Закладки нужны для быстрого перехода к нужному месту многостраничного документа. 1. Создание закладок: поставить курсор в нужное место текста → вкладка Вставка → группа Связи → кнопка Закладка → в окне «Закладка» в поле Имя закладки набрать любое имя → кнопка Добавить. 2. Отображение закладок в документе: кнопка Microsoft Office → кнопка Параметры Word → пункт Дополнительно → область Показывать содержимое документа → поставить флажок Показывать закладки → ОК (в местах закладок появятся значки І или [ ], если в качестве закладки был выбран фрагмент текста). 3. Перемещение по закладкам: вкладка Вставка → группа Связи → кнопка Закладка → в окне «Закладка» в поле Имя закладки набрать имя закладки или выбрать нужное имя из списка → кнопка Перейти → кнопка Закрыть. 4. Удаление закладок: вкладка Вставка → группа Связи → кнопка Закладка → в окне «Закладка» выбрать нужное имя из списка → кнопка Удалить. Гиперссылки Гиперссылки – это способ организации информации, устанавливающий смысловые связи между ее различными фрагментами. Такие связи называются гиперсвязями. Гиперссылка, как правило, выделяется цветом и подчеркиванием. Кроме того, при наведении курсора на гиперссылку он принимает форму кисти руки с вытянутым указательным пальцем, а сама гиперссылка при соответствующей настройке изменяет цвет. При щелчке на гиперссылке вместо текущей страницы загружается другая страница или файл. Гиперссылками могут быть также графические объекты. При работе в приложениях MSOffice гиперссылки можно использовать как для перехода между фрагментами текста в одном и том же документе, так и для перехода между различными документами. Создание гиперссылки: выделить фрагмент текста (или объект) → вкладка Вставка → группа Связи → кнопка Гиперссылка или в контекстном меню Гиперссылка. Если нужно сослаться на фрагмент в том же документе, то в открывшемся окне «Вставка гиперссылки» в поле Связать с выбрать местом в документе; при этом можно сослаться на заголовок или закладку текущего документа. Если нужно сослаться на другой документ, то в поле Связать с выбрать файлом, веб-страницей, выбрать нужный файл → ОК. Если было выбрано новым документом, то можно сделать ссылку на несуществующий документ, который будет создан позже. Структура документа Для управления частями документа (структурными элементами), к примеру, для изменения уровней заголовков или их перемещения (вместе с относящимся к каждому из них текстом), удобно использовать режим структуры (вкладка Вид, группа Режимы, кнопка Структура). 1. Создание структуры нового документа: перейти в режим структуры → затем вводить заголовки, выставляя им нужный уровень и стиль. Для повышения или понижения уровня существуют соответствующие кнопки на вкладке Структура. Также можно перемещать заголовки мышью (за + или – возле заголовка) – вверх/вниз для изменения порядка в документе, влево/вправо – для изменения уровня заголовка. Чтобы сменить тип строки с заголовка на обычный текст, нужно выбрать соответствующий пункт в списке уровней на вкладке Структура. Самостоятельные задания: Слияние документов 1. Набрать текст по образцу (без рамки): 2. Сохранить текст под именем «Свидетельство». 3. С помощью Мастера слияния в Области задач создать новый список получателей. В окне «Новый список адресов» с использованием кнопки «Настройка» удалить все поля, кроме Имя и Фамилия. 4. Создать свои поля: Номер, Отчество, Начало, Окончание, Часы1, Часы2, Часы3, Оценка1, Оценка2, Оценка3, Дата. Дать имя файлу «Данные». 5. Ввести в поля данные для 5 человек. 6. Вставить каждое поле в нужное место документа (например, поле Номер – после слов «Свидетельство о повышении квалификации №» и .д.) 7. Создать слияние данных с документом. Создание форм с полями 8. Создайте документ с шаблоном титульного листа по образцу ниже (без рамки, институт и кафедра – 12 пт., остальное – 14 пт., число пустых строк подбирайте вручную так, чтобы документ занимал всю страницу А4). В данном документе разместите следующие поля: Имя Тип Примечание {1} Раскрывающийся список Значения: ваш институт, ИАИТ {2} Раскрывающийся список Значения: ваша кафедра, ИИТ {3} Раскрывающийся список Значения: Лабораторная, Практическая {4} Раскрывающийся список Значения: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16 {5} Форматированный текст Поле для названия дисциплины {6} Форматированный текст Поле для названия работы {7} Форматированный текст Поле для вашей группы. Если делаете работу вдвоем – перед полем исправьте «студент» на «студенты» {8} Форматированный текст Поле для вашей(ваших) ФИО {9} Раскрывающийся список Значения: ассистент, преподаватель, старший преподаватель, доцент, профессор {10} Форматированный текст Поле для степени, звания {11} Форматированный текст Поле для ФИО преподавателя {12} Выбор даты Тип: сегодняшняя дата, Формат даты: yyyy 9. Создать следующий бланк справки (без рамки), выполняя приведенные ниже указания: А) ввести вручную все, кроме фигурных скобок и их содержимого. Б) создать переменную часть формы, добавив в нее поля с указанными в таблице параметрами: Поле Содержимое Тип поля Формат {1} Фамилия, имя, отчество Форматированный текст Все прописные {2} Дата отбытия Дата dd.MM.yyyy {3} Дата прибытия Дата dd.MM.yyyy В) Добавить в форму указанные в таблице поля со списками: Поле Тип поля Пояснение Элементы списка {4} Раскрывающийся список Служебные задания Изучение рынка сбыта Заключение договоров на поставку {5} Раскрывающийся список Лицо, подписывающее справку Директор, Иванов И.И. Зам. Директора, Петров П.П. Г) установить защиту документа с заданием пароля (доступны для редактирования только формы); Д) проверить работу: - ввести фамилию, имя, отчество, произвольные даты отбытия и прибытия - проверить работу списков, выбрав значения в них. Е) добавить в поле {4} новый элемент списка: «поставка образцов продукции». СПРАВКА Настоящим удостоверяется, что {1} в период с {2} по {3} направляется в командировку для выполнения следующего служебного задания:{4}. {5}_____ _ Создание гиперссылок 10. Создайте документ Word, в котором находится таблица: Категория товаров Поставщик Мясо и птица ОАО «Бройлер Рязани» Рыба и морепродукты ООО «Торговый Дом Балтика» Фрукты и овощи ООО «Лоза М» Сыры и деликатесы ООО «МАКСИ МИЛК» Молочные продукты ООО «Молочный мир» Чай и кофе ООО «Лиман Трейд» 11. Создать гиперссылки для перехода на прайс-листы двух из перечисленных поставщиков (предварительно создав их в MS Excel: два файла, в каждом из которых список из 3-5 товаров с ценами). Создание структуры документа и закладки 12. Создать документ со следующей структурой: Заголовки 1-го уровня: «Искусственный интеллект для обработки данных», «Большие данные», «Нейронные сети для взаимодействия с человеком». Заголовки 2- го уровня: в первом и втором разделе – нет, в третьем разделе – «Синтез изображений по текстовому запросу», «Интеллектуальные чат-боты NovelAi, ChatGPT и другие». 13. После каждого заголовка (в третьем разделе только после заголовков 2 уровня) вставить небольшой фрагмент текста (воспользуйтесь web-поиском), совпадающий по тематике. 14. Добавьте закладку на какое-либо слово в тексте каждого раздела (всего 3 закладки). 15. Вернитесь в режим просмотра страниц (закройте режим структуры) и перед всеми заголовками создайте гиперссылки на все три созданные закладки. |