Делопроизводство. Работы на предприятии. Рассматриваемые теоретические вопросы Применение информационных технологий в работе с документами
 Скачать 49.17 Kb.
|
|
Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация) Федеральное государственное бюджетное образовательно учреждение высшего образования «Санкт – Петербургский государственный университет гражданской авиации» Контрольная работа по: Организации делопроизводства на предприятии Выполнил: студент 1 курса: Бураков П.С факультет: ФАИТОП группа: ОРТОП_29_21_ЗФО шифр: 2921.0096 Проверил: доцент К.Т.Н. каф. 20 "Менеджмент" Рожко Ю.К. Санкт – Петербург 2022г. Аннотация Цель контрольной работы: раскрыть ответы на теоретические вопросы и выполнить практические задания. Повысить уровень знаний по учебному предмету «Организация делопроизводства на предприятии», а также поднять уровень эрудированности во время выполнения контрольной работы для улучшения эффективности уровня работы на предприятии. Рассматриваемые теоретические вопросы: Применение информационных технологий в работе с документами. Функции документа. Данные об объёме работы: Количество страниц – 19 Содержание Аннотация 2 Содержание 3 Введение 4 Общие требования к оформлению документов, их значение 5 Общие требования к оформлению документов 6 Значение документов 7 Приказы, виды приказов, особенности оформления 8 Приказы 8 Виды приказов 8 Особенности оформления приказов 13 Заключение 15 Источники информации 16 Введение Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей. Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов. Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Цель данной работы: изучение и систематизация знаний об информационных технологиях в современном делопроизводстве. Объект исследования: информационные технологии в делопроизводстве. Предмет исследования: влияние информационных технологий на совершенствование делопроизводства. Применение информационных технологий в работе с документами. 1.1 Общее понятие об информационных технологиях Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационные технологии - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии. Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации. 1.2 Задачи информационных технологий обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.; финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.; электронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.; управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого работника, учет кадров); подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.); ведение различных баз данных и многое другое. 1.3 Автоматизированная передача информации Информация передается в пункт назначения как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почке), так и использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. В первом случае получатель информации получит сообщение на материальном носителе (письмо, телеграмма, документ), во втором - без материального носителя при помощи органов слуха, используя при этом возможности какого-либо определенного канала связи. Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие: программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); поддержка распределенной обработки информации; возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов); средства для определения маршрутных схем прохождения документов; возможности контроля за прохождением документов; способ оповещения должностных лиц; особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса; средства регламентации доступа и криптозащиты; средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота. Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями: ввод; система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров; хранение. Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем: возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации; организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации; высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации; экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте; возможность централизованного развития вычислительных средств. 1.4 Телеграфная и факсимильная связь Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним их старейших видов связи. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты. В качества канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется модем). Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемом, так и специальная аппаратура. Так телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь. Факсимсильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Раньше факсимильную связь называли фототелеграфной связью. В последнее время в Интернете появилась новая возможность - передавать и получать факсы по сети с использованием персонального компьютера. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяет простота использования, принципы отправки и прима сообщений. 1.5 Применение информационных технологий в работе с документами. Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий. Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office. Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса. Microsoft Office – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access). В Microsoft Office входит: Word – мощная программа для работы с текстовыми документами. Excel – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами. Access – сильнейшее средство для работы с базами данных. PowerPoint – позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов). Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое. Outlook – представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени. Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения. Word Microsoft Word – мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто. Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов. При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий: Редактирование текста Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением. Форматирование текста Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам. Графика В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов. Верстка Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам. Обработка данных и средства автоматизации Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word. Web-публикации Расширенный набор средств Word 2003 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками. Коллективная работа Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting. Интеграция Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования: Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-браузера запускается Internet Explorer). Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet Explorer. Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel. Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access. Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word. Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access. Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office. Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля. Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word. Настройка параметров Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки: Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов. Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов. Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word. Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы. Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word. Изменять язык интерфейса Word. Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики. Добавлять новые шрифты. Автоматизация И, наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов. В Word компания Microsoft реализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей. Установка Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей: Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения. Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно взятый шаблон, тему или другой файл, – вместо этого Word устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового пространства. Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Word на портативный компьютера. Самодиагностика и восстановление Теперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд: Мастер настройки Office автоматически выявляет наличие ошибок при запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать необходимые файлы, если требуется их установка. Мастер очистки Office выявляет файлы предыдущих версий Office и позволяет удалить все эти файлы. Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет проблемы, связанные с файлами, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов. Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа. Повышение производительности Word предоставляет ряд новых функций, призванных повысить производительность работы пользователя: В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word. Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад» (Back), аналогичная кнопке Web-браузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа. В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы теперь отображается только наиболее часто используемые команды. Word автоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их в зависимости от интенсивности их использования. В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для каждого открытого в Word документа, что позволяет переходить к требуемому документу как при помощи меню «Окно» (Windows), так и используя панель задач. Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно. Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на экране) и при желании может быть полностью отключен. В буфер обмена могут быть помещены десятки различных элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard) отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами. Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких страниц документа на одном листе или при использовании бумаги нестандартных размеров. Редактирование и форматирование Передовые функции редактирования и форматирования Word постоянно совершенствуются. В число новых функций входят следующие: Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый текст по правому краю. Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста. Функция автозамены, направленная на повышение производительности; работы, теперь использует для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь. Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно распознаваемых орфографических ошибок. Графика Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Web-браузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов. Коллективная работа Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например, планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения электронной почты. Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ. Функции документа. Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием. Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.3 Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т. е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален. Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения. Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т. е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т. е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т. д. Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т. д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой. Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль. Заключение В данной контрольной работе были рассмотрены вопросы, затрагивающие информационные технологии в документообороте, общих требований к оформлению документов, их назначение, виды и особенности оформления документов, в частности документа «приказ». Источники информации ГОСТ_Р_70972016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Москва стандартинформ 2019г. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир, 2008г. -416 с. Е.С. Кондюкова. Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие. Екатеринбург 2006г. Ж.Н. Аксенова. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие Томск. Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2009г. — 190 с. К. А. Волков. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009г. – 140 с. |