Управление изменениями проекта. Управление изменениями проекта Управление изменениями проекта
 Скачать 20.2 Kb.
|
|
Управление изменениями проекта Управление изменениями проекта– это процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех существующих в потенции изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т.д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Изменением считается замена одного решения другим в результате воздействия различного рода факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут включаться во всевозможные пункты проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, повышающие итоговые технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик имеет право добавлять изменения в стартовую проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик в ходе реализации проекта добавляет изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность (технологическую, пространственную) возведения объектов и т.д. Источниками внесения изменений чаще всего являются недопустимость предусмотрительности на стадии разработки проекта новых проектных решений, более плодотворных материалов, конструкций и технологий и т.д., а также отставание в ходе реализации проекта от наметивших по плану сроков, объемов вследствие непредсказуемых обстоятельств. Общий контроль измененийвоспроизводится: для оценки воздействия факторов, доводимых до положительных или негативных изменений в проекте; для определения уже состоявшихся изменений в проекте; для управления изменениями в проекте по мере их появления. Общий контроль изменений включает: поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т.д.) плана (графика) проекта, используемого для сопоставления с планами, создаваемыми в процессе выполнения проекта; исправление базисного плана связано главным образом с изменениями содержания проекта, но не с иными изменениями, которые должны учитываться при расчёте в текущем плане проекта при его исполнении; необходимое изменение содержания проекта при исправлении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т.д.); координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом. Входные данные единого контроля измененийсодержат базовый (целевой, директивный, опорный и т.д.) план (график) проекта, отчетность о ходе реализации проекта и требования на изменения в проекте. Для единого контроля измененийприменяется набор формальных процедур, установленных внутрифирменным нормами реализующий проект организации, которые определяют свод правил изменений принятых до этого времени официальных документов проекта и порядок их принятия. Таковым примером может быть, образовавшаяся в организации система документооборота. Если таковой системы нет, то личному составу проекта следует создать подобную систему или приспособить специальные программные оболочки (например, программный продукт "Expedition" компании "Primavera Systems"), в которых осуществлены самые распространенные и проявившие себя на практике методы и средства управления изменениями. Создание системы в данном случае становится частью проекта, причем весьма важной. Для контроля изменений применяются равным образом процедуры обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения (например, в ходе регламентных работ с ограниченным временем принятия решения или при возникновении чрезвычайных ситуаций). Для таких заранее условленных случаев подсистема контроля изменений должна позволять "автоматически" утверждать определенные категории изменений. Как и любые другие изменения, эти изменения должны быть в обязательном порядке запротоколированы и приняты во внимание, чтобы не возникло проблем в дальнейшем из-за отсутствия информации о настоящем состоянии дел по проекту. Результаты общего контроля измененийвключают модифицированный базовый план проекта с учетом установленных изменений, которые доводятся до сведения участников проекта. Функции общего контроля изменений закрепляются за комиссией(группой) контроля изменений (Change Control Board), которая занимается утверждением или отклонением запросов на изменения. Права и обязанности комиссии четко определены и согласованы с основными участниками проекта. В больших и сложных проектах может работать одновременно несколько комиссий с разными правами и обязанностями. Контроль изменений содержания проекта воспроизводится: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или отрицательным изменениям содержания проекта; для определения изменений содержания проекта; для управления изменениями содержания проекта при их появлении. Контроль изменений содержания тесно связан с другими процессами контроля. Следующие элементы проекта и факторы, влияющие на его реализацию, могут меняться: цели и планы проекта; механизмы реализации проекта; использование ресурсов; контракты и обязательства по ним; используемые стандарты и нормативы; Причинами изменений в содержании работ могут быть: изменения конъюнктуры на рынке; действия и намерения конкурентов; технологические изменения, изменения в йенах и доступности ресурсов; экономическая нестабильность; ошибки в планах и оценках. Все множество изменений делятся на осознанные (желательные) изменения и вынужденные. Например, при необходимости ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние сроки из-за поставок низкого качества, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ. Вынужденные изменения – это изменения, которые вовремя распознаются и реализуются с наименьшими убытками. Возможность же выполнения таковых изменений должна быть дифференцирована и реализована с выгодой для проекта. Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить подрывающий характер для всего процесса управления в целом. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо применять следующий перечень подходов: реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта; разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением; возможность отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта. Процесс контроля за реализацией изменений предполагает работу с перечнем документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данного процесса не только могут значительно варьироваться в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но и могут изменяться для проектов в рамках одной организации. Любой из участников проекта — заказчик, команда проекта или третья сторона — может инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональное преобразование должны быть задокументированы и пройти через процесс контроля за реализацией изменений. При отсутствии такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта. В достаточно общем виде данный процесс должен регламентировать прохождение изменений через пять основных стадий. 1. Описание. На начальной стадии необходимо понять и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается. 2. Оценка. Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются. 3. Одобрение. В третьей стадии рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются. 4. Реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется. 5. Подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля. Каждая стадия выполняется в соответствии с утвержденным регламентом и предполагает определенное распределение ролей среди участников проекта. Документом специального назначения регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых принимает участие менеджер, реализует данную часть проекта, представитель заказчика, а при необходимости — и представители заинтересованных организаций. Таким образом, в идеальном случае контроль реализации изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей. |