информационные технологии. Работа 2. Современные электронные системы управления и работы с документами
 Скачать 84.04 Kb.
|
|
Глава 2. Выбор автоматизированной системы 2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов. В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков: · российские системы, в основе которых лежит LotusDomino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН; · полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз. Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее. В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ). С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям. Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой. В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами. Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами. Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации [Витин 2004: 54]. Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (SharePointServer), IBM (LotusNotes, ContentManager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций. Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами [Баласанян 2003: 24]. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом. Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна: 1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов; 2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований; 3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически; 4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа; 5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей; 6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно условно разделить по следующим критериям: 1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная); 2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа; 3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения; 4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями; 5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения [Московая 2004: 37-40]. Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее). В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство. Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации. Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде [Глик 2006: 51]: Таблица 5. Сравнение технологий
2.2 . Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система. К примеру, платформа LotusNotes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux[www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows. Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры. Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов. 1. «CompanyMedia», ИнтерТраст; 2. «Landocs», Ланит; 3. «Optima Workflow», Оптима; 4. «БОСС-Референт», АйТи; 5. «Дело», Электронные Офисные Системы; 6. «Documentum», Документум Сервисиз; 7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes. То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBMContentManager, LotusDomino.Doc, OracleCollaborateSuite и так далее. В отдельную таблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительные характеристики программных возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт» (см. приложение 1). Далее нами предложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства (см. приложение 2). Как показано в данной таблице, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт». Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino. Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Из приложения 2 следует, что системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы. 2.3. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации. Ниже нами представлены несколько последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками. 2.3.1. АС « DocFlow 2006» В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота. По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях. Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями (в том числе удаленными), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов. За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счет разграничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство работы - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю размещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MSWord или MSExcel. В результате планируемой интеграции системы с программой AutodeskAutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям. Развивая принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных. В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете MicrosoftOffice и позволяющий пользователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций. Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возможности ее масштабирования и динамической настройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности пользователя, вводить новые атрибуты и классификаторы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна. 2.4.2. АС «Летограф» «ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с ABBYYRecognitionServer, первым серверным продуктом для распознавания документов. ABBYYRecognitionServer, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ, позволяет: · автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках; · быстро и качественно обрабатывать массивы изображений; · сохранять документы в различных форматах; · масштабировать файлы в промышленных количествах. ABBYYRecognitionServer наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информации, перевод документов из бумажного архива в электронный вид. На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Интеграция ABBYYRecognitionServerи системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную. Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYYRecognitionServer [www.letograf.ru]. 2.3.3. АС «ДЕЛО – Старт» Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- « ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE). Система «ДЕЛО-Старт» -это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях. Система «ДЕЛО-Старт»обеспечивает поддержку всех основныхделопроизводственных функций: · регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; · ввод резолюций руководства; · контроль исполнения; · отметку отправки документов внешнему корреспонденту; · формирование оперативных сводок и стандартных отчетов. Система «ДЕЛО-Старт»легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим версиям компании: · один пользователь - одно рабочее место; · отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами; · отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций. Система «ДЕЛО-Старт»полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиями семейства. Подведем итог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях. Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании CognitiveTechnologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют. |