Таймменеджмент
 Скачать 1.42 Mb.
|
Тайм-менеджментНе может управлять другими тот, кто не в состоянии управлять самим собой. Английская пословица Тайм-менеджментэто динамично развивающаяся отрасль менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем. Термин возник в Европе в 60-е годы XX века как реакция на ускорение темпа жизни Причины неэффективного обращения с временным ресурсом. Первый уровень. Технические ошибкиОшибки в расчете времени, необходимого для выполнения задачи Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании Для выполнения задачи отводится неподходящее время. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом. Задача слишком сложна и громоздка для того, чтобы ее решить в один присест. Второй уровень. Объективные факторыВы перегружены непомерно большим объемом работы. Недостаточная концентрация внимания. Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы. Вы попали в полосу перемен. Вы находитесь в обстановке с высоким уровень помех. Вам мешает чужая неорганизованность. Третий уровень. Психологические барьерыНет ясности в жизненных целях и приоритетах. Вы не умеете отказывать, и другие этим пользуются. Страх перед возможной неудачей. Страх успеха. Страх перемен. Страх перед завершенностью. Перфекционизм. Низкая самомотивация. Тест Факторы неэффективного обращения с временным ресурсомПункты 1-9 Ваш результат Первый уровень. Технические ошибки Пункты 10-16 Ваш результат Второй уровень. Объективные факторы Пункты 17-24 Ваш результат Третий уровень. Психологические барьеры Анна 3 5-03 Антон 4 3-05 Шарафутдин 6 ЗаданиеОпределить время на выполнение задания Собрать картинку Выводы по упражнениюОшибки в расчете времени, необходимого для выполнения задачи Время как пространствоБеспорядок в шкафу Беспорядок в расписании Ограниченное рабочее время График перегружен задачами, на выполнение которых постоянно не хватает времени Дела неразборчиво и беспорядочно выполняются в любой свободный промежуток времени Беспорядочное расположение задач мешает вам увидеть и оценить то, что вы должны делать Неэффективное использование расписания как средства для организации рабочего времени Ограниченный объем свободного места Шкаф доверху набит вещами, для размещения которых постоянно не хватает места Вещи неразборчиво и беспорядочно втискиваются в любое свободное место Беспорядочное расположение вещей мешает вам увидеть и оценить содержимое Неэффективное использование шкафа как средства для организации вещей в пространстве Стоит ли вести ежедневник?Тест на память 6 баллов и меньше. Ваша память (в первую очередь зрительная) не в лучшем состояний. Но это вовсе не безнадежно — займитесь регулярными упражнениями по тренировке памяти, например чтением книг, запоминанием текстов и т. д. Помогает и счет в уме. Употребляйте витамины. При случае посоветуйтесь с врачом или психологом об индивидуальных методах профилактики забывчивости. 7-12 баллов. Память у вас не так уж плоха, но вы, видимо, не умеете сосредоточиться, а это всегда мешает запоминанию. 13-17 баллов. Результаты ваши вполне приличны, и вы можете рассчитывать, что в большинстве случаев память вас не подведет. 18-21 балл. Отличный результат, который доказывает, что у вас незаурядная память. Вы можете заставить себя сосредоточиться, следовательно, обладаете достаточной волей. За память свою не беспокойтесь. Свыше 22 баллов. У вас прекрасная, если не сказать, феноменальная, память! 12 самых Важных законов запоминанияЗакон установки Закон ярких впечатлений Закон интереса Закон осмысления Закон ретроактивного торможения Закон проактивного торможения Закон действий Закон предшествующих знаний Закон повторения Закон одновременных впечатлений Закон края Закон незавершенности Хронометраж—это метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. ЗаданиеЗапишите подробно перечень дел и действий за предыдущий день Записи могут выглядеть примерно следующим образом: 9-00 — сел работать, открыл email; 9-15 — выпил кофе; 9-35 — приступил к созданию отчета; 9-45 — поговорил с Сидоровым, обсудили его новую машину; 11-15 — вернулся к отчету и т. д. Определение своих биоритмов и способов самовосстановленияУтро для меня – лучшее время для… и самое худшее для…. Середина дня для меня – лучшее время для… и самое худшее для… Вечер для меня – лучшее время для… и самое худшее для… Поздний вечер для меня - лучшее время для… и самое худшее для… Когда я устаю, я обычно восстанавливаю силы следующим образом:Меняю вид деятельности Выполняю физические упражнения Слушаю музыку Пересматриваю свои планы и цели Пытаюсь вздремнуть Ем высококалорийную пищу Делаю короткий перерыв Звоню друзьям Что-то другое ЗаданиеОпишите свое рабочее пространство. Сколько условных зон на нем можно выделить? Правило 7 ± 2 Место для хаоса Метод «Альпы»он помогает сэкономить время; у вас всегда есть план и вы знаете, чем заняться; вы меньше забываете; вы лучше контролируете рабочий процесс и можете легче справляться с новыми делами, возникающими перед вами; вы концентрируетесь на важном и меньше отвлекаетесь по мелочам; вы увеличиваете самоконтроль; Метод «Альпы»1) составление заданий; 2) оценку длительности планируемых действий; 3) резервирование времени (в соотношении 60:40); 4) принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций; 5) контроль (учет несделанного). 1-я стадияЗадачи из списка дел или из недельного (месячного) плана Невыполненные накануне Добавившиеся дела Сроки, которые надо соблюсти Периодически возникающие дела Лягушки – мелкие неприятные делаНачинайте со съедения лягушки каждый день. Слоны – огромные и неподъемныеКаждый день планируйте себе съедение небольшого бифштекса - кусочка Слона. Формулируйте бифштексы результато-ориентированно. Метод АльпыПринципиально важно составлять план дня в письменном виде. Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются. Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Метод АльпыВ результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами. Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день). Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд Метод АльпыРеалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию. — Лучший настрой на предстоящий рабочий день. — Планирование следующего дня. — Четкое представление о задачах дня. — Упорядочение течения дня. — Преодоление забывчивости. — Концентрация на наиболее существенном. — Уменьшение объема «бумажной» работы. — Достижение целей дня. — Выделение более важных и менее важных дел. — Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении. — Рационализация посредством группировки задач. — Сокращение помех и нежелательных перерывов. — Самодисциплина при выполнении задач. — Уменьшение стрессов и нервного напряжения. — Спокойное восприятие непредусмотренных событий. — Улучшение самоконтроля. — Ощущение успеха в конце рабочего дня. — Повышение удовлетворенности и мотивации. — Рост личных результатов. — Выигрыш во времени за счет методичной организации труда. Алгоритм обработки ежедневных задач1. Сортировка возможных задач по категориям (A-Г) (расстановка приоритетов). 2. «Зачистка» расписания (удаление задач, которые не представляют важности для вас). 3. Назначение определенного времени для тех задач, которые вы должны выполнить. 4. «Уплотнение» времени для завершения задач в отведенные для них периоды. 5. Гармонизация – постоянное совершенствование и обновление вашего расписания, а также его адаптация к изменяющимся обстоятельствам жизни. 1. Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься. 2. Мой план составлен т.о., что я могу полноценно сосредоточиться на выбранной задаче, без ущерба для качества ее выполнения. 3. Мой план предусматривает возможность совмещения нескольких задач, без ущерба для качества их выполнения. 4. Мой план включает в себя резервы времени на выполнение новых, нетипичных задач. 5. Мой план предусматривает возможность делегирования некоторых задач квалифицированным лицам. 6. Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени. 7. Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни, он придает мне энергию и силы. Законы времениЗакон №1. Чем интереснее занятие, тем быстрее течет время. Закон №2. Закон Мёрфи (каждое дело на деле займет больше времени, чем предполагалось до того, как вы его начали ) Закон №3. Закон Паркинсона (чем больше времени мы имеем на выполнение задания, тем больше времени оно отнимает) Закон №4. Закон Лаборита (Человек привык делать в первую очередь то, что приносит ему удовольствие ) Навыки ТМ первого дняТочная оценка и расчет времени на выполнение конкретных задач Текущее планирование (определение ежедневных, еженедельных задач) Учет индивидуальных особенностей и биоритмов в планировании нагрузки Матрица Эйзенхауэра
Техники управления временемМатрица Эйзенхауэра Принцип Парето (20/80)«20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Навык ТМПравильная расстановка приоритетов (сортировка задач и их выполнение по степени важности) SWOT-анализЧто отличает дела, которые вы откладываете от тех, которые вы делаете вовремя? Что вы откладываете чаще – мелкие заботы или наиболее важные дела? Занятия, которые вы откладываете, относятся к сферам, где вы компетентны, или к тем, где у вас недостает опыта знаний? Насколько отсрочки мешают вам в каждой из этих сфер? Вы относитесь к ним спокойно или переживаете? Колесо жизненного балансаНавык ТМУмение работать в многозадачном режиме (выполнять несколько задач одновременно) Многозадачность
Диаграмма ГантаДиаграмма Ганта дает возможность:Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность; Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач; Детально проанализировать реальный ход выполнения задач ( на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.) «Поглотители» времениТелевизор, интернет Синдром «откладывания». Решение неприоритетных задач Излишняя коммуникабельность Желание знать все Медленное включение в работу Спешка, нетерпение. Мелочный или недостаточный контроль за выполнением дел Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры . Ловушки времениПостановка недостижимой цели Отсутствие приоритетов в делах Плохое планирование рабочего дня Неэффективное делегирование полномочий Неэффективные совещания. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). Список задач или «to do list»Способы экономии времени:Все лишнее — в корзину «Не откладывай на завтра...» Приучитесь давать отказ, когда это возможно Делегирование задач (поручайте свои дела другим людям) Не будьте очень строгим к себе Сочетайте несколько занятий Вредные советы1.Вот звенит будильник твой, Все кричат:"Вставай,пойдем!" Ты не бойся,не тужи, Просто тихо полежи. Пусть пройдет часок-другой. Все уйдут,а ты метлой Включишь быстро телевизор И посмотришь не спеша, В кресле сидя, "ДОМ 2" (С бутербродом али без это уж хозяйки квест). Если ты устал немножко, Можешь сунуться в окошко И уныло и тоскливо наблюдать, Как понемножку люди ходят по дорожке И считают время в точку. Да кому они нужны эти глупые часы, Только время отнимают И хлопот вам прибавляют. Нужно жить, как хочешь ты, Делать выбор для души. Не спроста ведь тяжела Эта длинная судьба. 2.Stand up во сколько хочешь, Дела все подождут. Так значит не напрасно Совенком все зовут. Теперь вам надо подкрепиться. Зашел на кухню-лег Так проще поступает большой-большой фаст-фуд. Съел порцию,вторую, Теперь пора на боковую, Поспал часок-другой, Ведь завтра день придет другой. |