Іскерлік хаттар. Іскерлік хаттар (1). Ресми хат официальное письмо. Мені атыма ресми хат келді на мое имя поступило официальное письмо. Ресми хаттар
 Скачать 59.9 Kb.
|
|
Іскерлік хаттар Іскерлік хаттар – іс қағаздарының көп тараған түрлерінің бірі. Іскерлік хаттар басқа кәсіпорындармен, мекемелер мен әртүрлі мәселелер бойынша ресми байланыстар жасау үшін жүргізіледі. Іскерлік хаттар – кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің, жеке тұлғалардың өзара негізгі байланыс арналарының бірі болғандықтан, ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы ақпараттар беруге мүмкіндік береді. Іскерлік хаттар – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Іскерлік хат бір бөлімшеде дайындалып, іскерлік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Іскерлік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында да болуы мүмкін. Іскерлік хаттар мәтінінде көбінесе құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер көбірек баяндалады. Іскерлік хаттар арқылы алдын ала келіссөздер жүргізіліп маңызды мәмілелер жасалады. Кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, талап-шағымдар айтылады, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпарат алмасу іске асырылады. Іскерлік хаттар ресми түрде мекеменің атынан жазылатын болғандықтан мұнда қызметтен тыс мәселелер қозғалмайды. Жазылу мақсатына, хатта қамтылатын мəселенің ерекшелігіне байланысты іскерлік хаттардың бірнеше түрлері болады: 1. Ресми хат – официальное письмо. Менің атыма ресми хат келді – на мое имя поступило официальное письмо. Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмысына байланысты мəселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады жəне қызметтен тыс мəселені қозғамайды. 2. Қызметтік жеке хаттар – официальные личные письма. Мекеме жетекшісі қызметтік жеке хат алды – руководитель учереждения получил официальное личное письмо. Қызметтік жеке хаттар қызметтен тыс мəселелерге арналады. Қызметтен тыс мəселелер адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мəселелерімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар тұлға атынан жазылады. 3. Ұсыныс хат – письмо-предложение. Мен ұсыныс хатпен таныстым. – я ознакомился с письмом- предложением. Ұсыныс хаттар. Бұл хатта қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну туралы басшыға ұсыныс жасайды. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме береді. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды. 4. Шағым хат – письмо-жалоба. Жасалған қылмыстық іске шағым хат келіп түсті – Поступило письмо-жалоба за совершенное уголовное дело. Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерлерінің, жеке тұлғалардың заңсыз іс-əрекеттерін көрсетіп, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазады. Хат мазмұнының құндылығы хатта көрсетілген нақты, заңды, дəл фактілерге байланысты. Шағым хатқа шағымданушы адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды. 5. Бұйрық-жарлық хат – циркулярное письмо. Циркуляр хаттар. Əкімшілік жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мерзімде жіберілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады. 6. Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да белгілі бір мақсатпен ғана жазылады. Мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрайды. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды. 7. Жолдама хаттар. Жіберілген құжаттардың аттары, сол құжаттармен бірге жіберілген қосымша материалдардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мəліметтерді көрсету үшін жазылады. Жолдама хатқа мекеме басшысы қол қояды. 8. Өтініш хатта мекемелерден бір нəрсе жөнінде мəлімет беру сұралады. 9. Хабарлама хат – анықтамалық сипатта жазылады. Ол жұмыс барысында ескеру, басшылыққа алу үшін жоғарыдан төменгі бөлімшелерге жіберіледі. 10. Кепілдеме хат. Белгілі бір мекеменің іс-əрекеттің орындалуын өз мойнына алып, екінші мекемеге кепілдік бере жазатын хат. 11. Ілеспе хаттар – сопроводительные письма. Бұл хаттар адресатқа хатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін құжат. Ұсынылып отырған құжатқа түсінік береді, оның орындалу уақытын көрсетеді, кешіктіру себебін түсіндіреді. 12. Хабарлама хаттарда фактілер көрсетіліп, «хабарлаймыз», «хабардар етеміз» деген сөздер арқылы жазылады. Стиль бойынша шақыру хатына ұқсайды. 13. Жарнамалық хаттар – нақты адресатқа жіберіледі. Жарнамалап отырған тауарлар мен қызмет көрсетулердің бағасы көрсетіледі. Бұл хаттың негізгі мақсаты – ұсынылып отырған іске қызығушылықты арттыру. 14. Шақыру хатта (письмо-приглашение) адресатты, нақты тұлғаны, мекеме қызметкерлерін белгілі бір іс-шараға қатысуға шақыру. Шақыру хатында жүргізілетін іс-шараның сипаты беріліп, өтетін мерзімі, нақты уақыты көрсетіледі. 15. Коммерциялық хаттар – келісім-шарттар жасау жəне орындау кезінде жазылады. Сатып алушының өтініші бойынша тауарлар жəне өнімдер туралы ақпарат беруін өтіну немесе тауар жіберуге ұсыныстар, сатушылардың жауаптары, жарнамаға жауаптар болуы керек. 16. Бастама хаттар жауап беруді талап ететін хат. Бұл хаттар қандай да бір мəселені шешуді өтіну, ұсыныс жасау, сұрау мазмұнында болады. 17. Жауап хаттар бастама хаттардың сипаттамасына байланысты болады. Бастама хатта қойылған мəселелерді шешетінін, ұсыныс, өтінішті орындап қабылдайтындығын немесе бас тартатындығын, сұралған мəліметтің, іс-əрекеттің орындалған, орындалмағаны жөнінен хабар, мəлімет береді. 18. Ескертпе хаттар – жүргізілген іс-шаралардың, небір міндеттемелердің орындалу мерзімінің жақындағанын немесе өтіп кеткенін көрсетеді. Мұндай хаттар «Ескертеміз» деген сөзбен аяқталады ЖОЛДАУ ХАТ Жолдау хат-белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын хаттың түрі Үлгі Өтінішті қарап, шара қолдану туралы Тараз қаласы, Шу ауданы әкімінің аппараты 2019 жылғы «19» қазан № 01 Мемлекеттік органның басшысы Қ.Ж.Бакировқа ЖОЛДАУ ХАТ Тараз қаласы, Мойынқұм ауданы әкімінің аппараты өтінішті қарап, шара қолдану үшін, Сізге азамат (ша) А.Н. Асанбаевтың өтінішін жолдап отыр. Өтінішті қарау нәтижелері туралы өтініш иесіне және аудан әкімінің аппаратына 2019 жылғы 25 қазанға дейін жазбаша түрде хабарлауыңызды сұраймыз. Ұйымдастыру-кадрлық жұмыстар бөлімінің бастығы _____________ ________________ (қолы) (аты-жөні) ҰСЫНЫС ХАТ Ұсыныс хат-белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы жазылған хат түрі Штат бірлігін көбейту туралы Тараз қаласы әкімі аппаратының басшысы Қ.Ж. Бакиров мырзаға ҰСЫНЫС ХАТ Экономика және бюджетті жоспарлау департаментіне берілген 2010 жылға арналған штаттық кесте жобасында мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімінің бөлінуі қаралмаған. Мұның себебі 2019 жылға арналған штаттық бірлік өсімінің қаралмағандағы болып отыр. Білім және спорт бөлімін қосымша құру жөнінде мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімін бөлудің есебінен үш қосымша бірлік қажет. Берілген штат саны есебінен бөлім құру әрбір қызметкердің жұмыс көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленгендіктен және штаттық бірлікті қысқарту қызметкерлерге қосымша жүктеме түсіретіндіктен мүмкін болмай отыр. Қазіргі уақытта аппарат бойынша маман тапшылығын ескерсек, жоғарыда аталған жайттар жағдайды күрделендіруі мүмкін. Осыған байланысты Сізден штат кестесін үш бірлікке көбейту туралы мәселені шешуді өтінеміз. Аудан әкімі _____________ ________________ (қолы) (аты-жөні) ЕСКЕРТПЕ ХАТ Ескертпе хат - мәтінде қандай да бір іс-әрекеттің, шараның, оқиғаның жақындағаны, тездетілуі немесе мерзімінің өткендігі туралы хабарланады. Мұндай хат мекен-жайға жеке байланыс немесе телефонмен сөйлесу арқылы жауап алмаған жағдайда жолданады Тапсырманың орындалмағандығы туралы Мойынқұм ауданы әкімі Қ.Ж.Бакиров мырзаға ЕСКЕРТПЕ ХАТ 2019 жылдың басынан орындаушылық тәртіпті саралау көрсеткеніндей, осы жылдың үш айы ішінде Тараз қаласы әкімі аппаратынан бөлімшеңізге азаматтардың өтініші бойынша 3 тапсырма орындалуға жіберілген болатын Хаттардың жалпы санының 3 мерзімі сақталмай орындалған, оның ішінде ҚР Парламенті Мәжілісінің депутаты А.С.Калекеевтің хаты да бар, 3 тапсырма орындалмаған, Бұл жалпы тапсырма санының 80%-ын құрайды. Қазірге дейін қала әкімі А.С. Саурықов халықпен кездесуінің қорытындысы бойынша жүйелік кесте жасалмаған. Жоғарыда аталғандардың негізінде, қала басшылығының тапсырмаларының орындалуын қатаң бақылап, уақытылы орындалуын қамтамасыз етуіңізді және міндетті түрде, басшылықтың бұрыштамасына қарамастан, өтініш иелерін олардың өтініштерінің қаралуының нәтижелері туралы құлақтандырып отыруыңызды сұраймын. Қабылданған шаралар туралы осы жылдың 2019 жылдың 25 қыркүйегіне дейін баяндауыңызды сұраймын. Тараз қаласы әкімдігі _____________ ________________ аппаратының басшысы (қолы) (аты-жөні) ХАБАРЛАМА ХАТ Хабарлама хат - өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас болып келеді. Нақты адресат үшін жазылады және сұратуға жауап болып табылады. Хаттың мәтінінде қандай да деректер немесе шаралар туралы хабарланады. Хат арқылы көбіне ұйымның қызметі немесе әртүрлі жаңалықтар насихатталады, нақты мекен-жайға арналып, сұрау салуға жауап болып табылады. Ақпарат беру туралы Жамбыл политехникалық колледжінің директоры Б.Ш. Егембердиеваға ХАБАРЛАМА ХАТ Тараз қаласы әкімдігінің 2019 жылғы № 01 «Қаратау қаласының жергілікті атқарушы органдарында іс жүргізуді мемлекеттік тілге көшіру туралы» Қаулысын орындау, сондай-ақ жоғарыда аталған Қаулыны іске асыру жұмыстарын сараптау мақсатында қосымша беріліп отырған нысан бойынша әр айдың 5-іне ақпарат беріп отыруларыңызды сұраймыз. Тараз қаласының әкімі _____________ ________________ (қолы) (аты-жөні) ІЛЕСПЕ ХАТ Ілеспе хат - мекен-жайға қосымша құжаттар немесе материалды құндылықтар қоса жіберілгендігі туралы ақпарат береді. Ілеспе хатта жіберілген қосымша құжаттағы жағдайлардың орындалуы немесе мақсаты туралы түсініктеме қажет болған жағдайда жазылады. Есеп беру туралы Аудан әкімдеріне Қалалық құрылымдық бөлімшелердің басшыларына ІЛЕСПЕ ХАТ Құжаттармен жұмыс жасауды реттеу және орындаушылық тәртіп бойынша сапалы саралау жүргізу мақсатында есеп берілетін кезеңнен кейінгі айдың 5-інен кешіктірмей бекітілген үлгілерде құжат айналымы бойынша тоқсандық, жарты жылдық, жылдық есеп берулеріңіз қажет. Қала әкімі аппаратына жолданатын құжаттар бірінші басшы қол қойған, қойылған қолдан кейін төменгі сол жақ бұрышта немесе бірінші парақтың сырт жағында орындаушының тегі және телефон нөмірі көрсетілген, бекітілген үлгідегі бланкіде ғана қабылданады. Аталған талаптарға жауап бермейтін хат-хабарлар түзету үшін қайта қайтарылады. Қала әкімі аппарытының басшысы _____________ ________________ (қолы) (аты-жөні) ТАЛАП ЕТУ ХАТЫ Талап ету хаты- сатып алушы кәсіпорын міндетіне жауапкершіліксіз қарайтын жеткізуші ұйымға жолдайды. Мәтінде хат иесінің талаптары мен шағымдары көрсетіледі, бұл талаптар негізделеді, қажет болған жағдайда, хат иесі өзіне аударуды сұрайтын соманың егжей-тегжейлі есебін көрсетеді. Хатқа ұйымның басшысы немесе оның орынбасары қол қояды. Кеңсе жиһазының жеткізілмегендігі туралы Тараз қаласы, Абай көшесі, № 16 үй 15.01.2019 № 01 2019 жылғы «25» желтоқсан. 2019 жылғы «12» желтоқсан айында жасалған шарт бойынша, Сіз 2019 жылдың ІІ тоқсанында жалпы құны 15000 теңге (он бес мың) кеңсе жиһазын жеткізуге тиіс болатынсыз. Сонымен, 15000 теңге сомаға өнім жеткізілмеді. Шарттың 2-тармағына сәйкес, өнімнің жеткізілмегені үшін жеткізілмеген өнімнің 2 % сомасы, яғни 2000 теңге көлемінде айып төленеді. Көрсетілген соманы біздің есеп айырысу шотымызға аударуыңызды сұраймыз. Олай болмаған жағдайда, біз Бас прокуратураға шағымданатын боламыз. Тараз қаласы әкімінің орынбасары _____________ ________________ (қолы) (аты-жөні) ІІ. Іскерлік хаттардың көп тараған түрлері, сөздер мен сөз тіркестері Ілеспе хат Мекен-жайы туралы деректемесі жазылмаған құжатты жіберу үшін - Сізге...ұсынамыз; - Сізге... жібереміз; Сізге... жөнелтеміз; Алдынала жасалған келісім бойынша Сізге ... жөнелтеміз; Өзара келісіміміздің растамасы ретінде Сізге... жөнелтіп отырмыз. Бұл ретте алдымен құжаттардың қайда, кімге бағытталғаны туралы айтылып, содан кейін өтініштер және түсіндірмелер баяндалады. Өтініш хат Ұйым – авторға қажетті ақпарат, тауар алу, қызмет көрсету түрлерін пайдалану мақсатында қолданылады. - Сізден... өткізуді сұраймыз; - Сізден... жіберуді сұраймыз; - Сізден... хабарлауды өтінеміз; - ... мәселесінің дұрыс шешілетіндігіне сенеміз; Сізге... үшін ризашылығымызды білдіреміз; Сіз біздің өтінішімізге байланысты мәселені мүмкіндігіне қарай дұрыс шешеді деп үміттенеміз...; Хатта бірнеше өтініш мазмұндалған жағдайда: Сондай-ақ Сізден... қарауды сұраймыз; Хаттың негіздемесі беріліп, мұнан соң өтініштің өзі мазмұндалады. Сұрау салу хаттары Қандай – да бір ресми мәліметтер мен құжаттарды алу мақсатында пайдаланылады Сізден... жіберуді сұраймыз; -Сізден... ұсынуды сұраймыз; - Сізден... хабарлауды сұраймыз; -Сізден ... сәйкес тапсыруды сұраймыз. Мәліметтер мен материалдардың қажеттілігі негізделеді және сұранымның өзі мазмұндалады. Негіздемеде заңнамалық және басқа да нормативтік актілерге, ұйымдық-құқықтық құжаттарға сілтемелер болуы мүмкін, өйткені ұйымдар функционалдық қызметіне сәйкес келмейтін мәліметтерді сұратуға құқы жоқ. Жауап хат Өтініш хатқа немесе сұрау салу хатына жауап ретінде әзірленеді. - Сізге ... хабарлаймыз; - Сізге... жіберіп отырмыз; Теріске шығарылатын жауап болған жағдайда; Сізге... байланысты... хабарлаймыз Оң немесе теріс жауап болуы мүмкін. Бірақ тіл қолданысына байланысты өтініш хат иесі жіберген қателіктердің жауап хатта қайталануына жол берілмеуі керек. Хабарлама хат Ұйым-адресатты ортақ мүдделерге сәйкес қандай да бір фактілер, оқиғалар жайында хабардар ету мақсатында пайдаланылады. -Сізге... екенін хабарлаймыз; - Сізге... хабардар етеміз; - Сізге... жайында хабарлап қою қажет деп санаймыз. Хат мәтінінің көлемі әдетте бір-екі сөйлемнен аспайтын шағын болып келеді. Негіздемеден немесе тікелей хабарланатын ақпаратты баяндаудан басталуы мүмкін. Растау хат Мәліметтердің, құжаттардың немесе басқа да материалдардың алынғандығын растау үшін, сондай-ақ келісімге, белгіленген межеге қол жеткізу үшін пайдаланылады. -... алғанымызды алғыс білдіре отырып растаймыз... -... келіскендігімізді растаймыз... - ... алдынала келіскендігімізді растаймыз. Егер алдынала келісім расталса, онда оның мәнін қысқаша баяндау керек. Егер құжаттардың алынғандығы расталса, оларды міндетті түрде атау қажет. Растау хат өтінішпен, тілекпен, ұсыныспен аяқталуы мүмкін. Ақпараттық хат Ұйым-адресатқа ресми сипаттағы мәліметтерді хабарлау үшін пайдаланылады. Көбінесе типтік сипатта болады және билік органдарына, әр түрлі деңгейдегі басқармаларға, ведомствоға қарасты ұйымдарға немесе белгілі бір үлгідегі ұйымдарға жіберіледі. Сізге... хабарлаймыз; -Сіздің назарыңызды... аударамыз; -Сізден, бұл ақпаратты ведомствоңызға қарасты ұйымдарға жеткізуді сұраймыз... Заңнамалық және басқа да нормативтік- құқықтық құжаттардың жекелеген ережелері сөзбе-сөз келтірілуі, кепілдемелер мен ұсыныстардың болуы мүмкін. Ақпараттық хаттардың көлемі бір азат жолдан бастап бірнеше бетке дейін жетуі мүмкін. |