Учет с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 112 Kb.
|
|
Учет расчетов с подотчетными лицами Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях – и внеоборотных активов. Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время – и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств. Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий: – наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных средств; сроки их возврата или отчета об израсходовании; – соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств; – соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами. По нашему мнению, при формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей. Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. В соответствии с вышеуказанными перечнями договоры о полной материальной ответственности могут заключаться со следующими работниками (которые могут являться и подотчетными лицами, имеющими право на получение подотчетных сумм), а именно: – с руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; – с директорами, заведующими, администраторами (в том числе старшими, главными), другими руководителями организаций и подразделений (в том числе секций, приемных пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместителями, помощниками, продавцами, товароведами всех специализаций (в том числе старшими, главными), а также иными работниками, выполняющими аналогичные функции; начальниками (руководителями) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производителями работ и мастерами (в том числе старшими, главными) строительных и монтажных работ; – с заведующими, другими руководителями складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместителями; заведующими хозяйством, комендантами зданий и иных сооружений, кладовщиками, кастеляншами; старшими медицинскими сестрами организаций здравоохранения; агентами по заготовке и/или снабжению, экспедиторами по перевозке и другими работниками, осуществляющими получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей; – с заведующими и иными руководителями аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителями, провизорами, технологами, фармацевтами; – лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек. Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции: – по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу); – по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов [1] и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги; – по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей; – по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации); – по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; – по приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей; – по приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче); – по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных. Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма). Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц. Читателям следует иметь в виду, что трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности. В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет. В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм. Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки. Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства. При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам [3] с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Иными словами, в общем случае вышеуказанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению. Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. Если же подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), то главный бухгалтер должен убедиться в правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе, посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и проверить соответствующую запись, внесенную в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма – как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не приводится. Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств. Если выдача денежных средств производится по ведомости, кассир делает перед распиской в получении денег надпись: « По доверенности» . Выдача денежных средств по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или отпечатаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить: – наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных; – правильность оформления документов; – наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денежных средств подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью « Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Организации выдают наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку. Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет: – запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации; – запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам; – нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам. Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс. В соответствии со ст. 136 ТК РФ: – при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате; – заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором; – заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира; – заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором; – для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами; – при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня; – оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Ниже приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ. Если оформленные документы не позволяют проверить достоверность произведенной хозяйственной операции, то есть в них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию. Из вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей. Если к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица. Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (далее – План счетов, Инструкция по применению Плана счетов), утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом: Д – т 71 К – т 50 «Касса» – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу; Д – т 71 К – т 50 – на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу; Д – т 71 К – т 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен; Д – т 71 К – т 55 «Специальные счета в банках» – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах банков (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов; Д – т 07 «Оборудование к установке» К – т 71 – на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом; Д – т 10 «Материалы» К – т 71– на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов; Д – т 11 «Животные на выращивании и откорме» К – т 71 – на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости; Д – т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» К – т 71 – на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма – в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов; Д – т 20 «Основное производство» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства; Д – т 23 «Вспомогательные производства» К – т 71 – на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств; Д – т 25 «Общепроизводственные расходы» К – т 71– на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха); Д – т 26 «Общехозяйственные расходы» К – т 71 – на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.); Д – т 28 «Брак в производстве» К – т 71 – на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания; Д – т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К – т 71 – на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц; Д – т 44 «Расходы на продажу» К – т 71 – на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения); Д – т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К – т 71 – на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины; Д – т 70 К – т 71 – такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации; Д – т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К – т 71 – на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств; Д – т 91 «Прочие доходы и расходы» К – т 71 – на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д. Д – т 50 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации; Д – т 50 К – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50; Д – т 51 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке; Д – т 55 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива; Д – т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок: Д – т 94 К – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами; Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации; Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания; Д – т 70 К – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица. Пример. Организация выдала аванс наличными денежными средствами под оказание услуги сторонней организацией на сумму 10 000 руб. Фактическая стоимость этой услуги (с учетом НДС) составила 8260 руб. Остаток неиспользованного аванса был сдан в кассу организации подотчетным лицом организации, оказавшей услугу. В бухгалтерском учете должны были быть оформлены следующие проводки: Д– т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», К– т 51 – 10 000 руб. Д– т 20 К– т 60 – 7000 руб. – на сумму стоимости оказанной услуги; Д– т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К– т 60 – 1260 руб. – на сумму НДС по стоимости оказанной услуги; Д– т 60 К– т 60, субсчет «Авансы выданные», – 8260 руб. – на сумму зачтенного аванса; Д– т 50 К– т 60 – 1740 руб. – на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации; Д– т 68 К– т 19 – 1260 руб. – на сумму НДС, предъявленную к зачету или возмещению. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс: – на оплату труда; – на оплату услуг связи; – на оплату транспортных услуг; – на оплату коммунальных услуг; – на оплату аренды за пользование имуществом; – на приобретение основных средств; – на приобретение материалов; – на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов); – на расчеты с поставщиками товаров и т.д. Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место в случае, если сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса. Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов. |