Документооборот. Феофанов Курсовая документооборот. 1. Электронный документооборот
 Скачать 41.54 Kb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 1. Электронный документооборот. 1.1. Основные понятия и принципы систем электронного документооборота. 1.2. Основные задачи, функции и преимущества систем ЭДО. 1.3. Виды СЭД 2. Межкорпоративный электронный документооборот. 2.1. Развитие межкорпоративного электронного документооборота. 2.3. Виды документов для межкорпоративного обмена. 2. 4. Формы организации юридически значимого межкорпоративного электронного документооборота. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ВВЕДЕНИЕ Электронный документооборот – одна из технологий, необходимых в условиях цифровой экономики, призванная повысить эффективность движения документов и информации за счет экономии времени обработки документов и снижения трудозатрат сотрудников. Внедрение электронного документооборота возможно как в рамках одного предприятия, так и на межкорпоративном и трансграничном уровнях. Межкорпоративный электронный документооборот становится все более востребованным среди всех участников экономических отношений, включая бизнес и государство. Однако, несмотря на преимущества внедрения электронного документооборота, процесс распространения данной технологии замедлен по ряду причин, начиная от недостаточного развития законодательства и до организационного неприятия инноваций. В настоящее время набирают актуальность вопросы, связанные с построением «цифровой экономики», в которой важным условием конкурентоспособности как отдельных компаний, так и национальной экономики в целом является эффективное внедрение и применение цифровых технологий. К цифровым безбумажным технологиям относятся технологии обеспечения электронного документооборота, одним из важных направлений развития которых является обеспечение межкорпоративного обмена электронными, юридически значимыми документами. Целью данной курсовой работы является: исследование перспектив и барьеров развития межкорпоративного электронного документооборота, изучение условий и форм его организации. 1. Электронный документооборот. 1.1. Основные понятия и принципы систем электронного документооборота. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Документооборот (ДО) - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ - это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронный документооборот (ЭДО) - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере. Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства". Системы электронного документооборота (СЭД) - представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения. Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение технических процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. 1.2. Основные задачи, функции и преимущества систем ЭДО. Внедряя систему электронного документооборота, организации чаще всего планируют решить следующие задачи: повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений и отдельных сотрудников; автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией; обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации и знаниям; протоколирование деятельности организации в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений и т.д.; сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек); упрощение и удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях. Среди функций электронного документооборота: ⁻ Протоколирование ключевых позиций деятельности предприятия, наиболее крупных стратегических совещаний. ⁻ Оптимизация бизнес-процессов, сопровождаемых комментариями в виде документов различного плана. ⁻ Накопление знаний, технологий, опыта, баз данных, которые могут использоваться в дальнейшей деятельности. Возможность обобщения информации на основе содержания архива. ⁻ Удешевление расходов на документооборот. ⁻ Упрощение доступа к информации. К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся: - Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота. - Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации. - Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы). - Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации. - Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями. - Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы. - Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий. - Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов. - Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок. - Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени. 1.3. Виды СЭД Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения. В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида СЭД: - Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность. - Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации. - Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров. - Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера. В зависимости от степени интеграции, СЭД можно разделить на следующие виды: - Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы. - Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы. - Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают. Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр. Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства. Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов. Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом: - Directum - представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации. Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение. Заказчик может самостоятельно определить состав системы. Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов. Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования. - ELMA - эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным. На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа. - «ДЕЛО» - СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант. Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений. - DocsVision - представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами. В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки: электронный архив; делопроизводство; договорная работа; оперативное управление; специализированные решения. 2. Межкорпоративный электронный документооборот. Межкорпоративный документооборот (МКДО) – это единый процесс внутренней обработки документов (создание, согласование, подписание, хранение) и внешнего обмена с контрагентами через сервисы обмена. 2.1. Развитие межкорпоративного электронного документооборота. МКДО – высшая на данный момент форма ЭДО, позволяющая осуществлять обмен электронными документами между формально независимыми участниками экономических отношений. Существует минимум четыре варианта организации обмена электронными документами между отдельными участниками экономических отношений, имеющими разные СЭД, но не один из них еще не принят отраслью как стандарт. Первоначально ЭДО начал развиваться внутри компаний посредством внедрения систем электронного документооборота, которые заменили сначала часть, а потом основную массу бумажных организационно-распорядительных внутренних документов. С развитием технологий, обеспечивающих ЭДО, появилась возможность создавать общее электронное пространство для документооборота между филиалами и подразделениями одной холдинговой структуры. Использование систем ЭДО при взаимодействии между подразделениями холдинга приводит к снижению трансакционных издержек осуществления операций, что способствует поддержанию иерархического механизма управления трансакциями. Следующим этапом развития ЭДО стало введение обмена электронными документами между формально независимыми организациями, государственными органами, службами и другими участниками экономических отношений, т.е. межкорпоративного ЭДО. Наиболее развитым сегментом межкорпоративного ЭДО является обмен электронными счетами и счетами-фактурами. Высшей на сегодня формой ЭДО является межкорпоративный обмен юридически значимыми электронными документами. Электронный документ является юридически значимым и равнозначным документу на бумажном носителе при условии корректного оформления всех реквизитов в соответствии с законодательством и подписания усиленной квалифицированной электронной подписью, которая выступает аналогом собственноручной подписи, заверенной печатью организации, и подтверждает целостность и подлинность документа. В развитии межкорпоративного ЭДО заинтересован, с одной стороны, бизнес – из-за территориальной удаленности контрагентов, когда пересылка и подписание документов занимают либо много времени, либо дорого стоят, с другой стороны, государство, которое работает над развитием законодательства в области обмена формализованными документами и стимулирует предприятия к взаимодействию с государственными органами в электронном формате. Чтобы налаживать межкорпоративный ЭДО, необходимы стандарты как в области делопроизводства (формы документов, их реквизиты), так и в техническом отношении, чтобы файлы одной системы ЭДО можно было открывать и дорабатывать в других системах. 2.2. Виды межкорпоративного документооборота. Обмениваться контрагенты могут по-разному, выделяются следующие основные виды обмена: Обмен напрямую контрагент-контрагент. Основной минус данного варианта: компании необходимо с каждым из своих контрагентов заключать соглашения, настраивать порядок и технологии обмена документами и т.п. Для части компаний плюс варианта в следующем: не надо платить оператору за передачу документов; но все расходы по организации обмена компания будет нести сама. Обмен через спецоператора. Спец.оператор - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота юридически значимых документов между заинтересованными контрагентами. Весомый плюс данного варианта: компании достаточно один раз подключиться к сети спецоператора, а он, в свою очередь, обеспечивает все необходимое для обмена, но здесь отношения будут очень похожи на услуги связи (например, по аналогии с услугами телефонной связи). Для части компаний минус данного варианта в следующем: надо платить оператору за передачу документов; но расходы по организации обмена полностью или частично берёт на себя оператор. 2.3. Виды документов для межкорпоративного обмена. При переводе межкорпоративного документооборота в электронный вид компаниям необходимо определить, какие виды документов использовать. Для вида документа необходимо проверить законодательные требования и сроки хранения: разрешено (или не запрещено) законом использовать электронный вид документа и электронную подпись на документ, и сможет ли организация обеспечить в электронном виде необходимые сроки хранения документов. Для межкорпоративного обмена, согласно действующему законодательству, например, можно использовать следующие виды документов: письма (требующие юридической значимости); договоры; счета; товарные накладные; товарно-транспортные накладные; акты выполненных работ и оказания услуг; акты сверки взаиморасчетов; счета-фактуры. 2. 4. Формы организации юридически значимого межкорпоративного электронного документооборота. Технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО называется роуминг. На текущий момент существует несколько вариантов обеспечения межкорпоративного документооборота: 1) Прямой роуминг «оператор-оператор - операторы ЭДО самостоятельно договариваются о настройке передачи документов между их системами. Этот процесс включает в себя переговоры между операторами, тестирование, доработку систем, подписание соглашения об уровне оказания услуг. Для потребителей это означает возможность вести обмен электронными документами через любого из операторов, не задумываясь, к какому оператору подключен контрагент. Несмотря на то, что часть компаний уже наладила взаимодействие между собой, затратив на это время, финансы и технические мощности, у данного варианта есть ряд недостатков: − процесс настройки межоператорского взаимодействия несовершенен и медленен; − старт обмена происходит для конечных пользователей по-разному с возможными задержками из-за технических нюансов совместимости систем; − такие проекты становятся для оператора ЭДО достаточно дорогими; − необходимо проводить тестирование и налаживать независимые контакты практически с каждым оператором ЭДО на рынке; − операторы пока не могут прийти к единому мнению о финансовых условиях такого взаимодействия, связанных с появлением дополнительного «чужого» трафика, который нужно обрабатывать. 2) EDI-провайдеры EDI (Electronic Data Interchange) – технология передачи электронных структурированных файлов. Технология EDI была разработана в первой половине ХХ в., а понятие EDI было закреплено в 1979 г. Американским институтом национальных стандартов, но сегодня его наполнение несколько изменилось и под термином «EDIпровайдер» понимается организация, предоставляющая услуги по межкорпоративному ЭДО между контрагентами независимо от их оператора ЭДО. Преимуществом EDI-провайдеров является то, что они отвечают за приведение к стандартам и налаживание роуминга с ключевыми операторами ЭДО. Они выступают независимыми посредниками в межкорпоративном ЭДО и берут за это плату, также они избавляют операторов ЭДО от необходимости выстраивать самостоятельные роуминговые сети с другими операторами. Тем не менее, на данный момент они не являются универсальными посредниками и могут ограничивать выбор своих клиентов только отдельными СЭД. 3) Мультиоператорность. На практике некоторые компании делают выбор в пользу установки второй и третьей систем ЭДО вместо попыток добиваться у имеющегося провайдера роуминга с другим контрагентом. Уже есть примеры, когда крупные компании (преимущественно в сфере ритейла) работают с двумя и более операторами, чтобы проще было организовать ЭДО со своими основными поставщиками. Данный вариант представляется наименее удобным для предприятий в условиях свободного межкорпоративного ЭДО, поскольку с одной стороны требует дополнительных затрат на покупку, установку и обслуживание второй и последующих СЭД, а с другой, ведет к дополнительным затратам труда и времени сотрудников, которым приходится одновременно работать с несколькими операторами в разных интерфейсах и осуществлять перенос данных в основную СЭД предприятия. Причиной, по которой этот вариант существует, является именно отсутствие совместимости между СЭД, обеспечивающей свободный ЭДО. 4) Роуминговый центр – централизованный хаб - Роуминговый центр ЭДО – такая модель взаимодействия через централизованный хаб, при которой различные операторы ЭДО могут обмениваться документами, не имея взаимных договоров «оператор-оператор». К преимуществам такого варианта можно отнести: единую точку входа для всех операторов ЭДО без необходимости независимых соглашений со всеми операторами отдельно; единое адресное пространство, где по ИНН и КПП можно найти нужного контрагента; обеспечение информационного обмена через единую интеграционную платформу, что позволяет сократить издержки на точечную интеграцию; простое развитие платформы и решение организационных вопросов. Но у данной модели есть и свои недостатки: дополнительное звено в системе добавляет уязвимости – если «упадет» центр, то остановится обмен сразу у всех операторов; в случае сбоя в работе роумингового центра репутационные потери будет нести в первую очередь оператор ЭДО; роуминговый оператор должен брать деньги за услуги, следовательно, для конечных пользователей возрастет стоимость исходящего трафика; роуминговый центр может быть препятствием для развития функциональности операторов, уравнивая возможности всех. Первым и наиболее крупным роуминговым центром в России является «Ростелеком». На данный момент, это открытая технологическая платформа, обеспечивающая защищенный информационный обмен при выставлении и получении счетов-фактур контрагентов – клиентов операторов ЭДО. Среди функций платформы пересылка электронных документов в соответствии с настроенными транспортными маршрутами, формирование квитанций на каждом этапе, сервисы проверки статуса участника, хранение и предоставление информации для разбора спорных ситуаций. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Межкорпоративный электронный документооборот – высшая на данный момент форма ЭДО, позволяющая осуществлять обмен электронными документами между формально независимыми участниками экономических отношений. Существует минимум четыре варианта организации обмена электронными документами между отдельными участниками экономических отношений, имеющими разные СЭД, но не один из них еще не принят отраслью как стандарт. Анализ рынка СЭД и услуг по межкорпоративному ЭДО показал, что при значительном распространении ЭДО в стране сохраняется потенциал для развития технологий межкорпоративного обмена электронными документами как среди бизнеса, так и среди государственных структур. Согласно международным оценкам, Россия за последние два года серьезно продвинулась в распространении электронного документооборота, во многом благодаря политике государства, что соответствует латиноамериканской модели распространения ЭДО. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 ноября 2013 г. N 1465-ст). ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст). Постановление Правительства РФ от 16.11.2015 N 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@ (ред. от 04.04.2016) «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота». Распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № 99 «Об утверждении Плана мероприятий ФНС России по стимулированию перехода на электронный документооборот». Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017– 2030 годы. Утверждена Указом Президента РФ № 213 от 9.05.2017 |