Курсовая Access. курсовая пример. Разработка информационной системы для организации по прокату спортивного оборудования
 Скачать 1.32 Mb.
|
|
ОТЗЫВ Научного руководителя на курсовую работу Студента 2 курса 191-Ч131 группы Антонов Сергей Алексеевич (ФИО полностью) Специальность: 09.03.02 Информационные системы и технологии Тема: Разработка информационной системы для организации по прокату спортивного оборудования Практическая значимость: соответствует______________________________________ ___________________________________________________________________________ Недостатки, замечания, советы, рекомендации: отсутствуют______________________ ____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Соответствие оформления проекта предъявленным требованиям: соответствует______ ___________________________________________________________________________ Использование литературных источников: Гришин, А.В., Журавлев, С. А., Круглов, В. Н., Одинцов, Б.Е., Ясенев, В.Н. и т. д. Курсовая работа соответствует требованиям, предъявляемым к курсовым работам и может быть рекомендована к защите Руководитель курсовой работы: Яруськина Елена Тажутиновна, кандидат педагогических наук, Чебоксарский институт (филиал) Московского политехнического университета, доцент Ф.И.О. руководителя полностью, ученая степень, звание, место работы, занимаемая должность Оценка курсовой работы: отлично «13» января 2021 года ЧЕБОКСАРСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) МОСКОВСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА Кафедра информационных технологий, электроэнергетики и систем управления КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: Информационные технологии на тему: «Разработка информационной системы для организации по прокату спортивного оборудования» Выполнил(а): студент(ка) группы: 09.03.02-2д Антонов Сергей Алексеевич учебный шифр: 19037 Проверил(а): доцент Яруськина Е.Т. Чебоксары 2021 Содержание ВВЕДЕНИЕ ......................................................................................................... 3 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕХНОЛОГИИ БАЗ ДАННЫХ ................. 5 1.1 О СНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗЫ ДАННЫХ ............................................................. 5 1.2 К ЛАССИФИКАЦИЯ БАЗ ДАННЫХ ..................................................................... 6 1.3 М ОДЕЛИ ПОСТРОЕНИЯ БАЗ ДАННЫХ .............................................................. 9 2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS .............................................................................................................. 13 2.1. О СОБЕННОСТИ СУБД M ICROSOFT A CCESS ................................................. 13 2.2. С ВОЙСТВА ПОЛЕЙ И ТИПЫ ДАННЫХ СУБД M ICROSOFT A CCESS ................. 15 2.3. О БЪЕКТЫ M ICROSOFT A CCESS .................................................................... 18 3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ MICROSOFT ACCESS ..................................................................................... 21 3.1. Н АЗНАЧЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ....................................................................... 21 3.2. Р АЗРАБОТКА ТАБЛИЦ И СХЕМЫ ДАННЫХ ..................................................... 22 3.3. Р АЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ ............................................................................... 24 3.4. Р АЗРАБОТКА ФОРМ ...................................................................................... 26 3.5. Р АЗРАБОТКА ОТЧЕТОВ ................................................................................. 27 3.6. Р АЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ КНОПОЧНОЙ ФОРМЫ ............................................... 28 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................ 30 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ...................................... 32 ПРИЛОЖЕНИЯ ............................................................................................... 35 П РИЛОЖЕНИЕ 1 ................................................................................................. 35 П РИЛОЖЕНИЕ 2 ................................................................................................. 36 3 Введение В современных организациях огромное внимание уделяется техническому оснащению рабочих мест и обновлению старых технологий и систем учета их реализации. Это обусловлено наличием конкуренции между организациями, занимающимися схожими видами деятельности. В таких условиях только качество технического оснащения и услуг может привлечь и удержать потребителя. Качество играет ключевую роль и является индикатором развития экономики организации[7]. Сегодняшняя жизнедеятельность немыслима без эффективного управления. Важной частью являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность и скорость работы любой организации или учреждения. Такая система должна: обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогамработы; позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей; обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек; выполнять точный и полный анализ данных. Данная информационная система реализует все процессы учета различногоспортивного оборудования, хранящегося на складе организации. Эта система избавляет сотрудников от ненужной рутины с бумажной документации и позволяет им облегчить различные виды работ, по учёту, распределению, формированию таблиц, форм, отчётов содержащих информацию о спортивном оборудовании, находящегося как на складе, так и на руках у арендаторов, также информацию о всех клиента, которые когда- либо обслуживались данной организацией[20]. В информационной системе содержится информация о каждом факте выдаче оборудования, а также вся 4 необходимая информация об этом (например, дата выдачи, срок выдачи, стоимость проката). Значительность информативных систем охватывается в структуризации и упорядоченности достаточной информации, хранящейся в большущих размерах и схожих по тематике. В качестве примера: информационные системы позволяют людям, не отходя от рабочего места, узнать все необходимые данные о документации и наличии изделий хранящихся на складе и полностью, или частично избавиться от бумажного документооборота, который имеет ограниченный срок службы, в отличие от электронных средств хранения данных. Информационные системы используют все организации, без исключений[23]. Порой количество информации в электронном виде может занимать такой объем, что поиски необходимого документа в бумажном его аналоге могли бы занять целые сутки. В ходе выполнения курсовой работы были поставлены следующие задачи: Анализ предметной области и разработка структуры ИС. Описание информационных процессов. Разработка структуры БД и структуры ИС. Реализация и тестирование ИС. Целью выполнения курсовой работы является создание информационной системы «Прокат спортивного оборудования», а также изучение более углубленное изучение предметной области, для формирования навыков самостоятельной разработки информационных систем с использованием системы управления базами данных MSAccess[8]. 5 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕХНОЛОГИИ БАЗ ДАННЫХ 1.1 Основные понятия базы данных Цель любой информационной системы —обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято считать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д. Система управления базами данных (СУБД) — это программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут определять, создавать и поддерживать базу данных, а также осуществлять к ней контролируемый доступ[25]. База данных (БД) — совокупность сведений, хранимых в запоминающих устройствах ЭВМ, выступающая в качестве исходных данных при решении различных задач. Главная цель создания баз данных состоит в объединении функций обновления, ведения и пополнения хранимой информации, а также справочной функции. Главное отличительное свойство базы данных — ее независимость от рабочих программ, с которыми она взаимодействует[4]. Эта независимость проявляется в возможности изменения содержания, объема и организации хранимой информации без изменения рабочих программ, пользующихся данной информацией. Для обеспечения независимости базы данных необходимо хранить описание накопленной информации вместе с самой информацией и обеспечить возможность коллективного доступа к любой части хранимых сведений[18]. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по многообразным признакам и быстро извлекать выборку с 6 произвольным сочетанием признаков. Выработать такое возможно, только если данные структурированы. Структурирование — разделение по отдельным, схожим критериям на группы, а также выстраивание связей логических цепочек между полученными группами. Другими словами, структурировать информацию означает построить некий визуальный скелет, с помощью которого будет легко запомнить информацию в различных её формах. Как нетрудно догадаться, нужно оно для того, чтобы проще, легче было её запомнить. Причём информация может являться абсолютно любого типа: текст, числа, учебный материал, развлекательный[1]. Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями. В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных[15]. 1.2 Классификация баз данных По технологии обработки данных базы данных подразделяютсянацентрализованные и распределенные. Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможенраспределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных частоприменяют в локальных сетях. Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в 7 различных ЭВМвычислительной сети[19]. Работа с такой базой осуществляется с помощью системыуправления распределенной базой данных (СУРБД). По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данныхслокальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым доступом). Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем: файл-сервер, клиент-сервер[24]. Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагаетвыделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На подобный машине хранится вместе применяемая централизованная БД. Все остальные машинки сети делают функции рабочих станций, при помощи которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базыданных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочиестанции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивностидоступа к одним и темже данным производительность информационной системыпадает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД,которые используютсяими монопольно. Концепция файл- сервер условно отображена на рис. 1.1. 8 Рис. 1.1 — Схема обработки информации в БД по принципу файл-сервер Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должнаобеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные,выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождаетпоиск и извлечение данных насервере[3]. Извлеченные данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера кклиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SQL. Концепция клиент-сервер условно изображена на рис. 1.2. Рис. 1.2 — Схема обработки информации в БД по принципу клиент-сервер 9 1.3 Модели построения баз данных Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограничений целостности и операций манипулирования данными. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними [10]. Модель данных — совокупность структур данных и операций их обработки. СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве. Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную[22]. Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево), вид которого представлен на рис 1.3. К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. 10 К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи. Например, как видно из рис. 1.3, для записи С4 путь проходит через записи А и ВЗ. Рис. 1.3 – Графическое изображение иерархической структуры БД В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом, На рис. 1.4 изображена сетевая структура базы данных в виде графа. Примером сложной сетевой структуры может служить структура базы данных, содержащей сведения о студентах, участвующих в научно- практической конференции (НПК). Возможно участие одного студента в нескольких НПК, а также участие нескольких студентов в разработке одной НПК. Графическое изображение описанной в примере сетевой структуры, состоящей только из двух типов записей, показано на рис. Единственное отношение представляет собой сложную связь между записями в обоих направлениях. 11 Рис. 1.4 — Графическое изображение сетевой структуры Реляционные модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных[14]. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами: каждый элемент таблицы — один элемент данных; все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину; каждый столбец имеет уникальное имя; одинаковые строки в таблице отсутствуют; порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Реляционной таблицей можно представить информацию о студентах, обучающихся в вузе. Отношения представлены в виде таблиц, строчки которых соответствуют колоннам либо записям, а столбцы – атрибутам отношений, доменным именам, полям. Поле, каждое значение которого совершенно точно описывает подобающую запись, 12 называется обычным ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ[13]. Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ – ключ второй таблицы. Рис. 1.5 – Пример реляционной модели Таблицы Студент и Сессия имеют совпадающие ключи (Номер), что дает возможность легко организовать связь между ними. Таблица Сессия имеет первичный ключ Номер и содержит внешний ключ Результат, который обеспечивает ее связь с таблицей Стипендия. 13 2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХMICROSOFT ACCESS 2.1. Особенности СУБД MicrosoftAccess СУБД, как это уже говорилось — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Почти все имеющиеся СУБД на самом деле являются спец языками программирования. С помощью Microsoft Access (MS Access) обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать[6]. Фактически MS Access является инструментом быстрой разработки приложений. В то же время работа с MS Access не исключает возможности программирования на языке Visual Basic for Application (VBA). Программный продукт MS Access представляет собой настольную систему управления базами данных. Понятие "настольная" СУБД указывает на то, что все операции с базой данных осуществляются на локальном компьютере пользователя. Конкретно тут располагается физическое место хранения инфы, также работают средства управления и организации запросов. MS Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных[12]. 14 Рис. 2.1 – Пример проектирования БД в Access MS Access хранит данные в одном файле, но доступ к ним организован так, чтобы не использовать лишние ресурсы памяти. Однако некоторые другие СУБД хранят информацию в разных файлах, но работе с ними это никак не мешает. СУБД имеет более развитую систему защиты от несанкционированного доступа, а также возможности одновременной работы многих пользователей с одним файлом также позволяют это делать, но их возможности 15 существеннопроще. Так, защиту информации при совместной работе над одним файлом в MS Excel организовать нельзя. В MS Access возможно создание связи между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. Это экономит память, увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать ненужного дублирования и лишних ошибок. Именно это, прежде всего, и отличает СУБД от электронных таблиц[17]. СУБД MS Access обычно используют в тех вариантах, когда прикладная задачка просит хранения и обработки разнородной инфы о большом числе объектов и подразумевает возможность многопользовательского режима работы. Тем не менее, даже для хранения не очень большого объема данных в некоторых случаях лучше использовать пакет MS Access просто потому, что в нем заранее предусмотрена защита данных не только от несанкционированного доступа, но и от не вполне корректного обращения, то есть выше сохранность данных. Электронные таблицы являются удобным средством хранения ограниченного количества записей, но все-таки их основное назначение – расчеты и анализ данных. 2.2. Свойства полей и типы данных СУБД MicrosoftAccess В MS Access под свойствами таблицы понимают атрибуты, которые определяют её работу и внешний вид. Свойства таблицы задают в «Конструкторе» на странице свойств таблицы. Допустим, вы можете задать свойство «Режим по умолчанию», если хотите указать, как она должна по умолчанию отображаться. Свойство поля применимо к конкретному полю в таблице, определяя его характеристики либо какой-нибудь поведенческий аспект. Некоторые свойства можно задать в режим таблицы MS Access. Кроме того, можно 16 настроить любые свойства в «Конструкторе», используя область «Свойства поля». В СУБД MS Access реализуются следующие основные свойства полей в структурах таблиц базы данных: Имя поля (заголовок столбца таблицы) — определяет порядок обращения с данными этого поля при автоматических операциях с базой; Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле; Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле; Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю; Маска ввода (средство автоматизации ввода) — определяет форму, в которой вводятся данные в поле; Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля); Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных); Условие назначение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный или тип даты); 17 Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдаётся автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы; Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым); Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется. Свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Самое важное принимаемое нами решение при создании таблицы, касающееся любого поля, — выбор для него типа данных. Тип данных сообщает программе MS Access о том, какую информацию вы намерены хранить в данном поле. MS Access применяет эти сведения для отклонения лишенных смысла значений, выполнения надлежащей сортировки и других действий, таких как вычисления, подсчет итогов или фильтрация[11]. У поля может быть только один тип данных. Вы не можете создать поле, способное хранить данные двух или трех разных типов, поскольку у программы MS Access не будет достаточной информации для корректной обработки поля. Существуют три основных типа данных; текст, числа и даты. Но программа MS Access в действительности предлагает 10 разнообразных типов данных, включающих более специализированные варианты. Втаблице 1 можно увидеть описание всех вариантов из списка Тип данных. 18 Таблица 1 — Типы данных в MSAccess 2.3. Объекты MicrosoftAccess База данных в Access может содержать различные элементы, называемые объектами. Объектами в Access являются таблицы, запросы, Название поля Описание Text (Тип данных текстовый) Символьные, текстовые данные, объем которых недолжен, превышать 255 символов, по умолчанию 50 Memo (Тип данных текстовый) Текстовый тип данных, ограничения до 64000 символов, поля этого типа не индексируются Integer (Тип данных числовой) Числовые данные, размер которых определяется, числом, указанным в свойствах полей Data, Time Предназначен для хранения даты и времени, или их вместе Денежный (Тип данных числовой) Разновидность типа данных для хранения, денежных эквивалентов, размером 15 разрядов до запятой, и четыре разряда после Счетчик (Тип данных числовой) Является разновидностью числового типа, может иметь только целое значение, автоматически увеличивается на заданный шаг, по умолчанию +1, значения не могут повторяться Логический Предназначен для хранения логических значений, для команд и операций: лож/истинна, да/нет, true/false, 1/0 Ole Предназначен для хранения объектов (файлов), которые созданы в других приложениях. Поле не индексируется Гиперссылка В полях храниться ссылки, представляющие собой путь к файлу на каком-либо носителе, или ресурсе сети Мастер подстановок Позволяет подставлять значение полей, в виде простого или комбинированного списка 19 формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, переключиться между которыми можно на панели в левой части окна БД. Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. Между таблицами существуют связи, определяемые ключами — полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи — это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи[16]. Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета», а также в режиме «Формы». Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Более популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, которые отвечают данным условиям, и вывести их в нужном виде с нужной сортировкой и группировкой строк. Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее. 20 Отчеты — объекты в MSAccess, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги[21]. Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее. Кроме того, в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно — Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Еще один из основных объектов MSAccess — макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые необходимо выполнить при пришествии определенного действия. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения. Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. Модуль – программы, написанные на языке программирования Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения. 21 3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ MICROSOFT ACCESS 3.1. Назначение базы данных Основное назначение базы данных — хранение больших массивов данных, которыми можно манипулировать, используя встроенные возможности программной среды, такие как, редактирование данных, выборку данных по условию, создание отчётов и форм различных видов. Система управления базами данных MicrosoftAccessявляется реляционной базой данных. Она включает все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, которая полностью удовлетворяет требованием нашей организации, для которой необходимо разработать информационную систему[9]. Рис. 3.1 —Список объектов разработанной информационной системы 22 Полученная в ходе разработки база данных позволяет работникам организации, в любой момент времени отслеживать количество оборудования на складе, а также находящегося в аренде. Есть возможность расширять ассортимент оборудования. Пропадает необходимость подсчёта суммы аренды, так как программа сама высчитывает сумму. СУБД позволяет рассчитать доход за определённый период времени, который вводится пользователем. 3.2. Разработка таблиц и схемы данных Получив главной перечень данных, можно приступить к созданию структуры базы, другими словами, структуры главных таблиц, на которых будет строиться главная в предстоящем приобретенная информация. По полученному списку данных можно выделить три таблицы. Первая — склад, содержащий список всего оборудования, вторая — клиенты, содержащая информацию о всех клиентах, когда-либо использовавших услуги организации, и третья таблица – прокат, в которой отражается информации об аренде оборудования. Таблица Склад, которую можно увидеть на рисунке 3.2, имеет 7 полей, которые отражают информацию об оборудовании. Таблица имеет ключевое поле — код оборудования. Отдельно стоит рассказать об вычисляемых типах данных. Поле Стоимость ₽/сутки использует данные, находящиеся в поле Стоимость ₽/час, и преобразует почасовую стоимость аренды в дневную. Также второе вычисляемое поле Залоговая стоимость использует данные поля Стоимость ₽/час, для вычисления залоговой стоимости оборудования, на основе стоимости его аренды. Данная функция позволяет избежать лишних вычислений, необходимо всего лишь ввести значение в поле Стоимость ₽/час. 23 Рис. 3.2 — Структура таблицы Склад Таблица Клиенты имеет 5 полей, ключевое поле — код клиента, задаётся счётчиком. Остальные данные вводятся вручную, в тестовом виде. Рис. 3.3 — Структура таблицы Клиенты Таблица Прокат содержит 7 полей, порядковый номер имеет ключевое поле. Код клиента имеет выборку из значений таблицы Клиенты, а Код оборудования из таблицы Склад. Срок аренды можно задать в двух видах, либо в часах, либо в днях, от этого будет непосредственно зависеть цена аренды. Также имеется логическое поле, для отметки возврата оборудования. Рис. 3.4 — Структура таблицы Прокат 24 В итоге у нас получилась база данных содержащая в себе три таблицы, которые конечно же должны быть связанны между собой, иначе не имеет смысла создание базы данных для такого типа организации. Было принято решение о создании полей Код клиента и Код оборудования, для осуществления связей между таблицами Прокат и Клиент, и между таблицами Склад и Прокат. Таким образом, у нас получилась простая схема данных, которую можно увидеть на рисунке 3.5. Рис. 3.5 — схема данных 3.3. Разработка запросов Запросы в MS Access являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. MS Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в MS Access[2]. Основным видом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения этого запроса является новая таблица, которая существует до закрытия запроса. Записи формируются путем объединения записей таблиц, на которых построен запрос. Способ объединения записей таблиц 25 указывается при определении их связи в схеме данных или при создании запроса. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Данная информационная система содержит 5 запросов на выборку из различных таблиц, и их сочетаний.Запрос Арендованное оборудование, результат которого можно увидеть на рисунке 3.6, создаёт таблицу из оборудования, которое в данный момент находится в аренде, при этом содержит всю необходимую информацию о клиенте и об оборудовании. Рис. 3.6— результат запроса Арендованное оборудование Были созданы запросы на выборку сезонного спортивного оборудования, распределение идёт на зимнее и летнее. На рисунке 3.7 представлен результат запроса Зимнее оборудование, для удобства обработки информации об оборудовании, которое используется в данный период. Рис. 3.7— результат запроса Зимнее оборудование 26 Ещё один запрос Доход, играет ключевую роль в данной информационной системе, так как он подсчитывает сумму оплаты аренды, используя данные таблиц Склад и Прокат. Тем сам один данный запрос позволяет избежать множественные расчёты и поиски информации о стоимости аренды каждого отдельного оборудования, что значительно облегчает работу работникам организации. Пример запроса Доход, можно увидеть на рисунке 3.8. Рис. 3.8 – результат запроса Доход 3.4. Разработка форм Создание форм для базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. При создании формы, можно создать ее таким образом, чтобы она работала только с данной базой данных и имела смысл только для неё.MS Access упрощает создание формы из любой таблицы в конкретной базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные. После того как, вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля. 27 Разработанная информационная система содержит три формы для изменения данных, согласно названиям основных таблиц: Клиенты, Прокат, Склад. Пример формы можно увидеть на рисунке 3.9, форма также содержит две кнопки, для удобного перемещения между записями. Рис. 3.9— форма Склад 3.5. Разработка отчетов Отчет является форматированным представлением данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Он позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но 28 содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов[5]. В ходе создания базы данных было разработано три вида отчётов, по трём разным темам. Первый отчёт, представленный в Приложении 1, включает в себя список всех клиентов организации, в формате удобном для просмотра, как в электронном виде, так и на бумажных носителях. В отчёте Склад производится подсчёт, суммарной залоговой стоимости каждого вида оборудования, а также итоговая стоимость всего склада. В отчёте Общий доход представлен список всех прокатов, а также высчитывается общая сумма доходов за весь период. Пример данного отчёта, можно увидеть на рисунке 3.10. Рис. 3.10— фрагмент отчёта Общий доход 3.6. Разработка главной кнопочной формы Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных. Эта форма может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме были использованы макросы. В окне базы данных создаются макросы 29 «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. Для базы данных было 5 кнопочных форм, включая главную кнопочную форму. Кнопки сгруппированы на страницах таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму, а на главной форме кнопка выхода из программы, для более удобной навигации по кнопочной форме. Формат главной кнопочной формы можно увидеть на Приложении 2. Для главной кнопочной формы был выбран лаконичный дизайн с однотонным фоном, в шапке помещено название кнопочной форме, в которой находится пользователь в данный момент, а также имеется логотип, характеризующий деятельность организации. 30 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Создание ИС и ИТ представляет собой сложный процесс проектирования. Целью проектирования являются подготовка проектных документов и внедрение человеко-машинной системы управления организацией. В процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние и внутренние информационные потоки, создаются математические и физические аналоги исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются условия взаимодействия человека и технических средств управления. Следовательно, значимость проектирования в жизненном цикле информационной системы велико. Разработка проектов информационных систем, адаптированных под специфику бизнеса клиента, весьма востребована на сегодняшний день заказчиками, которые занимаются специфичными видами бизнеса. Благодаря индивидуальному подходу при разработке проекта ИС гарантирован ожидаемый результат, который точным образом отображает бизнес-процессы предприятия, созданный согласно требованиям клиентов. Исходя из проделанной работы, можно говорить, что с помощью анализа предметной области и разработки проекта ИС реализуется постановка и формулировка задачи разработки проекта, выделение основных требований к проектируемой системе, выделение бизнес-процессов, определение целей, задач и функций, создание концептуальной модели базы данных. Практическая значимость курсовой работы заключается в улучшении процессов по обработке данных оспортивном оборудовании путем их автоматизации. В ходе курсовой работы были решены следующие поставленные задачи: Анализ предметной области и разработка структуры ИС. 31 Описание информационных процессов. Разработка структуры БД и структуры ИС. Реализация и тестирование ИС. В связи с этим достигнута цель курсовой работы — создан проект ИС для организации по прокату спортивного оборудования. Автоматизация работы по учету оборудования позволяет значительно снизить финансовые и временные издержки, повысить производительность и эффективность деятельности компании. При внедрении стандартных и специализированных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации, затратив при этом минимум времени и средств, а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями организации. 32 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и К, 2016. – 395 c. 2. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : Учебное пособие / К.В. Балдин. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. – 218 c. 3. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия : Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. – 283 c. 4. Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность : Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. – М.: Форум, 2017. – 528 c. 5. Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы : Учебное пособие / В.М. Вдовин. – М.: Дашков и К, 2016. – 388 c. 6. Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии : учебное для прикл. бакалавриата / М. В. Гаврилов, В. А. Климов. – 4-е изд., перераб. и доп. – Москва : Юрайт, 2016. – 383 с. : ил. 7. Галиновский, А.Л. Информационные системы управления качеством в автоматизированных и автоматических производствах : Учебное пособие / А.Л. Галиновский, В.М. Корнеев, С.В. Бочкарев. – М.: Инфра-М, 2020. – 284 c. 8. Голицына, О.Л. Информационные системы и технологии : Учебное пособие / О.Л. Голицына, И.И. Попов, Н.В. Максимов. – М.: Форум, 2018. – 192 c. 9. Гришин, А.В. Промышленные информационные системы и сети : практическое руководство / А.В. Гришин. – М.: Радио и связь, 2016. – 176 c. 10. Журавлев, С. А. Информационные системы : учебник / С. А. Журавлев, М. Л. Соболева, А. С. Алфимова; ред. В. Л. Матросов. – Москва : 33 Прометей, 2015. – 302 c. 11. Информационные технологии. Базовый курс : учебник / А. В. Костюк, С. А. Бобонец, А. В. Флегонтов, А. К. Черных. – 3-е изд., стер. – СанктПетербург : Лань, 2019. – 302 с. 12. Информационные технологии и вычислительные системы / Под ред. С.В. Емельянова. – М.: Ленанд, 2019. – 104 c. 13. Информационные технологии и вычислительные системы. Вычислительные системы. Компьютерная графика. Распознавание образов. Математическое моделирование / Под ред. С.В. Емельянова. – М.: Ленанд, 2017. – 100 c. 14. Информационные системы и технологии : Научное издание / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М.: Юнити, 2016. – 303 c. 15. Информационные системы и технологии управления : учебник / И. А. Коновалов, Г. А. Миронова, В. И. Суворов [и др.]; под ред. Г. А. Титоренко. – Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2017. – 321 c. 16. Коломейченко, А. С. Информационные технологии : учебное пособие / А. С. Коломейченко, Н. В. Польшакова, О. В. Чеха. – Санкт-Петербург : Лань, 2018. – 228 с. 17. Круглов, В. Н. Информационные системы : методы и средства поддержки принятия решений : учебное пособие / В. Н. Круглов, А. В. Круглов. – Москва : Ай Пи Ар Медиа, 2020. – 217 с. 18. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. – М.: Academia, 2016. – 980 c. 19. Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы : Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. – М.: ИЦ Академия, 2017. – 176 c. 20. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: Учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / Б.Е. Одинцов. – Люберцы: Юрайт, 2016. – 206 c. 34 21. Олейник, П.П. Корпоративные информационные системы.Учебник для вузов. / П.П. Олейник, С.П. Олейник. – СПб.: Питер, 2018. – 176 c. 22. Раннев, Г.Г. Измерительные информационные системы : Учебник / Г.Г. Раннев. – М.: Академия, 2016. – 368 c. 23. Советов, В. И. Информационные технологии : теоретические основы : учебное пособие / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. – Санкт-Петербург : Лань, 2019. – 237 с. 24. Ходаковский, С. В. Технологии информационных систем : учебник / С. В. Ходаковский. – Москва : КНОРУС, 2016. – 466 с. 25. Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике : Учебное пособие для студентов вузов / В.Н. Ясенев. – М.: Юнити-Дана, 2019. – 560 c. 35 Приложения Приложение 1 36 Приложение 2 |