лекция. Ввод, редактирование и форматирование текстовых документов
 Скачать 93.5 Kb.
|
|
Тема: Ввод, редактирование и форматирование текстовых документов План: Ввод текста в документ. Редактирование текста. Форматирование текста. Ввод текста в документ Microsoft Word 2007 — мощный редактор или текстовый процессор. Редактор Word 2007 включает сотни инструментов. Эти инструменты интуитивно понятны и позволяют быстро создавать документы. К основным этапам создания документов относятся: ввод текста (таблиц, рисунков, графических объектов); редактирование содержимого документа; форматирование документа; проверка правописания; печать текста; сохранение файла. Текст вводится в том месте документа, где мигает курсор. Документы в Word могут быть созданы путем ввода текста с клавиатуры. Кроме того, создать документ можно методом копирования и вставки текста из других документов. Необходимо отметить, что в создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см. Кроме того, в создаваемом документе по умолчанию символы вводятся в режиме "вставка", а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт - (Calibri - по умолчанию) + Основной текст; выравнивание символов - По левому краю; междустрочный интервал - Множитель 1,15 ин.; интервал После абзаца - 10 пт.; запрет висячих строк (режим в котором первая и последняя строка абзаца не отрываются от абзаца при переносе текста на следующую страницу). При вводе текста с клавиатуры курсор сдвигается вправо. При достижении конца строки следует продолжать вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую строку. Когда будет завершен ввод текста первого абзаца, необходимо нажать клавишу Enter (Ввод), чтобы перейти к вводу текста следующего абзаца. Затем вводится следующий абзац. При достижении конца страницы следует продолжить вводить текст, курсор автоматически переместится на следующую страницу. Таким образом, весь текст документа состоит из абзацев. Заголовки и списки документа - это тоже абзацы. Абзац - это непрерывная часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter (Ввод). Если в Word включен режим отображения скрытых символов форматирования, то при нажатии Enter (Ввод) в конце абзаца появится знак абзаца (непечатаемый символ конца абзаца). Знаки абзацев, жесткие пробелы и другие скрытые символы форматирования отображаются при нажатии кнопки "Отобразить все знаки" на вкладке Главная. Необходимо отметить, что при вводе текста между словами устанавливайте один жесткий пробел. Жесткие пробелы устанавливаются нажатием клавиши Space bar (клавиша пробела - это длинная нижняя клавиша без названия), а мягкие пробелы устанавливаются редактором автоматически при форматировании текста. Кроме того, жесткие пробелы не устанавливают между словами и знаками препинания, а также между словами и кавычками или скобками. После знака препинания пробел обязателен, но не в конце абзаца. Неразрывный пробел устанавливается посредством одновременного нажатия трех клавиш Ctrl + Shift + Space bar. Неразрывные пробелы целесообразно применять, например, между инициалами и фамилией в том случае, когда при вводе инициалов и фамилии они оказываются на разных строках. В этом случае применение неразрывных пробелов обеспечит неразрывность инициалов и фамилии, и они будут размещены на одной строке, а не на разных строках. Знак "дефис" в тексте всегда вводится без пробелов клавишей "-". В некоторых случаях в текст вводится "неразрывный дефис" с помощью одновременного нажатия клавиш "Ctrl" + "Shift" + "дефис". Знак "тире" ("длинное тире") выделяется пробелами с двух сторон, а вводится с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш "Ctrl" + "Alt" + "серый минус". Редактирование текста Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Редактирование документа - это внесение изменений в содержимое документа. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста. Редактирование предназначено для устранения ошибок, перемещения символов, слов, строк, фрагментов и внесение других изменений в содержимое документа. Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Как правило, редактирование текста выполняется перед форматированием и применением стилей. К средствам редактирования относятся следующие команды (кнопки, которых расположенные на вкладке Главная): проверка правописания; выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена; Найти и заменить; Отменить и Вернуть (кнопки на панели быстрого доступа). В Word 2007 имеются различные средства для выполнения редактирования текста документа. Используется средство "перетащи и отпусти" (Drag and Drop); применяются команды: выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена, "Найти и заменить", проверка правописания и другие команды. В основном средства редактирования текста или группы команд (Буфер обмена и Редактирование) для работы с текстом размещены на вкладке Главная. В приложении Microsoft Word 2007 по умолчанию установлены следующие способы проверки правописания: Автоматически проверять орфографию; Использовать контекстную проверку орфографии. Способы проверки, установленные по умолчанию, можно отменить, для этого надо выполнить команду Office/Параметры Word/Правописание и в появившемся окне диалога удалить соответствующие флажки. Суть проверки орфографии заключается в том, что для проверки написания слова редактор сравнивает это слово со словарем Microsoft Office 2007, при этом неизвестные слова редактор подчеркивает волнистой красной линией. Таким образом, волнистая красная линия свидетельствует либо об ошибке в слове, либо о том, что в словаре Office 2007 такое слово отсутствует. Что касается проверки грамматики, то редактор проверяет грамматические и стилистические правила письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания). При наличии возможных ошибок в предложении редактор подчеркивает волнистой зеленой линией предложение или его часть. Для проверки и исправления ошибок можно использовать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на слове с волнистой линией. При проверке орфографии - в появившемся контекстном меню следует выбрать одно из действий: пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь. При проверке грамматики - для устранения ошибок нужно выбрать одну из предлагаемых команд в контекстном меню. Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо установить курсор вначале текста и выбрать команду Рецензирование/Правописание, появится окно диалога "Правописание", с помощью которого можно выполнить требуемую проверку. Для устранения ошибки надо щелкнуть на кнопке "Изменить" и продолжать работу с окном диалога до завершения полной проверки текста. Форматирование текста После завершения редактирования текста документа надо выполнить его форматирование, т.е. изменить его внешний вид. После редактирования текста необходимо изменить его внешний вид, т.е. оформить документ или выполнить его форматирование. Word 2007 позволяет форматировать символы, абзацы, таблицы, страницы, разделы и документ в целом. К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д. К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д. К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и заливка. Основные параметры форматирования (оформления) страниц: границы рабочего поля (поля сверху, снизу, слева, справа), размеры страницы, ориентация страниц. К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д. Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. В Word 2007 основные средства форматирования текста, абзацев и таблиц помещены на вкладке Главная. Для быстрого форматирования вручную символов (текста) и абзацев можно использовать команды в группе Шрифт и Абзац на вкладке Главная.  Рис.1 Кроме того, команды форматирования доступны на Мини-панели инструментов, которая появляется при наведении указателя мыши на выделенный фрагмент текста.  Рис. 2 Необходимо отметить, что существует еще один инструмент для быстрого форматирования текста - это кнопка "Формат по образцу" в группе "Буфер обмена" на вкладке "Главная", которая позволяет копировать параметры форматирования одного фрагмента и переносить на другой фрагмент текста при его выделении.  Рис.3 Для быстрого и одновременного изменения нескольких атрибутов форматирования символов и абзацев можно использовать Экспресс-стили из группы стили на вкладке Главная.  Рис. 4 Стили предназначены для оформления текста документа и его абзацев. Для форматирования символов и абзацев вручную используют не только кнопки для быстрого форматирования, но и окна диалога Шрифт и Абзац, которые активизируются кнопками на вкладке Главная в группах Шрифт и Абзац соответственно. Большие документы (структурированные документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа. Разрывы разделов выполняются на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы, кнопка Разрывы. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вставка в группе Колонтитулы, а работа с колонтитулами выполняется на вкладке Конструктор, которая появляется на Ленте при работе с колонтитулами. Форматирование документа в целом - это форматирование номеров страниц, оформление автособираемого или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Вставка в группе Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). |