Документ (копия). Реферат ( Іс ааз трлері жне Ресми немесе іс ааздар стиліні ерекшелігі)
 Скачать 30.77 Kb.
|
|
Қазақстан Республикасының Білім және Ғылым министрлігі Қарағанды «Bolashaq» жоғарғы колледжі Реферат ( Іс қағаз түрлері және Ресми немесе іс қағаздар стилінің ерекшелігі) Орындаған:Томирис Иманберлина Нұрботақызы Тексерген: Тюлемисова Л.С. Қарағанды 2022 жыл Кіріспе Негізгі бөлім 1. Ресми немесе іс қағаздар стилінің ерекшелігі 2. Жеке адам өміріне қатысты құжаттар. а) Өмірбаян ә) Түйіндеме 3.Мемлекеттік тілдегі ресми іс қағаздарды жүргізу кезеңдері 4. Іс қағаздар тарихы мен стильдік сипаты Қорытынды Пайдаланылған әдебиеттер тізімі ХХІ ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерістер болып жатыр. Қазақстан Республикасының Конститутциясы (1995), «Тіл туралы» Заң (1997), «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» (1998) республикадағы тіл мәселелерін реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкіндік береді. Сондықтан бұл реформаны жүзеге асыру үшін ір министрлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар өздерінің нақты істерін көрететін шаралар белгілеп, соны жүзеге асыруы тиіс. Солардың шіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны –қазақ тілінің конститутиялық мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардың барлық саласында жүзеге асыру. Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңінде негізгі төрт бағытта іс-шаралар жүргізеді. Соның бірі –ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезең-кезеңмен көшірудің нақты негізін жасау. 1. Ресми стиль — ресми қатынастар аясында қызмет ететін стильдің бірі. Ресми құжаттар мен іс қағаздарының стилі деп те аталады. Ресми стильге тілдік тұрғыдан төмендегідей талаптар қойылады: түйіндеменің дәлдігі немесе бір мағыналылығы; айқындық немесе жүйелілік; логикалық, яғни қайшылықтың болмауы, дәлелділігі; баяндаудың ықшамдылығы, артық сөздің болмауы. Лингвистиканың салалық тұрғысынан да мәтінге қойылатын талаптар болады. Лексикада — ресми құжаттар мен іс-қағаздарына тікелей қатысы бар сөздерді орнымен қолдану, көнерген сөздерді бейтарап, кітаби немесе әдеби сөздермен алмастыру; морфологияда — жалпылық мағына беретін сілтеу есімдіктерін қолданбау; синтаксисте — сабақтас құрмалас сөйлемдердің (себеп, мақсатсалдар, шарт бағыныңқылы) көбірек жұмсалуына мүмкіндік беру; қыстырма конструкцияларды қолдануды дағдыға айналдырмау сияқты принциптердің сақталуы бұл стильдің ерекшелігін айқындай түседі. Ресми стильдің шағын үш түрі бар: кеңсе (іс-қағаздары, қ. Кеңсе тілі); дипломат. және заң Ресми стильдері Жеке адамдардың құжаттары Жеке адамның құжаттарына мыналар жатады 1.Өмірбаян 2.Түйіндеме 3.Жеке іс парағы 4.Визит карточкасы 5.Өтініш 6.Арыз 7.Мінездеме 8.Кепілдеме 9.Кеден мағлұмасы 10.Жетелхат 1.Өмірбаян – жеке адамның өмір жолы хронологиялық тәртіпте қысқаша жасалған ресми құжат. Әдетте оқуға түсу, жаңа қызметке орналасу кезінде жазылады. Онда азаматтың аты-жөні, туған жылы, күні, айы және туған жері, ұлты, отбасы жағдайы, білімі, бітірген оқу орындары, қызметі мен жұмыс тәжірибесі туралы және т.б. қосымша мәліметтер көрсетіледі. Тәжірибеде өмірбаян үш түрлі болып жазылады. Бір адамның өз өмірі мен қызметі туралы баяндауы. Бұл көбінесе қызметке орналасу кезіндегі жеке іс қағазына қоса тігілу үшін жазылады. Онда адам өзінің аты-жөнін, туған күнін, толық көрсетеді. Одан кейін жаңа жолдан нақты деректермен санамалап жазады. Өмірбаянның бұл түрі көбінесе ресми түрде жазылады да, көлемі жағынан шағын болады. Өмірбаянның екінші түрі — мемуарлар, яғни ақын, жазушылардың, өнер, қоғам қайраткерлерінің өз өмірін қоғам өмірімен байланыстыра баяндауы. Мұндай өмірбаяндар көркем шығармаға жақын, әдеби тілмен, шебер жазылғандығымен оқырманды тартады және ол оқырманды жеке адам өмірімен ғана емес, қоғам дамуымен таныстырады. Мұндай шығармалар қай тілде болмасын өте көп және қара сөзбен де, өлең сөзбен де жазылған түрі кездеседі. Мысалы, Қ.Байсейітовтың "Құштар көңіл"(1977) Ш. Жиенқұлованың «Өмірім менің - өнерім» (1983) кітаптары өмірбаянның осы түріне жатады. Өмірбаянның үшінші түрінде қоғамға белгілі қайраткерлердің өмірі мен шығармашылық, саяси қызметтері өз тарапынан емес, басқа біреулер тарапынан баяндалады. Мәселен, ұлы жазушылар мен ақындар - Абай, Ш. Уәлиханов, А.С. Пушкин өмірлері туралы шығармалар осындай өмірбаян түріне жатады. Мысалы, С.Мұқанов - «Аққан жұлдыз», М. Әуезов «Абай жолы». Өмірбаянның мұндай түрі көркем шығарманың әр түрлі жанрлары ыңғайында очерктен бастап роман-эпопеяға дейін жазыла береді. Күнделікті өмірде ең жиі қолданылатын құжаттың біріншісі - өмірбаян. Өмірбаян әркімнің өз қолымен, таза, жүйелі түрде, сиямен жазылады. Арнайы қағазға жазылуы да мүмкін. Түйіндеме Түйіндеме немесе Резюме (Резюме; француз тілінен алынған термин; “Айтылған, я жазылған мәселенің қысқаша түйіні” деген мағына береді) — белгілі бір тұлғаның өмірбаяны, білімі, мамандығы, кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, икемділігі жайлы нақты, қысқа мәлімет беретін іс қағазының бір түрі. Түйіндеме жазған адам туралы толық мәлімет беру үшін онда, оның білімі, біліктіліг, жеткен жетістігі, жұмыс тәжірибесі, не нәрсеге икемділігі бар екені жазылу керек керек. Түйіндеме кең көлемдегі визит карточкаңыз іспеттес. Түйіндеменің ерекшелігі – үміткердің білімі және кәсіби шеберлігі туралы мәліметтердің кері хронологиялық тәртіпте берілуі. Түйіндеменің мазмұндық-құрылымды: аты-жөні; туған жылы, күні, айы, туған жері; ұлты; аты-жөні; туған жылы, күні, айы, туған жері; ұлты; жынысы; мекен-жайы, телефоны; отбасы жағдайы; азаматтығы; білімі; бітірген оқу орындары; кәсіби біліктілігі мен кәсіби тәжірибесі; тілдік дағдылары; компьютерлік сауаттылығы; жеке қасиеттері (жауапкершілігі, адамдармен қарым-қатынас орнатуға бейімділік, ұстамдылық, мақсаттылық, ұйымдастырушылық, басқарушылық қабілеттер, ұжыммен жұмыс істей білу,стреске-төзімділік, ұқыптылық, алға қойған міндеттерге шығармашылық көзқарас т.б.) қызығушылығы (саяхатқа шығу, би, домбырада ойнау, кітап оқу т.б.) туралы мәлімет, қосымша ақпараттар (мақтау грамоталары, сертификаттар, наградалар, патенттер т.б.) Жеке іс парағы Кадр есебі жөніндегі жеке іс парағы жұмысқа орналасу және аспирантураға түсу кезінде, ұйымдар, мекемелер талап еткен кездерде т.б. жағдайларда жазылады. Жеке іс парағы арнаулы бланк түрінде берілген ресми құжат. Мұнда жеке адам аты-жөні, жынысы, туған жылы, туған жері, ұлты, білімі, мамандығы т.б. өзі туралы қысқаша мәліметтер беріп өтеді. Жеке іс парағында көрсетілетін мәліметтер еңбек кітапшасында, өмірбаянда берілетін мәліметтермен сәйкес жазылады. Жеке іс парағы мынандай жағдайларда жазылады: Жұмысқа қабылдану үшін; Сайланбалы органдарға сайлану үшін; Аспирантураға түсу кезінде; Қызметкердің лауазымын көтеру кезінде т.б. Жеке іс парағында көрсетілетін деректемелер: Құжат аты (жеке іс парағы) Жеке адам туралы мәлімет (аты-жөні, ұлты, азаматы) Кәсібі мен мамандығы Қоғамдық қызметі: еңбек жағдайы Отбасы жағдайы Мекен-жайы Тірек сөздер. Тегі, аты, жынысы, ер, әйел, ұлты, орыс, қазақ, азаматтығы, білімі,жоғары, экономист,мекен-жайы,атағы,награда,қызмет. Тірек сөз тіркестер. Жеке іс парағы, жұмысқа қабылдану, туған жылы, туган жері, ұлты-қазақ, әлеуметтік тегі, жұмысшы отбасы, қызметкер отбасы, диплом бойынша мамандығы, жоғарғы оқу орны, қандай тілдерді білесің, ғылыми атақ, ғылыми дәреже, мемлекеттік наградалары, отбасы жағдайы. Өтініш Адамның өзге адамға білдіретін қалауы, көмек сұрауы; Мемлекеттік органның, ұйымның, лауазымды тұлғаның немесе азаматтың бір мәселені шешуді өкілетті органнан не тұлғадан ресми түрде сұрауы немесе ол жөнінде ұсынысы. Қылмыстық, азаматтық не әкімшілік сот ісін жүргізуге қатысушылар іс жүргізуші мемлекеттік органға (анықтаушы, тергеуші, прокурор, сот) өтініш беруге құқылы. Өтініш жасау – процеске қатысушылардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғаудың маңызды кепілі болып табылады. Сондықтан іс жүргізуші орган процеске қатысушыларға өтініш жасау құқығын түсіндіруге және өтінішті сол сәтте қарап, шешуге міндетті. Істі дұрыс шешу үшін маңызы бар мән-жайларды анықтау жөніндегі өтініш орындалуға тиісті. Өтініш орындалмаған жағдайда өтініш беруші жоғары тұрған органға шағымдана алады. Арыз Арыз (өтініш, кейде шағым) - ұйым басшысының, лауазымы жағынан жоғары тұрған адамның атына белгілі бір ақпаратты, өтінішті, мәліметті жеткізу мақсатында жазылатын іс қағазының бір түрі. Арыз көлемі жағынан шағын болады 1-3 бет немесе 500-5000 белгі аралығында. Арыз көбінесе жеке адам атынан жазылады. Іс жүзінде қойылған мәселе бірден бірнеше адамның немесе, үлкен ұжымның мүддесін көздейтін ұжымдық (коллективтік) арыз түрлері де кездеседі. Арыз белгілі бір себеппен ғана жазылады. Әдетте онда бір ғана мәселе көтеріледі. Арыз онда айтылған мәселені шешуғе қүқы бар адам атына жазылады. Арыздың бірнеше түрі бар. Олар: өтініш түрінде жазылатын арыз, шағым турінде жазылатын арыз, түсініктеме түрінде жазылатын арыз, констатация түрінде жазылатын арыз. Бұлардың әрқайсысы ондаған мотивте жазылады. Арыз жазу ережесі барынша қарапайым десе де болады. Арыздың алты реквизиті бар: кімге жолданғаны, кім жазганы, құжат аты, мазмұны, қолы, датасы. Арыз сиялы я шарикті қаламмен, таза түзетулерсіз жазылуы керек. Жазу машинкасын немесе оргтехниканы қолдануға болады. А4 форматты кейде А5 форматты қағазға жазылады. Арыз құрылымы: құжат адресациясы (кімнің атына жазылғаны); құжат аты; негізгі мәтін; қосымша болса оған сілтеме; жазылу мерзімі; қолы; арыз мазмұнымен келісушілер қолы, Адресацияға лауазым иесінің, мекеме, ұйым басшысының ресми қызметінің толық аты, қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні кіреді. Адресация парақтың оң жағын ала жазылады. Егер арыз бірнеше лауазым иесіне бірден жазылып отырған болса олардың барлығының ресми қызметі (қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні) адресацияда қөрсетілуі қерек. Егер арызға кол қоюшылар бірнешеу болса онда олар иерархиялық тортіппен я болмаса алфавит төртібімен жазылады. Қол қоюшылар өте көп болатын болса онда арызға қол қою парағы тіркелді. Арыз мазмүнымен келісуші қолы қойылғанда келісім туралы қысқаша ақпарат та жазылады. Мысалы, "Келісемін", "Қарсы емеспін". Бұл жерде де датасы жазылып, атқаратын қызметі көрсетіледі. Ескерту: Егер арыз бірнеше адамның атына қатар жазылса, олардың барлығының ресми қызметі, аты-жөні адресацияда көрсетілуі керек. Егер арыз бірнеше адамның атынан жазылса, олар иерархиялық тәртіппен я болмаса алфавит ретімен жазылады. Арыз қолмен де, компьютермен де қатесіз жазылуы тиіс. Мінездеме Мінездеме - түрлі мекеме, ұйым бірлестік, оқу орындарында белгілі бір адамды өмірбаяндық, біліктілік, кәсіптік, адамшылық тұрғыда жазбаша сипаттау мақсатында жиі жазылатын іс қағазының бір түрі. Қызметтік мінездеме — мінездеменің айрықша кең тараған және әмбебап формасы. Қызметкерді объективті әрі нақты мінездеу қажет болған жағдайда жазылады. Қорытынды бөлімі еркін стильде жазылады және құжат мазмұнын түйіндейді. Мінездеме қызметкерді басқа бір вакансияға я болмаса оқу орнына ұсыну мақсатында да жазылады. Мұнда ұсынылған адамның аталған вакансияға қажет деген мінез-қасиеттері, кәсіптік шеберлігі айтылады. Аттестациялық мінездеме белгілі бір адамның атқарып отырған қызмет орнына лайық, лайық еместігін тексеру мақсатында жүргізілетін аттестация қорытындысына орай жазылады. Мұндай мінездеме корытындысында "атқарып отырған қызметіне лайық", "қызмет бабында жоғары қызметке ұсынуға лайық" немесе "атқарып отырған қызмет орнына лайық емес" деген сияқты түйінді сөздер жазылады. Жеке (функциональды) мінездемелер адамның жеке басының мінезін, білімін, шеберлігін, икемділігін және т.б. сипаттай отырып жазылады. Қорытынды бөлімінде мінездеме не мақсатпен жазылғандығы атап корсетіледі. Мысалы, "Еңбек келісімін ұзату ум/ш" т.б. Мінездеме А4 форматты параққа жазылады. Көлемі 1 беттен аспауы керек. Мінездеме мәтіні жазу машинкасында басылады я компьютерде теріліп, кейін принтерден шығарылады. Тақырыпты, өмірбаяндык мәліметтерді, қортынды мен негізгі түйінді үлкендеу шрифтімен беруге болады. Кейде мінездеме жоғары жағында мекеменің аты, логатипі, фирмалық белгісі көрсетілген арнайы бланкілерде де жазылады. Әр данасы есепте түратын арнайы бланкілерге жазылған мінездемелер мінездеме беруші адамның және үйым жетекшісінің қолымен расталады. Барлық мінездемелерге мекеме мөрі басылады. Мінездеме ресми стильде, бейтарап тонмен жазылады. Мәтін баяндауышы ашық райлы етістіктен жасалады (беріледі, орындады, көріне білді, көрсетті). Мінездеменің мазмұндық-құрылымдық жүйесі: 1) тақырыбы; 2) мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәлімет; 3) негізгі мәтін; 4) қорытынды; 5) мінездемені талап етуші ұйымның аты; 6) мінездеме берілген күн, ай, жыл; 7) мінездеме берушінің аты-жөні, фамилиясы, қолы; 8) қосымша (егер болса). Мінездеменің тақырыбы парақтың жоғарғы жағын ала, орта тұсына қарай үлкен әріптермен жазылады. Аттестациялық мінездеме Мінездеме берілетін адам туралы қысқаша мәліметке мыналар кіреді: фамилия, аты-жөні, туған жылы, білімі, мекемедегі жұмыс стажы (-жылдан бастап қызмет етеді), қазіргі атқаратын қызметі. Басқа да кейбір мәліметтер қосымшы берілуі мүмкін (мысалы, диплом бойынша мамандығы немесе білім түрі т.б.)- Негізгі мәтінде атқарып жүрген қызметін, өз мамандығын қаншалықты меңгеретіндігі, кәсіптік білім деңгейі, біліктілігі, қызмет бабында жеткен жетістігі мен кемшілігі жазылады. Қысқаша әлеуметтік-психологиялық портреті беріледі. Әріптестерімен карым-қатынас жағдайы, отбасы жағдайы, ұжымдағы орны, абыройы, сын көтеру қабілеті жазылады. Кей жағдайда (оқуға немесе іссапарға жіберу) денсаулық жағдайы да айтылады. Қажет деп табылған жағдайда негізгі мәтінге шетел сапарлары, зерттеу жұмыстары, өз бетімен жүргізген жұмыстары, жетекшілік, ұйымдастыру қабілеті де кіргізіледі. Мәтін көбіне жай сөйлемдермен, қалыптасқан сөз орамдары мен сөз тіркестерін, стандарт терминдерді қолдана отырып, басы артық қысқартуларсыз жазылады. Қорытынды негізгі мәтіннің түйінделген, жиынтықталған бөлігі болып табылады. Мұнда мінездеме беріліп отырған адамның перспективалық қызметіне байланысты бір-екі накты ұсыныс енгізіледі. Негізгі мәтіннен кейін (қорытынды) сөзін азат жолдан, бас әріптермен жазып, негізгі түйінді немесе ұсынысты атап көрсетуге болады. Жеделхат Жеделхат – телеграф (телетайп) арқылы берілетін жедел сипатты құжат. Күнделікті қызмет барысында ақпарат немесе мәліметтің кейбірін екінші адамға я мекемеге жедел жеткізу қажет болатын жағдай жиі кездеседі. Қазіргі заманда ақпаратты жедел жеткізудің факс, интернет сияқты түрлері де болғанымен жеделхаттар да өз маңызын жойған жоқ. Себебі, хат ұзақ жүреді, интернет пен факс қызметі қымбаттау, оның үстіне біз чертеж я фотография жібермейтін болсақ факсты қолдану міндетті емес. Телефон арқылы жүргізілетін әңгімені іске тігіп қоя алмайсың, сондықтан ең ыңғайлысы жеделхат болып табылады. Жеделхаттың тағы мынадай артықшылықтары бар: • Мекеменің кез келген қызметкері жеделхат мәтінін құрастырып жібере алады. • Виза қою, келісу, корректуралау, редакциялау сияқты формальды нәрселердің қажеттігі болмайды. • Жеделхат қолмен жазылғанына қарамастан әр кез жіберуші мен алушы туралы мәліметті қамтиды. • Қажет болған жағдайда жеделхат мәтіні мен онда берілген мәліметті растауға болады. • Жеделхаттар қалай тез жіберілсе, солай тез жеткізіледі. Телеграф байланысы басқа байланыс түрлерімен салыстырғанда арзан және сенімді. Жеделхат жібере отырып оның белгілеген жеріне ең ұзақ дегенде 10-12 сағаттан соң, қажет болса 1 сағаттан соң да жеткізілетіндігіне 100% сенімді болуға болады. Жеделхатты дұрыс жазу үшін мыналар есте болғаны жөн: • Жеделхат мәтінінде кіріспе сөз, шылау сөздер қолданылмайды. • Кейбір сөздерді қысқартып жазуға болады, керісінше шатасып кетпес үшін цифрлар жазбаша беріледі. • Мынадай ретпен жазылады – алушы мекен-жайы, мәтін, жіберуші мекен- жай. • Жеделхат мәтіні анық оқылатындай болып жазылу керек және ешбір түзетулер (әсіресе мекен-жай мен цифрлар жазылған бөлігінде) болмағаны жөн. Жеделхаттар ішкі және халықаралық болып бөлінеді. Ішкі жеделхаттарға мемлекет ішінде жіберіліп қабылданатындар, ал халықаралық жеделхаттарға шет елдерге жіберілген немесе шет елдерден келгендері жатады. Ішкі жеделхаттар «өкіметтік», «жедел», және «жай» болып үшке бөлінеді. Жедел белгісімен жіберілетіндерге өкіметтік және жедел жеткізілу үшін арнайы жоғары тарифпен төленген жеделхаттар жатады. Қызметтік жеделхат мәтіні 2 дана етіп дайындалады. Аралығы 1,5 интервал. Жеделхат мәтінің басы ғана азат жолдан басталады. Екінші азат жол тек қол қойылғанда ғана беріледі. Басқа құжаттар сияқты жеделхаттың да өз реквизиттері болады. Олар: жеделхаттың категориясы мен түрі, номері, датасы, жіберілген уақыты, алушының аты мен мекен-жайы, мәтін, қол. Бұл реквизиттер сызықтың жоғарғы жағына жеделхаттың формуляр деп алатын бөлігінде жазылады. Сызықтың сыртына төленбейтін реквизиттер, яғни, жеделхатқа қол қоюшы адамның қызметі, дата, жіберушінің мекен-жайы. Әрбір мекемеде жеделхаттарды тіркейтін арнайы журнал (А4 форматты қатты мұқабалы дәптер) болуы керек. Журнал екі бөліктен тұрады. Бір бөлігі келіп түскен жеделхаттарға арналады, мұнда мекемеге келген жеделхаттар тігіледі я желімденеді. Төменгі жағына алушының танысқаны жөнінде белгі, қол қойылады, бұрыштама жазылады. Жіберілген жеделхаттар бөлігінде жеделхат мәтіні жазылады. Ол жіберушінің қолымен расталады. Мұнымен қатар жеделхаттың стандарт бланкілерінен тұратын арнайы журналдар болады. Бұл журналдар жеделхат стандарт бланкісімен және келесі беті мәтін көшірмесін қара қағаз арқылы қалдыру үшін таза беттен тұрады. Мұндай журналдың ыңғайлы жағы жеделхат мәтіні бірден мекемеге толтырылып, арнайы сызылған жерден жыртылып алынып, почта арқылы жіберіледі де көшірмесі қалдырылады. Іс қағаздар тарихы мен стильдік сипаты Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарда есте болатын кейбір жағдайлар: Өңдеу Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтральный) қалыппен ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жөн. Адресаттың сізден қызмет дәрежесі төмен я жоғарылығына қарамастан “Тез арада орындаңыз”, “Кідіртпей жауабын я қорытындысын хабарлаңыз” “Қысқа мерзімде жауап беріңіз” деген сөздерді қолданбаған абзал. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін “Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын” деп белгілі бір күнді көрсетсеңіз немесе “Өз шешіміңізді хабарлауыңызды сұраймын” деген сөздерді қолдану арқылы білдіріңіз. Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Көп эмоцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді объективті түрде көрсетіңіз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік танытуға тырысыңыз. Кез–келген мәселе бойынша шығарылатын қорытынды барынша нақты болуы керек. Егер қызметтік хатта ол мекеменің, не қызметкердің өтінішін немесе тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екенін айтқыңыз келсе, хатты бірден “Ол мәселенің орындалуы не қабылдануы мүмкін емес” деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің немесе істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда, бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады. Сіздің хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы, кадр құжаттары үшін міндетті. Қызметтік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек. Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізіе қоймайды. Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да, көп ойды аз сөзбен жеткізуге тырысыңыз. Іс қағазадарын жазарда, орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолданыңыз. Бастауыш сөйлемнің басында баяндауыш соңында, анықтауыш анықталған сөздің алдында тұратынын да естен шығармаңыз. Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер, қазіргі қазақ тілінде ескіріп, айналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды. Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек. Сөйлемнің баяндауышы ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда, жүріп жатыр, ескертілді) немесе бұйрық райда тұру керек (орындалсын, шешілсін, келісілсін, жеткізілсін, қаралсын т.б.) Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер мен синтаксистік құрылымдар: Өңдеу Ескерту мәтін беру үшін қолданылатын құрылымдар: Өңдеу Ақпанның 20 – сы күні келісілген мерзімнің аяқталатынын есіңізге саламыз. Мына мәселе барысында хабардар еткіміз келеді. ... туралы ескертуді қажет деп санаймыз. ... туралы тағы да есіңізге салғымыз келеді. ... туралы келісім үстіміздегі жылдың 1 желтоқсанынан күшіне енетіндігін ескертеміз. Айтылатын мәселеге байланысты дәлелдер келтіру, себебін түсіндіру үшін қолданылатын синтаксистік құрылымдар: Өңдеу ... сіздің мекемеге тәжірибе алмасу мақсатында жіберіліп отыр. ... мекемеде орын алып отырған қазіргі қаржы тапшылығына байланысты... ... туралы шешімнің қабылдануына байланысты... ... жөндеу жұмыстарының аяқталуына байланысты... ... алдын – ала қол жеткізген келісімге сәйкес. Сіздің талабыңызға орай... ... қарамастан әлі де орын алып отыр. ... экономикалық жағдайдың қиындығына орай... Өтініш білдіру үшін қолданылған синтаксистік құрылымдар: Өңдеу Менің мекен – жайыма жолдауыңызды сұраймын. Аса қажет болғандықтан өтініп сұраймын. Осы мәселенің дұрыс шешілуіне мұрындық болсаңыз... Сіздің мекеме өкілімен жасалған келісімді ескере отырып, бар мүмкіндікті қарасатыруыңызды сұраймыз. ... анықтауыңызды сұраймыз. ... көлемінде қаржылай көмек беруіңізді сұраймыз. Пайдаланылған әдебиеттер тізімі: 1. Дүйсебаева Т. «Машинкамен жазу және іс қағаздарын жүргізу» Алматы, Ана тілі 1991 ж. 2. Жақып Әділбек. «Іс жүргізу» Астана 2000ж 3. Салагаев В.Г. «Іс қағаздарын жүргізу» Алматы 2000ж 4. Алдашева. А «Ресми іс қағаздары» Астана 2000 ж 5. Дүйсенбекова Л.С «Іс қағаздарын қазақша жүргізу » Алматы 2001ж 6. Нұрғожина Г.М. , Қоянбаева Қ.Қ. «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» Қарағанды 2000 ж. |