Глава 2,3. Реализация осуществеления хранения документации в ао Страховая компания согазмед
 Скачать 94.37 Kb.
|
По истечении установленных сроков оперативного хранения документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие практическое или научно-историческое значение, а также документы по персоналу подлежат передаче в архив. Подготовка указанных документов к передаче в архив включает [19]:- проведение экспертизы ценности документов; - формирование и оформление дел; - составление описей дел; - составление актов о выделении документов и дел, не представляющих практической или научно-исторической ценности, к уничтожению. Экспертиза ценности заключается в ежегодном отборе документов на архивное хранение или определение сроков их хранения на основе установленных критериев отбора (сроков хранения). Для организации экспертизы ценности документов в создается экспертная комиссия. Проведение экспертизы осуществляется путем полистного просмотра дел филиала на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел: В процессе экспертизы из дел изымаются дублируемые экземпляры документов, их черновики, неоформленные копии, а также не относящиеся к делу документы с временными сроками хранения. Результаты экспертизы отражаются в описях дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу, подлежащих передаче в архив, а также в актах о выделении дел к уничтожению [13]. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом части (тома) дел вносятся в опись под самостоятельными номерами; - в описи соблюдается валовой (сплошной) порядок нумерации дел; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью только заголовок первого дела (все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», однако другие сведения об этих делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - вслед за последней статьей описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (в частности, литерные и пропущенные номера). Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел за этот же период. Уничтожение дел, включенных в акт, производится в соответствии с установленным порядком только после того, как акт, согласованный с экспертной комиссией и утвержденный экспертно-проверочной комиссией архива, будет утвержден министром [12]. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел. Описи подписываются заведующим архивом и лицом, передавшим дела. Таким образом, архивное хранение документов осуществляется, начиная с передачи последних в архив до истечения предельных сроков их хранения. Организация архивного хранения документов включает: - рациональное размещение документов, состоящих на архивном хранении; - контроль за движением указанных документов; - контроль за физическим состоянием указанных документов; - копирование документов, состоящих на архивном хранении, с целью создания страхового фонда и фонда пользования; - в необходимых случаях -- восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Все состоящие на архивном хранении документы располагаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск и комплексное хранение в соответствии с учетными данными. Как мы видим, архивное хранение документной информации является актуальной проблемой для АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед». Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. На бумажные документы негативно влияют следующие факторы: свет, температура, влажность воздуха, биологические вредители (грибы, насекомые), резкие изменения условий среды, механические повреждения, износ, экология среды. Ежедневно в организации разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы. ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ 3.1. Выявление недостатков в организации хранения документов в АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед» Анализ архивного хранения документов в АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД» показал, что по окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения. При формировании дел в АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД» придерживаются следующих правил:
Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов. Все дела в АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД» хранятся в кабинете директора и у руководителей структурных подразделений. Хранение дел осуществляется по следующим правилам:
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела). По этим описям документы сдаются в архив Учреждения. По сводной описи дела передаются на государственное хранение. Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения и временного хранения (Приложение Б). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором Учреждения и передается вместе с описью дел в архив. При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее: - дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; - если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок дела пишется полностью: - порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет; - номера описи дел структурного подразделения устанавливаются архивом Учреждения; - графу описи «Примечания» используют для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.д. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом, рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается заведующим Секретариатом. Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в делах Учреждения, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена. На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер описи и дела. При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа. Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель компании возлагает на руководителей подразделений . Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 7.0.8-2013: экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли. Задачи экспертизы:
Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством директора, а при необходимости – с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в компании и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель компании . За ведение и хранение перечисленных документов ответственность несет директор компании. Таким образом, анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД» позволил выделить нам следующие недостатки: 1. Для распечатки документов в учреждении используются лазерные принтеры, но комплектующие детали в них меняются очень редко (например, барабан), поэтому качество распечатки документы можно оценить как неудовлетворительное. 2. Бумагу для распечатки документов в АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД» используют Svetocopy. Офисная бумага Svetocopy – это продукции бюджетного С класса, которая имеет сероватый оттенок и имеет плотность 70 г/м2. 3. В учреждении отсутствует номенклатура дел. 4. Условия хранения документов не соблюдаются. Температура в помещениях повышенная, в среднем 25ºС. Относительная влажность в хранилищах в среднем 30 %, что намного ниже значений, рекомендуемых ГОСТ 7.50-2002. 5. Документы хранятся в обычных шкафах, куда проникает свет, что отрицательно сказывается на сохранности документов. Для совершенствования оформления и хранения документов требуется переход на электронный документооборот. 3.2. Направления по совершенствованию оформления и хранения документов в организации Страхование - область бизнеса, в которой осуществляется обработка большого количества документов различных видов: договоров, страховых полисов, заявлений, справок, медицинских свидетельств, документов на право владения имуществом, результатов экспертиз и прочих документов, количество разновидностей которых для средней страховой компании переваливает за сотню. Все эти документы формируются в дела, дела составляют тома, помещаемые в архивы, доступ в которые осуществляется в момент наступления страховых случаев, по мере изменения условий договора, по окончании срока его действия и в других случаях. Чем больше страховая компания, тем большее разнообразие программ страхования она предлагает и тем более разнородные документационные архивы имеет. Стремясь охватить как можно большее количество клиентов, страховая компания открывает агентства в других районах и городах, решая вопросы организации распределенных архивов либо проблемы транспортировки документов в центральный офис. Работа с большими объемами документов в страховой компании является частью ее операционной деятельности, поэтому решение проблем обработки документов в действительности может повысить эффективность работы компании, скорость и качество обслуживания клиентов. В качестве направления по совершенствованию документационного обеспечения управления является внедрение системы электронного документооборота АО «Страховая компания «СОГАЗ - МЕД». Ведь в основе рациональной и эффективной организации системы документооборота в настоящее время лежит использование средств и возможностей персональных компьютеров. Использование средств автоматизации документооборота кардинально меняет сущность работы в области делопроизводства и управления деятельностью страховой организации. Для того чтобы автоматизировать ведение делопроизводства и управление документооборотом, в том числе управление нормативными документами, организовать архивное хранение документов, создать корпоративную систему электронного документооборота, необходимы соответствующие программные решения. На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор АСДОУ, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Построение электронных архивов и автоматизация процессов обработки документов, как правило, осуществляются на базе специализированных систем, которые носят общее название "Системы управления корпоративным содержанием - Enterprise Content Management System (ECM)". К данному классу систем относятся промышленные платформы, обладающие целым рядом свойств, начиная от способности хранить большие объемы документов в нескольких распределенных хранилищах, находящихся в разных городах или даже странах, до возможности моделирования процессов обработки документов и их интеграции с электронной почтой, web-сайтами и другими системами. Использование такого рода систем оправданно в тех случаях, когда речь идет о больших объемах информации, организации надежного хранения и обеспечении быстрого доступа к информации. В современном мире работа любой страховой компании невозможна без использования информационно – коммуникационных технологий. Традиционный бумажный документооборот замещается электронным, поскольку первый уже не отвечает требованиям бизнеса и не может обеспечить быстроту обработки данных. Одной из стратегических инициатив страховых компаний является усиление розничных продаж через развитие агентской сети. Активизируя работу с агентским каналом продаж, страховщики сталкиваются с рядом проблем. Одна из них состоит в том, что система тарификации в страховых компаниях настолько сложна и многогранна, что работать с ней на бумажных носителях агенту достаточно трудно, да это и не соответствует характеру его работы: продавец должен в первую очередь продавать, а не возиться с бумажками. Современная компания достигает успеха, создавая новые ценности в работе, как с «внешним клиентом», так и с «внутренним клиентом», каковым для страховщика является агент. Поэтому страховщики оснащают продающую сеть «электронными помощниками», причем не просто калькулятором премий, а устройствами для обмена информацией с компанией. Они дают агенту возможность в удаленном режиме выполнить всю процедуру заключения страхового договора: присвоить номер страховому полису, передать в компанию данные об объекте страхования и владельце, акт осмотра автомобиля, его фотографии и т.п., а также быстро и точно определять сумму премии, своевременно сообщать номера использованных бланков полисов и квитанций и т.п. Это позволяет агенту быть меньше «привязанным» к офису компании и максимально приблизиться к местонахождениию клиента. Компания, в свою очередь, заинтересована не только в том, чтобы через создание привлекательных условий, усилить лояльность агента, но в том, чтобы повысить уровень информационной безопасности процедуры заключения договоров страхования. При оформлении страхового полиса в рукописном виде существует определенный цикл, в котором есть значительные промежутки времени между появлением полиса у клиента и появлением этого же полиса в учетной системе страховщика. Однако, современная конкурентная ситуация (конкуренция на уровне качества сервиса) требует, чтобы сервис был мгновенным, начинал действовать сразу, как только клиент застрахован. А в реальности в некоторых компаниях процесс регистрации нового договора занимает 1,5-2 месяца. Мобильные решения для страховых агентов обеспечивают возможность в он-лайн режиме передавать информацию о заключенном страховом договоре в общую базу данных страховой компании», и тем самым, ликвидировать разрыв времени между моментом заключения агентом договора страхования и моментом открытия сервисных опций. Клиент, обслуживаемый по новой технологии, получает существенные преимущества, состоящие отнюдь не только в ускоренной котировке и тарификации. В действительности все сервисные службы (колл-центр, служба технической поддержки и т.п.) включаются на внесение номера страхового полиса в систему, а пока номер не внесен – клиент для них не существует. То есть, фактически сервисные программы начинают работать только тогда, когда страховщик узнает о существовании такого клиента. Регистрация договора в системе через мобильные решения для страховых агентов позволяет решить эту задачу за 1-2 минуты. Время же полного оформления договора при использовании данного устройства займет 6-7 минут. Одним из основных вопросов также является защита информации: особое внимание уделяется защите персональных данных клиентов, как на этапе ввода информации, так и на этапе её обработки. Мобильный страховой офис позволяет страховому агенту сохранять и быстро находить информацию по клиенту, событиям, связанным с их обслуживанием, вести и хранить электронную переписку, не забыть про сроки окончания договоров и другие важные события. В страховой компании СОГАЗ - МЕД автоматизация деятельности только с начала текущего года организуется при помощи специализированной системы ведения баз данных «Диасофт» и системы электронного документооборота (СЭД). Договоры страхования заключаются не только непосредственно в офисе страховой компании, но и по месту нахождения объекта страхования, т.е. страховой агент работает в удаленном режиме. После того как достигнуто СОГАЗ - МЕД на заключение договора, электронная версия страхового полиса с помощью СЭД поступает в систему «Диасофт» и происходит мгновенная регистрация договора. После вступления в силу каждый договор становится объектом учета, в том числе, бухгалтерского. К нему относятся входящие платежи (бухгалтерия), по нему контролируется план их поступлений (отдел страхования), его условия необходимы отделу урегулирования убытков при наступлении страхового случая и т.д. Но, так или иначе, документооборот переходит на финансово-аналитический уровень. Далее эта информация в обобщенном виде интересна топ - менеджерам компании для оперативного анализа деятельности в различных аспектах (по клиентам, по регионам, по ответственным исполнителям и т.д.). Верхним уровнем является блок стратегического планирования и управления. Это задачи построения бюджета, анализа деятельности в разрезе продуктов страхования, расчет тарифов. Когда информация в базе накоплена, наступает верхний уровень автоматизации компании. Для топ-менеджеров возможно решение задач управленческого учета, анализа и планирования. Например, по каждому договору автоматически вычисляются показатели доходности (суммы полученной премии, суммы выплат по страховым актам, суммы, полученные от перестраховывающих компаний и т.д.). Руководитель имеет возможность определить региональным отделам продаж планируемую годовую выручку. Отделы продаж, в свою очередь, на основании этих данных рассчитывают свой страховой портфель и получают показатели доходности. Кроме того, отслеживается выполнение бюджета компании. Он формируется в филиалах и подразделениях, поступает в головной офис для консолидации и утверждения. Утвержденный бюджет возвращается обратно для исполнения в подразделения. Выполнение бюджета отслеживается по т.н. «кассовому» методу в разрезе каждого подразделения. Факт отклонения отслеживается и может быть проанализирован. Целью внедрения СЭД будет являться переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами. СЭД позволит реализовать автоматизацию следующих этапов работы с документами АО «Страховая компания «Согаз - Мед»: |