Галаев Омар Туризм 1 курс Часть 1 Основные подходы к автоматизации документооборота Работа офиса в едином информационном пространстве
Входящий
документ
Запрос на
продукцию, услуги
от внешней
организации
Юристы
На
рассмотрение
руководства
Отдел работы
с договорами
Отдел сбыта,
поставок
Руководитель
Отдел обработки
корреспонденции
Канцелярия
Производство
Подготовленный
договор,
документы...
Приказы,
поручения
Бухгалтерия
Согласование
Контроль
Визирование
Отчетность
Архитектура единой системы электронного документооборота МНС России
Защищенные
транспортные каналы
электронной почты
Дионис
Проблемы Заказчиков: - Снижение управляемости при росте организации
- Снижение уровня исполнительской дисциплины
- Снижение эффективности работы сотрудников и организации в целом
- Потеря информации при уходе ключевых сотрудников
Автоматизация документооборота - перенос традиционных процессов работы с документами в область автоматизации Почему нужна автоматизация? - Высокая стоимость хранения и поиска информации
- Отсутствуют механизмы управления движением документов
Традиционная точка зрения:
Несколько цифр (по сведениям Delphi Consulting):
- 15% бумажных документов безвозвратно теряется
- до 30% рабочего времени тратится на поиски
- около 1 трлн. $ в год - убытки от потерь документов в США
Почему нужна автоматизация?
Снижение затрат на: Снижение затрат на: - бумажные носители
- хранение архивов документов
- доставку документов
- услуги связи
Традиционная точка зрения:
Повышение производительности труда
Актуальная точка зрения: Система автоматизации документооборота создает предпосылки для внедрения в организациях новой парадигмы управления Актуальная точка зрения:
«В эпоху постиндустриального бизнеса, в которую мы сейчас вступаем, корпорации будут образовываться и развиваться на основе идеи реинтеграции отдельных операций в единые бизнес-процессы, то есть наборы операций, которые, взятые вместе, создают результат, имеющий ценность для потребителя»
Майкл Хаммер и Джеймс Чампи
Цитата дня:
Эффект от внедрения - Автоматизируется весь документооборот процедур управления качеством
- Автоматизация сбора метрик процессов
Поддержка управления качеством: - Упрощается поиск несоответствий в процессе
- Существенно удешевляется процесс управления качеством
Внедрение системы качества без
автоматизации малоэффективно
Актуальная точка зрения:
Эффект от внедрения
Накопление и доступ к знаниям:
Актуальная точка зрения:
Ускорение коммуникаций:
- Создание единого информационного пространства в распределенных организациях
- Обеспечение информационного пространства для взаимодействия рабочих групп
- Обеспечение доступа к информации удаленным сотрудникам и клиентам
Актуальная точка зрения:
Эффект от внедрения
Варианты автоматизации
Внедрение комплексной системы автоматизации документооборота
Автоматизация конкретных бизнес-процессов обработки
документов
Автоматизация конкретных бизнес процессов обработки документов - Решает конкретную изолированную задачу
- Не затрагивает остальные бизнес-процессы
- Возможно создание приложений
«с нуля» Внедрение комплексной системы автоматизации документооборота позволяет: - удешевить разработку и внедрение конечных приложений;
- обеспечить удобство пользователя и унифи-цированный интерфейс;
- сократить стоимость эксплуатации и сопрово-ждения комплекса приложений;
- обеспечить унифицированные средства мони-торинга и контроля исполнения;
- обеспечить возможность сбора статистической информации о скорости и своевременности исполнения.
Требования к комплексной системе автоматизации документооборота: - общие средства навигации и доступа к данным;
- общая структура справочников;
- общие средства поиска ;
- единые механизмы разграничения прав доступа;
- единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией;
- единые механизмы хранения;
- единая инфраструктура управления и администрирования;
- единые средства разработки и настройки приложений.
Часть 2 Рынок приложений автоматизации документооборота Основные виды систем, представленные на российском рынке - Электронные архивы
- Системы маршрутизации и хранения документов
- Системы делопроизводства
- Системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов)
Архивы документов - В архиве хранится либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое.
- Архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов, их поиск.
- Архивы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе.
- Система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам.
- Система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.
- Архивные системы должны обеспечивать возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания — это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль.
Системы маршрутизации документов
Функция системы маршрутизации состоит в непосредственной пересылке документов на рабочие места исполнителей, сборе информации о текущем статусе документов, осуществлении консолидации документов по завершении работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечении пользователей средствами доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы автоматизации делопроизводства В функции систем автоматизации дело-производства не входит хранение и пере-мещение документов в организации. Их основной задачей является фикса-ция документов и их текущего статуса в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении регистрационной карточки документа.
Система
Компания-производитель
|
Работа с регистрационной карточкой
| | | | | | |
Регистрация документов
|
Составные документы
|
Номенклатура дел
|
Дизайнер форм карточек
|
Словари и справочники
|
«1С:Архив» 1С
|
+
|
+
|
-
|
-
|
-
|
ГранДок Гранит Центр
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
+
|
-
|
-
|
-
|
-
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
LANDOCS Ланит
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Система
Компания-производитель
|
Контроль исполнительской дисциплины
| | | | | | |
Сроки поручений
|
Автоматические уведомления
|
Задание маршрута
|
Графический дизайнер маршрутов
|
Протокол обработки
|
«1С:Архив» 1С
|
+
|
+
|
-
|
-
|
+
|
ГранДок Гранит Центр
|
-
|
+
|
-
|
-
|
+
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
-
|
+
|
-
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
+
|
+
|
-
|
-
|
-
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
LANDOCS Ланит
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Система
Компания-производитель
|
Поиск документов
| | | | | | |
Реквизитный поиск
|
Поиск по форме
|
Полнотекстовый поиск
|
Учет морфологии
|
WEB-поиск
|
«1С:Архив» 1С
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
ГранДок Гранит Центр
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
-
|
+
|
-
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
+
|
-
|
+
|
-
|
+
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
-
|
-
|
-
|
-
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
-
|
-
|
-
|
-
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
-
|
+
|
-
|
-
|
-
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
-
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
-
|
-
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
-
|
LANDOCS Ланит
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Система
Компания-производитель
|
Вывод документов
| | | | | | |
Генерация отчетов
|
Встроенные средства просмотра документов
|
Встроенные средства просмотра и печати отчетов
|
Редактор отчетов
|
Проведение
e-mail рассылок
|
«1С:Архив» 1С
|
+
|
+
|
-
|
-
|
+
|
ГранДок Гранит Центр
|
+
|
+
|
-
|
-
|
-
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
+
|
-
|
+
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
+
|
+
|
+
|
-
|
-
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
-
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
+
|
+
|
+
|
-
|
-
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
+
|
+
|
-
|
-
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
LANDOCS Ланит
|
+
|
+
|
-
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
-
|
Система
Компания-производитель
|
Организация защищенного документооборота в сети
| | | | | | |
Разграничение прав доступа
|
Роли
|
Шифрование
|
Поддержка ЭЦП
|
Защита от сбоев
|
«1С:Архив» 1С
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
ГранДок Гранит Центр
|
-
|
-
|
-
|
-
|
+
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
+
|
-
|
-
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
+
|
-
|
-
|
-
|
+
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
-
|
-
|
-
|
+
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
-
|
-
|
-
|
+
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
+
|
-
|
-
|
-
|
+
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
+
|
-
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
LANDOCS Ланит
|
+
|
+
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Система
Компания-производитель
|
Хранение и доступ к информации
| | | | | | |
Списание информации в архив
|
Стационарное клиентское место
|
Возможность работать on-line через WEB
|
Внутренняя почтовая служба
|
Удаленный доступ
|
«1С:Архив» 1С
|
-
|
+
|
+
|
+
|
+
|
ГранДок Гранит Центр
|
+
|
+
|
+
|
-
|
+
|
РауDox Интерфейс
|
+
|
-
|
+
|
-
|
+
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
-
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
+
|
+
|
-
|
+
|
+
|
OfficeMedia Интертраст
|
+
|
+
|
-
|
+
|
+
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
+
|
+
|
-
|
-
|
+
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
-
|
+
|
+
|
-
|
+
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
+
|
+
|
-
|
+
|
+
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
-
|
+
|
-
|
-
|
+
|
LANDOCS Ланит
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
+
|
+ (ОПЦИОНАЛЬНО)
|
-
|
+
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
+
|
+
|
+
|
+
|
+
|
Система
Компания-производитель
|
Технические и ценовые параметры
| | | | | | |
СУБД
|
Цена СУБД
|
сервер
|
клиент
|
Цена с10 лицензий)
без стоимости СУБД
|
«1С:Архив» 1С
|
MS SQL Server / MS Access
|
ОТ 600$
|
P-200, 128Mb
|
P100, 32Mb
|
490$
|
ГранДок Гранит Центр
|
MS SQL Server
|
ОТ 600$
|
Pentium III-600, 128 Mb, 8 Gb, CD-ROM
|
Pentium 166, 64 Mb, 2 Gb, CD-ROM
|
От 6500$
|
РауDox Интерфейс
|
MS SQL Server / MS Access
|
ОТ 600$
|
PIII-500, 512Mb/Ms 200 Serveer
|
486 DX — 4
|
5000$
|
«Эффект-Офис» «Гарант Интернешнл»
|
Собственного производства/
MS SQL Server
|
0$
|
P-200, 128Mb
|
P150, 32Mb
|
1840$
|
«ЭСКАДО» «Интерпроком ЛАН»
|
Lotus Domino\Notes
|
ОТ 3700$
|
PIII-500, 512Mb
|
P166, 64Mb
|
От 595$
|
OfficeMedia Интертраст
|
Lotus Domino\Notes
|
ОТ 3700$
|
PIII-500, 512Mb
|
P166, 64Mb
|
От 250$
|
Электронная канцелярия «Золушка» НТЦ ИРМ
|
MS SQL Server Oracle
|
ОТ 600$
|
PIII-500, 512Mb
|
P166, 64Mb
|
От 1500$
|
«ДЕЛО» ЭОС
|
MS SQL Server Oracle
|
ОТ 600$
|
P-166 64Mb
|
P-90 32Mb
|
От 1900$
|
«БОСС-Референт» АйТи
|
Lotus Domino\Notes
|
ОТ 3700$
|
PIII-500, 512Mb 8Gb HDD
|
P166, 64Mb
|
От 2500$
|
OPTIMA-Workflow Оптима
|
MS SQL Server
|
ОТ 600$
|
PIII-500, 128Mb b
|
P166, 64Mb
|
3950$
|
LANDOCS Ланит
|
MS SQL Server
|
ОТ 600$
|
PIII-500 512Mb
|
P-200 64Mb
|
От 5500$
|
«ЕВФРАТ- Документооборот» Cognitive Technologies
|
Ника
|
0$
|
PIII, 256 Mb
|
PII, 64 Mb
|
1940$
|
Система
|
Функциональность
| |
Рейтинг платформ
|
Соответствие ценовым ожиданиям
|
Абсолютный рейтинг
| | |
Минимальная комплектация
|
Полная комплектация
| | | |
«ЕВФРАТ-Документооборот»
|
100
|
100
|
57
|
72
|
82
|
OPTIMA-Workflow
|
70
|
86
|
74
|
48
|
73
|
«БОСС-Референт»
|
62
|
81
|
100
|
51
|
73
|
LANDOCS
|
61
|
79
|
74
|
31
|
67
|
«ДЕЛО»
|
63
|
76
|
92
|
76
|
79
|
OfficeMedia
|
61
|
73
|
100
|
85
|
81
|
«1С:Архив»1С
|
59
|
73
|
32
|
100
|
77
|
«ЭСКАДО»
|
57
|
69
|
100
|
88
|
81
|
Электронная канцелярия «Золушка»
|
59
|
65
|
92
|
83
|
78
|
РауDox
|
63
|
63
|
32
|
35
|
62
|
ГранДокГранит
|
60
|
60
|
74
|
23
|
57
|
«Эффект-Офис»
|
47
|
52
|
74
|
79
|
72
| |
Скачать 1.87 Mb.