конспект по базам данных. лекции базы данных. Тема Системы управления базами данных Microsoft Access Запуск Microsoft access для Windows

• Название: Тема Системы управления базами данных Microsoft Access Запуск Microsoft access для Windows
• Анкор: конспект по базам данных
• Дата: 12.02.2020
• Размер: 1.13 Mb.
• Имя файла: лекции базы данных.doc
• Тип: Документы; #108154
• страница: 1 из 6

Тема: Системы управления базами данных Microsoft Access

1. Запуск Microsoft access для Windows

Рассмотрим один из способов запуска СУБД Microsoft Access. Нажав кнопку Пуск, получаем доступ к главному меню, которое тут же раскроется, а через это меню выполняем команду Программы и выбираем необходимую программу - Microsoft Access. Программа будет загружена, на панели задач появится новая кнопка, на экране будет открыто окно Microsoft Access.

2. Основные понятия Microsoft Access

База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных.

Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.

Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.

Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь".

Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.

3. Свойства полей БД:

• 
  имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой;
  
• 
  тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
  
• 
  размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
  
• 
  формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
  
• 
  маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
  
• 
  подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля);
  
• 
  значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;
  
• 
  условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой, денежный или тип даты);
  
• 
  сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
  
• 
  обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
  
• 
  пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);
  
• 
  индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.
  

4. Заполнение и редактирование БД

После запуска СУБД Microsoft Access, появится окно, в котором необходимо отметить соответствующее действие: создать новую или открыть старую базу данных.

Для начала работы с уже созданной базой данных требуется открыть файл, где она хранится. Все таблицы, входящие в состав БД, хранятся в одном файле. Для ввода и редактирования записей БД в СУБД есть два режима: таблица и форма.

Режим таблицы позволяет просматривать и редактировать данные, организованные в виде строк и столбцов. Каждый столбец таблицы соответствует одному полю, а каждая строка – одной записи. В режиме таблицы на экран выводится сразу несколько записей БД. Его удобнее использовать для просмотра и удаления записей, а также для ввода информации в таблицы, состоящие из небольшого количества полей.

Режим формы удобно использовать для ввода данных в таблицы с большим числом полей. В этом режиме в большинстве СУБД поля таблицы можно расположить в любом месте экрана, для чего существует специальный Конструктор форм. В более простых СУБД существует одна стандартная форма, в которой каждое поле занимает одну или несколько строк. В этом режиме на экран обычно выводится только одна запись таблицы базы данных.

5. Извлечение информации из БД

Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Команды запроса справки могут формироваться пользователем двумя основными способами: 1) путем ввода команды; 2) с помощью специальных конструкторов формирования запросов.

Простое логическое выражение представляет собой либо операцию отношения , либо поле логического типа. Сложное логическое выражение содержит логические операции "И", "ИЛИ", "НЕ".

Сортировка – процесс упорядочения записей в таблице.

Порядок сортировки – один из двух вариантов упорядочения записей: по возрастанию значений ключа или по убыванию значений ключа.