Тема Часть 2
 Скачать 0.88 Mb.
|
|
СТРУКТУРА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Тема 4. Часть 2 Управление проектами ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (ПРИМЕР) План управления проектом Задания Рабочей группе Запрос на изменение Описание проблемы Описание проектного риска Учет затрат рабочего времени на проекте Журнал регистрации входящей / исходящей корреспонденции Журнал регистрации проектных документов Журнал регистрации изменений Журнал регистрации проблем Журнал регистрации рисков Сопроводительная записка Протокол совещания Отчет о текущем статусе проекта Повестка дня Содержит описание организационных и функциональных рамок проекта, организационной структуры проекта, процедур и шаблонов документов. Содержит задание сотруднику Рабочей группы на неделю. Содержит подробное описание работ, выполненных за отчетную неделю. Содержит описание изменений проекта. Содержит описание проблем, возникших на проекте. Содержит описание проектных рисков. Содержит записи регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Содержит записи регистрации со статусами документов, проходящих процедуру согласования. Содержит перечень изменений, появившихся в ходе проекта. Содержит перечень проблем, появившихся в ходе проекта. Содержит перечень проектных рисков. Сопровождает проектные документы, передаваемые на согласование Заказчику. Содержит рассмотренные темы совещания, принятые решения, ответственные лица и сроки выполнения решений. Подробный отчет о ходе проектных работ за период с предыдущего совещания. Содержит перечень вопросов, выносимых на совещание. № Документ Содержание документации 1 5 2 3 4 6 10 11 12 13 14 15 7 8 9 УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В КОМПАНИИ — ПРОЦЕДУРЫ И ДОКУМЕНТЫ Руководство компании Контроль хода работ Техническое руководство Определение потреб- ности в проекте Принятие решения о начале проекта Принятие решения о назначении PM Оформление заявок на персонал Регистрация проекта Назначение Project Manager’а Назначение Систем- ного архитектора Выделение ресурсов Выделение ресурсов Первичное планирование Мониторинг проекта Мониторинг проекта Оценка работ Исполнение работ Формирование проектов планов и бюджета Формирование инфраструктуры проекта Подготовка контракта Регистрация контракта Административное закрытие Освобождение ресурсов Освобождение ресурсов Освобождение ресурсов Аудит проекта Согласование ТКМ с Заказчиком Определение цены продажи Согласование контракта с Заказчиком Утверждение конктракта Освобождение из проекта PM и СА Определение проекта Формирование заявки на регистрацию проекта Предварительный выбор субподрядчиков Закрытие маркетинговой стадии Определение содержания, оценка стоимости и сроков выполнения работ коммерческой стадии Формирование положения о рабочей группе Определение инфраструктуры проекта Планирование маркетинговой стадии проекта Организация технической экспертизы ТКМ Формирование проектов планов, содержательной части контракта и бюджета коммерческой стадии Детализация требований Заказчика Определение персонального состава команды проекта Уточнение требований Заказчика Account manager Project manager Системный архитектор Служба администри- рования проектов Служб управления проектами Технологические подразделения Служба автоматизации Команда проекта Обоснование открытия проекта Project Manager, Системный архитектор Заявка на установку оборудования, программ, на выделение информационного пространства Оборудование, программы, информационное пространство План работ Технико-коммерческие материалы Положительное заключение Управленческий и технический персонал Стоимость, длительность и трудозатраты по работам Утвержденный контракт Сообщение о закрытии маркетинговой стадии Сообщение о закрытии маркетинговой стадии Сообщение о закрытии маркетинговой стадии Технический план, план-график, ресурсный план, предварительный бюджет План финансирования работ Решение о привлечении субподрядчиков Заявка на Project Manager’а Заявка на управленческий персонал Заявка на технический персонал Заявка на Системного архитектора Номер проекта Уведомление о назначении Project Manager’а Заявка на регистрацию проекта Решение об открытии проекта Устав проекта Положение о рабочей группе Список субподрядчиков Уточненные требования Заказчика Предварительный технический план, план-график, ресурсный план, предварительный бюджет Замечания к контракту Согласованный контракт Утвержденный контракт Замечания к контракту План работ, ресурсов, первичный бюджет Решение о привлечении дополнительного персонала ТКМ Технический отчет Отчет о проекте Проект контракта Контракт Сводный отчет о маркетинговой стадии ТКМ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ЗАКАЗЧИКОМ (ПРИМЕР) Руководитель проекта: • выпуск ВнСп и инициирование в ЦПРП подготовки договора; • согласование изменений Договора с Заказчиком. Центр поддержки реализации проектов: • формирует текст договора, сопроводительные документы и визовый лист; • организует процесс согласования и ведет текущий статус подписания Договора в системе; • по окончании согласования — представляет Договор на подпись ген. директорам. Финансовая и Юридические службы: • юридические условия договора; • финансовые условия (платежи, риски, штрафные санкции), необходимость Кредитного комитета; • риски признания реализации; • форма 200 — существенные неустранимые замечания. Руководители ТП и МП: • согласование условий договора в целом, в т.ч. по Форме. Ген. директор: • ответственность за подписание при наличии Формы. ВНУТРЕННЯЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ — ПЛАНИРОВАНИЕ БЮДЖЕТА ПРОЕКТА Назначение: • Фиксация ответственности подразделений на выполнение проекта с заявленной прибыльностью; • Фиксация договоренностей между подразделениями по распределению доходов и расходов проекта; • Разрешение на последующее размещение заказов без дополнительного утверждения Компанией; • Согласие Компании на выполнение проекта с заявленными бюджетными характеристиками. Ответственность согласующих: • Менеджер продаж: объем реализации, общепроектные расходы. • Технологическое подразделение: доля реализации, прибыльность, спецификация и условия закупки. • Центр поддержки реализации проектов: правильность условий закупки и поставки, проверка и регистрация юр. лиц, загрузка в R/3 после утверждения. • Финансовая служба: корректность финансовых показателей, уточнение причин отклонения параметров проекта от нормативных величин и изменение круга согласования при отклонениях. • Администрация: финальное утверждение или отклонение. НАЗНАЧЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ СПЕЦИФИКАЦИИ 1. Определение всех учетных данных проекта (Заказчика, менеджера по продажам, Руководителя проекта, Куратора проекта, ТП — участников проекта). 2. Формирование спецификации товаров и услуг на основе справочников R3. 3. Ввод в справочники R3 новых материалов. 4. Формирование бюджета проекта, расчет ожидаемой прибыли. 5. Утверждение бюджета на соответствие нормативам Компании участниками проекта (ТП и МП) с проверкой службами Компании. 6. Принятие решения о заключении договора. 7. Создание проекта в системе R3. 8. Ввод данных в учетную систему (R3) для формирования заказов на поставку товаров и выпуск исходящих документов Компании (договорных документов, приложений к договору, выставление счетов). 9. Ввод в учетную систему (R3) плановых финансовых данных для прогнозирования. СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С СУБПОДРЯДЧИКОМ (ПРИМЕР) Руководитель проекта: Предоставление в ЦПРП полного пакета документов от субподрядчика. Центр поддержки реализации проектов: • Соответствие ВНСП; • Соответствие условий договора стандартным, эскалация на Кредитный комитет. Финансовая служба: Анализ Субподрядчика (риски). РЕГИСТРАЦИЯ И ОТКРЫТИЕ ПРОЕКТА (ПРИМЕР) • Регистрация проекта (в ЦПРП) — первичное заведение проекта и получение номера (на основе данных ВнСп или заявки). • Открытие проекта (в ЦПРП) — перевод в состояние, при котором по проекту возможно проведение и учет затрат и реализации. Коммерческий проект открывается в учетной системе в случае, когда: • подписан договор с Заказчиком; • принято решение Кредитного Комитета. Некоммерческие проекты — открытие по заявке: • Руководитель проекта — формирование заявки и бюджета. • Руководитель ТП — подтверждение целей и бюджета. • ЦПРП — соблюдение формальных требований. • Администрация — утверждение целесообразности затрат. ПОРЯДОК ОТКРЫТИЯ ПРЕ-СЕЙЛ ПРОЕКТА (ПРИМЕР) 1. Открытие Менеджером по продажам ТП: • Открытие заявки; • Выбор закладки «Проекты»; • Формирование заявки и отправка в почтовый ящик «Регистрация проектов». 2. Открытие Менеджером по продажам МП в SAP CRM: • Заполнение полей заявки; • Выбор фазы «Открытие пре-сейл проекта»; • Выбор функции в «Ассистенте продаж» — «Послать заявку на открытие пре-сейл проекта»; • Формирование заявки и отправка. 3. Открытие проекта в Центр поддержки реализации проектов: Изменение учетных состояний проекта через обращение в адрес п/я «Регистрация проектов». ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА Прогнозирование реализации: • Ежемесячно РП формирует своему руководителю помесячный прогноз реализации по проекту до конца финансового года (для пре-сейл и коммерческих проектов). • Прогноз реализации проектов формирует прогноз реализации подразделения. • Информационная поддержка — MS Excel (идет разработка Системы управления проектами на основе WEB-интерфейсов). ДИАГРАММА ПРОЦЕДУРЫ (ПРИМЕР) Согласование календарного плана Утверждение статуса работ календарного плана Согласование Акта завершения работ Оформление Акта завершения работ Процедура управления изменениями Изменение статуса работ календарного плана Изменение статуса работ субподряд- чика Формирование календарного плана Выбор субподрядчика Детальное планирование Планирование субподрядных работ Утверждение субпод- рядных планов Выполнение работ проекта Сравнение утвержденного графика работ с реальным состоянием статуса работ Инициация необходимых изменений в календарных планах Генеральный заказчик Функциональный заказчик Подрядчик Субподрядчик Инициализация Планирование Выполнение Закрытие Определение временных рамок проекта Утверждение календарного плана и согласование субподрядчиков Закрытие проекта Контроль Тематический план проекта Список субподрядчиков Укрупненный план субподрядчика Обновленный статус работы Акт завершения работ Акт завершения работ Обновленный статус работы Календарный план субподрядчика Утвержденный календарный план Детальный календарный план Согласованный календарный план Календарный план ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА (ПРИМЕР) Условия инициации закрытия проекта: • Работы по проекту полностью завершены в соответствии с контрактной документацией; • Получены все акты и накладные от поставщиков и субподрядчиков; • Завершены все расчеты с Заказчиком, Поставщиками и Подрядчиками; • Документация по проекту, предусмотренная системой качества Компании и Технологией управления проектами, сформирована и размещена на Корпоративных серверах в соответствующей папке проекта (На сервере и в информационной системе «Проекты»); • После наступления планового срока закрытия проекта в период не более одного месяца. Ответственность согласующих: • Руководитель проекта формирует заявку в автоматизированной системе «Заявки», в разделе «Проект»; • Заявка на закрытие направляется на рассмотрение в Финансовую службу, Центр поддержки реализации проектов и Службу управления качеством. У проекта в учетной системе появляется статус «Проект на закрытии». ПРОЕКТНЫЕ ПАПКИ НА СЕРВЕРЕ Функции хранилища: 1. Предоставление РП дискового пространства для хранения документов по проекту; 2. Информация по бюджету проекта; 3. Планирование CF проекта. Расположение хранилища — на сервере. Структура папок проекта: СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! |