Задание №2 Дмитриев. Системы электронного документооборота на предприятии помогают

• Название: Системы электронного документооборота на предприятии помогают
• Дата: 25.03.2023
• Размер: 0.59 Mb.
• Имя файла: Задание №2 Дмитриев.docx
• Тип: Документы; #1014064

Задание №3















Задание №4

Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью.


Системы электронного документооборота на предприятии помогают:

• 
  хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;
  
• 
  защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
  
• 
  следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
  
• 
  согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
  
• 
  быстро искать документы в электронном архиве, по ключевым словам;
  
• 
  экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
  
• 
  разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.
  

Самый главный способ внедрения – это постепенный. Сначала мы определяем цели и задачи, которая СЭД будет выполнять, далее анализируем собственную систему документооборота в производстве, после этого приступаем к её оптимизации и автоматизации. В конечном итоге можно уже внедрять СЭД и обучать сотрудников работой с ней. Минусом внедрения является само внедрение, так как для компании это большой труд, будут вытекать множество проблем начиная от формализации всех документов, заканчивая в полной перестройке устоявшихся каналов взаимодействия в компании.

Главными ограничениями внедрения являются временные и технические, так как в самом внедрении компания перестраивает полностью свой документооборот и способы взаимодействия с ними. Так же ограничением может стать финансовая сторона вопроса, в том плане, что нужно платить за поддержания СЭД в нормальной форме, а так же тратиться на обучение сотрудников для работы с ней.