Губарева Т.В. СПО. НСПК. Информатика. Тема 2.4. Тема Основы технологии работы с
 Скачать 3.7 Mb.
|
|
ИНФОРМАТИКА Тема 2.4. Основы технологии работы с базами данных Лекцию читает преподаватель ГУБАРЕВА ТАТЬЯНА ВИКТОРОВНА СОДЕРЖАНИЕ: 1. ИНТЕРФЕЙС И ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS. 2. ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ MS ACCESS. 3. ТИПЫ ДАННЫХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ТАБЛИЦАХ ACCESS. 4. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ. 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. 1. ИНТЕРФЕЙС И ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ MS ACCESS. создать базу данных с помощью шаблонов найти и составить отчеты о данных, хранящихся в Access создать формы для ввода данных с разными возможностями импортировать, преобразовывать и экспортировать различные источники данных Access — инструмент для создания приложений на основе шаблонов или с нуля. Удобные и интуитивно понятные инструменты для дизайна позволяют создавать привлекательные и функциональные приложения за минимальное время. настроить приложение с учетом потребностей; по мере необходимости вносить нужные изменения; автоматизировать процессы и создавать еще более полезные формы и отчеты. Интерфейс разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам. Лента Область навигации Диалоговое окно Контекстное меню Строка состояния ФАЙЛ «Файл» - позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 1. Интерфейс и возможности системы управления базами данных MS Access. Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, управлении кадрами и т.д. Программное обеспечение имеет универсальную структуру и помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. При этом изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней. 2. ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ MS ACCESS. Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Таблица - компонент предназначен для записи и хранения данных; Запрос - элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО; Форма - объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде; Отчет - позволяет получить конечный результат в виде готового документа; Макрос - элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. Модуль - компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic; Страница доступа - можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах; Таблицы Access позволяет упорядочить информацию в таблицах. Для этого используются списки строк и столбцы. В каждой таблице хранятся сведения об отдельном объекте, поэтому большинство баз данных содержат несколько таблиц. Строки в таблице называются записями , а столбцы — полями. Запись содержит все необходимые сведения о конкретном объекте, например, клиенте или заказе. Поле — это отдельный элемент сведений об этом объекте. Excel является инструменто м для работы с электронным и таблицами Access использует ся для создания БД в виде таблиц Excel организаци я данных внутри отдельной таблицы Access выполняет сложные задачи, работая с большим массивом информации Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер Access многополь зовательс кая работа с базами Запросы В хорошо спроектированной базе данных сведения, которые нужно добавить в форму или отчет, обычно распределены по нескольким таблицам. С помощью запроса можно извлечь данные из различных таблиц и собрать их, чтобы отобразить в форме или отчете. Запрос может быть запросом результатов данных из базы данных и/или средством выполнения действий с данными. Существует множество типов запросов, но к основным относятся два: Запрос на выборку, получение данных из таблицы и выполнение вычислений Запрос на действие, добавление, изменение или удаление данных Формы подобны витринам в магазинах: с их помощью можно просматривать и получать необходимые элементы базы данных объекты, с помощью которых пользователи могут добавлять, изменять и отображать данные из базы данных Access на компьютере Очень важно спроектировать форму с учетом ее назначения. Отчеты Информацию из базы данных Access: •просматривать •форматировать •суммировать Отчеты удобны в случаях, когда требуется представить информацию в базе данных для таких целей: отображение или распространение сводки данных архивирование моментальных снимков данных предоставление сведений об отдельных записях создание надписей Макросы инструмент, позволяющий автоматизировать задачи и добавлять функции в формы, отчеты и элементы управления. Например, если вы добавляете в форму кнопку и связываете событие OnClick этой кнопки с макросом, он будет выполнять определенную команду при каждом нажатии этой кнопки. • легче создавать в среде разработки , так как можно выбирать из списков действий и вводить необходимую информацию • в режиме конструктора - предоставляют набор команд, доступных в языке программирования Visual Basic для приложений создавать список необходимых действий с помощью упрощенного языка программирования Модули код VBA, создаваемый для автоматизации задач в приложении и выполнения функций более высокого порядка. пишутся на языке программирования VBA набор объявлений, инструкций и процедур, которые хранятся одним блоком ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 2. Основные объекты MS Access. Исследованные элементы программы направлены на решение практических задачи, связанных с организацией документооборота: пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах; ставить письма «на контроль»; отслеживать исполнение документов; вести иерархические «папки» для хранения документов; сортировать документы в папках по различным критериям; автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании; осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков. 3. ТИПЫ ДАННЫХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ТАБЛИЦАХ ACCESS Тип данных поля — это самое важное свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в поле. •форматы, которые можно использовать в поле •максимальный размер значения в поле •способ использования поля в выражениях •возможность индексирования поля Тип данных поля определяет важные характеристики поля: тип данных поля может быть: задан заранее можно его выбрать Когда какой тип данных использовать? Тип данных поля можно рассматривать как набор характеристик, которые применяются ко всем значениям в этом поле. Основные типы данных Вложение Счетчик Вычисляемый Денежный Дата и время Гиперссылка Поле МЕМО Объект OLE Логический Большое число Текстовый Числовой Формат Отображаемые данные Текстовый Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Числовой, Большое число Числовые значения, например расстояния. Денежный Денежные значения. Логический Значения "Да" и "Нет", а также поля, содержащие только одно из двух значений. Дата и время Значения даты и времени с 100 по 9999 годы. Форматированный текст Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом. Вычисляемое поле Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010. Вложение Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты). Гиперссылка Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки. Поле МЕМО или Длинный текст Длинные блоки текста. Типичный пример использования поля MEMO — подробное описание продукта Числовой: • Общие • Денежный • Евро • Фиксированный • Стандартный • Процент • Экспоненциальный Дата и время: • Краткий формат даты • Средний формат даты • Длинны йформат даты • Время (12 часов) • Средний формат времени • Время (24 часа) Логический: • Флажок • Логический • Истина /Ложь • Включено/Выключено Типы данных в связях и соединениях Связь между таблицами — это связи между общими полями в двух таблицах. Соединение может быть одного из следующих типов: внутреннее соединение левое внешнее соединение правое внешнее соединение Связь может быть одного из следующих типов: один к одному один ко многим многие ко многим Соединение — это операция SQL, объединяющая данные из двух источников в одну запись в наборе записей запроса на основе значений указанного общего поля в источниках. ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 3. Типы данных, используемые в таблицах Access. В Access допускается использование двенадцати типов данных. Каждый из них имеет свой формат. 4. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ. Создание таблицы и внесение в нее нужной информации подразумевает под собой наполнение БД. Процесс создания: щелкаем «Файл» и «Создать» откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы; переходим в режим «Конструктор» и вводим имя поля; создаем первую таблицу и вводим параметры чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле» после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 4. Создание таблицы. В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Возможны следующие способы создания: в новой базе данных; в существующей базе данных; импорт или связывание; с помощью внешних данных с помощью сайта SharePoint с помощью веб-службы. Чтобы создать таблицу, можно импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.), либо связать таблицу с ним. 5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. • с нуля - необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД • с использованием готового шаблона - запускается готовый шаблон и вносится информация Способы создания БД: ВЫВОДЫ ПО РАЗДЕЛУ 5. Проектирование базы данных. При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения. Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы. В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. ВЫВОДЫ: Чтобы создавать базы данных с помощью Access, не нужно быть специалистом и писать код. Продуманные шаблоны помогут быстро получить результат. Вы сможете легко находить нужные данные с помощью запросов, мгновенно создавать формы для удобного ввода данных, а также обобщать данные с помощью отчетов с группировкой и сводных отчетов. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! |