Информатика Тутыгин. В. С. Тутыгин
 Скачать 0.52 Mb.
|
1 2 Табл. 2
Создание полей со списком в таблицах Поля со списком в таблицах дают возможность создавать серию документов с помощью одного шаблона, например, табл. 2.
Для создания формы поля (клетки): a) пометить клетку; b) #Разработчик# - !Элементы управления! – [Поле со списком] – [Свойства]; c) задать название поля со списком, отражающее содержимое клетки (например, «Адрес», см. рис. 12)  Рис. 12 Для ввода списка (например, названий или платежных реквизитов предприятий) в клетку, форма которой - поле со списком: a) [Добавить]; b) ввести последовательно элементы списка в диалоговое окно «Добавить вариант» (Рис. 13).  Рис. 13 Примечание: создание полей со списком с использованием описанных выше элементов управления содержимым возможно только в полнофункциональном режиме Word 2007. Создание документов путем слияния Данный прием создания документов предназначен для ускорения создания серий однотипных документов, различающихся только отдельными элементами (например, ФИО и другими реквизитами адресата). Для создания документов путем слияния нужно создать файл основного документа (например, письмо) и файл-источник данных (например, с реквизитами адресатов). Создание таблицы-источника данных a) #Рассылки# – !Начать слияние! - [Письма и рассылки] – [Пошаговый мастер слияния]; b) [Открытие документа] – [Выбор получателей] – [Создание списка] – [Создать…]; c) Во всплывающем диалоговом окне " Новый список адресов" выбрать «Настройка столбцов»; d) Во всплывающем диалоговом окне " Настройка списка адресов" (рис.14) выбрать нужные поля из предлагаемых и добавить недостающие.  Рис. 14 e) в окнах всплывающей панели «Новый список адресов» (рис. 15) заполнить поля источника данных;  Рис. 15 f) сохранить созданную таблицу в файле на диске. Создание файла основного документа. a) [Создать сообщение]; b) создать текст документа, пропуская позиции, которые должны заполняться из файла-источника данных. Ввод полей слияния в основной документ a) устанавливать курсор последовательно в позиции слияния - #Рассылки# - !Составление документа и вставка полей! – [Вставить поле слияния]; b) выбрать из выпадающего списка название поля слияния; c) после завершения вставки названий полей слияния [Выделить поля слияния] В результате в документе появятся затененные названия полей слияния, взятые в кавычки (см. пример ниже). Ответственному квартиросъемщику квартиры №«Номер_квартиры». Ответственному квартиросъемщику квартиры №«Номер_квартиры». Уважаемый товарищ «Обращение»! Напоминаем Вам, что срок уплаты за «Услуга» истек. Просим срочно произвести оплату. Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К. Рис. 16 Слияние документов #Рассылки# - !Просмотр результатов! – [Просмотр результатов]. В результате поля слияния заполнятся данными из файла-источника данных. Можно, используя элементы прокрутки в группе !Просмотр результатов!, выбрать данные из любой строки файла-источника данных Ответственному квартиросъемщику квартиры № 13 Уважаемый товарищ Сидоров С.С.! Напоминаем Вам, что срок уплаты за газ истек. Просим срочно произвести оплату. Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К. Завершение слияния #Рассылки# - !Завершить! – [Найти и объединить]; во всплывающем диалоговом окне «Составные новые документы» указать состав объединенного документа; сохранить объединенный документ в файле. 1.6. Создание гиперссылок Для создания гиперссылки: a) выделить текст или рисунок, который должен представлять гиперссылку; b) #Вставка# - !Связи! – [Гиперссылка]. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши текст или рисунок и выбрать «Гиперссылка» в контекстном меню. Можно установить связь с уже созданным файлом, местом в документе, веб-страницей, электронной почтой. Для этого в диалоговом окне «Вставка гиперссылки» нужно выбрать соответствующий пункт. После этого механизм гиперссылок будет работать в редакторе Word. 1.7. Сохpанение документа на магнитном диске Для записи подготовленного Вами документа на магнитный диск OFFICE - [Сохранить как]. В pезультате на экpане появится диалоговая панель, в котоpой Вы можете указать имя файла, выбрать папку, в которой будет сохранен файл. Возможно сохpанение файла с защитой от несанкциониpованного доступа или от записи: OFFICE - [Сохранить как] - [Сервис] – [Общие параметры] - {Паpоль защиты}8 - [Сохранить]. 1.8. Печать документа Для вывода на печать нужно: OFFICE - [Печать]. До вывода на печать полезно посмотpеть pасположение текста и pисунков на стpанице. Для этого нужно последовательно выбрать пункты текстового меню: OFFICE - [Печать] - [Предварительный просмотр] и отpегулиpовать pазмещение текста на стpанице, с помощью линейки, вызываемой пиктогpаммой «Линейка» из дополнительного пиктогpафического меню, появляющегося в pежиме «Предварительный просмотр». 1.9. Выход из pедактоpа WORD Для выхода из редактора нужно закрыть редактируемый файл: OFFICE - [Закрыть]. 1 2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||