Сборник практических работ Access. Сборник Access. Урок Создание таблиц базы данных Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных. База данных Учебный процесс будет состоять из семи таблиц, свойства полей которых приведены в конце этой главы в приложении.
 Скачать 2.9 Mb.
|
|
Построитель, которая вызовет построитель запросов. Открывающееся окно построителя запросов представлено на рис. 10.7. Рис. 10.7. Запрос, подготовленный мастером отчетов при создании макета отчета Редактирование макета отчета в режиме конструктора В отчет, построенный мастером (см. рис. 10.5), в заголовок группы автоматически было включено поле номера группы НГ. В примечание группы мастером включены итоги по группе поле для подсчета числа записей в группе и поле для подсчета суммы часов по группам. Отредактируем надписи этих полей. Поместим поле с выражением =Date(), определяющим текущую дату, в заголовок отчета. Элементы заголовков столбцов размещены в верхнем колонтитуле отчета и, следовательно, будут печататься на каждой странице отчета. Чтобы заголовки печатались в каждой группе, как предусмотрено в проекте макета отчета на рис. 10.1, переместим их в заголовок группы. Если необходимо, чтобы сведения о каждой группе печатались на отдельной странице, вставьте в примечание группы разрыв страницы. Для этого воспользуйтесь кнопкой Разрыв страницы на панели Конструктора отчетов. Отредактируем текст заголовков в соответствии с проектом макета. Отчет в режиме просмотра после доработки представлен на рис. 6.25. Замечание. В отчетах можно вывести значения некоторого поля записи или итогового поля группировки нарастающим итогом. Например, можно накапливать сумму часов от группы к группе. Так, если впервой группе суммарное число часов равно 262, во второй – 150, а в третьей – 130, то задав свойство поля Сумма с накоплением = Для всего, можно получить значения для первой группы 262, для второй 412, для третьей 542. Чтобы накапливать сумму значений поля для записей в группе, нужно установить свойство Сумма с накоплением = Для группы. Это свойство размещено на вкладке Данные. Рис. 6.25. Многотабличный отчет (начало) об изучении предметов в группах 117 Урок 11. Разработка отчета на основе запроса. Запрос является мощными удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета. Рассмотрим технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере формирования бланка Экзаменационная ведомость для группы студентов по заданному предмету. Бланк должен иметь форму документа, используемого для ввода данных после внесения оценок преподавателем в этот бланк. Проект макета отчета. Бланк “ Экзаменационная ведомость, которая должна выводиться из базы данных в режиме просмотра и печати отчета. Рис. 11.1. Проект макета отчета Экзаменационная ведомость Создание запроса для подготовки данных в отчет Для вывода в отчет реквизитов, указанных в проекте макета нужно определить таблицы – источники и их взаимосвязи. Таблицы источники данных. Для вывода в шапку бланка экзаменационной ведомости значений реквизитов Вид сдачи, Группа необходимы данные из полей ВИДЗ, НГ таблицы ИЗУЧЕНИЕ. Для вывода значений реквизитов с общей надписью Преподаватель (фамилия, ученое звание необходимы 118 данные из полей ФИО, ЗВ таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Для вывода реквизита Название предмета необходимы данные из поля НП таблицы ПРЕДМЕТ. Для вывода в табличную часть бланка экзаменационной ведомости значений реквизитов N п/п, Фамилия ИО необходимы данные из полей НС, ФИО таблицы СТУДЕНТ. Таким образом, запрос для выборки этих взаимосвязанных данных должен быть построен на основе таблицы ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ, СТУДЕНТ. Связи между таблицами запроса. При создании запроса связи между таблицами установятся автоматически. Связи таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ определяются в соответствии со схемой данных БД. При создании запроса между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ автоматически установится также связь по одноименному полю НГ (номер группы. Эта связь является связью – объединением, которой нет в схеме данных базы. Заметим, что эти таблицы находятся в отношениях многие-ко-многим, поскольку один студент изучает много предметов, и один предмет изучается многими студентами. Связь, установленная между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, определяет операцию симметричного объединения. При этом записи из этих таблиц объединяются и добавляются в результат только в том случае, если связанные поля содержат одинаковые значения. Конструирование запроса для подготовки макета отчета. Процесс включения в запрос необходимых таблиц и полей из них является достаточно простыми выполняется по технологии, подробно рассмотренной в главе 5. В строке бланка запроса Условие отбора определим параметры запроса Номер группы и Наименование предмета для аналогового ввода их значений при выполнении запроса. Это позволяет получить данные для конкретной ведомости. Рис. 11.2. Запрос на выборку в режиме конструктора для формирования отчета-бланка экзаменационной ведомости 119 В отчете необходимо выводить значения реквизита Вид сдачи Экзамен, Зачет которых нет непосредственно в таблицах БД, но они могут быть получены на основе значений поля ВИДЗ таблицы ИЗУЧЕНИЕ. Два значения реквизита Вид сдачи Экзамен и Зачет соответствуют двум возможным значениям поля ВИДЗ: ”лек” и ”np”. Фактически нужно вместо значения ”лек” формировать слово Экзамена вместо пр – слово Зачет. Для этого надо в запрос ввести новое поле, которое формируется как вычисляемое. Это поле должно содержать встроенную функцию управления. Выражение 1 : Iif ( [ВИДЗ] = «лек»; Экзамен Зачет) Именно этого вычисляемого поля по умолчанию является Выражение 1:” Функция Iif (”immediate if” – мгновенное условие) аналогична инструкции if… Then… Else и имеет следующий формат Iif условие если Истина если Ложь) В соответствии с форматом этой функции, если выполнится условие (ВИД «лек» (те. в поле ВИДЗ находится значение «лек»), ТО РЕЗУЛЬТАТОМ ФУНКЦИИ БУДЕТ Экзамен. В противном случаете. если (ВИДЗ) = пр результатом функции будет слово Зачет. В предыдущем рисунке приведен в окончательном виде запрос для подготовки данных отчета-бланка экзаменационной ведомости. Этот запрос сохранен под именем Ведомость. Формирование записей результатов в запросе. В процессе формирования записей результата из таблицы СТУДЕНТ последовательно выбираются записи с заданным номером группы (НГ). С каждой записью таблицы СТУДЕНТ объединяются связанные по номеру группы НГ записи из таблицы ИЗУЧЕНИЕ. Из таблицы ИЗУЧЕНИЕ в этом объединении участвуют только записи с заданным наименованием предмета Дополнеие формируемых запросом записей полями из таблицы ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ не добавляет новых записей. Эти таблицы представляют сторону один в отношении один-ко-многим и служат лишь для расшифровки кодов КП и ТАБН из таблицы ИЗУЧЕНИЕ. Если по заданному предмету проводится не одно, а два вида занятий лекции и практика, то число формируемых записей удваивается. В этом случае должны быть сформированы две ведомостит – одна для сдачи экзамена, другая для сдачи зачета. Заметим, что таблица результатов запроса содержит ненормализованные данные, что проявляется в повторяемости значений в столбцах ГРУППА, НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДМЕТА, ФИО ПРЕПОД., УЧ. ЗВАНИЕ, ВИД ЗАНЯТИЙ и ВЫРАЖЕНИЕ. Поэтому данная таблица не соответствует проекту макета отчета Экзамена ведомостьне может непосредственно использоваться как выходной документ. Использование средств Access для подготовки отчета обеспечивает преобразование получаемой таблицы результатов запроса в выходной документ нужной формы в соответствии с проектом макета отчета. Рис. 11.3. Результат выполнения запрса сданными для экзаменационной ведомости Конструирование отчета на основе запроса Рассмотрим технологию отчета на основе запроса Ведомость подготовленного выше. Для конструирования отчета во вкладке Создание в группе Отчеты нажмем кнопку Конструктор Отчетов . В окне Новый отчет выберем запрос Ведомость, который будет источником данных для отчета. Размещение данных в разделах отчета Результаты запроса содержат много полей с повторяющимися значениями НГ, НП, ФИО преподавателя, ЗВ, ВИДЗ, Выражение 1: Данные в отчете должны быть размещены, как показано на макете отчета Экзаменационная ведомость. Значение каждого из этих полей должно быть представлено в отчете в заголовке один раз. Заметим, что результаты для отчета получены по заданной группе и предмету. Поскольку по предмету может быть два вида занятий и для каждого вида занятий предполагается вывод отдельной ведомости, необходимо выполнить группировку по полю ВИДЗ. Для группировки по виду занятия нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора отчетов и заполним поля открывшегося окна. 121 Рис. 11.4. Окно определения групп записей по полю ВИДЗ и сортировки по полю НС. После определения группировки в окне конструктора отчета появятся разделы Заголовок группы «ВИДЗ» и Примечание группы «ВИДЗ» . Чтобы каждая группировка могла быть оформлена как самостоятельная экзаменационная ведомость, будем формировать шапку макета ведомости в заголовке группы ВИДЗ, а строки о подведении итогов сдачи экзамена (или зачета) в примечании группы ВИДЗ. Рис. 11.5.Офрмление шапки и табличной части отчета. Создание текстовых элементов отчета. Для создания в заголовке и примечании группы ВИДЗ текстовых элементов за исключением названий реквизитов выводимых полей, используем кнопку Надпись. Для оформления текста можно воспользоваться кнопками панели форматирования. Кроме того, можно задавать параметры надписей в окне свойств этих элементов. Окно свойств элемента открывается кнопками панели инструментов Свойства. Элемент предварительно должен быть выделен. 122 При размещении элементов может понадобиться расширить раздел отчета. Для этого установить курсор мыши на его нижнюю границу так, чтобы появилась двунаправленная стрелка, и переместить эту стрелку вниз. Оформление табличной части отчета. Для размещения в отчете полей вызовем окно списка полей запроса Ведомость, нажав на панели конструктора отчетов кнопку Добавить поля Рис. 11.6. Список полей запроса Ведомость В область данных разместим поля НС и ФИО, на основе содержимого которых будут формироваться строки табличной части отчета в соответствии с проектом макета отчета. Для этого из списка полей перетащим поля НС (номер студента) и СТУДЕНТ. ФИО в область данных. Каждое поле представляется двумя элементами собственно полем и его подписью. Например, поле ФИО таблицы СТУДЕНТ представляется элементом СТУДЕНТ. ФИО, отображающим значение поля, и элементом, содержащим подпись этого поля из таблицы базы данных – Фамилия ИО. Установим нужный шрифт в элементах. Используем команду меню Формат Размер по размеру данных для установки размеров элемента по размеру текста подписи. Замети, что подпись поля из табличной части должна быть перемещена для формирования заголовка столбцов в раздел Заголовок группы «ВИДЗ». Для этого выделим подпись поля. Затем вырежем его. Активизируем раздел Заголовок группы «ВИДЗ» и вставим подпись в этот раздел. Оформим элементы в соответствии с требованиями проекта макета отчета. В частности, заменим подпись поля Номер студента на N п/п». Для того чтобы в бланке экзаменационной ведомости были пустые столбцы для оценок и подписи (заполняемые преподавателем вручную на экзамене, добавим в строку с заголовками столбцов новые текстовые элементы Отметка о сдаче и Подпись преподавателя. 123 Размещение полей в заголовке Значения полей НГ, НП, ФИО преподавателя, ЗВ, Выражение 1 (экзамен, зачет) повторяются во всех записях группировки. Поэтому они должны размещаться в заголовке группы. Перетащим эти поля из списка полей в раздел Заголовок группы «ВИДЗ». Добавление текущей даты и номера страницы Для добавления в отчет текущей даты воспользуемся встроенной функцией Now (). Для этого создадим несвязанный элемент, нажав кнопку Полена панели элементов и разместим его в нужном месте. Зададим в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение = Now (), а на вкладке Макет в строке Формат поля выберем значение – Средний формат даты Для добавления номера страницы в раздел Нижний колонтитул создадим несвязанный элемент и заполним в его свойствах строку Данные выражением = Страница @ [Page]. Создадим горизонтальные и вертикальные линии в соответствии с макетом, воспользовавшись кнопкой Линии. Установим нужную толщину линий в свойствах этого элемента. Сохраним отчет под именем Экзаменационная ведомость. Предварительный просмотр отчета. При подготовке к просмотру отчета, построенного на базе запроса с параметрами предварительно выполняет запроси выводит диалоговые окна ввода параметров отчета. Просмотр отчета Для отображения отчета Экзаменационная ведомость на экране в том виде, в котором он будет напечатан, выйдем из режима конструктора отчетов, нажав кнопку Вид. Последовательно появляются диалоговые окна для ввода параметров запроса, которые являются в тоже время параметрами отчета. Рис. 11.7. Диалоговые окна ввода параметров отчета 124 Введем значение параметра Номер группы – «101» и значение параметра Наименование предмета – Информатика. Для данных значений параметров отчет будет состоять из двух страниц, на первой из которых будет представлена экзаменационная ведомость для экзамена по информатике, на второй – для сдачи зачета. Первая страница отчета Экзаменационная ведомость приведена ниже. рис. 11.8. Вывод бланка экзаменационной ведомости для лекций на первой странице отсчета 125 Урок 12. Управление приложением пользователя В предыдущих разделах была рассмотрена технология разработки объектов базы данных Access: таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов, модулей как средств решения задачи разработки интерфейса приложения пользователя. При этом большое количество объектов, не сгруппированных по функциям приложения, затрудняет выполнение пользователем задач обработки данных в автоматизируемой предметной области. Для организации эффективной работы пользователя нужно создать целостное приложение данной предметной области, все компоненты которого должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя Особую роль при создании приложения играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя. Формы построены таким образом, что любое действие пользователя вызывает реакцию системы, те. воспринимается как событие, в зависимости от которого могут выполняться необходимые действия. Для выполнения этих действий используются макросы или процедуры обработки события, созданные пользователем на языке VBA, которые связаны с событием. VBA позволяет вызвать внешние процедуры из библиотечных баз данных MS Access (.mda) и библиотек динамической компоновки (.dll). Именно при работе в форме возникает основной ряд событий, обработка которых позволяет связывать различные объекты в задачах обработки данных. Таким образом, ходом управления приложения можно управлять, обрабатывая возникающие в формах события. Приложения, создаваемые средствами Access, используют расширенную обработку событий, при которой программы приложения выполняются в ответ на различные события. Для объединения объектов в едином диалоговом приложении могут быть созданы так называемые кнопочные формы. Кнопочная форма является панелью управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форма также отдельных объектов Отчетов, форм, макросов, модулей, с которых начинается решение задачи. Сюда же помещаются и кнопки для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней выхода из Access. Обычно также предусматривается кнопка для изменений самой кнопочной формы. Пользователь, нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия кнопки. К этому событию могут привязываться действия по открытию других кнопочных форм или конкретные действия по обработке данных, реализующие функции приложения. Вызов главной кнопочной формы – панели управления приложением при открытии базы данных позволяет пользователю сразу начать работу в среде приложения и приступить к выполнению задач. В Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера Пользователь имеет возможность с помощью диспетчера кнопочных форм создавать кнопочную форму стандартного вида. Создадим главную кнопочную форму, которая будет использоваться как панель управления приложения Учебный процесс. Кнопка Диспетчер кнопочных форм может быть получена следующими действиями На вкладке Файл выбираем Параметры. Откроется окно Параметры Access см. рис. 12.1). Далее выбираем Настройка ленты. В списке справа выбираем Работа с базами данных и нажимаем на кнопку Создать группу. В левом списке выбираем Диспетчер кнопочных форм и нажимаем кнопку Добавить. Рис. 12.1. Работа с параметрами. В результате окно диалога должно измениться так, как показано на рис. 12.2. 127 Рис. 12.2. Работа с параметрами (продолжение. Теперь на вкладке Работа с базами данных в группе Работа с базами данных нажмите кнопку Диспетчер кнопочных форм см. рис. 12.3). Рис. 12.3. Вкладка Работа с базами данных группа Работа с базами данных. В окне Диспетчер кнопочных форм подтвердим создание кнопочной формы рис. 128 Рис. 12.4. Окно подтверждения создания кнопочной формы приложения Появится окно со строкой Главная кнопочная форма (рис, в котором формируется список кнопочных форм разных уровней. Рис. 12.5. Окно списка кнопочных форм приложения Создание подчиненных кнопочных форм приложения Создадим три кнопочные формы для комплексов задач деканата, кафедр и учебного отдела. Для создания кнопочной формы в окне диспетчера кнопочных форм нажмем кнопку Создать. В окне Создание (рис) в поле Имя страницы кнопочной формы введем имя первой кнопочной формы Кнопочная форма Деканат Рис Окно создания пустой кнопочной формы После нажатия кнопки ОК в окне диспетчера кнопочных форм появится строка Кнопочная форма Деканат. Аналогичными действиями создадим еще две кнопочные формы Кнопочная форма Кафедра и Кнопочная форма Учебный отдел (рис. Рис. 12.7. Список кнопочных форм приложения Учебный процесс Любую из подготовленных кнопочных форм можно сделать стартовой, которая будет открываться по умолчанию при открытии базы данных. Для этого следует выбрать ее имя в окне диспетчера кнопочных форм и нажать кнопку По умолчанию. Оставим главную кнопочную форму стартовой кнопочной формой. Эта кнопочная форма будет находиться на верхнем уровне иерархии взаимосвязанных кнопочных форм в соответствии со структурой создаваемого приложения. Редактирование имении формирование элементов кнопочной формы Элементами кнопочных форм являются кнопки с подписями. Подпись задается пользователем и должна по возможности кратко и точно называть действия, которые будут выполняться при нажатии кнопки. Для формирования элементов главной кнопочной формы в окне Диспетчер кнопочных форм выделим соответствующую ей строку и нажмем кнопку Изменить. 130 В окне диалога Изменение страницы кнопочной формы рис) главную кнопочную форму переименуем в Приложение Учебный процесс, введя это имя в поле Название кнопочной формы. Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа □ Элементы, предназначенные для организации вызова других кнопочных форм □ Элементы, обеспечивающие открытие формы, отчета, запуск макроса программы, выход из приложения с закрытием базы данных или перехода в режим продолжения разработки кнопочной формы диспетчером кнопочных форм. Рис. 12.8. Окно редактирования имени кнопочной формы и создания ее кнопок Формирование элементов для вызова кнопочных форм. Для формирования в главной кнопочной форме Приложение Учебный процесс кнопки вызова подчиненной кнопочной формы нажмем кнопку Создать. В окне Изменение элемента кнопочной формы строке Команда выберем Переход к кнопочной форме (рис) Рис. 12.9. Окно создания элемента кнопочной формы В строке Кнопочная форма выбирается форма, переход к которой должна обеспечивать создаваемая кнопка текущей формы. Откроем список созданных для приложения кнопочных форм и выберем элемент Кнопочная форма Деканат В строке Текст введем подпись для этой кнопки Задачи деканата рис. Для завершения формирования элемента нажмем |