ДОУ Служебные письма. Малахова Виды служебных писем. Служебное письмо
 Скачать 17.65 Kb.
|
|
Служебное письмо – это краткий (как правило не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты. Виды служебных писем Наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку. Письмо-просьба— излагает какую-либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу (Приложение 5). Письмо-сообщение— предназначено для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). На практике письмо-сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос. Письмо-запрос – предназначено для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом. Сопроводительное письмо - письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов). Письмо-подтверждение служит для подтверждения какого-либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных носителей. Часто данный вид писем используется в качестве ответного. Письмо-предложение (оферта)— пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма. Письмо-рекламация— коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию. Письмо-извещение-письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». Информационное письмо— это разновидность письма-извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам. Гарантийное письмо—письмо, направляемое с целью предоставления письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким-либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую". Письмо-напоминание— письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Рекламное письмопредставляет в выгодном свете какие-либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок. Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер. Письмо-приглашение— функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о каком-либо торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. Текст письма-приглашения может начинаться с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)...". Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых свободные места заполняются от руки. Письмо-поздравление— содержит поздравления, связанные с какими- либо важными событиями. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам: а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя; б) государственные, церковные и профессиональные праздники; в) назначение адресата на более престижную должность; г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя); д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.); е) годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круглая"); ж) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т. п.). Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным. Благодарственное письмовыражает благодарность адресату за проявленное по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. В письме степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу. Рекомендательное письмо— вид делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — рекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется рекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком. |