Разработка корпоративной системы управления проектами (ксуп)
 Скачать 110.09 Kb.
|
|
Итоговый проект программы Mini MBA. Тема: Разработка корпоративной системы управления проектами (КСУП) Выполнил: ___________________________ Москва 2010 1 Резюме проекта В проекте рассмотрена разрабатываемая корпоративная система управления проектами, которая посвещена управлению проектами по разработке ИТ решений. КСУП разрабатывается на основе лучших практик, собранных в PMbok, найденных в литературе по управлению проектами и на основе анализа типичных проблем проектов в компании. КСУП разрабатывается как руководство для менеджеров проектов и администраторов проектов. КСУП призвана повысить процент успешных проектов и позволить вести проекты менее квалифицированным сотрудникам нежели сейчас. 2 Карта проекта 2.1 Содержание проекта 2.1.1 Теории /концепции Надо подготовить платформу для выхода на третий уровень управления проектами: Managed (управляемый)- последовательный, всесторонний подход к исполнению проектов. Его ключевые характеристики: • высокий уровень поддержки руководителя проекта со стороны высшего руководства; • организация умеет эффективно планировать, управлять и объединять отдельные проекты; • предыдущий опыт управления проектами поддерживается и используется; • члены команды и руководители проектов обучены методам управления проектами; • последовательное использование инструментов и методов для процессов управления проектом. 2.1.2 Проблематика и вопросы бизнеса Нужно описать и стандартизировать процессы, возникающие во время работы над проектами. Необходимость этого обусловлена: • срывом сроков работ • ненадлежащим качеством исполнения • неправильной оценкой стоимости и сроков • высокой себестоимостью • «потерей» ответственности в моменты передачи проекта • отсутствием прозрачности в работе участников проекта • переработками по проектам • неправильно определяемой ценой проекта • отсутствием части документации (бухгалтерской и технической) • низкой взаимозаменяемостью менеджеров проектов 2.1.3 Техники и инструменты Методика COCOMO2 для оценки сроков реализации. Методика оценки проектов по разработке программного обеспечения с помощью функциональных точек. BPMN стандарт и ПО для его применения при описании бизнесс-процессов. MSProject для ведения проектов. Система трекинга заявок JIRA для сбора статистики по предыдущим проектам и выявления наиболее вероятных рисков. 2.2 Предметная область Управление проектами по разработке программного обеспечения. 2.3 Вид деятельности Услуги по разработке ИТ решений. 3 Характеристика проблемы Разработка программного обеспечения сейчас связана с достаточно сильными рисками. Каждый проект в этой области имеет свои индивидуальные особенности, поэтому процессный подход в этой сфере не применим. Не существует и достаточно достоверных способов оценки трудозатрат на проект и сроков реализации проектов. Кроме того в процессе работы над проектами по разработке ПО довольно часто меняются требования к продукту, что делает работу с такими проектами еще более рискованной. Частая смена технологий также вносит свой вклад в увеличение неопределенности. Для того чтобы оставаться конкурентноспособным необходимо повысить качество управления в проектах. Это позволит: - Защитить от незаметных переносов ответственности - Удешевить защиту от непредвиденных ситуаций - Сберечь часть результатов при неудаче - Подготовить успех проектов - Ограничить неопределенность - Реабилитировать риск - Агрессивно принимать риски Решение о внедрении процессов управления проектами посредством КСУП было принято в мае 2009 года. В течение апреля месяца рассматривались другие альтернативы работы с проектами. 4 Историческая справка о компании В данном разделе следует дать описание компании по следующим параметрам: - Возраст компании - Сфера деятельности - Клиенты - Какие процессы были регламентированы в компании, чем руководствовались в принятии решений 5 Аналитическая часть Генеральный директор, столкнувшийся с этой проблемой, работет и в роли технического директора. В этих ролях ему приходится сталкиваться с некоторыми техническими деталями разработки. Несколько лет назад он работал и в роли руководителя проектов. Таким образом проблемы, связанные с руководством проектами по разработке ПО ему известны не по-наслышке. В его подчинении находятся руководители проектов, которые сейчас объединены в проектный офис. Один из руководителей проектов занимает роль администратора проектного офиса. В его обязанности входит: - участие в разработке бизнесс-процессов на стыке с проектным офисом в рамках других проектов - систематизация в БЗ информации, относящейся к КСУП и бизнесс-процесов на стыке с проектным офисом. - разработка добавлений/изменений в КСУП - внесение добавлений/изменений в КСУП - руководство Комитетом по актуализации КСУП - архивация завершенных проектов На роль администратора проектного офиса был назначен руководитель проекта, у которого выявлена склонность к систематизации и интровертность. Интровертность плоха для роли проектного менеджера т.к. в ней требуется поддерживать контакт с заказчиком, но не оказывает негативного влияния на роль администратора. 4.1 Альтернативы При принятии решения было расмотренно несколько альтернатив и произведен SWOT анализ. 4.1.1 Наем специалиста в штат Минусы . Ниже приведены примеры, непосредственно относящиеся к этому проекту: • Высоквалифицированный руководитель проекта стоит по данным сайта hh.ru около 60000 рублей в месяц (http://hh.ru/article.xml?articleId=710), что дорого для компании. • Расположение офиса компании не привлекает хороших специалистов. Денежная компенсация за неудобство может быть слишком высока. • Поиски специалиста могут занять много времени. • Потребуется время для ознакомления со спецификой наших проектов. • Возможны сложности с принятием остальными проектными руководителями КСУП, разработанной "варягом". Плюсы . • Можно избежать ошибок при разработке КСУП и в части работы с рисками, т.к. у специалиста есть нужный опыт. • Возможны улучшения наших процессов разработки за счет знаний специалиста. 4.1.2 Услуги консультантов Минусы . Ниже приведены примеры, непосредственно относящиеся к этому проекту: • Довольно трудно выбрать "правильного" консультанта с опытом в нашей сфере. • Ответственность консультанта ограничивается рекомендациями, а не внедрением системы. • Интересы консультанта и интересы компании разные. • Возможны сложности с принятием остальными проектными руководителями КСУП, разработанной "варягами". Плюсы . • Можно избежать ошибок при разработке КСУП и в части работы с рисками, т.к. у консультантов есть нужный опыт. • Возможны улучшения наших процессов разработки за счет знаний консультанта. 4.1.3 Передача работы с проектами на аутсорсинг Мы можем выступать в качестве посредника между клиентом и нашим подрядчиком. Плюсы . • КСУП уже есть у подрядчика. • Снижение постоянных издержек за счет сокращения штата руководителей проектов. Минусы . • Риски, связанные с работой подрядчиков ложаться на нас. Эти риски контроллировать сложнее, чем при разработке своими силами. • Вводится дополнительный посредник, что может ухудшить коммуникации. • Возможен уход клиента к подрядчику для работы с ним без посредника. • Компания становится зависимой от подрядчика и при дальнейшей поддержке разработанного ПО. 4.1.4 Разработка самостоятельно в рамках КСУП Минусы . • Квалификация руководителей проектов и технического директора недостаточна для разработки КСУП. • Потребуется переброска ресурсов на этот проект с проектов клиентов. Плюсы . • В процессе разработки КСУП можно повысить квалификацию руководителей проектов. • КСУП будет лучше принята сотрудниками т.к. она разработана ими же. • Проблемы именно наших проектов будут наилучшим образом учтены. • Начинать работы можно незамедлительно. • Опыт, накопленный при разработке КСУП техническим директором, может быть перенесен и в другие отделы компании. • Руководители проектов смогут в дальнейшем помочь систематизировать работу на стыках с другими отделами компании. 4.2 Принятие решения По результатам анализа альтернатив было принято решение о разработке КСУП сотрудниками компании самостоятельно. Составлен следующий план работ: - Разработка схемы запуска и ведения проекта по разработке КСУП - - Разработка отчета о ходе работ над проектом - Постановка задачи по разработке КСУП - - Инициация проекта - - - Написание устава проекта по разработке КСУП - - - Передача проекта руководителю проекта - - - Принятие генерального плана работ - - - Выделение ресурсов - Составление собственного плана по контролю и советам на основании Генплана - Еженедельный контроль над разработкой КСУП. - Внедрение разработанных частей КСУП в пилотную эксплуатацию. - Еженедельный контроль за пилотной эксплуатацией. - Актуализация частей КСУП по результатам пилотной эксплуатации. - Утверждение КСУП после внедрения всех ее частей. - Постановка задачи по периодической актуализации КСУП - - Продумать систему контроля за ответственным сотрудником за актуализацию КСУП - - Назначить ответственного сотрудника за актуализацию КСУП - Периодическая проверка выполняющейся актуализации Для обучения персонала управлению проектами предполагается использовать такие формы обучения как: • вебинары • видеотренинги • внутрикорпоративные тренинги • самостоятельное обучение с последующим контролем Руководитель проектной группы назначен и ответственным за обучение команды проекта. Для автоматизации управления проектами принято решение использовать специализированное ПО. 4.3 Оценка эффективности Оценка эффективности производится по следующим параметрам, являющимися ключевыми факторами успеха в проектах компании: • сроки разработки (сравнение со сроками до внедрения КСУП) • качество исполнения (фиксируется при помощи замеров производительности, учета количества ошибок в процессе эксплуатации, заполнением чек-листов тестировщиком) • себестоимость разработки (путем сравнения с текущей) • качество передачи проекта (количеством вопросов к руководителю проекта после передачи) • прозрачность в проектах (путем опросов участников) • ошибки в оценке проекта (путем сравнения базовых планов с действительностью) • отсутствием части документации (бухгалтерской и технической) Так как проект по разработке КСУП компания осуществляет впервые, то трудно точно предсказать срок окончания этого проекта. Поэтому принято решение не завязывать мотивацию участников проекта на срок окончания. Денежная мотивация осуществляется из выделенного на проект бюджета. Кроме этого куратором проекта проводятся беседы, направленные на поднятие духа команды. Оплачиваемое компанией обучение тоже выступает в качестве мотиватора. Разработка КСУП скажется на следующих финансовых показателях: Увеличится рентабельность разработки ПО (производства) за счет сокращения издержек и повышения эффективности. Увеличится стоимость бизнеса за счет увеличения внеоборотных активов, куда можно отнести КСУП. Рентабельность собственного капитала снизится за счет снижения чистой прибыли, часть которой будет инвестирована в разработку КСУП.. 5 Заключение Сейчас уже реализованы и внедрены такие части КСУП: Оценка проектов по трудозатратам и срокам с учетом загрузки ресурсов. Внедрение этой части позволило: • перейти из аврального режима работы в плановый, • отказаться от нерентабельных проектов, • пересмотреть механизмы ценообразования, • повысить прозрачность проекта для заказчика Инициация проектов. Правильная инициация проектов позволила: • устранить потери ответственности в момент передачи проекта из отдела продаж в проектный офис, • ввести стандартизированную систему планирования и контроля за проектами, • повысить ответственность отдела продаж в плане обеспечения проекта документацией |