инж проект 3. Собрание команды вторник, с 16 до 18 часов. Основные определения и понятия
 Скачать 90 Kb.
|
|
Введение «Меньше слов, больше дела!» – зачастую такую фразу можно услышать от руководителей и от исполнителей. И вроде бы все верно: больше времени уделим работе, больше сделаем. Однако при этом мы своими руками, а вернее, словами, разделяем команду на отдельных людей, и команда превращается в группу профессионалов, задействованных в какой-то общей работе. Хотя и свойство «общая» тоже может незаметно исчезнуть. Общение внутри команды выполняет важнейшую роль для поддержания единства представлений о проекте, целях и намерениях. Общение позволяет координировать участников при решении возникающих задач и проведения работ. Следовательно, общение (или более строго «Коммуникации») должно происходить по определенным правилам. Даже отсутствие правил может являться одним из правил в команде. Забегая вперед, приведем примеры правил коммуникаций: Команда договаривается о времени встречи с Заказчиком по телефону минимум за один рабочий день. По итогам встречи с Заказчиком Руководитель проекта в этот же день пишет резюме и рассылает команде и Заказчику по электронной почте. Разрабатываемые документы хранятся во внешнем хранилище, во время переписки вставляются на них ссылки. Отправка Заказчику информации о выполненных и предстоящих задачах – утро понедельника. Собрание команды – вторник, с 16 до 18 часов. Основные определения и понятия Процессы взаимодействия между участниками проекта принято называть коммуникациями. А решение задач обеспечения коммуникаций – управление коммуникациями. Всегда ли нужно знать, как управлять коммуникациями? Если ответить коротко, то да, практически в любом проекте пригодятся эти знания и навыки. Налаженные коммуникации служат для того, чтобы актуализировать цели проекта и действия по их достижению, вовлекать и регулярно информировать заказчика, равно как и других заинтересованных лиц. Бывают ситуации, хотя они достаточно редки, когда можно и не знать, что такое коммуникации, и при этом успешно работать вместе. Например, в команде из двух-трех давно работающих вместе специалистов можно обойтись без формальностей, просто потому, что они уже выработали для себя удобную форму взаимодействия. Ведь когда задача понятна и участники проекта имеют успешный опыт совместной работы, можно сориентироваться, кто и что делает, по ходу. Однако, такая ситуация скорее исключение из правил. Надо отметить, что правила коммуникаций могут существовать в команде, даже если они нигде не записаны (неписанные правила). И при этом в команде правила будут работать. Однако в какой-то момент, когда команда столкнется с более сложными проектами или с необходимостью расширения команды, документировать правила придется. Отсутствие правил коммуникации в проекте способно принести существенный ущерб проекту сразу во всех трёх измерениях: временном, материальном и содержательном. Отсутствие определенных правил может привести, например, к тому, что: на коммуникации тратится слишком много времени (найти итоговую версию документа; вспомнить, о чем договорились на прошлой встрече); коммуникациями пренебрегают (каждый поступает в меру своего собственного понимания задач, возможно не понимая как согласовать свои действия с командой). Это приводит к рискам дополнительных работ и/или дополнительных затрат времени и ресурсов. Подход к организации коммуникаций под названием «как-нибудь разберемся по ходу» не может быть рекомендован к использованию в проектах на постоянной основе. Главным эффективным способом противодействия риску сбоев является его предупреждение через создание организованной системы управления взаимодействиями команды. Правила взаимодействия должны быть проработаны, задокументированы и внедрены в практику. О том, как сформировать правила взаимодействия, и пойдет речь в данном разделе. Будем говорить об организации коммуникаций именно внутри команды. Принципы и методы, которые будут рассматриваться применительно к коммуникациям внутри команды, в полной мере применимы к коммуникациям с более широким кругом участников. Итак, какая польза от организации коммуникаций? Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить за счет организации коммуникаций в команде: обеспечение вовлеченности участников в совместную работу; координация при выполнении работ; поддержка информированности участников о состоянии проекта; обеспечение подконтрольности деятельности для руководителя проекта и для заинтересованных лиц; хранение рабочей информации. Все-таки хочется поменьше говорить и побольше делать! Естественно, время, которое проводится в обсуждениях, нужно ограничивать. При этом нужно как-то мириться с тем, что деятельность руководителя проекта более чем на 90% состоит из коммуникаций. И это время нужно структурировать, использовать с максимальной эффективностью. Ведь от этого во многом будет зависеть качество управления проектом. Отсюда несколько ключевых требований к организации коммуникаций: иметь определенный режим встреч (совещаний) с командой и с участниками (когда и где); обеспечивать доведение информации до участников обсуждения до встречи, чтобы была возможность самостоятельной подготовки; обеспечивать доведение принятых решений и рабочей информации до всех заинтересованных лиц; представлять цели коммуникации, по какому вопросу необходимо принять решение или какое действие инициировать (без пустых разговоров, отвлекающих от дела); к обсуждениям приступать, когда участники достаточно подготовлены и обладают исходной информацией; минимизировать спонтанные отвлечения сотрудников несрочными и неважными вопросами. Эти требования действительно важны, их соблюдение поможет выстроить эффективные коммуникации, а значит и повысить шанс успешно выполнить проект (отсутствие продуктивного общения – одна из распространенных причин провала). Для выработки правил, дающих четкие ответы на обозначенные вопросы, а также для обеспечения продуктивной совместной деятельности в проекте, создается система управления коммуникациями. Система управления коммуникациями в проекте В данном разделе не будем говорить о психологических особенностях коммуникаций, а сосредоточимся на формальной стороне вопроса. Типовая система управления взаимодействиями команды проекта состоит из: организационной структуры и ролей (см. лекцию «Команда проекта»); плана коммуникаций; информационной системы сопровождения проекта. Далее подробно рассмотрим вопрос создания плана коммуникаций. Вопрос применения информационных систем зависит от конкретных задач управления проектом, достаточно широк и выходит за рамки настоящего раздела. План коммуникаций – компонент плана управления проектом, описывающий, как будет происходить планирование, структурирование, мониторинг и контроль коммуникаций по проекту. Плaн коммуникаций представляет собой комплексный документ, включающий в себя следующие разделы, описание которых будет дано ниже: План регулярных коммуникаций. Типичные задачи взаимодействия участников команды. Методы и технологии, используемые для передачи информации. Перед тем как создать план, стоит собрать требования к коммуникациям со стороны участников проекта как относительно содержательной части коммуникаций, так и относительно механизмов передачи информации. Такие требования к организации взаимодействия рекомендуется структурировать: требования в интересах управления; требования в интересах взаимодействия команды; требования в интересах информационного обеспечения заказчика; личные требования участников команды. Требования собираются, фиксируются, обсуждаются и на их базе разрабатываются правила, составляющие основу плана коммуникаций. Правила могут меняться в течение проекта, и на этот случай есть возможность внесения изменений в план коммуникаций. Важно, чтобы эти изменения были как можно скорее доведены до команды и заинтересованных лиц (процесс управления изменениями рассматривается в одной из следующих лекций данного курса). Ведь в ходе работ по проекту может выясниться, что в плане коммуникаций не учли что-то важное, например, забыли зафиксировать, где хранить конечную версию документа. Либо, напротив, заложили в план неработающие правила: договорились встречаться в 8 утра каждый день. Разберем подробнее каждый раздел плана коммуникаций. 1. План регулярных коммуникаций включает в себя все мероприятия по взаимодействию участников, которые должны выполняться на регулярной основе. Такие, как: совещания команды; совещания с представителем заказчика; подготовка отчета. Фактически этот план является составной частью расписания работ проекта, но содержит организационные действия. Наличие такого плана значительно облегчает проведение встреч, т.к. они уже введены в систему, о них не надо договариваться специально. Следствие из этого свойства – отклонение от данного плана без внесения корректив – сигнал о том, что в проекте не все хорошо с управлением и возможны проблемы с ходом реализации. 2. Типичные задачи взаимодействия участников команды. В данном разделе плана коммуникаций перечисляются типичные задачи, которые требуют коммуникаций, например, постановка задач, решение срочных вопросов, согласование проектных решений. Эти задачи сводятся в таблицу, и для них определяется наиболее подходящий с учетом требований участников режим коммуникаций. Например, типичные задачи можно оформить в виде следующей таблицы.
3. Методы и технологии, используемые для передачи информации. Спектр возможных форм и инструментов коммуникаций чрезвычайно широк, более того – активно развивается. Приведем некоторые из них. а) Электронные инструменты (в скобках указаны наиболее распространенные): электронная почта (Yandex, Mail, Google и т.д.); телефон, СМС; социальные сети (VK, Facebook); мессенджеры (Viber, Telegram, WhatsApp); групповые видеоконференции (Skype, Zoom); выбор времени встречи, опросы (Xoyondo, Mentimeter, Google формы); системы электронных досок с карточками (Trello, Evernote, Kanban); облачные хранилища файлов (Google.disk, DropBox, Yandex.disk); системы управления задачами. б) Для очной работы: маркерная доска; флипчарт; переговорная (помещение для общей работы); любые места для встреч. Одна из задач управления коммуникациями – определить, какие инструменты будут использоваться: для общения командой; для общения один на один; для оповещений; для предоставления отчетов; для хранения информации. При использовании электронных инструментов обязательно нужно учитывать вопросы информационной безопасности. Существенными являются следующие вопросы: предотвращения доступа третьих лиц к информации (работа с незащищенными сервисами, размещение информации в открытых или публичных группах); зависимость от какого-то участника команды (например, случаи, когда совместные электронные ресурсы зарегистрированы на одного из участников команды, который по каким-то причинам выходит из проекта). Решения могут фиксироваться, например, в таблице «Методы и технологии, используемые для передачи информации». Коммуникации в ходе совместных работ Какие инструменты выбрать? Безусловно, многое определяется личными предпочтениями и обеспечением комфорта взаимодействия. Хотим предостеречь от нескольких часто встречающихся решений, которые могут только усложнить работу. К ним относятся: Обсуждение всех вопросов в общем чате. При этом информация по разным темам сливается в один канал. Работа такого чата не продуктивна! Тем более, если в таких общих чатах начинается личная переписка и «несодержательные» высказывания (особенно поймут родители, участвующие в школьных чатах). Здесь стоит обдумать, какие каналы связи для каких тем подходят лучше. Хранение документов в электронной почте. По электронной почте удобно переслать информацию, но очень сложно ее найти по прошествии 1–2 недель. Поэтому либо документы нужно размещать в общем хранилище, а в оповещениях отправлять ссылки, либо, как только получен по e-mail документ, который понадобится в дальнейшем, он сразу же размещается в хранилище. Попытка решить сложные вопросы в переписке. К сожалению, письмо редко передает правильные интонации, часто появляется двусмысленность. Поэтому хорошим выходом будет: в переписке обозначьте вопрос, обсудите при встрече, а затем разошлите команде результаты сформированного решения. Критерии эффективных коммуникаций Логично поинтересоваться – а как понять, хорошие ли получились правила, насколько эффективна коммуникация в проекте. Перечислим некоторые основные критерии: Участники команды знают актуальные цели проекта и свою роль в проекте. То есть не руководитель проекта думает, что все всё знают, а действительно каждый участник может ответить на вопрос про цели проекта правильно. Нагрузка на участников распределена в соответствии с планом работ. Нет ситуаций, когда работы, закрепленные за одним участником, регулярно делает другой или вообще руководитель проекта. Участники не отвлекают друг друга неважными и несрочными вопросами. Все оповещения стараются писать в электронном виде, а общение приурочить к командному совещанию или в заранее согласованное время. Оценивая по этим критериям организацию коммуникаций в своем проекте, вы сможете понять, эффективно ли выстроен данный процесс или стоит еще поработать над ним. Рекомендации к переписке Один из основных способов коммуникации – переписка по почте или в мессенджере. Следующие рекомендации позволят не совершить распространенных ошибок в переписке и сэкономить рабочее время. Тема письма Наличие темы. Первое, что видит получатель – имя отправителя и тему письма, именно на основании этих двух полей он принимает решение: открыть, отложить или отправить в корзину. Тема помогает заранее раскрыть суть письма, что облегчает поиск писем в дальнейшем. На самом деле, отсутствие темы – сильно раздражающий фактор. Одно письмо для одной темы. Если вы собираетесь написать несколько задач из разных областей в одном письме – остановитесь, не делайте так, разделите их на параллельные беседы. Другой вариант: пронумеруйте вопросы в теле письма. Представьте, что вам пришло письмо с набором мыслей из разных областей; теперь, чтобы ответить на такое письмо, придется сначала подготовить ответы для каждого вопроса, а значит скорее всего задержать ответы на «простые» вопросы, а то и вообще отложить «на потом». Формулировка темы. Из названия темы должно быть понятно, о чем пойдет речь, требуется ли какое-то действие. Примеры тем: Неудачно: «План» → Удачно: «Прошу согласовать план по проекту «АБВ» до 14 марта» Неудачно: «Вопросик» → Удачно: «Когда презентуем идеи решений? (срочно)» Неудачно: «FW:» → Удачно: «Предложение по закупкам от клиента «ГДЕ» от 10 октября» Адресация письма В поле «Кому» указывайте тех, от кого ожидаете ответ. Соответственно, если вы получили письмо, где ваш адрес указан в поле «кому», значит от вас ждут ответа, даже если там несколько адресов. Заполняйте это поле непосредственно перед отправкой, т.к. вы можете случайно отправить недописанное письмо. (Лайфхак для тех, кто сначала пишет адреса, а затем уже текст – вписать после всех адресов несколько символов, например «sbbjfjk», тогда при случайной отправке почтовая программа не даст отправить недописанное письмо, а выдаст предупреждение «Похоже, что адрес «sbbjfjk» является неверным e-mail адресом.».) В поле «Копия» укажите тех, кого стоит проинформировать, но им не нужно отвечать на письмо. Пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» осознанно. Допустим, вы собираетесь ответить на письмо, где в поле «Кому» указано несколько человек, то возможно две ситуации: Если в переписке участвуют все эти адресаты и все ждут ваш ответ, то смело жмите «Ответить всем». Ведь недоинформированность людей может привести к неправильным решениям. Если ваш ответ важен только отправителю или некоторым адресатам, например, вас и сорок ваших коллег пригласили на общее собрание, то отвечать всем, что вы будете, но опоздаете на 10 минут – неуважительно. Адрес электронного ящика. Для рабочих целей адреса наподобие pupsik2016@ya.ru, megazvezda-1@gmail.com могут создать ложное впечатление об адресате. Желательно, чтобы адрес состоял из фамилии и имени. Текст письма Это письмо получилось таким длинным потому, что у меня не было времени написать его короче. © БлезПаскаль I made this one [letter] longer only because I have not had the leisure to make it shorter. © Blaise Pascal Общепринятая структура письма: Имя отправителя Тема письма Приветствие Содержание (суть) письма Вопрос или действие Подпись с контактами Первая строка в письме – приветствие с именем получателя с восклицательным знаком на конце (если, конечно, вы не англичане, которые ставят запятую после имени). Перепроверьте имя получателя, ничто так не портит впечатление, как неверно указанное имя. И, пожалуйста, не пишите «доброго времени суток», достаточно сказать «Здравствуйте» или «Привет». Оформляйте письмо так, чтобы читателю не пришлось тратить время и энергию на разбор «каши». Используйте абзацы, нумерацию, распространенный шрифт. После обозначения сути письма, явно изложите вопрос или ожидаемые действия. Не вынуждайте собеседников додумывать, иначе можно не дождаться ответа. Например, могут быть такие фразы: давайте обсудим, что об этом думаете?, посоветуйте, сможете?, проверьте, … Не включайте в письма конфиденциальную информацию. Представьте, вы обсуждаете бонусы, увольнения, а может даже и оцениваете человека, а не его работу, и «заинтересованное лицо» увидело эту переписку – мягко говоря, неприятная ситуация. А ведь сколько было печальных случаев утечки информации... Итог: не пишите ничего, что нельзя будет переслать. Прикладывая документ, подумайте, как это сделать – через вложение или ссылку на общий диск, т.к. могут быть ограничения на размер, неудобно скачивать с телефона и т.п. В содержании письма укажите, что именно прикладываете, а еще лучше прокомментируйте. Имя файлов должно отвечать их содержанию (например, Смета102019.xlsx). В подписи укажите свое имя так, как к вам будет обращаться собеседник. Отправка письма Сначала перечитайте, а потом уже отправляйте. Мало кто любит в письмах опечатки, небрежность в оформлении, забытые вложения, излишние эмоции. Если у вас не получается оперативно ответить на письмо, то уважительным отношением будет отправить , например, следующее: «Письмо получил, отвечу завтра утром». Бывают ситуации, когда письма не доходят до адресата. Поэтому если вы не дождались ответа в разумные сроки, позвоните или напишите в мессенджер. |