Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом
 Скачать 2.36 Mb.
|
|
Содержание Введение Глава 1. Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом .1 Понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом .2 Роль коммуникаций в системе управления бизнесом .3 Информация как фактор оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом Глава 2. Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе .1 Особенности использования информации и коммуникаций в российском менеджменте .2 Характерные черты использования информации и коммуникаций в управленческой деятельности менеджеров в Западной Европе .3 Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и Западной Европе Заключение Список использованных источников Введение Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления. Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций. Рассматриваемая тема курсовой работы очень актуальна, поскольку, говоря о проблемах организации, невозможно обойти вниманием такую важную проблему, как принятие управленческих решений. Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. В этом и заключается актуальность исследуемой темы. В жизни большинства людей процесс обучения - коммуникация - занимает 70% времени. Умение говорить, слушать, писать, читать - видимо, важнейшие способности, обеспечивающие совместную деятельность людей и позволяющие накапливать, передавать громадный запас знаний. Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди на смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Цель данной работы: изучить роль информационного обеспечения и коммуникаций в управлении бизнесом на примере зарубежных и отечественных компаний. Для достижения цели поставим следующие задачи: - раскрыть понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом; изучить роль коммуникаций в системе управления бизнесом; определить сущность информации как фактора оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом; провести сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе. Объект исследования курсовой работы - управленческие решения. Предмет - коммуникации и информационное обеспечение управленческих решений. Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованных источников. Глава 1. Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом коммуникация управление бизнес 1.1 Понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом Коммуникация (от лат. communicatio -сообщение, передача) - передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. В человеческом обществе коммуникация осуществляется между индивидами, группами, организациями, государствами, культурами посредством знаковых систем (языков). Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния, программы деятельности общающихся сторон. Содержание и формы коммуникации отражают общественные отношения и исторический опыт людей. Коммуникация - необходимая предпосылка функционирования и развития всех социальных систем, т.к. обеспечивает связь между людьми, делает возможным накопление и передачу социального опыта, разделение труда и организацию совместной деятельности, управление, трансляцию культуры [9, с.78]. В процессе изучения социокультурной коммуникации важное место занимает такое понятие, как информация. Информация (от лат. informatio - разъяснение, изложение) - в самом общем виде - передача сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояний последней. Первоначально это понятие связывалось исключительно с коммуникативной деятельностью в обществе. Позднее был осознан тот факт, что информационные процессы свойственны также и неживой природе, в связи с чем этот термин был воспринят и соответствующими науками. Важнейшей особенностью информации является ее двойственность. Она существует в идеальной форме и проявляется в материальных объектах, знаках. Понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны единым процессом управления в организации, но они не тождественны. Информация - совокупность конкретных сведений, необходимых субъекту для выполнения цели, коммуникация - связующий процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, - это явление социальное. Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникабельный человек - это человек, склонный, способный к установлению контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуникабельность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам. Коммуникация - это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций [11, с.125]. Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, т.е. управлять, можно только с помощью коммуникаций [11, с.128]. .2 Роль коммуникаций в системе управления бизнесом Коммуникативная подсистема - относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой: совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении; совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления; пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления. Термин «коммуникация» (от лат. Communicare- делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия - это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию [10, с.170]. Массовая коммуникация - систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении. Управленческие коммуникации - это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой. Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл: во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения [10, с.172]. Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сторона - это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием. Субъективная сторона - это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей. Социальная роль - это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль - динамическую картину социального взаимодействия. Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности. С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как: форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции, социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей. Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения - субъективная составляющая коммуникационного процесса. Взаимодействие обеспечивается и выражается через: а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями; б) распределение функций (горизонтальная специализация); в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях); г) систему коммуникаций - средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу). Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса - при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры. Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: . Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию. . Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов. . Канал, средство передачи информации. . Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Управленческие коммуникации образуют несколько блоков: А - коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление. Б - коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата. В - коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию. Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке 1.  Рис. 1 Виды коммуникаций [9, с.82] На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей. Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства. Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор - руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.  Рис. 2 Структура коммуникаций [9, с.85] При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации. Многозвенная структура коммуникации - наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования. В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем. Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными. В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры - важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им. Руководитель - это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли: - пользователя информации - внешней и внутренней, поступающей в организацию; распространителя информации - не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.); - предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности). Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками. . Прием на работу. Задача - убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике. . Ориентация. Задача - ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач. . Индивидуальная оценка сотрудников. Задача - сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации. . Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача - представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе. . Обеспечение дисциплины. Задача - ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение. . Функционирование. Задача - обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку. Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя. Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации [18, с.137]. Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций. Отсутствие у организации обратных связей. Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками. Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др. Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия. Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи. .3 Информация как фактор оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс. Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация - неотъемлемая часть управленческого процесса [5, с.92]. Информационное обеспечение управления - практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации. С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному. Таблица 1 Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, % [5, с.93]
По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы: . Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д. . Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение - от автоматизации процессов получения данных. . Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств. . Вычислительные и формально-логические операции - все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники. Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы. Выделяют следующие виды управленческих операций: по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском; по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения. Виды информации, используемой в управлении [5, с.94]: по типу отражаемых отношений - технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая; по масштабам отражаемого объекта - федеральная (общегосударственная), региональная, местная; по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества - промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.; по структурированности - систематизированная и несистематизированная; по характеру носителя - документированная и вербальная. по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д. В государственных организациях и учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию. по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования. Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная - сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.; оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса. Еще более регламентированный вид внутренней информации - исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления: внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям; для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям. Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления - приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик. Внешняя информация - сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов. Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная). Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов. Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания. Различные виды управленческой деятельности имеют различную информационную потребность. Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций. Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами. Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности - очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация. Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ. Информационный поиск, предшествующий принятию решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей. Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика - лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия. Информация как управленческая категория - это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения. Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений. Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину). Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков. Информация в управлении должна удовлетворять требованиям: своевременность, оперативность; быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем; надежность (достоверность, объективность, полнота); оптимальность (соотношение необходимой и достаточной информации); доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока); логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения); комплексность, системность; соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта управления; ориентированность на машинную обработку [8, с.165]. Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом - социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др. Глава 2. Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе .1 Особенности использования информации и коммуникаций в российском менеджменте В качестве объекта анализ выступает ООО «Шатура», которое является обществом с ограниченной ответственностью (далее общество) [19]. Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день - производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель. Следует отметить, что предприятие выпускает как типовые наборы мебели, так и комплекты мебели по европейским стандартам. В настоящий момент руководство предприятия планирует модернизировать данное производство с целью повышения его эффективности и повышения качества продукции. Предприятие выпускает и предлагает клиентам большой выбор мебельных изделий из натурального дерева разных пород. Предприятие имеет в штате дизайнера, который занимается разработкой различных видов и моделей мебельных конструкций. Рассмотрим схему источников информации входящей в ООО «Шатура». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную (Рисунок 2). К бумажной информации относятся: справочники (торговых терминов, условий хранения, сборники ГОСТов, ТУ, ОСТов и т.д.); деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.); периодические издания (журналы, газеты); прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием, например прайс-лист ООО «Горизонт-Союз»); торговые справочники; рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия - являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).  Рис. 2 Схема источников входящей информации в ООО «Шатура» В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная почта, Интернет. Рассмотрим каждый из них: факс - через него принимаются и отправляются факсограммы (прайс-листы, заявки на поставку товаров, запросы товаров у поставщиков и т.д.; телефон - с его помощью ведутся переговоры по условиям поставки, по согласованию цен, принимается информация о товаре, контролируется процесс поставки товаров и т.д.; электронная почта - ее главное отличие от обычной - скорость доставки писем, дешевизна 1-го контакта. С ее помощью при установке специального программного обеспечения можно пересылать конфиденциальные письма, заключать дистанционно договора. В это случае ставится не «мокрая» печать и подпись руководителя торгового предприятия, а электронная, которая удостоверяет подлинность документа. Через этот канал на предприятии ООО «Шатура» также поступают: прайс-листы в электронной форме, ведется деловая переписка и т.д. использование Интернет - позволяет получить дополнительную информацию о конкурентах, их товаре, ценах (анализ данных содержащихся на сайтах конкурентов). Рассмотрим рисунок 3 - распределение информационных потоков внутри торгового предприятия ООО «Шатура». Директор осуществляет контроль за деятельностью входящих в его подчинение должностных лиц: главного бухгалтера и заместителя директора по коммерческим вопросам. Главный бухгалтер обмениваются информацией о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер получает из внешней среды: новые законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.  Рис. 3 Распределение информационных потоков внутри ООО «Шатура» Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками - заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.). В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов города Казани. Материальный и финансовый потоки сопровождают информационные потоки (рис. 4). От поставщиков ООО «Шатура» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам (факс, телефон, Интернет и т.д.) заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники. Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную продукцию, что и ООО «Шатура».  Рис. 4 Потоки, циркулирующие между внешней средой и ООО «Шатура» Большинство финансовых расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств через Сбербанк РФ. Также происходит обмен информацией между ООО «Шатура» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаросопроводительные документы ит.д.). Между розничными покупателями информационный обмен происходит по поводу характеристик продукции (консультирование) и т.д. .2 Характерные черты использования информации и коммуникаций в управленческой деятельности менеджеров в Западной Европе Данный раздел курсовой работы рассмотрим на примере Компании "ORGA". Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт. Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации "ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений [4, с.32]. Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения, имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж, персонала) SAP предлагает специальные приложения. Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах. Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что "ORGA" - транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса. Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям. "ORGA" - компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации. Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности. Основными критериями престижа предприятия, которые, по возможности, должны найти отражение в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются: уровень ответственности по отношению к потребителям и местной общественности, к охране окружающей среды; финансовая стабильность; активная инновационная деятельность; высокое качество товаров и услуг; рентабельность инвестиций; забота о персонале; высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей [4, с.33]. .3 Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и Западной Европе Роль информации и коммуникации в экономической деятельности заключается в снижении неопределенности, способствующем реализации определенных целей субъекта. Поэтому не вызывает сомнения важность информационного обеспечения для успешной деятельности участников рынка: «Наличие информации - главный детерминант эффективности функционирования политических и экономических рынков». Что касается отечественных и зарубежных фирм, то они испытывают потребность в информации, так же как и прочие экономические агенты. Успешная деятельность фирмы невозможна без обеспеченности необходимой информацией, способствующей повышению качества принимаемых решений. Обладание необходимой информацией является важным условием эффективного применения фирмой располагаемых ею ресурсов. Поэтому, пытаясь добиться успеха на рынке, фирмы вынуждены собирать информацию по множеству вопросов: данные о конкурентах и потребителях продукции/услуг, сведения о ценах, спросе и предложении на рынке, данные, необходимые для обучения и переподготовки кадров, осуществления инноваций и прочую информацию. Источники информации, необходимой для отечественного и зарубежного бизнеса можно условно поделить на две основные группы: СМИ и прочие каналы коммуникаций (в числе которых могут быть, к примеру, консалтинговые фирмы, партнеры по бизнесу и прочие источники). Особую роль в информационном обеспечении играют средства массовой информации, способные оказывать значительное влияние как на экономические условия в обществе (к примеру, есть расчеты, согласно которым в государствах, где пресса получила широкое распространение, обычно «доля ВВП на душу населения больше», так и на социальные (в частности, наличие свободы слова и свободы печати увеличивает вероятность того, что основные социальные нужды граждан будут удовлетворены) и политические (к примеру, сокращая «естественную ассиметричность в информированности властей, граждан и отдельных частных организаций», СМИ способны повысить подотчетность правительства по отношению к гражданам). Информационное обеспечение бизнеса, а также информирование рынка о товарах, услугах и об организациях, их производящих и продающих, входит в число основных задач СМИ [17, с.168]. Соответственно, с одной стороны, СМИ обеспечивают доступ рекламодателей-фирм и предпринимателей к их целевым аудиториям. Тем самым, реклама (способствующая экономии расходов потребителей на поиск необходимой им коммерческой информации о товарах/услугах и организациях, их производящих и реализующих) создает условия для увеличения фирмами объемов продаж, увеличения занимаемой доли рынка. С другой стороны, СМИ обеспечивают предприятия информацией, необходимой им для функционирования на рынке. При этом, получение информации через СМИ обычно требует от фирм-покупателей информационной продукции меньших расходов, чем через прочие каналы коммуникаций: в силу нескольких причин, в частности, из-за эффекта масштаба. Заключение В результате проведенного исследования выявлено: А) определена сущность понятия управленческая информация и коммуникации. Так, в теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Управленческие коммуникации - это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой. Б) рассмотрены практические аспекты проблем информационного обеспечения и коммуникации в управлении бизнесом ООО «Шатура» и Компании "ORGA". Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день - производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель. ООО «Шатура» имеет развитую систему информационного обеспечения коммерческой деятельности, что обеспечивает фирме доступ к оперативной информации. Наличие полной и своевременной информации позволяет обществу принимать верные стратегические и тактические решения, которые обусловливают положительные результаты финансово-хозяйственной деятельности компании. Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт. Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. На основании всего исследования, проведенного в курсовой работе можно сделать вывод, что проблема обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение информационных систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем. Подводя итог можно с уверенностью сказать, что от умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее отдельно взятого сотрудника. Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками. Список использованных источников 1. Бочкарев А., Кондратьев В., Краснова В., и др. 7 нот менеджмента. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», ООО «Издательство ЭКСМО», 2016. 2. Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. - М.: СИНТЕГ-ГЕО, 2015. . Вяткин В.Н., Дж. Хэмптон, Казак А. Ю. Принятие решений в управлении бизнесом: концепции, задачи, ситуации. - Москва-Екатеринбург: Ява, 2015. . Герчикова И.Н. Процесс принятия и реализации управленческих решений // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - № 12. . Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М.: Высшая школа; Мастерство, 2016. . Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. Руководство для высшего управленческого персонала. - М., 2016. . Евланов А. Г. Теория и практика принятия решений. - М.: Экономика, 2015. . Ильин Н. П., Лукмапова И. Г. и др. Управление проектами /Под ред. В. Д. Шапиро. - СПб.: ДваТри, 2015. . Лебедев О.Т. Основы менеджмента. - СПб: Издательский дом МиМ, 2016. . Литвак Б.Г. Управленческие решения. Учебник. - М.: Инфра-М, 2016. . Менеджмент организации. Учебное пособие. /Под редакцией З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: Инфра-М, 2011. 12. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М. “Дело”, 2015. . Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: ИНФРА-М, 2016. 14. Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. - М.: Юнити, 2015. . Ромащенко В.Н. Принятие решений: ситуации и советы. - Киев, 2015. . Скрипник К.Д. Кутасова Т.Л. Еще раз о качествах руководителя. // Управление персоналом. - 2010. - №8. . Управление организацией: Учебник. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2016. . Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. - М.: Интел-синтез, 2011. . Официальный сайт ООО «Шатура» // http://www.shatura.com. Размещено на Аllbеst.ru |