Лисицкая БД. Вид работы Курсовая работа Название дисциплины Базы данных Тема Система баз данных ms access Фамилия студента Лисицкая Имя студента
 Скачать 0.83 Mb.
|
2 Функциональные возможности MS AccessТеперь необходимо рассмотреть функциональные возможности Microsoft Access, для более ясного представления о его возможностях. Базой данных в MS Access называется совокупность таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей, макросов. Все они являются объектами базы данных. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных. В Access 2007 этот файл имеет расширение accdb. Максимальный размер файла базы данных Microsoft Access – 2 Гбайт. Максимальное число объектов в базе – 32 768. Основные типы объектов в Базе данных: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль. Окно объектов базы данных  В более ранних версиях Access для работы с объектами базы данных использовалось окно базы данных. В Access 2007 для этих целей используется новое средство – область переходов. Область переходов также может заменить кнопочные формы – экраны,используемые для переходов по базе данных и выполнения различных задач, например запуска отчетов. Программа работает одновремеенно всего лишь с одной базой данных, которая может иметь множество таблиц, отчетов, запросов, форм, различных модулей. Все они хранятся в одном файле с расширением mdb1. Таблицы в Access можно создавать разными способами. Для каждой таблицы задается ее имя. Максимальное число знаков в имени таблицы равно 64. Таблица состоит из полей. Максимальное число полей в таблице – 255. Для каждого поля задается его имя. Максимальное число знаков в имени поля также равно 64. Каждое поле имеет определенный тип данных. В зависимости от способа создания таблицы тип данных может задаваться создателем таблицы путем явного выбора, определяться исходя из типа вводимых данных или определяться типом данных, служащих источником данных при создании данной таблицы. Согласно реляционной теории каждая таблица должна иметь ключ. Access разрешает отказаться от определения первичного ключа в таблице. Ключ может быть задан проектировщиком в явном виде, а может быть создан системой автоматически. Ключ может быть как простым, состоящим из одного поля, так и составным. По полям, объявленным ключом, система автоматически создает индекс. Индексы могут быть построены и для вероятных ключей (уникальный индекс), так и по полям, не являющимся никальными. Максимальное число индексов в таблице – 32. Максимальное число полей в индексе – 10. Каждое поле имеет набор свойств. Состав этого набора зависит от данных этого поля. Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. При создании таблицы в режиме таблицы можно и задавать имена полей, и определять тип данных, а также указать признак уникальности и обязательности поля. Тип данных можно выбрать из ниспадающего списка. Режим таблицы используется не только для описания структуры таблицы, но и для ввода в нее данных, также просмотра данных. Более того, создание таблицы можно начать не с описания ее структуры, а с заполнения ее данными. Следует отметить, что тип поля может выбираться не только из ниспадающего списка, но и определяться системой автоматически, в соответствии с типом введенного значения. При выборе режима «Конструктор таблиц» появится вкладка для описания структуры таблицы и других ее характеристик На этой вкладке в табличной форме надо последовательно описать все поля создаваемой таблицы. Сначала задается имя поля. Access допускает задание длинных имен с пробелами на русском языке. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей: - имя должно содержать не более 64 символов; - имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]); - имя не должно начинаться с символа пробела; - имя не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31). Хотя пробелы внутри имен полей и являются допустимыми, они могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты при работе с другими системами. Поэтому их не рекомендуется использовать. Вообще к заданию длинных имен на русском языке надо относиться с осторожностью, особенно, если есть вероятность, что создаваемое приложение будет в дальнейшем использоваться в распределенных гетерогенных системах. При задании имен не допускайте их совпадения с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Name и т.п. Имя поля должно быть уникальным в пределах таблицы. И хотя система не запрещает использование одинаковых имен полей в разных таблицах, избегайте этого для обозначения разных по смыслу атрибутов. Имя должно быть понятно не только в контексте данной конкретной таблицы. Так, например, если в таблице «СОТРУДНИК» есть поле «Код», и поле с таким же названием есть в таблице «КАФЕДРА», то в первом случае это будет код сотрудника, а во втором – код кафедры. Многие системы (и Access в том числе) автоматически связывают таблицы по полям, которые имеют одинаковые имя, тип и длину. Если имена даны непродуманно, то могут либо возникнуть неправильные связи, либо процесс задания связей будет несколько сложнее, чем при правильном задании имен. В Microsoft Access можно также создавать запросы. Это можно сделать как с помощью мастера запроса, так и с помощью конструктора.  В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки1. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.Существует еще один способ создания запроса на выборку – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет очень примитивные возможности. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной. Форма – один из интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. Например на форме программист устанавливает компоненты для ввода данных, а также их корректировки и просмотра, в зависимости от специфики приложения1. Саму форму также можно сделать несколькими способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик имеет возможность выбрать из предложенного ряда компонентов, а при необходимости можно даже зарегистрировать свои ActiveX компоненты), которые впоследствии можно просто размещестить на форме, а после задать их параметры. В режиме мастера человек просто выбирает таблицу, стиль ее оформления, поля и т.д, а форма формируется автоматически. В MS Access, существует возможность создать отчет. Отчет предназначается для отправки по каналам связи, либо распечатки. В нем содержатся результаты выборки из базы данных в виде обобщенной таблицы, списка. В Access предоставляются огромные возможности по созданию и оформлению всевозможных отчетов. Отчет также можно создавать с помощью мастера. В этом режиме, возможно задать различные параметры, которые определяют состав отчета. Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер. Макрос - это набор инструкций, которые сообщают программе (такой как Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели. Различие, однако, состоит в том, что макрос объединяет все эти инструкции в одном сценарии, который затем можно вызвать с помощью команды меню, кнопки панели инструментов или комбинации клавиш. С этой точки зрения макрос отличается от, скажем, рецепта приготовления хлеба, но похож на автоматическую хлебопекарню, загрузив ингредиенты в которую, можно испечь хлеб одним нажатием кнопки. Список инструкций, составляющих макрос, как правило, состоит из макрооператоров. Некоторые операторы выполняют особые действия, связанные с выполнением самого макроса, но большинство операторов соответствует командам меню и опциям диалоговых окон приложения, в котором выполняется макрос. Например, в любом приложении можно закрыть текущее (активное) окно, выбрав команду Закрыть из меню Файл. В макросе VBA следующий оператор позволяет сделать тоже самое: ActiveWindow.Close (АктивноеОкно.Закрыть) Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования1. Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox. Функциональные возможности БД Access. 1. Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: - вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); - вручную в поля формы; - прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); - программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA. Второй способ является наиболее оптимальным, т.к. позволяет реализовать все возможности, но при этом он является самым сложным, поскольку для этого необходимы определенные знания. 2. Изменение данных. Это можно сделать несколькими способами: - вручную прямо в таблице; - в полях форм; - в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; - программным методом. 3. Вывод данных. Здесь возможны: - вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; - экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); - вывод на печать, в основном в виде отчетов; - вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; - программный экспорт и вывод информации. 4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. Здесь БД может быть тесно связана с другим приложениями MS Office. Так в документе Word может быть вставлен объект из MS Access. При этом благодаря такому взаимодействию изменение данных в документе отображается автоматически. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine. 6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования. 7. Особенности управления данными. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных. Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок1: Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии; Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы. Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения). Блокировка на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка. 8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим — к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: - имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; - существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; - средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access1; - средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; - имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; - и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания). Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.  Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять. ЗаключениеБаза данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии. Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры: применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем – ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование. Глоссарий
Список использованных источников
Приложения
1 Бакаревич, Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб: ВНV, 2000. – С. 65. 1 Горев, А. Эффективная работа с СУБД.- СПб.: Питер, 2007. – С. 41. 1 Макарова, Н.В. Информатика. – М.: Финансы и статистика, 2007. – С. 36. 1 Скотт Баркер. Использование Microsoft Access. – М.: Диалектика, 2007. – С 58. 1 Марченко, А.П. Microsoft Access : краткий курс. – СПб.: Питер, 2005. – С.112. 1 Марченко, А.П. Microsoft Access : краткий курс. – СПб.: Питер, 2005. – С.115. 1 Гончаров, А.В. Microsoft Access в примерах. – СПб.:Питер, 2007. – С.121. 1 Гончаров, А.В. Microsoft Access в примерах. – СПб.:Питер, 2007. – С.124. |
