Глава 2,3. Реализация осуществеления хранения документации в ао Страховая компания согазмед

• Название: Реализация осуществеления хранения документации в ао Страховая компания согазмед
• Дата: 26.12.2018
• Размер: 94.37 Kb.
• Имя файла: Глава 2,3.docx
• Тип: Глава; #61964
• страница: 1 из 3

ГЛАВА 2. РЕАЛИЗАЦИЯ ОСУЩЕСТВЕЛЕНИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед».
2.1. Характеристика деятельности учреждения и сотрудника ответственного за хранение документации
Страховая Группа "СОГАЗ" основана в 1993 году и является на сегодняшний день одним из крупнейших в России универсальных страховщиков федерального масштаба.

В состав Группы входят:

ОАО "СОГАЗ" (универсальная страховая компания)

ООО СК "СОГАЗ-ЖИЗНЬ" (страхование жизни)

ОАО СК "СОГАЗ-МЕД" (обязательное медицинское страхование)

ООО СК "СОГАЗ-АГРО" (агрострахование)

SOVAG (страховая компания в Германии)

"SOGAZ a.d.o. Novi Sad" (страховая компания в Сербии)

ООО "Газпроммедсервис" (организация медицинского обслуживания)

ООО "ММЦ "СОГАЗ" (международный медицинский центр)

ЗАО "Лидер"

В основе уверенного и стабильного развития Группы лежит ее высокая капитализация. По итогам 2011 года общий размер активов российских страховых компаний, входящих в Группу "СОГАЗ" достиг 108,11 млрд рублей. Страховые резервы (брутто) Группы выросли до 77,00 млрд рублей. По размеру собственного капитала СОГАЗ занимает первое место в России - по итогам 2011 года он составил 34,3 млрд рублей.

Надежность СОГАЗа подтверждена независимыми аналитиками и экспертами рынка. СОГАЗ имеет высший рейтинг надежности А++, присвоенный рейтинговым агентством "Эксперт РА", международные рейтинги финансовой устойчивости, присвоенные агентствами A. M. Best ("B++", прогноз "Стабильный") и Standard & Poors ("BBB-", прогноз "Стабильный").

Группа проводит политику максимальной открытости и финансовой прозрачности по отношению к своим клиентам, акционерам и партнерам. СОГАЗ стал одним из первых российских страховщиков, перешедших на международные стандарты финансовой отчетности. Аудит СОГАЗа по МСФО осуществляет компания PricewaterhouseCoopers.

СОГАЗ - один из наиболее динамично развивающихся участников отечественного страхового рынка. По итогам 2011 года совокупный объем начисленной страховой премии Группы по МСФО составил более 60 млрд рублей, что на 18% больше, чем годом ранее.

По большинству видов страхования СОГАЗ входит в число лидеров, занимая существенную долю рынка. По данным ФССН за 2011 год, СОГАЗ занял 2-е место в рейтинге российских страховщиков по всем видам страхования, а по прямому добровольному (классическому) страхованию - 1-е место.

СОГАЗ традиционно ориентируется на страхование корпоративного сектора, обеспечивая страховую защиту предприятий и корпораций, представляющих самые разные отрасли промышленности: топливно-энергетическую, транспортную, химическую, металлургическую, машиностроительную, авиакосмическую, банковскую и другие. Группа защищает имущественные интересы таких системообразующих предприятий российской экономики, как ОАО "Газпром", ОАО "Газпром нефть", ОАО "НК "Роснефть", предприятия атомной (ГК "Росатом") и электроэнергетики, ОАО "РЖД", ОАО "Силовые машины", ОАО "Объединенные машиностроительные заводы". Кроме того, СОГАЗ активно сотрудничает с Управлением делами Президента РФ, Федеральной таможенной службой, а также ведущими кредитно-финансовыми организациями страны - Сбербанком, Внешторгбанком, Газпромбанком и многими другими.

Большое внимание Группа уделяет страхованию физических лиц, а также малого и среднего бизнеса, для которых разработаны специальные страховые программы.

Акционерное общество «Страховая компания «СОГАЗ-Мед» — одна из крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении обязательного медицинского страхования (ОМС). Компания была образована в 1998 г.

В составе Страховой Группы «СОГАЗ» деятельность по обязательному медицинскому страхованию (ОМС) осуществляет АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед». Компания является одной из крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении ОМС.

По итогам 2016 года количество застрахованных СОГАЗ-Мед с учетом дочерних обществ достигло 18,8 млн человек. Региональная сеть компании насчитывает более 640 подразделений на территории 40 субъектов Российской Федерации.

В рамках одного из важнейших направлений деятельности – взаимодействие с медицинскими организациями в системе ОМС – были заключены договоры на оказание и оплату медицинской помощи по ОМС с более 4 600 медицинскими организациями. Выплаты в медицинские организации за 2016 год составили более 191 млрд. рублей (в 2015 г. аналогичный показатель составил 181 млрд. рублей).

Как и в предыдущие периоды, большое внимание уделялось работе с обращениями граждан и удовлетворению обоснованных жалоб застрахованных. Общее число поступивших в СОГАЗ-Мед обращений от застрахованных превысило 2,2 млн, в том числе более 3,7 тыс. жалоб застрахованных на нарушение их прав в системе ОМС (из них 2,2 тыс. жалоб были признаны обоснованными) и более 454 тыс. обращений за консультацией.

Из общего числа обоснованных жалоб застрахованных при поддержке Общества удовлетворено в досудебном порядке 97,5%.В т.ч. 20,5% с материальным возмещением на общую сумму 2 249,8 тыс. рублей. В результате этой работы гражданам, застрахованным в СОГАЗ-Мед, медицинскими организациями был возмещен ущерб на сумму более 2,24 млн руб. В судебном порядке, при активной юридической поддержке СОГАЗ-Мед в 67,9% рассмотренных случаях иски к медицинским организациям были удовлетворены, сумма возмещения составила более 24,4 млн руб. Общая сумма возмещений, полученная застрахованными при поддержке компании за 2016 год в судебном и досудебном порядке, составила более 25 млн руб.

За 19 лет работы на рынке обязательного медицинского страховая компания «СОГАЗ-Мед» стала одним из лидеров области. Активная и эффективная работа по организации защиты прав застрахованных граждан при оказании им медицинской помощи медицинскими организациями, внимательное, неформальное отношение к обращениям застрахованных, деятельность по информированию граждан о видах, качестве и условиях предоставления медицинской помощи, а также постоянная работа по повышению клиентоориентированности и усовершенствованию сервисных предложений для клиентов Общества – это основа долгосрочной стратегии развития Общества.

Своевременный анализ и оценка документооборота организации являются условиями её эффективного функционирования и стабильного развития. Реально повысить эффективность работы организации невозможно без постоянного совершенствования документирования всех ключевых и обеспечивающих бизнес-процессов, а также без улучшения постановки делопроизводства.

Так и в компании ОАО«Согаз-Мед» документооборот является одним из важнейших бизнес-процессов организации. Для примера, рассмотрим перечень документов, которые нужны для получения полиса ОМС.

К заявлению о выборе (замене) страховой медицинской организации прилагаются следующие документы или их заверенные копии, необходимые для регистрации в качестве застрахованного лица:

1) для детей после государственной регистрации рождения и до четырнадцати лет, являющихся гражданами Российской Федерации:

· свидетельств о рождении;

· документ, удостоверяющий личность законного представителя ребенка;

· СНИЛС (при наличии).

2) для граждан Российской Федерации в возрасте четырнадцати лет и старше:

· документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта);

· СНИЛС (при наличии).

3) для лиц, имеющих право на медицинскую помощь в соответствии с Федеральным законом «О беженцах»:

· удостоверение беженца;

· или свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем по существу;

· или копия жалобы на решение о лишении статуса беженца в Федеральную миграционную службу с отметкой о ее приеме к рассмотрению;

· или свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации.

4) для иностранных граждан, постоянно проживающих в Российской Федерации:

· паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

· вид на жительство;

· СНИЛС (при наличии).

5) для лиц без гражданства, постоянно проживающих в Российской Федерации:

· документ, признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;

· вид на жительство;

· СНИЛС (при наличии).

6) для иностранных граждан, временно проживающих в Российской Федерации:

· паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина, с отметкой о разрешении на временное проживание в Российской Федерации;

· СНИЛС (при наличии).

7) для лиц без гражданства, временно проживающих в Российской Федерации:

· документ, признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, с отметкой о разрешении на временное проживание в Российской Федерации;

· либо документ установленной формы, выдаваемый в Российской Федерации лицу без гражданства, не имеющему документа, удостоверяющего его личность;

· СНИЛС (при наличии).

8) для представителя застрахованного лица:

· документ, удостоверяющий личность;

· доверенность на регистрацию в качестве застрахованного лица в выбранной страховой медицинской организации, оформленной в соответствии со статьей 185 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

9) для законного представителя застрахованного лица:

· документ, удостоверяющий личность и (или) документ, подтверждающий полномочия законного представителя.

Из вышеперечисленного понятно, что сотрудникам страховой компании ОАО «Согаз-Мед» приходится тратить много времени на работу с документами, причем зачастую на работу, напрямую не связанную с профессиональным бизнесом. Распространена ситуация, когда недостаточно внимания уделяется коммуникации с клиентами, так как большую часть времени страховщики занимаются сканированием документов и освоением систем документооборота.

В итоге нерациональное использование ресурсов и смещенные приоритеты страховой компании серьезно снижают конкурентоспособность компании на страховом рынке и препятствуют расширению бизнеса.

Поэтому компании нужно оптимизировать документооборот так, чтобы он не требовал привлечения большого количества людских ресурсов и позволял легко и оперативно извлекать из хранилища необходимую в данный момент информацию. Для компании это будет означать два выигрышных момента: безусловное улучшение качества предоставляемого сервиса и снижение времени обслуживания одного клиента, благодаря чему можно сократить численность персонала.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее операции с документами, перемещения, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, оформления и отправки.

Исследование документооборота и документационных потоков в АФ ОАО «СОГАЗ» осуществлялось с использованием метода изучения документов. Изучение документов - один из основных методов, который используется при анализе объекта исследования.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии общего источника и приемника данных. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки в соответствии с рисунком 2.



Рисунок 2 - Состав документопотоков

Поток входящей документации включает внешние нормативные документы и входящую корреспонденцию. Внешний нормативный документ филиала - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный внешними организациями и применяемый в деятельности ОАО «СОГАЗ». Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, который, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. Преимущественно в АФ ОАО «СОГАЗ» этот поток составляют такие документы как: различные письма, коммерческие предложения с рекламными материалами, договоры с различными организациями и физическими лицами.

Внутренняя документация. В филиале формируется из документов Головного офиса ОАО «СОГАЗ» внутренних нормативных документов Общества и филиала, поток внутренних документов по организации деятельности филиала. Внутренний нормативный документ - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный в Обществе или филиале и утвержденный руководством Общества или филиала. К этим документам относятся приказы, распоряжения, указания, служебные записки, справки, протоколы, акты, приказы по личному составу, планы, бухгалтерские, учетные документы и т.п.

В структурных подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. К этому потоку относятся инициативные и ответные письма, договоры, статистическая отчетность, а также БСО.

Количество документов с каждым годом увеличивается. Такая тенденция объясняется тем, что АФ ОАО «СОГАЗ» постоянно наращивает связи с партнерами и клиентами. Вследствие повышения интереса к страхованию среди организаций и частных лиц, в филиале с каждым годом увеличивается количество заключаемых договоров. Увеличение входящих и исходящих документов соответственно способствуют увеличению и внутренних документов.

При анализе документов, формируемых в структурных подразделениях, выяснилось, что наибольшее количество документов готовиться ведущим специалистом по делопроизводству, главным специалистом по работе с персоналом, отделом развития внутрирегиональной сети и бухгалтерией.

Самая большая доля документов приходиться на отдел развития внутрирегиональной сети, так как он координирует заключение агентских договоров и выдачу бланков строгой отчетности (полисов).

Хотя все документопотоки филиала тесно связаны между собой, каждый из них имеет свои правила обработки и направления движения.

Движение входящих документов в Филиале включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело в соответствии с рисунком 7.

Ведущий специалист по делопроизводству принимает почту. Конверты (пакеты) с документами вскрываются, при этом проверяется правильность адресования и соответствие вложений, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется комплектность вложений. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступившим от граждан и государственных органов (правоохранительных, судебных, контрольных, надзорных, антимонопольных, таможенных, налоговых и др.). Конверты сохраняются и прилагаются к документам также в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. К корреспонденции, направленной в адрес юридического управления, конверты прилагаются в обязательном порядке. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Все поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации.

Документы рекламно-информационного характера, поступившие в филиал по факсу или электронной почте, направляются адресату без регистрации. Факсограммы и электронные сообщения, требующие решения, оформляются на бумажном носителе формата А4 и регистрируются.

Обязательным этапом обработки поступивших документов является их регистрация в журнале входящих документов. Отметка о поступлении документа в филиал является в верхней правой части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа. Входящий регистрационный номер филиала Общества состоит из буквенного индекса «Вф», косой черты, цифрового индекса филиала.

После регистрации документы направляются директору на рассмотрение. Это является недостатком в организации движения документов, так как директору приходится знакомиться со всеми поступившими документами, на что тратиться большое количество времени, исполнение документа затягивается. Оптимизировать движения документа можно было бы за счет изначального распределения документов на два потока: направляемые директору, направляемые в конкретное структурное подразделение.

После рассмотрения директором и наложения резолюции, документ забирается ведущим специалистом по делопроизводству для фиксации резолюции в журнале входящих документов и постановки на контроль посредством фиксации сведений в журнале контроля. Ход исполнения контролируется ведущим специалистом по делопроизводству.

Затем документ передается исполнителю в конкретное структурное подразделение. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, ведущий специалист по делопроизводству размножает его в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы передаются обратно ведущему специалисту по делопроизводству для снятия с контроля (с предварительным рассмотрением директором) и подшивки в дело. Большое количество рабочего времени ведущего специалиста по делопроизводству тратится на регистрацию, передачу и возврат документа, что тормозит движение документа и его исполнение.

Работа с исходящими документами в филиале начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

При оформлении документов на бумажном носителе в филиале используются бланки, утвержденные приказом Председателя Правления Общества.

На бланках, изготовленных типографским способом, оформляются приказы по основной деятельности, доверенности, исходящие и другие документы на бумажном носителе в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Общества.

Порядок работы с бланками строгой отчетности в филиале регламентируется соответствующим положением, утверждаемым Председателем Правления Общества.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи или отправляются с курьером. Перед упаковкой документов ведущий специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров. Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. В качестве регистрационных форм в филиале выбраны журналы регистрации. Так как в журналах регистрируется большое количество документов, поиск нужного документа занимает много времени.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Основная цель организации контроля в филиале - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют директор, его заместители, ведущий специалист по делопроизводству и ответственные исполнители.
2.2. Анализ осуществления хранения документации и сохранности документов в АО «Страховая компания «СОГАЗ-Мед»

Важнейшим этапом движения документов является учет документов, который заключается в учете и фиксации сведений о документах с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

В ходе анализа было выявлено, что в АФ ОАО «СОГАЗ» отсутствует форма учета объема документооборота. В результате чего руководство не получает сведения об объеме документооборота и не вырабатывает меры по совершенствованию работы с документами, что снижает эффективность работы филиала.

Заключительным этапом документооборота является систематизация и хранение документов. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается копия документа.

Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками Филиале.

На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.

После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости [18].

Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Исполненные документы помещают в дела в момент окончания срока исполнения. Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела в АФ ОАО «СОГАЗ», является номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации.

Формирование дел подразделения в течение года осуществляется в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

Организационно-распорядительные документы филиала группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу [18].

На завершенные дела в структурных подразделениях составляется опись. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

Одновременно с составлением описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях филиала производится отбор документов на уничтожение за тот же период времени с составлением акта установленной формы.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется делопроизводителем в двух экземплярах, утверждается руководителем структурного подразделения и вместе с делами передается работнику архива, который проверяет наличие и соответствие дел акту.

Акт о выделении к уничтожению документов филиала составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в филиале, рассматривается на заседании Экспертной комиссии филиала и после согласования утверждается директором филиала.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям по приемо-сдаточной накладной. На основании накладной в акте проставляется отметка, подтверждающая факт передачи дел на утилизацию.

Оперативное хранение документов организуется посредством реализации согласованных между собой мероприятий, нацеленных на обеспечение сохранности исполненных документов в процессе последующей работы в соответствии с установленными требованиями. Обеспечение сохранности документов достигается созданием для этого оптимальных условий, соблюдением нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, гарантирующих поддержание их в должном физическом состоянии. Оперативное хранение документов осуществляется, начиная с помещения документов в соответствующие дела и до передачи последних в архив [14].

Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих надежную сохранность документов от каких бы то ни было повреждений, а также от хищения или утраты. Для удобства поиска документов (дел) последние располагаются в соответствии с номенклатурой, выписка из которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, а на корешках обложек дел указываются их номенклатурные номера. Выдача состоящих на оперативном хранении дел должностным лицам (структурным подразделениям) производится с разрешения министра под расписку на срок до одного месяца. На выданное дело немедленно заводится карта-заместитель.