Традиционные (стационарные) офисы. Российский государственный социальный университет Факультет Управления рубежный контроль 3 по дисциплине Офисменеджмент
 Скачать 39.24 Kb.
|
РУБЕЖНЫЙ КОНТРОЛЬ 3 по дисциплине «Офис-менеджмент»
Москва 2022 Традиционные (стационарные) офисыК традиционным (стационарным) офисам относятся офисы, основная деятельность которых осуществляется в специально приспособленных помещениях. Если крупные корпорации строят целые здания под свои офисы, то большинство мелких фирм предпочитают арендовать готовые офисные помещения, при необходимости – уже полностью оборудованные. Полностью оборудованные офисы – это офисные помещения, полностью оборудованные всем необходимым: как материалами длительного назначения (от мебели и средств оргтехники до репродукций на стенах и мусорных ведер), так и материалами повседневного назначения (от канцтоваров до чая и сахара на кухне). Вопросы пополнения запасов расходных средств решаются арендодателем. Профессионально оборудованный бизнес-центр с готовыми офисами включает в себя: общую приемную (Reception), обслуживающую несколько фирм арендаторов; отдельные рабочие помещения (собственно арендуемые офисы); места общего пользования (вопросы по поддержанию чистоты берет на себя арендодатель); переговорные комнаты и студии для видеоконференцсвязис почасовой оплатой; полностью оснащенную кухню. Счета выставляются, исходя из числа сотрудников (закладывается стандартная норма потребления); службу ответа на телефонные звонки; средства копирования и тиражирования документов (выставляется счет с учетом каждой сделанной копии, страницы факса, отпечатанной страницы); доставку корреспонденции и почтовое обслуживание; телефонную станцию с многостанционным доступом и телефонные порты; постоянное техническое обслуживание и поддержку по вопросу ин-формационных технологий (при вызове специалиста – почасовая оплата); локальную компьютерную сеть с доступом в Интернет; систему безопасности, включающую сигнализацию, службу охраны и наличие пропускного режима; локальные инженерные коммуникации и техническое обслуживание. Отдельной разновидностью полностью оборудованного офиса выступает так называемый временный офис. Временные офисы обеспечивают все услуги полностью оборудованного офиса, но не на постоянной основе, а лишь на определенное количество дней или часов в месяц, предоставляя тем самым присутствие на местном рынке, когда нет необходимости в постоянном офисе или нет возможности полностью оплачивать его. Оплачивается только конкретно использованное время аренды офиса при возможности использования всех административных услуг и поддержки по вопросам информационных технологий. Нетрадиционные (мобильные) офисыОтдельно от вышеперечисленных стационарных офисов, выполнение функций которых немыслимо без соответствующе оборудованного отдельного помещения, стоят так называемые виртуальные и мобильные офисы, получающие в нынешнее время все большее распространение. Слова «мобильный» и «виртуальный» применительно к офисам зачастую употребляются равноценно, что далеко не всегда оправдано. Понятие «мобильность» указывает на возможность служащим выполнять свои рабочие обязанности у себя дома (или в другом удаленном от центрального офиса месте), «виртуальность» – указывает на ту виртуальную среду, созданную сетью Интернета, внутри и благодаря которой офисные служащие взаимодействуют. В этом смысле «виртуальный офис» является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета, а так как сотрудники мобильного офиса вынуждены взаимодействовать зачастую именно через сеть Интернет, то это дает основания для сближения обоих видов данных нетрадиционных офисов. Но мобильные офисы могут функционировать и без виртуальной среды, обходясь тем, что его дистанционно работающие сотрудники «по старинке» привозят свои отчеты в головной офис (например, в страховой компании). Виртуальные же офисы могут существовать вообще без собственных сотрудников, ограничиваясь аутсорсинговыми услугами. Мобильный офис В узкотехническом смысле мобильный офис – это переносной комплект оборудования и программного обеспечения, позволяющий пользователю решать задачи обычного офиса, находясь вне своего рабочего места: получать оперативный доступ к информации (корпоративные базы данных, Интернет), вести обработку и осуществлять хранение информации, планировать и организовывать деятельность, принимать и отправлять факсовые сообщения, печатать и копировать документы, работать с электронной почтой и т. п. Полный комплект мобильного офиса состоит из сотового телефона, портативного компьютера, принтера и сканера (которые могут помещаться в одном устройстве). Информационно-технологическая инфраструктура, используемая для организации удаленной работы (применяемая в любом электронном офисе и – нередко – в виртуальном офисе) обычно включает защищенный канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: документооборот, портал, CRM, ERP и другие. Таким образом, мобильный офис может выполнять все функции стационарного офиса (за счет оснащенности соответствующими программными и аппаратными средствами обработки и передачи информации), но без его физической составляющей (т. е. без помещения, комнат, мебели). Полностью отказаться от отдельного помещения не всегда удается, но оно лишается существенного значения, т. к. большая часть офисной деятельности выносится за его стены. Штат стационарного офиса в этих условиях может сократиться до одного секретаря-координатора, т. к. остальные офисные сотрудники – менеджеры, бухгалтеры, юристы и даже руководящий состав – переходят на надомную работу. Трудовое законодательство России не запрещает работодателям организовывать работу вообще без стационарного офиса, но только при условии, что особенности такой работы грамотно прописаны в кадровых документах, а также решен вопрос о ведении табеля учета оплаты труда дистанционно работающих сотрудников. Обязательным для оплаты труда при дистанционной организации работы является документирование выполненного объема работ (или выполненных должностных обязанностей), так как табель учета рабочего времени в данном случае не может являться основанием для оплаты труда. Если стационарный офис и сохраняется, то только для проведения регулярных совещаний, на которых сотрудникам выдается задание, определяется время его выполнения, а также представляется отчет по его выполнению. Контроль деятельности сотрудников со стороны руководства, конечно, затрудняется, но поскольку контролируется не процесс, а результат работы, то четче отслеживается эффективность работы. Более ответственной становится и деятельность секретаря как координатора, от которого, в первую очередь, зависят скорость и правильная адресация информации между удаленными сотрудниками. Сами сотрудники должны быть оснащены хотя бы минимальным набором средств передачи информации. К ним, прежде всего, относятся следующие средства. Интернет, обеспечивающий: пересылку отдельных файлов (текстовых, баз данных, программ) по электронной почте; пересылку видеоизображений, снятых web-камерой. С ее помощью можно организовать виртуальную выставку на сайте, проводить дистанционное обучение или видеоконференции, фиксировать совещания и собрания для дальнейшего «разбора полетов»; использование технологии интернет-вещания или Webcast. Webcast – это широковещательная передача аудио- и видеоматериалов через Интернет, обычно используемая в случае, если собеседникам мешает общаться разница в часовых поясах; проведение интернет-конференции. Это технология, которая предполагает интерактивное взаимодействие в реальном времени для собеседников (в отличие от интернет-вещания, которое представляет собой односторонний информационный поток); использование специальной платформы мобильного офиса (например, Windows Mobile или более дорогая IBM), которая позволяет пользователям, территориально удаленным друг от друга, работать напрямую с общими данными, прежде всего, с базами данных систем электронного документооборота. Мобильная телефонная связь, обеспечивающая: возможность для организации звуковой конференцсвязи (аудиоконференции) удаленных друг от друга собеседников, что особенно важно в ситуации необходимости срочного обсуждения сложной проблемы людьми, которые не могут физически встретиться. Эта технология удобна при проведении небольших встреч сотрудников либо с представителями других фирм, но с условием, что с ними уже непосредственно общались «лицом к лицу»; услуги call-центров, при необходимости обработки огромного шквала телефонных звонков, что недоступно для большинства обычных офисных телефонных линий. Это лишь некоторые инструменты, позволяющие организовывать мобильный офис. Естественно, что данные средства коммуникации используются и в работе стационарного офиса, но именно в мобильном офисе они приобретают основополагающее значение. Хотя мобильный офис сохраняет большинство преимуществ полнофункционального стационарного офиса, но его специфика оборачивается не только достоинствами, но и недостатками. Следует признать, что мобильный и виртуальный офисы не являются базовым решением для всех видов бизнеса, по крайней мере, не в ближайшей перспективе, т. к. они требуют значительных инвестиций в человеческий и материальный капитал, а также могут просто не соответствовать специфике деятельности самой организации. Так, не все компании готовы перейти на удаленную работу без угрозы своему бизнесу. Вывод: Организация мобильного бизнеса оправдана в основном для тех компаний, специфика бизнеса которых предполагает отсутствие не менее 40 % сотрудников на рабочих местах в офисе в течение дня, в том случае, если создалась критическая масса полевого персонала. Это, например, консалтинговые, аудиторские агентства, дизайн-бюро и т. п. Тем более что, как показывает практика, личное общение (нивелированное в мобильном, да и в виртуальных офисах) остается самым эффективным инструментом мотивации и контроля, которое не могут всецело заменить технологические возможности поддержания постоянной связи. Поэтому вопросы обеспечения жизнедеятельности стационарных офисов, организации рабочих мест при соблюдении всех сопутствующих эргономических требований остаются актуальными. |
