Контрольная работа Задачи и функции службы документационного обеспечения управления. Контрольная работа Задачи и функции службы документационного обе. Задачи и функции службы документационного обеспечения управления
 Скачать 26.86 Kb.
|
|
https://studme.org/1334020322639/dokumentovedenie/prava_otvetstvennost_sluzhby_dokumentatsionnogo_obespecheniya_upravleniya Задачи и функции службы документационного обеспечения управления В организации ДОУ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: — совершенствование форм и методов работы с документами; — обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов; — сокращение документооборота, количества форм документов и документов; — разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; — осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам; — организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых па подпись руководству; — регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; — обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; — организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; — разработка и проектирование бланков документов; — разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; — организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; — организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; — разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины; — осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; — организация работы архива; - повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ; — организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ. Структура службы документационного обеспечения управления Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений. Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются: — секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); — инспекция при министре (руководителе ведомства); - канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.); — отдел писем (жалоб); — отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; — центральный архив. На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и других организациях, в учебных заведениях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия. В их состав, как правило, включаются подразделения: по учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем (жалоб); секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив. В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив. В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо. Необходимо, чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием. Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, запятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени — на работы по делопроизводственному обслуживанию. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. 3.22. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных писем), внутренних информационно-справочных документов. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Печатается шрифтом № 12. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Например:
При адресовании документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном. Например:
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата. Например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
Во всех разновидностях адресования, при направлении писем любому лицу набирать сначала его фамилию, а затем инициалы. Изменения в оформлении реквизитов документов Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие: 1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4. В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов. Пример 3. Инициалы имени, отчества при адресации документа должностному лицу Пример 4. Инициалы имени, отчества при адресации документа частному лицу 2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Пример 5. Адресуем господину Пример 6. Адресуем госпоже 3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте). Пример 7. Электронная почта в реквизите «адресат» Пример 8. Телефон в реквизите «адресат» 4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений. Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это: государственный язык РФ или государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик. Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД. В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.). В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться: вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа! Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. заключительная этикетная фраза: С уважением, … Мнение эксперта Сараева Наталия, эксперт журнала ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика. Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если Вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно. Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации. Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/47604-chto-izmenilos-v-gost-r-7-0-97-2016-po-sravneniyu-s-gost-r-6-30-2003/ Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. |