Тема Нормативно-правовые основы архивного дела. Тема Нормативноправовые основы архивного дела
 Скачать 0.5 Mb.
|
 Оглавление Введение Тема 1. Нормативно-правовые основы архивного дела. 1.Составить историческую справку к документам архива организации (историческую справку об организации-базе практики 2. Проанализировать положение об экспертной комиссии и положение об архиве организации Тема 2. Государственные архивы, муниципальные архивы, архивы организаций 1.Составить схему управления архивным делом (в субъекте РФ, на территории которого расположена организация-база практики Тема 3. Методика и практика архивоведения 1. Проанализировать процесс проведения экспертизы ценности документов, упорядочения и списания документов, а также уничтожения документов в архиве организации, являющейся базой практики, подготовить примеры соответствующих документов (описи и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению). 2. Дать характеристику учетным документам архива организации, являющейся базой проведения производственной практики, в том числе базам данных, ведущимся в архиве. 3. Дать характеристику системе НСА. Проанализировать архивные справочники архива организации, являющейся базой практики. 4. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в архив организации, являющейся базой проведения практики. Тема 4. Обеспечение сохранности архивных документов 1.Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве организации, являющейся базой проведения практики, сравнить их с рекомендуемыми правилами. 2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики. Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов 1.Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета. Заключение ВведениеПрактику я проходила в ООО « ТК Возничий». Целью практики является приобретение практического опыта организации работы архива учреждения, подготовки дел к передаче на архивное хранение, учета, хранения и использования архивных документов. Систематизация теоретических знаний, полученных во время обучения в колледже, а также развитие навыков самостоятельной работы на основе полученных знаний. Задачами учебной практики являются: развитие умений по организации работы архива учреждения; развитие умений по подготовке дел к передаче на архивное хранение; развитие умений по организации хранения, учета и использования архивных документов. Объектом исследования в работе является Кормиловский лицей. Предметом исследования выступает организация работы архива лицея. Теоретической и методологической основой при написании работы стали законы, инструкции, письма Правительства РФ, приказы, распоряжения. Тема 1. Нормативно-правовые основы архивного дела 1.Составить историческую справку к документам архива организации (историческую справку об организации-базе практики. Начало формы
В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива. Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения. Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; степень сохранности документов; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; состав научно-справочного аппарата к фонду. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью. (наименование организации) АРХИВНАЯ СПРАВКА
Выдана_____________________________________ Основание: _________________________________ Справка выдана для __________________________
Дата
Дата Гербовая печать организации 2. Проанализировать положение об экспертной комиссии и положение об архиве организации. 1. Примерное положение об архиве организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034). 2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее - Архив организации). 3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация. 4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации. 5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях <1>, локальными нормативными актами государственного органа. Тема 2. Государственные архивы, муниципальные архивы, архивы организаций 1.Составить схему управления архивным делом (в субъекте РФ, на территории которого расположена организация-база практики.  Тема 3. Методика и практика архивоведения 2. Дать характеристику учетным документам архива организации, являющейся базой проведения производственной практики, в том числе базам данных, ведущимся в архиве. Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Основными учетными документами в архиве организации являются: книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания); список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших); - лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда); опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись); реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава ; паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации; опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов); книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов)); опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов)); дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле. 3.Дать характеристику системе НСА. Проанализировать архивные справочники архива организации, являющейся базой практики. Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива. 4. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в архив организации, являющейся базой проведения практики
Петров Николай Александрович приказом директора МБОУ Кормиловского лицея от 19.04.2019г. N 41 принят на работу в качестве учителя физической культуры. Приказом директора МБОУ Кормиловского лицея от 17.01.2023г. N 67 уволен с работы по собственному желанию. Основание: Заявление Петрова Н.И.
Тема 4. Обеспечение сохранности архивных документов 1.Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве организации, являющейся базой проведения практики, сравнить их с рекомендуемыми правилами. Все функциональные обязанности по работе архива выполняет архивариус. В своей деятельности архивариус руководствуется рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная инструкция архивариуса». Данная инструкция включает в себя не только обязанности, но и описывает права архивиста, а также его взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы. Документы архива размещены на стационарных металлических стеллажах, в шкафах, которые распределены с использованием папок и коробок в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов. Документация, которая хранится в архиве, размещают следующим образом: материалы располагают на стеллажах (шкафах) в картонных каробках (связках) с картонными обложками; Для определения места хранения документов, в архивохранилище составлены постеллажные топографические указатели, которые помогают быстро найти нужные документы в архивохранилище. В процессе работы с архивными документами, архивариус наблюдает за состоянием документов и при необходимости своевременно реставрирует их. Реставрация документов выполняется с учетом характера и степени повреждений, сохраняя при этом признаки подлинности документа и не создавая трудностей для его дальнейшего использования. Документы реставрируются с восстановлением первоначальной или близкой к ней форме, а основы документа очищаются и укрепляются. Недостающие фрагменты восполняются бумагой, подобранной по цвету и времени ее изготовления. В архиве также осуществляется фото-реставрация документов с угасающим и слабоконтрастным текстом. В связи с отсутствием сильно поврежденных документов в архиве отсутствуют журналы регистрации поврежденных документов. Нами были рассмотрены требования по обеспечению сохранности документов в архиве Проведенный анализ представлен в таблице 2. Таблица 2 — Анализ требований по обеспечению сохранности документов в архиве Архив
Проведя анализ сохранности документов в архиве было выявлено следующее. Помещение для работы с архивными документами и рабочие комнаты сотрудников соответствуют требованиям, так как помещение изолированно от архивохранилища. Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не имеет общих с ними вентиляционных каналов. Помещение хранилища безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления, имеется запасной выход. В помещениях нет газовых и водонесущих магистральных трубопроводов. Но архивохранилище располагается в подвальном помещении, что категорически запрещено. В архивохранилище отсутствует кондиционер, вентиляция не работает, нет окон, в связи с чем, воздух в архивохранилище плохо циркулирует, и нет возможности поддерживать необходимый температурный режим. В архиве нет контрольно-измерительных приборов (термометры, гигрометры, психрометры) из-за чего невозможно контролировать и поддерживать температурно-влажностный режим. В соответствии с правилами, контроль должен производиться 1 раз в сутки и записываться в регистрационный журнал, в котором отражается проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима. В архивохранилище не проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей и шкафов, обработка цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков. Нет графика влажной уборки. Поскольку в архиве отсутствуют окна, отсутствует и естественный свет, для освещения остается только искусственный свет, в архиве используются обычные лампы без плафонов, что не соответствует требованиям. Все лампы работают от одного рубильника. В архиве пожарный режим соответствует требованиям. Архивохранилище обеспечено системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями. Помещение архива отделено от смежных помещений противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров. Архив имеет запасной выход, электропроводка выполнена, скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу. Штепсельные розетки обеспечивают герметичность, переносная электроаппаратура имеет резиновую оболочку шнуров питания. Стационарные системы пожаротушения помещения заправляются нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами. Эвакуационные выходы оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания, и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах — указательные знаки (стрелки). Право доступа в хранилище имеет заведующий архивом и архивариус. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. Все помещения архива, оснащенным замками, имеют два комплекта ключей, один из которых постоянно находится на посте охраны. В архивохранилище имеют право доступа заведующий архивом и архивариус, а также руководитель учреждения и его заместители. Все другие работники допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства учреждения и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Архивохранилище оснащено специальным оборудованием для хранения документов, это стационарные металлические стеллажи. Расстановка стеллажей в архивохранилище не соответствует требованиям, так как нарушено необходимое расстояние между стеллажами, полом, потолком и стенами. Проверка наличия и состояния дел производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей. Таким образом, можно сделать вывод, что работа с архивными документами организована с учетом обеспечения сохранности документов на столько, на сколько это возможно, однако, есть ряд проблем, которые решить, возможно. 2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики Под сохранностью документа понимается его состояние, которое характеризуется степенью удержания эксплуатационных свойств (прочности, эластичности, износостойкости составляющих документ материалов). Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива [8]. Архив является структурным подразделением и выполняет следующие задачи: Обеспечивает учет, сохранность, создает научно-справочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве; Осуществляет контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве; Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве из всех структурных подразделений по утвержденному главным врачом или его заместителем по медицинской части плану документы; Принимает карты и истории болезни, в том числе отнесенные лечащим врачом к разряду ценных, которые хранятся и учитываются отдельно ото всех других документов; Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов) Проводит совместную работу с экспертной комиссией по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве, в том числе по отбору переданных в архив карт и историй болезней, учитывая критерии оценки и мнение лечащих врачей и специалистов, для последующего включения в описи дел постоянного хранения и (или) выделения к уничтожению; Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве; Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в подготовке дел к передаче в архив; Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией, по организации отбора: документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения; Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива; Информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива; Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования; Составляет описи, каталоги, указатели и другие справочники в целях использования школьной документации; Выдает по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок и копий; Сдает материалы в государственный архив в установленном порядке. Таким образом, архив выполнят большое количество задач, и одним из ведущих видов деятельности специалиста архива, является обеспечение сохранности архивных документов. Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов 1.Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета. Основными архивными справочниками в архиве являются описи дел, документов, исторические справки к фонду и база данных.. Основу НСА архива как и прежде составляют именно архивные описи и в основном основные усилия развития НСА направлены на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений. Архивная опись представляет собой базовый архивный справочник, к которому в первую очередь обращаются исследователи. Проведенный анализ теоретического и практического материала, позволил сделать ряд выводов. В каждом учреждении должен быть создан архив, работа которого должна быть организована на нормативно-правовой базе, состоящей из Федеральных законов, основных методических рекомендаций и указаний по обеспечению сохранности документов, в соответствии с нормативно-правовой базой, архив должен осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Деятельность архивов организации базируется и на локальных нормативных актах, которые создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах обеспечения их сохранности и использования — изучены требования, предъявляемые к зданиям и помещениям архива; — рассмотрены особенности режима хранения документов в архиве, в зависимости от вида носителя; — рассмотрен архив, как структурного подразделения лицея; — проведен анализ сохранности документов в архиве; — предложены пути улучшения условий обеспечение сохранности документов в архиве. Обеспечение сохранности документов является важнейшим направлением в деятельности архивов. Организовать архив и следить за сохранностью документов это довольно сложно, так как все документы не хранятся вечно. Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности документов организации. Заключение. В ходе шести дней я изучала структуру архивного учреждения, работал в двух отделах – отделе информационно-поисков х систем и справочной работы и отделе комплектования и обеспечения сохранности документов. Это дало возможность шире ознакомиться с организацией делопроизводства в архиве: был получен опыт работы с автоматизированным научно-справочным аппаратом архива, занималась регистрацией входящих документов, затем получил навыки в архивной обработке дел и изучила способы и условия хранения, обеспечивающие полную сохранность документов. Изучила основные цели и задачи организации. За время практики я приобрела много знаний и полезной информации, которая в дальнейшем, безусловно, мне очень пригодится. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||