для влада. Совершенствование системы управления информационными потоками на предприятии
 Скачать 269.81 Kb.
|
|
Анализ системы управления информационными потоками предприятия ООО «ПУД» 2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия Предприятие ООО «ПУД» осуществляет следующие виды деятельности: розничная торговля продовольственными товарами, фруктами, овощами, бытовой химией; оптовая торговля продовольственными товарами, бытовой химией; оптовая торговля через агентов (за вознаграждение или на договорной основе). Первый магазин «ПУД» в Симферополе открылся в январе 2000 года. Постепенно в связи с успешной деятельностью магазина была создана торговая сеть «ПУД», включающая пять магазинов. В 2006 году два магазина торговой сети «ПУД» заняли призовые места в городском конкурсе среди магазинов с торговой площадью до 300 кв.м. В основном оценивались показатели, непосредственно связанные с качеством обслуживания и комфортностью совершения покупок в магазинах: наличие парковки у магазина; состояние входной группы магазина; эстетичность вывески; благоустройство территории у магазина; соблюдение санитарных норм в торговом зале и помещениях магазина; отсутствие жалоб и плохих отзывов; экономические показатели; наличие дополнительных услуг в магазине и другие параметры. Стратегия торговой сети «ПУД» - развитие в формате магазин «у дома», что дает потребителям совершать быстрые покупки товаров ежедневного спроса. В современных условиях высокой конкуренции на рынке розничной торговли данный формат торговой сети остается конкурентоспособным. Приоритетом торговой сети «ПУД» является качественное развитие при сохранении управляемости и высокой рентабельности бизнеса. Руководство предприятия стремится максимально ориентироваться на конкретных потребителей, в связи с чем было внедрено множество технологических решений, в том числе и в сфере информационных технологий, по прогнозированию и качественному управлению потребительским спросом. Значительное внимание было уделено местоположению магазинов: все магазины расположены в спальных районах, и все являются рентабельными. Торговые площади магазинов - от 200 до 600 кв.м., все магазины имеют широкий ассортимент товаров, дополнительные услуги - удобные парковки, терминалы для оплаты услуг сотовой связи, банкоматы, телефоны-автоматы, безналичный расчет на кассах, компьютеры для покупателей с целью проверки правильности цен на товары, бесплатные аппараты для чистки обуви и т.д. Помимо таких конкурентов магазина «ПУД», как «Пятерочка» и «Монетка», серьезную конкуренцию составляют так же гиганты торгового рынка России - «Магнит» и «Лента», которые охватывают федеральный масштаб и предлагают лучшие цены и зачастую лучший выбор товаров. Организационно-правовая форма предприятия - общество с ограниченной ответственностью (ООО) «ПУД». В соответствие с последними изменениями в законодательстве об ООО практически все сделки с долями, выход из ООО и принятие решения об увеличении уставного капитала с 2016 года необходимо удостоверять у нотариуса. Рассмотрим структуру ООО «ПУД», представленную на рисунке 2. Генеральный директор  Рисунок 2 - Организационная структура ООО «ПУД» Данная организационная структура соответствует основным направлениям деятельности предприятия и по своему типу является линейнофункциональной, поскольку каждый отдел выполняет строго определенные функции, но находится в прямом подчинении вышестоящего отдела [4, с. 77]. Определим функциональное предназначение коммерческого отдела и отдела розницы, так как они представляют интерес в рамках данного исследования. Коммерческий отдел является структурным подразделением предприятия и непосредственно подчиняется директору предприятия. Основными задачами отдела сбыта являются: обеспечение бесперебойного процесса реализации товаров; продвижение товаров предприятия на рынок сбыта; снижение затрат на логистику; планирование, прогнозирование спроса на товары. В связи с перечисленными задачами коммерческий отдел выполняет следующие функции: изучение текущего и перспективного спроса на продукцию предприятия; планирование реализации товаров в магазинах предприятия, разработка этапов работ и графиков поставки товаров в магазины предприятия в соответствии с заключенными договорами; заключение договоров с заказчиками на поставку товаров в магазины розничной сети предприятия; обеспечение положительной динамики продаж; организация и контроль поставок товара в магазины торговой сети предприятия; внедрение новых методов и форм учета информации о рынке, товарных группах, покупателях; обеспечение информационного обмена между поставщиками, магазинами и другими подразделениями предприятия в процессе товародвижения. Отдел розницы обеспечивает работу каждого магазина: формирование графиков смен сотрудников, размещение товаров на полках магазинов, осуществление платежей, организацию приемки поступающих в магазины товаров. По данным финансовой отчетности ООО «ПУД», полученной от отдела бухгалтерии, проведен анализ основных показателей деятельности предприятия за последние три года представлен в таблице 3. Таблица 3 - Основные финансовые показатели деятельности предприятия ООО «ПУД»
Продолжение таблицы 3
На основании представленной таблицы, можно отметить следующие изменения финансовых показателей. Исходя из данных отчетности в 2020 году наблюдается уменьшение годовой выручки на -3582 т. р. в сравнении с 2019 г. Прирост данного показателя равен -3,49 %. В 2020 г. общая сумма себестоимости уменьшилась по сравнению с прошлым годом на -3987 т. р., что в процентном выражении составляет-3,91 %. Итак, сопоставив значения приростов годовой выручки и себестоимости, имеем следующее неравенство: -3,49 > -3,91, что привело к повышению размера валовой прибыли предприятия в 2020 г. Таким образом, наблюдается незначительное превышение выручки над себестоимостью продукции, что указывает на необходимость принятия мер по сокращению издержек в целях поддержания достаточного уровня прибыли. Величина чистой прибыли в 2020 г. составила 776 т. р., это на 14,06 % меньше, чем в 2019 г. Таким образом, в отчетном году наблюдалось снижение величины чистой прибыли ООО «ПУД». Как показано в таблице 3, сумма денежных средств на расчетном счете предприятия изменилась незначительно, ее относительное изменение составило -3,28 %. Положительно можно охарактеризовать сокращение краткосрочных обязательств предприятия. Среднемесячная заработная плата в расчете на одного работника повысилась в среднем на 3800 руб., или на 11,05 %. Повышение заработной платы положительно отражается на мотивации сотрудников. Оценивая изменения производительность труда был сделаен вывод, что в 2020 году уровень производительности снизился на 1021,9 - 1081,2 = -59,22 т. р. / чел. Таким образом, за последний год имеет место снижение эффективности использования трудовых ресурсов в ООО «ПУД». Таким образом, проведенный анализ финансовых показателей предприятия ООО «ПУД» дает основания для вывода о том, что предприятие имеет низкий уровень прибыльности, о чем свидетельствуют показатели выручки и себестоимости. Анализ информационных потоков в логистической системе предприятия Предприятие ООО «ПУД» можно рассматривать как сложную динамическую микрологистическую систему, которая является звеном более сложной макрологистической системы - системы товародвижения, которая объединяет всех участников соответствующего процесса движения товарной массы в многоэтапной цепи поставок. Основными объектами управления в комплексе хозяйственно-торговой деятельности розничного торгового предприятия являются товарные потоки, которые формируют материальную (производственную) подсистему логистики торгового предприятия. В ходе осуществления деятельности ООО «ПУД» администрации и работникам предприятия приходится разрабатывать и принимать разнообразные решения, для обоснования которых необходимы различные данные о состоянии внешней среды (рыночной, финансово-экономической, производственно-технологической и др.). При этом необходимо обеспечить: возможности для каждого из участников получать как общую, так и специальную (соответствующую решаемым им задачам) информацию; возможность наращивания необходимых сведений (например, создание и хранение истории заказа); обеспечение доступа к различным источникам информации, необходимым для принятия решения, а при ее отсутствии - к потенциальным контрагентам, которые могут располагать или подготовить данную информацию; наличие сведений о потенциальных партнерах; выполнение некоторых «интеллектуальных» функций (анализ статистики, прогнозирование и пр.) [1, с. 86]. На предприятии ООО «ПУД» актуальной является проблема информационного обеспечения управления материальными потоками в процессе поставок продукции от поставщиков в розничную сеть. С целью подробного описания бизнес-процессов взаимодействия магазинов предприятия с поставщиками и отделов предприятия с распределительным центром используется специальный документ «Регламент по процессу «Работа распределительного центра с товаром» и работа магазинов с группой ФРОВ и СТМ». Распределительный центр (далее РЦ) служит единой базой для оптимального распределения продукции по всем магазинам торговой сети предприятия «ПУД». Информационные потоки между структурными отделами ООО «ПУД» и внешней средой в процессе заказа товаров в магазины предприятия представлены на рисунке 3.  Рисунок 3 - Информационный потоки при подготовке заказа В соответствии с вышеуказанным регламентом, сотрудник коммерческого отдела, а именно категорийный менеджер по каждой группе товаров определяет товары, по которым необходимо поддерживать минимальный товарный запас на РЦ не менее 1-3 дней и обеспечить его наличие на начало комплектации. Определяет список товаров с минимальными сроками хранения на РЦ. Начальник РЦ контролирует данный процесс, создается информационный поток, обозначенный стрелкой 1, показанный на вышеприведенной схеме. Далее категорийный менеджер запрашивает от поставщиков прайсы (на схеме отмечен информационный поток 2), коммерческие предложения, проводит торги с поставщиками по вверенной ему группе товаров. Анализирует полученную информацию, формирует заказы поставщикам. Расчёт заказов производит, учитывая: текущие остатки на РЦ, средние продажи, планирование «Акции 3 дня», и страховой запас согласно утверждённым спискам товаров для заказов по срокам хранения. Поставщики высылают прайсы и коммерческие предложения (информационный поток 3). Затем категорийный менеджер планирует заказ товара на РЦ с обеспечением максимальной равномерности объёмов работ по приёмке товара и отправляет макет заказа начальнику РЦ. Следует отметить, что на данном этапе еще непосредственно поставщикам заказ не передается, все стрелки на схеме выполняются штриховыми линиями, обозначающими информационные потоки. Материальных потоков на этапе подготовки заказа не осуществляется. На следующем этапе выполняется заказ товара по схеме, представленной на рисунке 4.  Рисунок 4 - Информационные и материальные потоки по заказу товаров На схеме показано стрелкой 1 - помощник категорийного менеджера получает от поставщика прайс и бланк заказа, создает задачу по всем категорийным менеджерам коммерческого отдела. Далее помощник категорийного менеджера рассчитывает заказ товаров: расчёт заказов производит учитывая: текущие остатки на РЦ, средние продажи, планирование «Акции 3 дня», периодичность поставок товаров. От категорийных менеджеров (внутри коммерческого отдела) помощник категорийного менеджера получает консолидированный заказ товаро - то есть заказ по каждой группе товаров. Затем, как показано стрелкой 2, высылает консолидированный заказ на поставку товаров поставщику. Стрелкой 3 показано получение помощником категорийного менеджера после формирования машины на складе поставщика СТМ, отгрузочные накладные с фактическими ценами в форме Excel, скан накладной с подписью и печатью, а также файл Excel ТОРГ 12 и СФ. Далее он производит расчет и прогрузку в базу данных отпускных цен для склада РЦ согласно установленной наценке, прогружает спецификацию на РЦ, и магазины, проинформировать о новых ценах всех КМ посредством Директум с указанием % изменения цен. Для этого используются программы M-Кристал и Директум. Категорийный менеджер или его помощник информируют представителя РЦ о сроках поставки и планируемом объеме поставки товаров (количество паллет и вес) - данный информационный поток обозначен стрелкой 4 на схеме. Поставщик, сформировав заказ, поставляет продукцию на РЦ, что показано стрелкой 5, которая является сплошной, так как обозначает не информационный, а материальный поток. С распределительного центра продукция в соответствии с планами категорийных менеджеров поставляется в магазины предприятия, что показано стрелками 6. Данные потоки также являются материальными. Оприходование (подписание акта приемки) происходит как по штрихкоду принимающего поставку, так и по штрих-коду водителя. При приемке скоропортящихся товаров приёмка начинается с обязательных замеров температуры в машине и проверки санитарного состояния, далее ведётся приёмка по качеству и количеству согласно электронной накладной. При приемке весовых товаров - все товары взвешиваются на месте с использованием специальных весов. В случае расхождения в весе более чем на 300 г, это фиксируется в накладной, водитель подтверждает. В случае наличия испорченных товаров (на продукцию допускается определенный процент брака - от 0 до 3%), то магазин выставляет претензию, приемщик магазина делает фотографии и происходит дополнительное списание с прихода, при этом материально ответственный сотрудник со стороны поставщика рассматривает и подтверждает факт того, что товар испорчен, сумма с прихода уменьшается и затраты компенсируются за счет РЦ. Если ответственное лицо отвергает претензию, приемщик магазина подает заявку в службу предотвращения потерь. Таким образом, при любой доставке принимающий помимо заполнения бумажных документов считывает штрих-код в программу, которая подтверждает факт получения товара и отправляет документацию поставщику. С каждой поставкой кроме ТТН поставщиком предоставляется сертификат. Во время выгрузки товара осуществляется его проверка - проверка сплошная за исключением овощей и фруктов, если их большое количество и полностью каждый отдельно взятый проверить не представляется возможным. Далее товаровед магазина заполняет документы, осуществляет подписание акта приемки. Подписавший акт приемки несет материальную ответственность. На предприятии составляется расписание, которое подразделяет поставки на категорию «фреш», включающую скоропортящиеся продукты: молоко, хлеб, (до 10 часов), мясо, рыба, полуфабрикаты и продукция из категории собственного производства (10-11 часов), фрукты, овощи (11-12 часов). Другая продукция поставляется в любое время дня до 14 часов, как правило если у поставщика форс мажор, о нем предупреждается заранее, но тем не менее после 14:00 магазин может отказаться от доставки. На предприятии время разгрузки регламентировано: поставка до полутонны - 20 мин, от 0,5 до 1 т - ЗОмин, свыше 1т- 40мин. Продукты собственного производства осуществляются по доверительной приемке, проверка после получения. Возникают проблемы при получении продукции собственного производства: расхождение в весе, отсутствие этикеток, сотрудники могут перепутать ящики (выгрузили продукцию в магазин, предназначенную другому магазину). Если пришли чужие ящики, и хозяин находится - отсылают обратно, если нет - продают, занося в реализованное, если не удается продать - убытки возмещаются за счет виновного. По поставкам товаров, относящихся к категории «фреш» заявка составляется на следующий день, а на продукцию собственного производства - за два дня, на остальные товары по различным графикам. В целях исключения поставок продуктов с заканчивающимся сроком годности, в регламенте предприятия определено, что если срок годности продукции менее 70%, то магазин может не принимать доставку. Кроме этого, поставщики оповещают о распродажах заранее - продукция, срок годности которой подходит к концу, продается по сниженным ценам, магазин может оставить заявку. «Поступления товарных потоков в магазины предприятия осуществляется такими основными входными потоками: со складов поставщиков - оптовых торговых баз, оптовых складов, коммерческо-посреднических структур (дилеров, дистрибьюторов, консигнантов т.п.); с распределительного центра предприятия - в магазины предприятия; транзитом от крупных поставщиков; от мелких производителей и посредников. Результатом торговой деятельности предприятия являются такие выходные потоки товаров, как товары: проданные населению; проданные в порядке мелкого опта; направленные производителям товаров для замены некачественных товаров; возвращенные поставщикам как излишне завезенные и незаказанные» [5, с. 32]. Непрерывность процесса удовлетворения спроса потребителей необходимыми товарами обеспечивается наличием у предприятия торговли некоторой товарной массы. Указанная товарная масса является запасом, принимающим различные формы. «До момента реализации товар находится в каналах сферы товарного обращения и является товарным запасом. Следовательно, конечной целью товарного запаса является реализация. В момент продажи товарный запас перестает быть таковым, и переходит из сферы товарного обращения в сферу потребления. Исходя из этого и производитель, и продавец, и покупатель должны стремиться к тому, чтобы товар как можно быстрее преодолел каналы распределения с момента его производства до момента продажи» [6]. Товародвижение как процесс характеризуется прерывностью, дискретностью. В промежутках между моментами купли-продажи товар находится в состоянии покоя: в такие периоды товар принимает форму товарного запаса. Необходимость формирования товарного запаса обусловлена объективными причинами и в большинстве случаев товарные запасы существуют вне зависимости от желаний и намерений собственников. Движение товаров на предприятии ООО «ПУД» тесно связано с движением потоков материальных и финансовых ресурсов, осуществлением затрат труда, информационным обеспечением этих процессов, возникновением и переходами соответствующих рисков. Управление товарными потоками на предприятии должно основываться на оперативном учете, контроле и анализе информации о движении товарных и материальных потоков, финансовых, трудовых потоков и включать ряд управленческих операций по организации доведения товара от поставщика к покупателю для наиболее полного удовлетворения спроса населения. На предприятии ООО «ПУД» эти задачи решаются в ходе выполнения ряда коммерческих и технологических процессов по закупкам товаров, их завоза, получения, складирования, хранения, формирования ассортимента, предпродажной подготовки товаров, расчетов с покупателями и др. В процессе анализа регламента выполнения операция по заказу, поставке и распределению товаров были выявлены следующие недостатки, касающиеся описания бизнес-процессов: по каждой операции указан контролер ее выполнения, и средства для передачи данных, однако не определена обязанность отправки исполнителем сформированных данных контролеру. Например, такая информация может передаваться не каждый раз от исполнителя, а только по запросу контролера, что позволит сократить время на выполнения рутинных работ, если операция допускает возможность выборочного контроля. В качестве основного программного обеспечения управления информационными потоками используются программы Директум и М-Кристалл. Программа М-Кристал - собственная программа, написана 6 лет назад и постоянно обновляемая, адаптируется под нужды предприятия, через нее осуществляется электронный документооборот и выполнение всех заявок. Основные возможности программы: - создание прогнозов, необходимых для подготовки следующих заказов, на основе реализованного товара (программа автоматически определяет, сколько требуется заказать продукции), но также предусматривается корректировка этих данных вручную; осуществление электронного оборота внутри предприятия - между распределительным центром, отделами предприятия и магазинами при осуществлении операций заказа и распределения товаров; распределение доступов к информации о заказах товара в соответствии с полномочиями каждого сотрудника, выполняющего определенные операции по планированию и закупке товаров; возможность контроля операций по планирование и закупкам товаров со стороны назначенных в организации контролеров и руководства предприятия; возможность хранения данных о товарах, заказах, остатках и т.п. На предприятии ООО «ПУД» также используется программа для организации электронного документооборота «Директум». Программа «Директум» является отечественной многопользовательской программой, обеспечивающей следующие возможности: создание и ведение долговременного архива документов предприятия; управление закупками товаров на предприятие; оформление кадровой и другой документации; подготовка регламентов, инструкций, использующихся для осуществления основных бизнес-процессов; программа содержит готовые решения для обеспечения документооборота с контрагентами. Преимущества программы «Директум» значимые для предприятия ООО «ПУД»: наличие интеграционных механизмов для встраивания в ИТ инфраструктуру предприятия; возможность работы в территориально распределенной среде, так как распределительный центр, подразделения и магазины ООО «ПУД» территориально удалены друг от друга; программные продукты «Директум» полностью поддерживают все стандарты российского делопроизводства, обеспечивают соблюдения требований к безопасности информации и включены в реестр отечественного ПО. В целях учета алкогольной продукции на предприятии ООО «ПУД» используются программы «ЕГАИС» - это обязательная программа, необходимость которой установлена законодательством. Система ЕГАИС сегодня является важной и актуальной темой для всех субъектов бизнеса, связанного с производством, хранением, реализацией алкогольной продукции и древесины. Аббревиатура ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система. Если в 2012 году в системе ЕГАИС все процессы учета были отлажены и к этой системе были подключены все производители и импортеры алкогольной продукции, а с 1 ноября 2015 года в обязательном порядке к этой системе были подключены все оптовые алкогольные компании, то 1 июля 2016 года государство обязало подключиться к системе всех розничные магазины алкоголя. С 1 июля 2017 года к системе в обязательном порядке подключились все розничные точки в удаленных населенных пунктах страны, где до последнего времени было сложно обеспечить бесперебойную работу системы. Использование системы ЕГАИС требует от предприятий некоторые специальные знания, которые касаются не только непосредственно работы системы, но и особенностей законодательства о её применении. Следует отметить, что ранее планировался полный переход на электронный документооборот с поставщиками, которая бы позволила значительно улучшить информационный обмен с ними и всеми необходимыми отделами предприятия. Однако данное предложение реализовано не было, так как при внедрении документооборота возникли существенные проблемы со стороны поставщиков. В частности, после приемки товара отправляется запрос на подтверждение поставщику - он должен его принять, а следовательно, быть в режиме онлайн, и подтвердить его, но водители не всегда находятся онлайн по разным техническим проблемам - отсутствие доступа в сеть, необходимость подзарядки устройств связи. Все автотранспортные средства предприятия оборудованы системой ГЛОНАСС, что позволяет руководству предприятия отследить, сколько времени они были на каждой точке. Итак, по итогам анализа можно сделать следующие выводы. Проанализировав информационные потоки между структурными подразделениями предприятия и поставщиками, был сделан вывод, что управление товарными потоками на предприятии должно основываться на оперативном учете, контроле и анализе информации о движении товарных и материальных потоков, финансовых, трудовых потоков и включать ряд управленческих операций по организации доведения товара от поставщика к покупателю для наиболее полного удовлетворения спроса населения в продуктах питания. На исследуемом предприятии эти задачи решаются в ходе выполнения ряда коммерческих и технологических процессов по закупкам товаров, их завоза, получения, складирования, хранения, распределения по магазинам, формирования ассортимента, предпродажной подготовки товаров, расчетов с покупателями и др. Основной целью формирования информационных потоков в логистических системах является предоставление органу управления управляемым объектом данных, необходимых для оптимизации управленческих решений. Средствами достижения этой цели является применение комплекса современных технических средств и использование административных, организационных и экономико-математических методов и создание на этой основе системы информационного обеспечения предприятия. Таким образом, в ходе анализа осуществления поставок продуктов в магазины предприятия были выявлены некоторые проблемы: движение транспорта осуществляется по условному расписанию, в котором не установлено точное время, и одновременно в один магазин могут прийти несколько машин, сотрудникам магазинов известно, какие придут, но не известно во сколько. Данное обстоятельство приводит неоптимальной работе транспорта, его простоям на месте разгрузки, задержкам в поступлении товаров в магазины. Следует отметить, что задержка товара даже на 1 час приводит к тому, что товар выкладывается на полках магазина позже, а следовательно, предприятие несет убытки, связанные с неполученными доходами; используемые программные продукты, в частности, М-Кристал, позволяют планировать и прогнозировать закупки товаров с относительно стабильным спросом, однако в случаях реализации товаров по промо-акциям, предприятие не всегда успевает пополнять запасы, нередко возникает ситуация дефицита, что приводит к упущенной выгоде предприятия. Пути решения выявленных проблем представлены в третьем разделе бакалаврской работы. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||