Электронный документооборот. Чечеловои__ Софии Статья ЭДО. С. Ю. Чечелова Электронный документооборот
 Скачать 59.97 Kb.
|
|
С. Ю. Чечелова Электронный документооборот Поскольку большая часть информационных ресурсов компании содержится в документации, то можно говорить о том, что документы являются основой деятельности любого предприятия. При помощи документооборота происходит непрерывный процесс, который одновременно позволяет отражать деятельность организации и оперативно ей управлять. В настоящее время, с развитием информационных технологий, у документооборота появляется множество возможностей. В условиях жесткой конкуренции автоматизация документооборота становится не только средством оптимизации внутренних процессов организации, но и является насущной необходимостью. Понятие электронного документооборота достаточно обширное. На сегодняшний день существует множество средств, с помощью которых осуществляется обмен данными. В качестве таких средств выступают: электронная почта, информационные системы, компьютерная сеть и другое. Основным назначение любого документооборота является организация хранения документов, а также дальнейшая работа с ними. В данной системе должны полностью отслеживаться все происходящие в документах изменения. Комплексная система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации. Зачастую систему электронного документооборота организации внедряет в свою деятельность для решения определенных задач, например: Исключение бумажного документооборота из оборотов предприятия; Оптимизация бизнес-процессов; Повышение информативности руководства; Уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием и др. Поскольку электронный документ невозможно закрепить печатью или подписью, какая возможность есть у бумажного носителя, то для подписания документов организации также необходимо иметь ЭЦП (электронно-цифровая подпись). Для более детального разбора данной темы рассмотрим в качестве примера систему «Контур-Экстерн». 1 июля 2000 год – официальная дата создания как самой лаборатории интернет-технологий компании «СКБ Контур», так и проекта «Контур-Экстерн». Основной задачей данного момента на тот момент являлось решение проблемы обновления программного обеспечения на стороне клиента при каких-либо изменениях в законодательстве. Однако спустя какое-то время возникло понимание того, что с помощью удаленного сервера можно не только готовить данные налоговой отчетности, но также и передавать их в налоговые инспекции. Так в 2001 году началось освоение работы с криптографическими функциями, был подписан договор с компанией «Крипто-Про», что позволило к концу года ввести в эксплуатации один из первых в России Удостоверяющих центров. В это же время появляются механизмы для работы с различными формами отчетности. В системе «Контур-Экстерн» вопросам информационной безопасности уделяется особое место, поскольку большая часть информации является конфиденциальной. С каждым годом все более совершенствуются методы защиты данных, однако абонентам необходимо, в свою очередь, соблюдать определенные требования по защите информации. Основой ключевой инфраструктуры всей системы является Удостоверяющий центр, от функционирования которого зависит возможность корректного разрешения любых конфликтных ситуаций, связанных с применением ЭЦП. Рассмотрим более детально работы системы ЭДО Диадок. Все абоненты «Контур-Экстерна» получили возможность полноценной работы в системе ЭДО Диадок. Контур.Диадок – это сервис для обмена электронными документами, продукт компании СКБ Контур. Данная система позволяет решать важные вопросы компании без использования каких-либо дополнительных манипуляций. Система ДО позволяет передавать следующую информацию: Накладные по форме Торг-12; Акты, форматы которых подходят для передачи их и в контролирующие органы; Счета-фактуры, порядок обмена которыми, а также форма регулируется федеральными налоговыми органами и Минфином. Помимо этого, можно передавать неформализованные документы, например, платежные поручения, договора, акты выполненных работ и т.д. При помощи данной системы можно взаимодействовать не только с контрагентами, которые пользуются Контур.Диадоком, а также обмениваться информацией с предприятиями, которые работают в других программах, и государственными учреждениями. Так, например, есть возможность отправлять отчетность для ФНС. Преимущества работы в системе Контур.Диадок: Поскольку система привязывается к электронной почте, то ни один документ не будет пропущен, так как всегда приходят оповещения; Перед отправкой любой документ подписывается ЭЦП; Есть возможность оформлять документ не только в самой системе, но также можно загружать готовые файлы с компьютера; Есть возможность в течение нескольких минут найти контрагента и проверить его; В системе можно отфильтровать документы на определенную дату или по отдельному контрагенту, что облегчит работы с массовой обработкой документации; Есть возможность сдавать отчетность в контролирующие органы, что освобождает от отправки документов на бумажном носители. Для того чтобы начать работу в данном сервере достаточно нескольких минут. Необходимо только заполнить заявку. В течение 5 минут операторы связываются с потенциальным пользователем и отвечают на все необходимые и интересующие вопросы. Контур. Диадок обеспечивают надежную защиту любого документа и несет ответственность за утечку информации. В качестве подведения итогов рассмотрим определенные выгоды перехода на ЭДО: Отказ от бумажного архива Ускорение оплаты покупателей, поскольку доставка первичного документа покупателю осуществляется в считанные минуты; Сокращение издержек на бумагу, печать и отправку документации; Оптимизация налогообложения; Сокращение затрат на отдельнные рутинные операции, так, например, сокращение времени, которое тратится на поиск документов в бумажном архиве. Список использованной литературы: Бабенко, Л.К. Новые технологии электронного бизнеса и безопасности / Л.К. Бабенко, В.А. Быков, О.Б. Макаревич, и др.. - М.: Радио и связь, 2018. - 116 c. Веретехина, С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография / С.В. Веретехина. - М.: Русайнс, 2017. - 213 c. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2006. №3 Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/ |