создание Шаблоны. Создание шаблонов документов Шаблон это заготовка документов
 Скачать 470 Kb.
|
|
Создание шаблонов документов Шаблон - это заготовка документов. Шаблоны в Word являются средством ускорения и облегчения создания документов. Шаблон представляет собой обыкновенный документ, сохранен- ный специальным образом и изначально содержащий определенный текст, рисунки, и т.п., то есть все то, что, скорее всего, понадобится в документах, создаваемых на базе шаблона, и что в обычной ситуации понадобилось бы вводить заново. В виде шаблонов обычно сохраняют заготовки различных фирменных бланков, договоров, отчетов и т.п. Таким образом шаблон удобно использовать как основу для создания новых однотипных документов. Сначала создайте документ, который будет служить в качестве заготовки (шаблона) для других каких-либо документов. При этом следует учесть, что шаблон должен содержать только те элементы (рисунки, таблицы и пр.), которые будут обязательно присутствовать в новых документах, создаваемых на основе данного шаблона. В работе вам предлагается создать документ, содержащий цветную подложку с надписью «Секретные материалы», рисунок и графы для обязательного заполнения (см. рис.1). Далее щелкните мышкой по круглой кнопке Microsoft Office и в раскрывшемся меню выберите Сохранить как - Шаблон Word (см. рис. 19). В диалоговом окне Сохранение документа введите название шаблона. Сохранение по умолчанию ведется в папку Надежные шаблоны. Именно оттуда Word по умолчанию берет: список шаблонов. 1 1 Если вам понадобится, то найти эту папку на диске не так-то просто. Он; располагается среди индивидуальных папок и файлов пользователя. Поэтому в учебных целях используйте для сохранения шаблонов свою личную папку (D /Документы/факультет/Моя папка/). Рис. 1. Шаблон (заготовка) документа Рис. 2. Сохранение документа Создание нового документа на основе шаблона Чтобы создать документ на основе имеющегося шаблона нужно: Щелкнуть по кнопке Microsoft Office и выбрать команду Создать. В появившемся окне Создание документа слева выберите раздел Мои шаблоны. В результате на экране появится диалоговое окно Создать с перечнем всех имеющихся на выбор шаблонов. Выберите нужный (см. рис. 3.). Чтобы создать документ на базе шаблона, не хранящегося в папке Шаблоны, следует найти файл шаблона и просто выполнить по ему двойной щелчок. При этом будет создан новый документ с рабочим именем типа Бланк. Теперь можно внести необходимые правки/дополнения/ и сохранить документ в свою папку под новым именем. Рис. 3. Создание документа на основе шаблона Создание и заполнение форм Форма — это структурированный документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее на бумаге или в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения. Виды форм Формы которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. В такие формы можно вставлять пустые бланки, заполняемые пользователями, а также флажки для пометки варианта выбора, например: «Да» или «Нет». Формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Microsoft Word. Этот вид форм распространяется через электронную почту или по сети. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Данные из этих форм можно собрать и затем проанализировать в Microsoft Access или Microsoft Excel. Для создания формы нужно набрать текст, который не будет изменяться пользователем, а вместо незаполненных областей вставить элементы управления. Для работы с элементами управления необходимо отобразить панель инструментов Разработчик – Элементы управления - Формы предыдущих версий. Рис. 1. Элементы управления форм: 1 -Текст; 2 –Раскрывающийся список; 3 – квадратный флажок; 4 – флажок переключаемый; 5 – поле со списком (аналог 2); 6 – поле для ввода текста (Active X); 7 – Свойства элемента. Цель: создать анкету в виде формы Рис. 2. Готовая форма Примечание: элементы управления в форме подкрашиваются по умолчанию серым цветом. Создайте новый документ Word. Отобразите вкладку ленты инструментов Разработчик. Ознакомьтесь с содержимым вкладки Элементы управления. См.рис.1. Введите название анкеты: «Анкета участника конференции» В новом абзаце вставьте элемент управления текстовое поле (1, рис.1). В следующем абзаце аналогично оформляем поле ввода для названия доклада и адреса, вводя элемент Поле для ввода текста (6).Увеличьте ширину поля до необходимых размеров. В окне можно изменить шрифт вводимого текста. Рис. 3. Настройка установок поля для ввода текста. В следующем абзаце вводим текст Страна и вставляем элемент управления поле со списком (кнопка 2 или 5). В параметрах поля со списком ( Свойства) задайте элементы списка: Россия, Белоруссия и др. (В поле Элементы списка введите один из них и нажмите кнопку Добавить, затем второй и снова нажмите кнопку). Аналогично выполнить для поля со списком Город. Рис. 4. Поле со списком: 1 – элемент управления формы Поле со списком; 2 – Ввод данных; 3 – блокировка элемента от удаления; 4 – кнопка добавления элемента списка; 5- 6 - подтверждение выбора. В следующем абзаце введите текст «Нуждаетесь ли Вы в гостинице». Вставьте элемент управления флажок квадратный (3, рис.1).(Параметры флажков задавать не нужно). В следующем абзаце введите текст Какое оборудование необходимо для Вашего выступления: и после него вставьте таблицу 2 столбца и 3 строки. Заполните ячейки таблицы текстом: Компьютер, Проектор, Графопроектор, Муз.центр. В каждую из ячеек вставьте элемент управления флажок переключаемый. В следующем абзаце введите текст: Тезисы доклада высланы… и вставьте элемент управления флажок . Сохраните документ в свою папку под именем «форма.doc»: сохранить как Шаблон Word с поддержкой макросов. Воспользовавшись созданной Вами формой заполните ее произвольными данными (перемещение между элементами управления в защищенной форме при помощи клавиши Tab). Сохраните файл. Воспользовавшись созданной Вами формой заполните ее произвольными данными (перемещение между элементами управления в защищенной форме при помощи клавиши Tab). |