Тема 12. 9 Служебные документы типология, содержание, композиция, языковое оформление. Редактирование текстов. План семинарского занятия
 Скачать 29.2 Kb.
|
|
Тема № 12.9 Служебные документы: типология, содержание, композиция, языковое оформление. Редактирование текстов. План семинарского занятия 1. Понятие о документе. 2. Функции документа. 3. Классификация документов. 4. Правила оформления документов. Реквизиты. 5. Формуляр документа. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, статья 2) закреплено следующее определение понятия «документ» – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Слово документ происходит от латинского слова document, что означает «свидетельство», «доказательство». Позже документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д. Обязательные признаки документа: фиксация информации на материальном носителе; наличие информации, фактов; определенная форма изложения; наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать документ. Документ является средством общения и передачи, хранения информации, может свидетельствовать, быть доказательством, основанием для возникновения, реализации прекращения гражданских правоотношений, в том числе средством закрепления имущественных отношений. Документы в управленческой деятельности выступают как предмет труда и как результат труда. Они являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов (делопроизводство). Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы. Функции документа: – информационная (является носителем и источником информации); – управленческая (позволяет организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы); – правовая (подтверждает юридические факты и закрепляет правоотношения); – коммуникативная (помогает организовать обмен информацией и общение между различными объектами); – учетная (накапливает сведения за определенные периоды); – социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и др. сферы жизни государства и его граждан); – культурная (является памятником культуры определенной эпохи); – историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет исторические факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов). Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записей текстов: – линейная запись (автобиография, доверенность, рапорт, заявление); трафарет — имеет заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание (справки, договоры); – таблица (финансовые ведомости); – анкета (личный листок по учету кадров); – тексты-аналоги (приказы, решения, постановления). Классифицировать служебные документы можно по разным основаниям.
Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил: обеспечение юридической силы документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; создание как исторического источника информации. Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. Любой документ — это сумма постоянных элементов содержания. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты содержат сведения: об адресате (кому адресован документ): – указание должности лица в форме дательного падежа (кому?); – имя, отчество, фамилия лица в форме дательного падежа (кому?); об адресанте (кем является автор документа — заявителем, просителем и т.д. – наименование или имя отправителя документа): – наименование учреждения в форме именительного падежа (что?); – имя, отчество, фамилия лица в форме именительного падежа (кто?); наименование документа (в некоторых документах обязательно, например: заявление, докладная записка, рапорт, доверенность; в некоторых опускается, например, в деловых письмах): – пишется посередине строки на любом виде документа без точки!!! текст документа дата документа (когда документ составлен) – записывается арабскими цифрами: число, месяц, год (например: 03.03.2017) подпись автора документа и др. Полный перечень реквизитов закреплён в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 г. N 65-ст.: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, то есть это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа. Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре образце — своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов. Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр — это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр — формуляр конкретного документа. В языковом отношении документ — это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. Язык служебных документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Задание 1. Назовите документ, опираясь на данные определения. 1. Документ, содержащий описание жизни лица, составленное им самим. 2. Документ, дающий право кому-либо действовать от лица, которое его написало. 3. Документ, содержащий официальную просьбу о чем-либо. 4. Документ, подтверждающий получение чего-либо. 5. Документ о выполнении какого-либо задания. 6. Документ, содержащий сведения, полученные в ответ на запрос. 7. Документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. 8. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. 9. Документ, подтверждающий факты, события. 10. Документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Задание 2. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю. Запомните написание этих слов. Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство. Задание 3. Заполните таблицу, распределите документы в зависимости от функционального значения. Приказ об увольнении, протокол заседания кафедры, рапорт начальника факультета о проведенном мероприятии, письмо от рекламного агентства, справка с места учебы, экзаменационная ведомость, акт о списании оборудования, гарантийное письмо, инструкция по эксплуатации прибора, заявление на отпуск, должностная инструкция, письмо из УМВД РФ, приказ начальника института о поощрении, технический паспорт электродвигателя, письмо заказчику, личное дело работника N, акт проверки по вопросам техники безопасности, устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, трудовой договор, контракт о прохождении службы в органах внутренних дел Российской Федерации, свидетельство о рождении, письмо-приглашение.
Задание 4. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем. На основании договора о намерениях … В ответ на Вашу просьбу… Считаем необходимым еще раз напомнить Вам… Ставим Вас в известность о … Ваше предложение отклонено … Мы можем предложить Вам… Мы будем весьма признательны Вам за участие в … Убедительно просим Вас… Как писать автобиографию? Автобиография – это последовательное изложение пишущим основных этапов его жизни. Автобиография составляется от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился ... . Далее указывается дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.). Национальность (при желании). Далее приводятся сведения: 1) о том, какое образование получил пишущий, какие учебные заведения, где и когда окончил; 2) называется место работы в настоящее время, занимаемая должность; 3) указывается семейное положение, место жительства в настоящее время; 4) если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения; Дополнительные сведения. Дополнительное образование, интересы. Пребывание за границей. Цель визита. 5) автобиография подписывается автором (дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии). Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста. Важно! Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов необходимо писать полностью, указывая название, существовавшее на момент описываемого события. Задание 6. Напишите автобиографию. Задание 7. Составьте резюме. Чем резюме отличается от автобиографии? Задание 8. Составьте характеристику кого-либо из ваших друзей. Задание 9. Ориентируясь на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 г. № 65-ст. напишите заявление, доверенность, расписку (один документ на выбор). |