Лабораторная работа 1_РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ (1). 1 работа с базами данных в microsoft access цель работы получить понятие об объектах в msaccess изучить структуру объектов msaccess "таблица","запросы", формы, отчеты
 Скачать 441.98 Kb.
|
|
1 РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В MICROSOFT ACCESS Цель работы получить понятие об объектах в MS-ACCESS; изучить структуру объектов MS-ACCESS “таблица”,“запросы”, формы, отчеты. Основные понятия Microsoft Access База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче. Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц. СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных. Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж. Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД. Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания. Первичный (главный) ключ БД это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей. Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения да – нет или истина – ложь. Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов. Структура СУБД MS-ACCESS включает следующие объекты таблицы – для постоянного хранения данных запросы – для вызова данных из таблиц по определенному шаблону и их дальнейшей обработки формы – для удобного ввода и просмотра данных отчеты – для удобного вывода заданной информации на печать макросы – для задания свойств открываемых объектов и настройки порядка их работы модули – для упрощения вызова ранее созданных функций. Таблицы состоят из полей и записей. Полями называются столбцы, а записями строки. Внести запись в таблицу означает заполнить данными какую-нибудь строку. Чтобы создать таблицу, необходимо определить ее поля, типы данных этих полей и, иногда, некоторые дополнительные свойства этих полей. Не все данные занимают в компьютере одинаковое место. Для их компактного хранения необходимо четко определить, что это текст или число, дата или логический символ. В базах данных под каждый тип данных резервируется некоторое пространство и, если известно заранее, что оно не будет использовано 2 до конца, его необходимо уменьшить. Как это сделать, Вы увидите походу выполнения данной работы. Задание. Создание новой базы данных Откройте программу Microsoft Access. 1. Выполните команду Файл – Создать. 2. Выберите переключатель Новая база данных. 3. В поле Папка выберите свою папку, в поле Имя файла введите Литература по информатике и щелкните левой клавишей мыши по кнопке Создать. Замечание. База данных Литература по информатике состоит из трех таблиц Книги, Издательства и Авторы, которые создаются далее в режиме Конструктор. Таблица Книги имеет шесть полей Номер, Название, Автор, Издательство, Год и Объем. Таблица Авторы имеет три поля Автор ключевое поле, Инициалы и Фото, таблица Издательства имеет два поля Издательство ключевое поле) и Стоимость. Соответствующие поля в таблице Книги должны быть полями подстановок из таблиц Издательства и Авторы. Задание. Таблицы Создайте таблицу Издательства 1. Выберите закладку Таблица и выполните команду Создать. 2. В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор и выполните команду OK. 3. В окне Таблица 1 введите имя поля – Издательство, тип данных – текстовый. 4. Сделайте поле Издательство ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке – Ключевое поле. 5. Введите поле Стоимость, тип данных – денежный подпись – Стоимость страницы сделайте комментарий в поле Описание – стоимость одной страницы книги. 6. Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке , присвойте таблице имя Издательства и выполните команду OK. 7. Закройте таблицу Издательства. Создайте таблицу Авторы 1. Выберите закладку Таблица, выполните команду Создать. 2. В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, выполните команду OK. 3. Введите имя поля – Автор, тип данных – текстовый, сделайте поле Автор ключевым. 4. Введите имя поля Инициалы, тип данных – текстовый 5. Введите поле Фото, тип данных – поле объекта OLE. 5. Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке , присвойте таблице имя Авторы и выполните команду OK. 6. Закройте таблицу Авторы. Создайте таблицу Книги 1. Выполните команду Создать. 2. В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, выполните команду OK. 3. Введите имя поля – Номер, тип данных – счетчик. 4. Введите имя поля – Название, тип данных – текстовый. 5. Введите имя поля – Автор, тип данных – текстовый. Для поля Автор выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, тип источника строк – Таблица или Запрос, источник строк – Авторы см. рис. 1). 3 Рис. 1 6. Введите имя поля – Издательство, тип данных – текстовый. Для поля Издательство выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, тип источника строк – Таблица или Запрос, источник строк – Издательства. Введите имя поля – Год, тип данных – числовой. 8. Введите имя поля – Объем, тип данных – числовой. 9. Сохраните таблицу под именем Книги. 10. Закройте таблицу Книги. Задание. Схема данных Создайте связи в соответствии со схемой данных на рис. 2: 1. Выполните команду – Схема данных В MS Access 2007 Работа с базами данных – Показать или скрыть - Схема данных. Выберите в группе Связи кнопку Отобразить таблицу. В окне Добавление таблицы выделите все таблицы и щелкните по кнопке Добавить в окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Выполните команду Закрыть окно Добавление таблицы. 2. С помощью мыши переместите таблицы в соответствии с рис. 2. Рис. 2 4 3. Поставьте указатель мыши на поле Издательство в таблице Издательства и, не отпуская кнопку мыши, перетащите указатель на поле Издательство в таблице Книги. В появившемся диалоговом окне Связи включите значок Обеспечение целостности данных это возможно сделать только в том случае, если тип полей задан одинаково. Включите значки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Выполните команду Создать. Появится связь один-ко-многим. 4. Аналогичным образом создайте связь по полю Автор см. рис. 2). 5. Закройте схему, ответив утвердительно на вопрос о сохранении. Задание. Ввод данных Введите данные в таблицу Издательства Рис. 3 1. В окне базы данных Литература по информатике дважды щелкните по таблице Издательства. 2. Заполните поля таблицы в соответствии с рис. 3: 3. Закройте таблицу и сохраните изменения. Замечание. После ввода данных можно сделать сортировку по возрастанию или убыванию, выделив нужное поле и затем нажав на пиктограмму Введите данные в таблицу Авторы 1. В окне базы данных Литература по информатике дважды щелкните по таблице Авторы. 2. Заполните поля таблицы в соответствии с рис. 4. 3. Закройте таблицу и сохраните изменения. Замечание. Поле Фото пока остается незаполненным. Для вставки фотографий удобнее воспользоваться формой Авторы, которая будет создана позднее. Рис. 4 5 Введите данные в таблицу Книги 1. В окне базы данных Литература по информатике дважды щелкните по таблице Книги. 2. Заполните поля таблицы в соответствии с рис. 5. 3. Закройте таблицу и сохраните изменения. Замечание. При заполнении полей Автор и Издательство воспользуйтесь предлагаемым списком записей из соответствующих таблиц. Рис. 5 Задание. Фильтр С помощью фильтра просмотрите в таблице Книги только книги автора Мака- ровой: 1. В окне базы данных Литература по информатике выберите закладку Таблицы. 2. Дважды щелкните по имени Книги, чтобы открыть таблицу. 3. Установите курсор на поле Автор рядом с фамилией Макарова. 4. Примените фильтр (нажмите на кнопку ), просмотрите нужные записи. 5. Отмените фильтр (кнопка ) и закройте таблицу. Задание. Запросы Создайте запрос на выборку книг, автор которых Симонович: 1. В окне базы данных Литература по информатике выберите команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. В окне Добавление таблицы добавьте таблицу Книги и закройте это окно. 3. Выберите все поля (кроме поля Номер) из таблицы Книги для выбора дважды щелкните по имени нужного поля. 4. В строке Условие отбора под полем Автор наберите Симонович. 5. Сохраните запрос под именем Книги Симоновича. 6. Выполните команду (в режиме конструктора) для просмотра результатов запроса и закройте запрос. 6 Выберите книги, в названии которых есть слова пособие, словарь или энциклопедия 1. Выполните команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. Добавьте таблицу Книги. 3. Выберите из таблицы поля Название, Автор и Год. 4. В строках Условие отбора под полем Название наберите пособие или словарь или энциклопедия. 5. Сохраните запрос под именем Пособия. 6. Выполните команду для просмотра результатов запроса и закройте запрос. Самостоятельно выберите книги, изданные не позднее 2006 года, фамилии авторов которых начинаются на букву С. Сохраните запрос под именем Авторы на С. Выберите книги всех авторов, кроме Симоновича: 1. Выполните команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. Добавьте таблицу Книги. 3. Выберите из таблицы поля Автор и Название. 4. В строке Условие отбора под полем Автор наберите <>«Симонович» или Not «Симо- нович»). 5. Сохраните запрос под именем Не_Симонович. 6. Выполните команду для просмотра результатов запроса и закройте запрос. Задание. Запрос с вычисляемым полем Создайте запрос на выборку всех книг, цена которых меньше 200 руб. (запрос с вычисляемым полем Цена 1. Выполните команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. Добавьте таблицы Книги и Издательства. 3. Выберите из таблицы Книги поля Автор, Название и Объема из таблицы Издательства поле Издательство. 4. В пустом поле наберите [стоимость]*[объем]. 5. Измените название поля Выражение на Цена. 6. В строке Условие отбора под полем Цена наберите < 200. 7. Сохраните запрос под именем Цена. 8. Выполните команду для просмотра результатов запроса и закройте запрос. Задание. Запрос на выборку с параметром Создайте запрос на выборку с параметром для получения сведений обо всех книгах одного издательства 1. Выполните команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. Добавьте таблицу Книги. 3. Выберите из таблицы Книги все поля, кроме поля Номер. 4. В строке Условие отбора под полем Издательство наберите в квадратных скобках словосочетание Введите название издательства. 5. Сохраните запрос под именем Издательство. 6. Выполните команду на панели инструментов, в появившемся окне введите, например, Питер. Получите результат запроса, закройте запрос. 7 Задание. Группировка по полю Подсчитайте, сколько в базе книг каждого автора, используя группировку по полю Автор 1. Выполните команду Создание – Другие – Конструктор запросов. 2. Добавьте таблицу Книги. 3. Выберите из таблицы поля Автор и Название. 4. Щелкните правой кнопкой мыши по полю Автор, в контекстном меню выберите команду Итоги. 5. В столбце Название щелкните по полю Группировка. Из списка выберите функцию Count. 6. Выполните команду для выполнения запроса. 7. Сохраните запрос под именем Число книг. Задание. Отчеты Создайте отчет Книги Симоновича: 1. Выполните команду Создание – Отчеты - Мастера отчетов 2. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов выберитев качестве источника данных (в поле Таблицы и запросы) – запрос Книги Симоновича, все поля - в окне Доступные полян bажмите кн. Далее. 3. В следующих окнах Создание отчетов выберите макет ступенчатый, стиль Стандартная. 3. Выполните команду Готово. 4. Оформите отчет (в режиме конструктора напечатайте название отчета, измените шрифты, выровняйте столбцы и т. д, сохраните его под именем Книги Симоновича, сделайте Предварительный просмотр. 5. Закройте отчет. Задание. Формы Создайте форму Автор и введите данные в поле Фото для всех авторов 1. Выполните команду Создание – Формы – Другие формы – Мастер форм. 2. В появившемся окне выберите в качестве источника данных – таблицу Авторы, все поля- в окне Доступные поля, нажмите кн. Далее 3. Установите внешний вид формы – Ленточный, кн. Далее стиль – Стандартная. 4. Сохраните форму под именем Автор. Выполните команду Готово. 5. В поле Фото вставьте фотографии или рисунки для всех авторов – щелкните правой клавишей мыши на поле Фотов форме Автор, – в контекстном меню выберите команду Вставить – Объект. 4. Сохраните форму и закройте ее. Создайте форму Цена 1. Выполните команду Создание – Формы – Другие формы – Мастер форм. 2. В появившемся окне выберите в качестве источника данных – запрос Цена, все поля - в окне Доступные поля, нажмите кн. Далее 3. Установите внешний вид формы – Ленточный, кн. Далее стиль – Стандартная. 4. Сохраните форму под именем Цена. Выполните команду Готово.и закройте ее. Задание. Кнопочная форма Для эффективной работы с базой данных создайте кнопочную форму по заданному образцу (рис. 6): 8 Рис. 6 1. Выполните команду Работа с базами данных – Работа с базами данных - Диспетчер кнопочных форм (Access 2007) и на заданный вопрос ответьте Да. 2. В появившемся окне Диспетчер кнопочных форм выполните команду Изменить. 3. В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы измените название формы на Литература по информатике и выполните команду Создать. 4. Заполните окно Изменение элементов кнопочной формы – поле Текст Добавить запись, – поле Команда Открыть форму для добавления, – поле Форма Авторы, – выполните команду OK. 5. Создайте еще четыре элемента кнопочной формы – Текст Изменить запись Команда Открыть форму для изменения Форма Авторы, – Текст Цена Команда Открыть форму для изменения Форма Цена, – Текст Книги Симоновича; Команда Открыть отчет Отчет Книги Симоновича, – Текст Выход Команда Выйти из приложения. 6. Закройте диалоговые окна Изменение страницы кнопочной формы и Диспетчер кнопочных форм. 7. Перейдите на закладку Формы, переименуйте кнопочную форму в Литература по информатике и откройте ее для просмотра (двойной щелчок левой клавишей мыши по имени формы. 8. Проверьте работу всех кнопок. 9. Выполните сжатие базы данных (обеспечение целостности данных в базе) командой кн. Office (Файл) – Управление – Сжать и восстановить базу данных |