Автоматизация обработки обращений граждан (на примере администрации Альшеевского района). Автоматизация обработки обращений граждан (на примере администра. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления

• Название: В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления
• Анкор: Автоматизация обработки обращений граждан (на примере администрации Альшеевского района
• Дата: 23.07.2022
• Размер: 6.08 Mb.
• Имя файла: Автоматизация обработки обращений граждан (на примере администра.rtf
• Тип: Документы; #635039

">http://www.allbest.ru

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

Актуальность исследования определяется необходимостью внедрения модуля «Обращения граждан и организаций» в деятельности отдела делопроизводства.

Администрация - исполнительно-распорядительный ˜орган муниципального района ˜Альшеевский ˜район, ˜наделённый собственными ˜полномочиями ˜по ˜решению ˜вопросов ˜местного значения ˜и ˜полномочиями ˜для ˜осуществления ˜отдельных государственных ˜полномочий, ˜переданных ˜органам ˜местного самоуправления ˜федеральными ˜и ˜республиканскими ˜законами.

Организация рациональной работы с документами и своевременная обработка документов – основная функция отдела. Слишком много времени специалисты отдела тратят на поиски необходимых документов по гражданам, бумажную переписку, регистрацию документов и на ручной пересчет очередников. Поэтому необходимо внедрить модуль «Обращения граждан и организаций» на базе системы Directum [1, 2].

Автоматизация участка документооборота, а именно приема и обращения граждан будет осуществляться в СЭД «DIRECTUM». Также будет создана форма заявки и база данных зарегистрированных пользователей на сайте. Далее будет использован модуль интеграции с СЭД «DIRECTUM» (рис. 1).

DIRECTUM – это современная многофункциональная система электронного документооборота, обеспечивающая эффективное взаимодействие между всеми сотрудниками и ориентированная на качественную модернизацию рабочей деятельности компании в целом [12].


Рисунок 1. Схема работы модуля интеграции

электронный документооборот многофункциональный

Изначально модуль интеграции с СЭД Directum создавался для Государственного Собрания — Курултая Республики Башкортостан, на сайте которого организована работа с обращениями граждан и представлена регулярно обновляемая информация о новых законотворческих актах и проектах. Документооборот и процессы взаимодействия Курултая автоматизированы системой DIRECTUM [3, 4].

Разработанный модуль интеграции с СЭД Directum может использоваться законотворческими органами и государственными учреждениями для публикации на сайте принятых законопроектов, указов, распоряжений, итогов совещаний, пакетов документов для депутатов и т. д. В частности, модуль позволяет организовать прием обращений от граждан через интернет-приемную, а также предоставляет им возможность отслеживать состояние поданных обращений.

В данный момент учет обращений в отделе ведется ручным традиционным способом. Входящие документы регистрируются в приемной в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

Модуль системы DIRECTUM «Обращения граждан и организаций» предназначен для построения эффективной работы с обращениями в соответствии с нормами федерального закона [5].


Рисунок 2. Схема «Обработка нового обращения»
Модуль «Обращения граждан и организаций» тесно связан с базовыми модулями системы Directum. При подготовке к работе модуля «Обращения граждан и организаций» необходимо:

1. 
   Проверить и заполнить справочники модуля.
   
2. 
   Указать установки модуля.
   
3. 
   Настроить права к компонентам модуля [6].
   

Перед началом работы были проверены следующие справочники:


Рисунок 3. Общие справочники
Был построен типовой маршрут «Обращения граждан» (рис. 4).


Рисунок 4. Типовой маршрут модуля «Обращения граждан»
Далее представлены окно редактирования маршрута (рис. 5), окно отладки маршрута (рис. 6), окно регистрации обращения (рис. 7).


Рисунок 5. Окно редактирования маршрута


Рисунок 6. Окно отладки маршрута


Рисунок 7. Окно регистрации обращения
На основе анализа входной и выходной информации можно провести проектирование базы данных.

Так как база данных реляционная, то все сущности связаны между собой через ключевые поля, связь - один ко многим [7, 8].

В базе данных представлено 1 основная сущность и 6 дополнительных.

Составляется ERD-диаграмма, определяя типы атрибутов и проставляя связи между сущностями (рис. 8).

Сущность «Обращение» содержит полную информацию об обращающемся. Данная таблица связана со всеми другими представленными таблицами.


Рисунок 8. ERD-диаграмма
От результатов проектирования на этом этапе зависит выполнение таких требований как эффективность, производительность и надежность функционирования.

На основе результатов деятельности отдела делопроизводства, организационной структуры управления и анализа существующего положения были выявлены недостатки бизнес-процессов в деятельности отдела. Для совершенствования работы бизнес-процессов была обоснована необходимость автоматизации обращения граждан и организации в СЭД Directum.
Список литературы

1. 
   Шакирова Г.Ф., Беляева А.С. Проектирование системы электронного документооборота для института развития образования РБ// Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 28-29.
   
2. 
   Васильев И.Е., Беляева А.С. Анализ уязвимостей LMS MOODLE и его защита// Студент и аграрная наука Материалы IX студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.
   
3. 
   Мовсумзаде Э.М., Никитина А.А., Беляева А.С. Математическое моделирование процессов нефтевытеснения // Нефтепереработка и нефтехимия. Научно-технические достижения и передовой опыт. 2015.№7. С.16-19.
   
4. 
   Шайхутдинов Р.В., Беляева А.С. Создание сайта с помощью языка PHP // Студент и аграрная наука Материалы IX Всероссийской студенческой научно-практической конференции (в рамках научной сессии студентов). Министерство сельского хозяйства РФ; Башкирский государственный аграрный университет. 2015. С. 27-28.
   
5. 
   Беляев Р.В., Беляева А.С., Киреев В.Н., Урманчеев С.Ф. Численное исследование двухфазной фильтрации при закачке многофункционального реагента в низкопроницаемый пласт // XI Всероссийский съезд по фундаментальным проблемам теоретической и прикладной механики сборник докладов. 2015. . 439-440.
   
6. 
   Зверева Н.Н., Беляева А.С. Проблемы тестового контроля знаний // Материалы Международной учебно-методической конференции. Министерство сельского хозяйства РФ, Башкирский государственный аграрный университет. 2013. С.35-37.
   
7. 
   Гайсин В.И. Автоматизация учета online-заявок в ООО «БАШДИЗЕЛЬ» // Студент и аграрная наука Материалы VIII студенческой научной конференции . 2015. С. 16-17.
   
8. 
   Беляева А.С., Исламова Г.Г. Необходимость использования математических методов в социологических исследованиях // Проблемы исследования финансово-экономических процессов в условиях глобализации. Материалы Международной научно-практической конференции: в 2 частях. Ассоциация кредитных организаций Республики Башкортостан, ФГБОУ ВПО «Оренбургский аграрный университет», Институт экономики, финансов и бизнеса. Научно-издательский центр «AETERNA». 2014. С.33-36.