Учебное пособие 2011
 Скачать 45.54 Kb.
|
|
В.Ф.Изотова, А.П.Козырев ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. краткий теоретический курс Учебное пособие 2011 Редактор электронных таблиц Microsoft Office ExcelДокумент Excel. Рабочие листы книгиMS Excel – это табличный процессор или процессор электронных таблиц. Предназначен для математической, статистической и графической обработки массивов текстовых и числовых данных, представленных в виде таблиц. Входит в пакет Microsoft Office. Файл Excel называется книгой и имеет расширение *.xls(*.xlsx в MS Office Excel 2007). Книга состоит из листов. Листов может быть не более 255. Лист разделён на строки, обозначаемые числами и столбцы, обозначаемые английскими буквами. Прямоугольник на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Ячейки имеют адреса: A1, C5, где буква – номер столбца, цифра - номер строки. Листы книги можно создавать, удалять, переименовывать, перемещать в другую книгу. Для этого нужно щёлкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выбрать соответствующую команду в контекстном меню. Листы можно перемещать внутри книги: подцепить мышкой ярлычок листа и перетащить. Если при перетаскивании нажата клавиша Ctrl, то лист будет скопирован. Информация вводится в ячейки. Ячейка, в которую в данный момент можно вводить информацию называется активной. Чтобы выделить несколько соседних (смежных) ячеек, по ним нужно провести мышкой с нажатой левой кнопкой. Указатель мышки при этом должен выглядеть как широкий белый крест.  Прямоугольник, содержащий нисколько ячеек, называется диапазоном ячеек, обозначается ссылкой на левую верхнюю и на правую нижнюю ячейку, например A4:C5. Можно выделять ячейки клавишами со стрелками, при нажатой клавише Shift. Несмежные ячейки выделяются последовательно при нажатой клавише Ctrl. Скопировать выделенное в буфер обмена можно как обычно командами Правка, Копировать или при помощи клавиш Ctrl C. Вырезать выделенное в буфер обмена: Правка, Вырезать или клавиши CtrlX. Вставить из буфера обмена: Правка, Вставить или клавиши CtrlV. Ввод, удаление данных и форматированиеПри вводе данных в ячейки необходимо соблюдать правило: одно число или каждая порция текста вводится в свою ячейку. При вводе большого фрагмента текста, начать новую строку можно сочетанием клавиш AltEnter. Е  сли введённый текст не умещается в ячейке. Можно увеличить ширину столбца. Для этого мышкой нужно потянуть за линию между буквами столбцов. При этом увеличится размер всех ячеек столбца. В некоторых случаях, например при оформлении таблицы, требуется объединить несколько ячеек в одну. Д  ля этого следует выделить ячейки, выполнить команду Формат, Ячейки, Выравнивание, поставить галочку "Объединение ячеек", или нажать кнопку (Объединить и поместить в центре).К ячейке можно применить следующее форматирование (командой Формат, Ячейки): выровнять текст или число по левому, правом, верхнему, нижнему краю ячейки, выровнять по центру; повернуть содержание ячейки под любым углом, сделать надпись вертикальной (вкладка Выравнивание); изменить формат шрифта ячейки (вкладка Шрифт); залить фон ячейки цветом (вкладка Вид); обвести ячейку или группу ячеек рамкой (вкладка Граница). Удаление данных из ячейки Правка очистить все, форматы, содержимое(Del), примечание. Типы данных и форматы числаЯчейка может хранить либо текстовые, числовые данные, данные логического типа (ИСТИНА или ЛОЖЬ), формулы. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю, числовые данные по правому. Числа в Excel могут быть представлены в различных форматах (команда Формат, Ячейки, Число). Общий - используется для отображения текстовых и числовых данных любого типа. Числовой – общий способ представления числа, число выводится с округлением. Процентный - число выводится умноженным на 100 и со знаком "%". Денежный- число выводится со знаком денежной единицы, например "р.". Финансовый - используется для выравнивания денежных величин по разделителю целой и дробной части Дата - целая часть числа интерпретируется как количество дней, прошедших после 1 января 1900 года. Время - дробная часть числа интерпретируется как доля времени, прошедшего от начала суток (единица соответствует 24 часам). Автозаполнение данныхВ  правом нижнем углу активной (выделенной) ячейки есть маркер автозаполнения, за который можно потянуть мышкой вниз или вправо. При этом будет осуществляться автоматическое заполнение данных.Автозаполнение позволяет Копировать текст и числа в смежные ячейки Заполнить соседние ячейки периодически повторяющейся информацией: месяцами, кварталами, днями недели. Заполнить соседние ячейки цифрами по порядку. Автозаполнение осуществляется при нажатой клавише CTRL. Скопировать формулу на соседние ячейки, чтобы там были проведены аналогичные вычисления с учетом переадресации ячеек. Заполнить соседние ячейки датами по порядку. Заполнить соседние ячейки датами или числами с заданной периодичностью. Для этого надо ввести две даты (или два числа) с заданной периодичностью, выделить обе ячейки и потянуть за маркер заполнения. Даты и времяExcel сохраняет все даты в виде целых чисел, а все значения времени – в виде десятичных дробей. Что позволяет выполнять со значениями даты и времени операции сложения, вычитания и сравнения, как и с любыми другими числами. В этой системе каждой дате, начиная с 1 января 1900 года, присвоен свой порядковый номер, который и хранится в ячейке Excel. Для преобразования числового значения даты в привычный вид, к нему применяют формат даты (Формат, Ячейки, Число, Дата). Порядковый номер 1 представляет собой полдень 1 января 1900 года. Значения времени сохраняются в виде десятичных дробей в диапазоне ,0 – ,99999, где .0 – это 00:00:00, а ,99999 – это 23:59:59. Целые числа, представляющие значения даты, и десятичные дроби, представляющие значения времени, могут объединяться в числа, имеющие целую и десятичную составляющие. Например, число 32331,06 представляет следующую дату и время: 07.07.1988 1:26:24 ночи. Дату можно вводить так: ДД.ММ.ГГ или так: ДД/ММ/ГГ а можно так: ДД-ММ-ГГ. Если ввести дату иначе, то Excel будет рассматривать её как текст. Время нужно вводить так: чч:мм или чч:мм:сс т.е. час, минута и, если требуется, секунда, разделённые двоеточием. Если нужно ввести дату вместе со временем, то время отделяется пробелом:например, 31.01.2011 12:30. Чтобы узнать, что на самом деле записано в ячейке, ей нужно присвоить Общий формат (Формат, Ячейки, Число, Общий). Даты и время превратятся в целые и дробные части чисел, соответственно. В приложение Excel встроены функции даты и времени, облегчающих выполнение сложных вычислений с датой и временем. Формулы и математические вычисления в ExcelВвод формулы начинается со знака "=" (равно) после которого следует математическое выражение. Оно может включать в себя константы, ссылки на ячейки, функции, знаки математических действий"+" (сложить), "-" (вычесть), "/" (поделить), "*" (умножить), "^" (возвести в степень). Если в формулевстречаетсяссылка на ячейку, то при вычислении используется значение, находящееся в этой ячейке. Р  езультат вычислений отображается в ячейке, в которую введена формула, а собственно формулу можно увидеть в строке формул.Абсолютная и относительная адресацияСсылки на ячейки вида A12, С41, которые при копировании формул пересчитываются, называются относительными ссылками. В таких ссылках при копировании формулы на строку вниз к номеру строки каждой ссылки добавляется единица: например,формула=A12+С41преобразуется в формулу=A13+С42. При автозаполнении формул по столбцу, меняется номер строки, при автозаполнении по строке - меняется номер столбца.При автозаполнении абсолютная ссылка остаётся неизменной. Абсолютная ссылка в формуле, в отличие от относительной, указывает именно ту ячейку, которая записана и не зависит от местоположения формулы, выглядит $A$12 , то есть перед буквой и перед цифрой стоит знак доллара. Чтобы преобразовать относительную ссылку в абсолютную, нужно в формуле, использующей данную ссылку поставить курсор в любое место ссылки и нажать на клавиатуре кнопку F4 или вручную, поставить знаки доллара перед номером строки или столбца. Ссылки, в которых закреплен только номер строки A$12 или только номер столбца $A12 называются смешанными. Функции в математической обработке данныхФункции используют, когда нужно вычислить величину по стандартному, общеизвестному алгоритму.Функции можно вставлять в формулы или использовать самостоятельно. Имя функции может содержать русские и латинские буквы, а также цифры. Аргументы функции записываются сразу после имени в круглых скобках, разделяются точкой с запятой. Есть функции, которые не требуют аргументов. Тогда скобки всё равно записывают, но оставляют их пустыми. Пример – функция СЕГОДНЯ(). Аргументом функции может быть числовая константа, ссылка на ячейку или на диапазон ячеек.
В формуле можно набрать имя функции, потом в круглых скобках через точку с запятой записать аргументы. Второй способ обратиться к функции: поставить курсор в формулу или выделить ячейку, где вы ожидаете получить результат. Выполнить команду Вставка, Функции, выбрать нужную функцию, используя поиск или выбрав из списка в соответствующей категории. Задать аргументы функции. ДиаграммыДиаграмма – графической изображение значений одной или нескольких величин в заданной области. Диаграммы создаются при помощи Мастера диаграмм, который вызывается командами "Вставка", "Диаграмма". Работа с Мастером диаграмм состоит из четырёх шагов. Выбор типа и вида диаграммы. Диаграммы в Excel бывают разных типов: график, гистограмма, круговая диаграмма, линейчатая диаграмма, диаграмма с областями. Определение диапазона источника данных диаграммы. Задание числа рядов данных и их имён, выбор таблиц категорий (ось X) и значений (ось Y); Настройка параметров диаграммы. На этом шаге можно ввести заголовки всей диаграммы и ее осей, отобразить подписи данных и легенду. Выбор размещения диаграммы - на отдельном листе или на текущем. Созданную диаграмму можно легко отредактировать. Чтобы перейти к любому из четырех вышеперечисленных шагов нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по области диаграммы и выбрать в контекстном меню нужную команду. Выделяя конкретный элемент диаграммы его можно редактировать и форматировать(менять шрифт текста, цвет заливки и т.д.), используя команды соответствующего контекстного меню. Списки в ExcelОрганизация данных в Excel в форме списков позволяет применять функции, аналогичные обработке баз данных (сортировка, фильтрация, редактирование данных через электронную форму и т.д.). Список представляет собой таблицу, построенную по принципу базы данных: каждая строка содержит отдельную запись, каждый столбец является полем данных. Первая строка таблицы содержит названия полей. Записи таблицы удобно просматривать и редактировать, используя электронную форму. Электронная форма - это специальный электронный бланк, в котором последовательно может отображаться каждая запись таблицы. Форма может быть вызвана командой (Данные - Форма). При этом курсор должен быть внутри таблицы (списка). Чтобы найти нужную запись в форме нужно нажать кнопку Критерии. В открывшейся пустой форме ввести необходимые критерии, нажимая кнопку Далее, в форме можно будет последовательно просмотреть отобранные записи. В форме можно изменить любую запись, чтобы сохранить изменения, необходимо нажать кнопку Enter. Для добавления записи, следует нажать кнопку Добавить. Сортировка данных – расположение данных в прямом или обратном порядке. Чтобы осуществить сортировку данных в таблице перед этим обязательно следует выделить всю таблицу целиком, в противном случае, если выделить только один столбец, данные будут отсортированы в пределах одного столбца. И записи будут испорчены. Сортировка данных осуществляется через Данные-Сортировка. В окне Сортировки необходимо выбрать поля, по которым сортировка осуществляется в первую, вторую и т.д. очередь. Отменить сортировку можно командой отмена предыдущего действия. Но лучше всего в таблицу включать поле счетчика (пронумеровать строки таблицы), тогда сортируя номера строк по возрастанию, легко вернуться к первоначальной сортировке таблицы. Фильтрация данных – отбор данных в соответствии с критериями отбора. Для фильтрации таблицы следует выделить, и выполнить команду Данные – Фильтр. Затем выбирается нужный вариант фильтра: Автофильтр или Расширенный. При включении Автофильтра у заголовков полей появляются стрелки, раскрывающие список выбора записей или условий для для выбора записей. Перед тем как пользоваться Расширенным фильтром, надо создать диапазон условий, в котором записать или скопировать заголовки полей, по которым ведется отбор, и записать условия отбора. При записи условий отбора надо помнить, чтодаты вводятся в виде 1.01.65, после - это знак >, а до или раньше - это знак < , текстовая информация вводится в кавычках через знак =, например ="жен". Сводная таблица используется для обобщения, анализа, изучения и представления итоговых данных. Создается командой Данные-Сводная таблица. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||