СПС. Справочноправовые системы (спс) в профессиональной деятельности экономиста, бухгалтера. Основные функции и правила работы с спс.
 Скачать 25.13 Kb.
|
|
Справочно-правовые системы (СПС) в профессиональной деятельности экономиста, бухгалтера. Основные функции и правила работы с СПС. Поисковые возможности СПС. Обработка результатов поиска. Работа с содержимым документов. Совместное использование СПС и информационных технологий. Правовые информационные системы являются одной из разновидностей информационных систем (ИС). Поэтому все признаки, характерные для понятия информационная система, присущи в равной степени и понятию правовая информационная система. Следовательно, содержанием правовой информации является не просто набор сведений о тех или иных общественных отношениях и их анализ. Информация становится правовой только тогда, когда она проходит через государственный механизм и находит свой метод регулирования, преобразуясь в форму закона, иного нормативного акта или правоприменительного документа. Отражая волю законодателя, правовая информация регулирует отдельные стороны хозяйственной и социально-культурной деятельности общества. Таким образом, правовая информационная система включает в себя информацию, содержащуюся: а) в правовых актах высших и местных органов власти и управления; б) в ведомственных правовых актах, судебных, арбитражных и других правоприменительных документах; в) в различного рода справочных материалах о юридических документах; г) в статистических сведениях о праве; д) в научно-правовых исследованиях, проведенных на основе анализа правовых актов; е) в приказах и распоряжениях должностных лиц учреждении, предприятий и организации, актах нотариальных органов. Информационные системы, связаны с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации. К ним, в частности, относятся: - информационно-поисковые справочные и консультационные юридические системы; - документарные системы, отражающие отдельные стороны документооборота (по заключённым договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства организации и пр.); - системы, отражающие текущую оперативную деятельность (аудиторские, криминалистические, социально-статические и др.); - идентификационные системы, а также подсистемы в комплексных информационных системах, ориентированные на конкретную прикладную сферу. В настоящее время среди информационно-поисковых справочных и консультационных юридических систем наиболее популярными являются справочно-поисковые системы (СПС) «Гарант», «Консультант Плюс», «Кодекс», «Законодательство». Основа любой из этих систем – база документов, которая регулярно пополняется многими способами: - использованием оптических накопителей (CD-ROM); - подключением абонента к серверу в вычислительном центре постановщика информации по телефонным каналам и рассылкой дополнений по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам; - реализацией прямой модемной справочной службы с поиском информации в вычислительном центре постановщика информации и передачей её пользователю по телекоммуникационным каналам; - передачей информации по радио- и телевизионным каналам, включая использование возможностей системы «телетекст» в текстовом и графическом видах. Отличительные особенности любой юридической справочной информационной системы: - прямые контакты с основными организациями - источниками нормативных актов; - высокая степень достоверности нормальных актов и полноты нормальной базы (по оценкам, выставленным в ходе указанного конкурса); - высокий уровень универсальности (обеспечения документальной поддержки по всем разделам российского законодательства); - наличие развитого системного аппарата поиска информации; - возможность формирования индивидуальных архивов, а также поддержки нормативной базы конкретной организации; - использование современного пользовательского интерфейса на базе Windows-приложений; - развитые средства доставки информации конечному пользователю; - высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга. Возможности российских правовых информационных систем и история их развития Основными причинами активного развития компьютерных справочно-правовых систем (СПС) в России являются стремительное совершенствование и удешевление персональных компьютеров в последнее десятилетие, с одной стороны, и большое количество нормативных и других правовых документов, порожденных реформами политической и экономической жизни в стране, с другой стороны. В настоящее время существует множество практических задач, направлений, связанных с обращением к правовой информации, эффективно решить которые можно лишь при использовании компьютерных СПС. Бухгалтерский учет в полной мере можно отнести к таким направлениям. Компьютерная справочная правовая система (СПС) - это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.д. Основу правовых систем составляют электронные базы и банки правовой информации — это как бы «мозг и сердце» всей системы. Базы данных информационного обеспечения включают в себя самые разнообразные документы: от координационных планов разработки нормативных актов до актов зарубежного законодательства. В настоящее время в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации. Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании: • «Консультант Плюс» (компания «Консультант Плюс»); • «Гарант» (НПП «Гарант-Сервис»); • «Кодекс» (Центр компьютерных разработок); • «Референт» (фирма «Референт-Сервис»). К системам, созданным государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отнести системы: • «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ); • «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ). Кроме того, на российском рынке представлены следующие системы: • «ЮСИС» (фирма «Интралекс»); • «Юридический Мир» (издательство «дело и право»); • «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»); • «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»); • «Законодательство России» (Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие. Согласно ч. 3 ст. 15 Конституции РФ все законы и нормативные акты должны быть опубликованы для всеобщего сведения, поэтому ни одна компьютерная правовая база, кроме НТЦ «Система», не является официальным источником опубликования нормативно-правовых актов. Таким образом, справочные правовые информационные системы дают возможность получать и использовать полную, достоверную информацию по правовым проблемам, но имеют статус именно справочных. Поэтому при обращении, скажем, в суд (или иную инстанцию) необходимо ссылаться не на правовую базу, а на официальный источник публикации. Правовая система «Консультант Плюс» Справочно-правовая система «Консультант Плюс» создана АО «Консультант Плюс» и распространяется с 1992 г. Система хорошо известна и по состоянию на начало 2005 г. занимает одну из лидирующих позиций на территории России. Сеть компании «Консультант Плюс» объединяет более 300 региональных информационных центров, производящих поставку СПС, сервисное обслуживание и передачу информации пользователям. Справочно-правовая система «Консультант Плюс» содержит самые разные типы правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов, документы содержатся в едином информационном массиве «Консультант Плюс». Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие разделы информационного массива: законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, формы документов, законопроекты, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению. Названия разделов позволяют быстро сориентироваться и понять, какие документы в каком разделе находятся. Каждый раздел, в свою очередь, состоит из информационных банков, различающихся полнотой информации и характером содержащихся в них документов. Например, раздел «Финансовые и кадровые консультации» содержит близкие по тематике, но разные по содержанию информационные банки: - «Финансист», включая «Вопросы Ответы» (консультации по налогообложению, бухучету, банковской, инвестиционной, внешнеэкономической деятельности, по вопросам валютного регулирования, об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг); - «Корреспонденция Счетов» (схемы отражения финансово-хозяйственных операций в бухучете, обоснованные федеральными нормативными документами); - приложение «Бухгалтерские Издания» (материалы публикаций в бухгалтерской прессе). Правовая информационная система позволяет осуществлять сквозной и локальный поиск документов, составление подборки документов и работу со списком найденных документов, работу с текстом документа и удобное сохранение результатов работы. Для поиска документов в СПС «Консультант Плюс» можно использовать несколько инструментов, главный из них - карточка поиска. Карточка поиска представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в информационную базу (ИБ). При вводе в систему каждого документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь. Для того чтобы найти документы, необходимо указать известную информацию (например, номер документа, название, вид, тематику и т.д.) в полях Карточки поиска. В большинстве случаев для поиска документа достаточно заполнить только несколько полей. Поиск становится намного проще, если известны точные реквизиты документа, например его номер. В этом случае достаточно указать лишь номер документа. Поиск в «Консультант Плюс» проходит одновременно по всем разделам информационного массива, т. е. является сквозным. Сквозной поиск возможен только из раздела «Законодательство», поскольку анализ любой правовой проблемы начинается с изучения нормативных документов. На них основываются другие документы, такие как судебные решения, консультационные материалы, поэтому раздел «Законодательство» в «Консультант Плюс» считается главным разделом информационного массива. Список документов представляется наглядно в структурированном виде, его называют «Дерево-список». Структурированный дерево-список полностью исключает путаницу при изучении найденных документов, поскольку вы легко сориентируетесь, с чего начать, даже если будет найдено несколько десятков документов. При этом можно эффективно работать одновременно с документами из разных разделов и информационных банков. Часто возникают ситуации, когда требуется найти документы, относящиеся только к определенному типу правовой информации. Тогда достаточно использовать локальный поиск в одном из разделов. Например, речь может идти о бланке документа или финансовых консультациях. В таких случаях разумно проводить поиск соответственно в разделах «Формы документов» или «Финансовые консультации». При поиске в разделе «Финансовые консультации» с помощью специальных полей можно указать номер счета (общего плана счетов) в специальном поле План счетов или более точно провести поиск с помощью хорошо знакомой терминологии в специальных полях - Налоги, Взносы, Платежи, Выплаты физическим лицам, Расходы организации и Ключевые слова. В СПС «Консультант Плюс» имеется возможность перенести найденный документ или его часть в текстовый процессор Microsoft Word, чтобы вставить цитаты в собственный материал. В программе «Консультант Плюс» имеется Правовой навигатор. Он представляет собой алфавитно-предметный указатель, состоящий из ключевых понятий. Близкие ключевые понятия объединены в Группы. Такая двухуровневая структура облегчает выбор ключевых понятий, когда вы указываете их для поиска документов. Список ключевых понятий велик, поэтому предусмотрена возможность использования фильтра для быстрого поиска необходимых понятий. В тексте документа можно поставить электронную закладку по аналогии с обычными бумажными закладками. Электронные закладки позволяют как мгновенно найти отмеченное в документе место, так и вызвать на экран документ с поставленной закладкой. Находясь в тексте документа, можно отпечатать его фрагмент или текст целиком. Из текста документа, так же как и из списка, возможно сохранение в файл. Все базы СПС «Консультант Плюс» связаны между собой через гипертекстовые ссылки, позволяющие нажатием клавиши моментально перейти, например, из текста консультации в текст нормативного документа, на который ссылается автор ответа. Самое главное, что дает гипертекст пользователям, — это возможность без дополнительных усилий проследить логику рассуждений автора, быстро просматривая по ходу чтения консультации нормативные акты, используемые им для аргументации своей позиции по тому или иному вопросу. Весной 1997 г. в сети Интернет был открыт для широкого доступа специальный правовой сервер фирмы, а с 2000 г. компания «Консультант Плюс» открыла на своем сервере бесплатный свободный доступ к банку данных «Копии правовых актов: Российская Федерация». Приведем некоторые общие рекомендации по поиску документов в правовой информационной системе. 1. При формировании запроса поиска старайтесь заполнять минимальное число полей, поскольку, чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверного задания его реквизитов. 2. Помните, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если вы знаете о документе все, включая его номер, то прежде всего наберите номер. Вполне возможно, что другие реквизиты для поиска документа вам не потребуются. 3. Следует формировать несколько вариантов запроса как путем заполнения различных полей запроса поиска, так и выбирая различные значения в конкретном поле. 4. При полнотекстовом поиске документов желательно задавать несколько синонимов интересующего вас термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины. 5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенности, что искомый документ имеет именно такой вид. 6. Заполнение карточки поиска проводите до тех пор, пока количество найденных документов не станет приемлемым. Считается, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30 документов. 7. Используйте системы фильтрации, ускоряющие процесс нахождения нужных документов. 8. Большие списки найденных документов начинайте просматривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов. 9. Сохраняйте часто используемые документы в папках, а установка электронных закладок поможет вам быстро найти нужное место в документе большого объема. 10. Используйте предварительный просмотр при печати документов. Принципы выбора справочно-правовой системы При принятии решения о выборе той или иной справочно-правовой информационной системы, да и при использовании ее в работе встает вопрос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить внимание в первую очередь. Единой шкалы оценки качества СПС не существует, поэтому пользователю целесообразно оценивать СПС по следующим критериям: • источники информации для системы, которые обеспечивают достоверность и надежность информации, ее полноту; • качество юридической обработки документов в системе; • надежность работы системы; • удобство работы с системой, поисковые и другие возможности; • гибкость информационных комплектов и условий поставки; • возможность обучения работе с системой и широкий спектр оказываемых сервисных услуг. Рассмотрим некоторые критерии. 1. Удобство работы. Все наиболее распространенные справочно-правовой системы обладают широкими возможностями по поиску документов и различными функциями по дальнейшей работе с ними. Документы можно искать по реквизитам, тематике, принявшему органу, названию, различным словам и словосочетаниям из текста, ситуации и т. д. По результатам поиска система формирует список найденных документов. Для удобства пользователей предусмотрены различные функции по работе с документами. Например, в текстах документов можно проставлять закладки, чтобы затем быстро вернуться к нужному фрагменту, нажатием одной клавиши тексты можно копировать в текстовый процессор Microsoft Word. С помощью функции создания папок пользователь может сохранять выбранные документы в папки и формировать собственные подборки по нужной тематике. Для того чтобы оценить удобство работы с справочно-правовой системой, имеет смысл еще на стадии знакомства с ней посмотреть на реализацию этих функций. Правовая система используется практически ежедневно, и от того, насколько комфортно с ней «общаться», зависит и эффективность ее использования. Воспользуйтесь различными вариантами поиска в зависимости от того, что вы знаете о документе, посмотрите, как долго формируется список, сколько документов попадает в список по запросу и насколько удобна его сортировка, создайте несколько папок с документами. Это позволит объективно оценить различные возможности систем. 2. Надежность работы. справочно-правовой системы функционируют в тесном окружении с другим программным обеспечением: операционная система, текстовые и табличные процессоры (Microsoft Word и Microsoft Ехсеl), бухгалтерские программы и другое программное обеспечение. От корректности работы и взаимодействия всех этих программ зависит и бесперебойная работа самого компьютера. Согласитесь, очень неприятно, если из-за СПС компьютер постоянно «зависает» или требуется закрытие всех других программ. Разумеется, ни один из разработчиков не признается в том, что его система может вызывать проблемы подобного рода. Практически все создатели справочно-правовой систем гарантируют пользователям корректность взаимодействия с ПО и быстроту работы, поэтому проверить программную надежность системы можно, во-первых, по наличию ее версий, совместимых с наиболее распространенными платформами (Windows 2000/NТ/ХР/7), во-вторых, по наличию сертификации справочно-правовой системы с наиболее распространенными операционными системами (например, Micrоsoft Windows). 3. Обновление систем. Правовые базы по законодательству можно обновлять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Системы с консультационной информацией пополняются, как правило, раз в неделю. Однако сервисные услуги далеко не исчерпываются пополнением систем. В их список должны входить обучение различным приемам работы с системой, помощь при поиске документов, возможность заказать для поиска документ, которого нет в системе, решение технических вопросов по работе с ней. Для срочных вопросов, возникающих у пользователей, должна работать «горячая линия», где оперативно помогут решить любой возникший вопрос.Все фирмы - распространители правовых информационных систем готовы бесплатно предоставлять потенциальным пользователям демонстрационные версии систем. От полных версий они отличаются, как правило, ограниченным набором документов, но все возможности работы в них присутствуют. Кроме того, некоторые разработчики время от времени проводят специальные акции, предоставляя доступ к полной версии своих систем на непродолжительное время. У потенциальных пользователей есть возможность проверить работу правовых информационных систем в режиме опытной эксплуатации, а при необходимости - задать конкретные вопросы представителям фирмы-разработчика. Ведущие производители правовых информационных систем предлагают различные пакеты систем, ориентированные на потребности самых разных организаций. Существуют системы, предназначенные для отдельных специалистов: руководителей, юристов, финансистов, бухгалтеров и др. для облегчения выбора всегда можно пригласить в свою организацию представителей фирмы – производителя правовой информационной системы, чтобы ознакомиться с составом конкретного пакета и соотнести его информационные возможности с потребностями своей организации. В настоящее время в России уже создан ряд компьютерных центров и сетей правовой информации. Вступившие в строй сети охватывают большую часть территории России и предоставляют свои услуги сотням тысяч пользователей. В задачи этих центров входят сбор, аккумулирование, систематизация, хранение и предоставление потребителям различных сведений правового характера. На сегодняшний день невозможно себе представить какую – либо сферу деятельности без применения правовых систем. Контрольные вопросы Что такое правовая информационная система? Какую информацию включает в себя правовая информационная система? Перечислите популярные справочно-поисковые системы (СПС). Способы пополнения системы. Что такое компьютерная справочная правовая система (СПС)? Что представляет собой система «Консультант»? Перечислите общие рекомендации по поиску документов в правовой информационной системе «Консультант». |