коммуникация. Различия в использовании времени в деловых контактах
 Скачать 61.9 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования «Сибирский институт бизнеса и информационных технологий» РЕФЕРАТ По дисциплине: Деловые коммуникации На тему: «Различия в использовании времени в деловых контактах» Выполнила: ЗайнутдиноваЗухра НуриддиновнаПроверил(а): Омск 2022 СОДЕРЖАНИЕ Зайнутдинова 1 Зухра Нуриддиновна 1 ВВЕДЕНИЕ 3 1. СУЩНОСТЬ ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ 4 2 РАЗЛИЧИЯ ВРЕМЕНИ В ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ 8 3. РОЛЕВОЕ ПОВЕДЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ 12 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 15 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 17 ВВЕДЕНИЕ Современная организация отличается динамикой контактов, значительными информационными нагрузками, которые накладываются на сотрудников, «временными стрессами». В этих условиях время выступает ключевым фактором делового общения - большинству времени не хватает. Это порождает напряженность в общении. Время - одно из самых загадочных свойство реальности. Кроме объективного времени, везде одинакового по своим физическим законам, существует индивидуальное время. Внутреннее время (психологическое время) - переживание человеком последовательности сменяющих друг друга событий. «Внутренние часы» связаны с особенностями нервной системы человека, состоянием его психики, личностными смыслами и значениями, а также зависят от социальных условий жизни в конкретную эпоху и в конкретном обществе. Психологическое время влияет на оптимальность труда, психологическую совместимость сотрудников, рациональное использование времени на рабочем месте. Эффективная деловая коммуникация предполагает учет как общих, так и личностных психологических закономерностей восприятия времени. В данном реферате рассмотрено понятие «Деловой контакт» и виды деловых контактов, особенности проведения и рационального и эффективного использования времени. 1. СУЩНОСТЬ ДЕЛОВЫХ КОНТАКТОВ Деловое общение - процесс установления и развития контактов в организации. Эта форма деятельности условно подразделяется на три взаимосвязанные стороны: коммуникацию - обмен информацией; перцепцию - восприятие друг друга, взаимопонимание; интеракцию - взаимодействие во время кооперации или конфликта. Система делового общения многогранна и сложна, в одно и то же время происходит обмен сигналами (вербальными и невербальными), взаимное влияние и переживание. Действуют две противоположные тенденции: к сотрудничеству и интеграции, с одной стороны, к борьбе и дифференциации - с другой. Дифференциация позволяет разграничивать социальные взаимодействия в общении, табл. 1). Таблица 1 - Взаимосвязь характера отношений и форм их проявления
Все оттенки делового спектра общения не могут быть исчерпаны данными определениями и таблицей. Однако можно выделить узловые моменты, которые необходимо понять: как общаться с людьми, которые руководствуются разными стилями мышления; каковы организационные роли и закономерности действий в малой группе, команде работников, что делать в случаях деструктивного поведения коллег. Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально - психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от обыденного неформального тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером, по крайней мере, без потерь для обеих сторон. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить по желанию участников в любой момент. Деловое общение реализуется в различных формах: Деловая беседа Деловые переговоры Деловые совещания Публичные выступления. Форма общения - это процесс взаимодействия людей, специфика их общения. Внутренние формы делового общения: деловая беседа деловое совещание публичные выступления Внешние формы делового общения: деловые переговоры телефонные разговоры деловая переписка Деловая беседа в практике делового общения: определение, значение, формы. Деловая беседа - специально организованный предметный разговор. Это форма межличностного общения. Рассмотрим формы делового общения. Совещание - способ открытого коллективного обсуждения. Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого - передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, коллективное обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия организации и принятие соответствующих решений. Деловые, или служебные совещания являются одним из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений , одним из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения. По общей целевой направленности совещания делятся на: инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации; оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации. Проблемное совещание - это совещание, направленное на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В целом деловое общение отличается от обыденного неформального тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером без потерь для обеих сторон. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить по желанию участников в любой момент. 2 РАЗЛИЧИЯ ВРЕМЕНИ В ДЕЛОВОЙ КОММУНИКАЦИИ Можно выделить ряд тенденций восприятия времени. 1. Временные отрезки жизни, заполненные интересной, эмоционально насыщенной деятельностью, недооцениваются (время проходит быстро). Время, связанное со скукой и ожиданием переоценивается, то есть длится долго. Эффективное управление коллективом работников предусматривает сочетание творческие и рутинные трудовых заданий и операций, постоянное отслеживание мотивировки сотрудников. 2. Дефицит времени, связанный с получением каких-то благ (покупкой вещей), приводит к повышению ценности этих благ в сознании человека. 3. Одним из последствий социальных кризисов является нарушение (или даже деструкция) временной перспективы личности, крушение жизненных планов и временная дезорганизация человека. Сокращается длина временной перспективы, происходит зацикливание на прошлом, нарушается связанность или согласованность прошлого, настоящего и будущего. Организация предъявляет к сотруднику определённые требования, предоставляет ему некоторые временные возможности и резервы. В то же самое время личность самоопределяется во времени, что немаловажно для деловых контактов. Можно выделить типы личностной регуляции времени на основании параметров активности и некоторых общих характеристик личности. 1. Стихийный тип. Личность такого типа находится в зависимости от событий и обстоятельств, не может организовать своё время, характеризуется ситуативностью поведения и отсутствием личной инициативы. 2. Функциональный тип. Такой человек активно организует ход событий, своевременно включаясь в них и добиваясь максимальной эффективности, но только в краткосрочной перспективе (отсутствует жизненная линия). 3. Созерцательный тип характеризуется пассивным отношением ко времени, отсутствием четкой организации времени жизни. 4. Творческий тип. Такая личность оптимальным образом сочетает внешние обстоятельства жизни и внутренние тенденции, активно реализует планы на будущее. Событийный подход к жизни наименее эффективен. Для первых двух типов временная организация носит краткосрочный характер. Эффективная деловая коммуникация строится на учете индивидуальных временных режимов. Основные временные режимы, в которых осуществляется профессиональная деятельность, это оптимальный для деятельности срок; неопределенный срок, при котором работник сам должен определить момент окончания деятельности; лимит времени, когда работнику необходимо напряженно работать, чтобы уложиться в данное ему время; избыток времени, когда его дается заведомо больше, чем необходимо; дефицит времени, явно недостаточное время для выполнения работы. С учетом данных факторов, строится типология стратегий действий в различных временных режимах, отражающая фактические предпочтения людей. «Оптимальный» тип во всех временных режимах действует успешно, а его переживания не связаны с его деятельностью. «Дефицитный» тип все сроки сводит к дефициту времени - делает все в последний момент. Он субъективно уравнивает все временные режимы, но действует успешно. «Спокойный» тип, испытывает трудности в режимах дефицита времени или ограниченного срока, а в остальных режимах действует успешно. Таким людям целесообразно заранее сообщать о предстоящей деятельности, и тогда они успешно с ней справятся, самостоятельно организуя и упорядочивая свое время. Переживания этого типа двойственны: если сроки определяются им самим, он мобилизуется, но если время задаётся извне, он дезорганизуется. «Исполнительный» тип успешно действует во всех режимах, кроме временной неопределенности. В его переживании времени преобладает эмоциональное отношение, что связано с особым чувством порядка и удовлетворенности. «Тревожный» тип успешно действует в оптимальном сроке, неплохо работает при избытке времени, но всячески избегает его дефицита, что и отражается в характере переживания времени. «Неоптимальный» тип ни в одном из режимов не действует успешно, что отражается в конфликтном характере его переживания времени. Очевидно, что существуют люди, которые успешно справляются с самоорганизацией, и люди, которыми надо управлять. Среди работников есть те, которые осознают время как жизненную ценность и те, кто воспринимают лишь его практический, прагматический и даже ситуативный смысл. Важным фактором успеха в деловой коммуникации является личный рабочий стиль. Слабыми сторонами метода работы могут стать «поглотители» времени: Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. Плохое планирование трудового дня. Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины. Недостаток мотивации - равнодушное отношение к работе. Отрывающие от дел телефонные звонки. Незапланированные посетители. Неспособность сказать «нет». Неумение довести дело до конца. Болтовня на неделовые темы. Излишняя коммуникабельность. Синдром «откладывания». Эффективным инструментом управления временем на работе служит его оценка и планирование согласно матрице Д.Д. Эйзенхауэра. (рис. 1).  Рисунок 1 - Схема управления временем 1. Разрешение кризисов, неотложные задачи, проекты, у которых подходят сроки сдачи. 2. Планирование новых проектов, оценка полученных результатов, превентивные мероприятия, налаживание отношений, определение новых перспектив, альтернативных проектов. 3. Прерывания, перерывы, некоторые телефонные звонки, некоторые совещания, рассмотрение неотложных материалов, общественная деятельность. 4. Рутинная работа, некоторые письма, некоторые телефонные звонки, «поглотители» времени. Упорядочение дел на работе по критериям важности и срочности помогает рационально тратить время. Очевидно, что и администрация, и сами сотрудники могут управлять деятельностью в организации с учетом фактора времени и не создавать конфликтные ситуации в общении из-за временных стрессов. 3. РОЛЕВОЕ ПОВЕДЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ Когда человек попадает в организацию, ему приходится приспосабливаться к ее требованиям и нормам. Сотрудник совершает ряд действий, ожидаемых коллегами, в соответствии и со своими индивидуальными психическими особенностями, и в связи занимаемым статусом. Через понятие «роль» можно описать жизнь и поведение в организации. Роли - ожидания относительно поведения человека, занимающего определенную должность. Роль как бы отвечает за нас на вопрос о том, что нам делать в каждой конкретной ситуации. Тем самым задачи упрощаются, высвобождается время для другой продуктивной деятельности. Индивид исполняет несколько ролей, обычно - 3-4, но среди них есть главные. У исполнителя определенной роли часто отсутствует гибкость: достижения одной роли недоступны другой. На рисунке 2 показаны четыре статуса одного индивида, каждый из которого привязан к отдельному ролевому набору. Во-первых, как профессор женщина общается со студентами (роль учителя) и с другими учеными (роль коллеги). Во-вторых, будучи исследователем, она собирает данные (роль лабораторного ученого), которые использует в публикуемых трудах (роль автора). В-третьих, женщина обладает статусом «жены», выступая в роли супруги (друга и сексуального партнера) по отношению к своему мужу, с которым разделяет хозяйственную роль. В-четвертых, она обладает статусом «матери», выполняя обычные обязанности по отношению к детям (материнская роль) и по отношению к школе и прочим организациям (гражданская роль). Как видно, должностные роли тесно переплетаются с другими, выполняемыми в других сферах жизни человека. От него самого зависит, какая роль для него является доминирующей.  Рисунок 2 - Статусный и ролевой набор По мнению М. Белбин, эффективные команды состоят из людей, роли которых различны и определяются определенным стилем мышления и личностными качествами. Девять предложенных ролей объединяются в четыре функции: лидерство внутри команды, выполнение работы, внутреннее поддержание команды, связь с людьми и ресурсами вне команды. Необходимо, чтобы команда имела следующий ролевой набор, (участники могут исполнять сразу несколько ролей): Организатор - ориентирован на достижение цели любой ценой, стремится структурировать результаты деятельности, но может быть источниками конфликтов. Координатор - эффективно использует потенциал команды, способен воодушевлять и мотивировать работу коллег. Исполнитель - ответственный и надежный работник, лоялен команде, отличается консерватизмом. Перфекционист - отличается преданностью конкретной задаче, стремится все довести до совершенства. Общественник - способен оказывать смягчающее воздействие на ситуацию общения, предотвращать конфликты, но не может принимать решения в моменты кризиса. Генератор идей - ярко выраженный индивидуалист, чье мышление и поведение отличается большой оригинальностью и независимостью. Критик - способен трезво анализировать чужие предложения, имеет иммунитет к энтузиазму. Разведчик - общителен и любознателен, успешно ведет переговоры, задает хорошо продуманные вопросы. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Продолжительность деятельности — это количество времени, которое считается приемлемым для событий или деятельности. Например, предполагается, что обычный рабочий день составляет восемь часов. Когда продолжительность сильно отличается от ожиданий, человек начинает искать в этом смысл. Например, «получу за задержку больше денег», «понравлюсь начальнику своим трудолюбием», «получу больше опыта». То, как используется время, имеет свой особый смысл, необходимо соблюдать правила вежливости, предписывающие «принятую продолжительность» событий и деятельности. Содержание деятельности — это то, что, как считается, надо делать в данный период времени. Многие работают днем, спят ночью, а когда кто-то много спит и работает со второй половины дня, мы, скорее всего, будем реагировать на это негативно. Если позвонят в обеденный перерыв с просьбой обсудить деловой вопрос, то человек может счесть это бестактностью. Пунктуальность — это строгое соблюдение отведенных сроков. Этот параметр времени наиболее точно характеризует человека. Если есть договор о встрече с деловым партнером в 10 часов утра, то его мнение может измениться в зависимости от того, начнется встреча в 9:50, 10:00, в 10:10 или в 10:30. Когда есть договоренность о встрече, то от человека обычно ждут, что он придет вовремя, а когда человек приходит слишком рано (сильно переживает, волнуется) или опаздывает (не заинтересован), то это будет восприниматься окружающими как выражение отношения человека к данной встрече. Существуют межкультурные различия в отношении ко времени. Западная культура характеризуется монохроничным восприятием времени, т.е. время делится на отрезки, оно необратимо и однонаправленно. Время — скудный ресурс, и оно учитывается и контролируется. К любого рода опозданиям в такой культуре относятся резко негативно. Выходцы из Латинской Америки, Азии или Среднего Востока, как правило, представляют время как полихроническое. Для них понятие «опоздание» не имеет смысла. Человек приходит, когда заканчивает свои дела. Нормальным считается опоздание на полчаса и даже на час. Время имеет особое значение для процесса коммуникации. Наибольшее количество информации об общающихся индивидах, о стиле их взаимодействия передается в первые 20 минут. Время общения свидетельствует о социальных статусах общающихся (время официального приема), о сложившейся системе отношений. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2018. - 928 c. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2016. - 320 c. Гончарова, С. Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы. Книга-тренинг / С. Гончарова. - М.: Эксмо, 2016. - 62 c. Дональд, Р. Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей / Р. Дональд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. - 352 c. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. / Д. Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 199 c. Трейси, Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас / Б. Трейси. - М.: Альпина Паблишер, 2018. - 302 c. |