Сбои в информационном обеспечении управленческой деятельности предприятия. Дисциплина информационный менеджмент кейс Сбои в информационном обеспечении управленческой деятельности предприятия Ситуация ооо океанида
 Скачать 31.74 Kb.
|
|
Дисциплина: ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ Кейс: Сбои в информационном обеспечении управленческой деятельности предприятия 1. Ситуация: ООО «ОКЕАНИДА» занимается производством и реализацией косметической продукции. По результатам анализа годовой деятельности выявлены следующие недостатки, касающиеся, главным образом, управленческой и учетной сфер: - несвоевременное представление недельных отчетов; - нарушение сроков в системе расчетов с поставщиками и клиентами; - нарушение документооборота и делопроизводства. Для устранения негативных тенденций была сформирована группа экспертов по изучению причин сложившейся ситуации. По результатам работы комиссии выяснилось, что основной причиной является систематический выход из строя системы программного обеспечения. В таблице 2 представлены данные о количестве дней необходимом для восстановления работы информационной системы (программного обеспечения). Финансовое положение организации не позволяет включить в штат специалиста по программному обеспечению. При очередном сбое в системе приглашается специалист со стороны. В основном ООО «ОКЕАНИДА» пользуется услугами ООО «Мастер HELP», которое два года назад предложило свои услуги по демонстрации, установке программного обеспечения по бухгалтерскому учету и законодательной базе РФ. Даже поверхностное рассмотрение проблемы обнаруживает несколько дополни-тельных статей затрат. Во-первых, сами ремонтно-наладочные работы. Во-вторых, потеря данных отчетности в результате сбоев, восстановление которых требует дополнительных усилий, времени и средств. В-третьих, недостаточность или полное отсутствие данных, необходимых для принятия управленческих решений обеспечивает движение «в слепую», что ставит под угрозу не только достижение текущих целей, но и в целом существование организации. Ситуация осложняется достаточно продолжительными периодами недееспособности системы информационного обеспечения. Для ликвидации и предупреждения проблемы на очередном совещании было решено принять следующие меры: - принять на работу квалифицированного специалиста по программному обслуживанию системы управления и обеспечению бесперебойного функционирования и устранения неполадок в информационной системе организации; - удалить существующие программы с ошибками и заменить их с переносом всех необходимых данных; - установить программные методы контроля с точной локализацией ошибок для оперативного выявления и устранения ошибок в программах; - использовать технологии и программы, обеспеченные правовой защитой, т.е. лицензированные; - наладить надежную, постоянную сеть поставок запасных частей и программ к оргтехнике; - осуществлять своевременную замену устаревших программных и информационных технологий новыми и более совершенными, обеспечивая тем самым бесконфликтное функционирование программы и машины. 2. Проблема указанной ситуации состоит в следующем: какие пути повышения эффективности работы информационной системы могут быть предложены? Заключается ли проблема в программном обеспечении? И самый важный вопрос: КТО ВИНОВАТ и ЧТО ДЕЛАТЬ? Ключевое задание. 1) Рассмотреть представленную ситуацию и разработанные мероприятия по устранению трудностей в работе организации. 2) Разработать алгоритм учета всех дополнительных затрат, возникающих в результате сбоя в системе. 3) Произвести необходимые расчеты для сопоставления варианта включения в штат специалиста по программному обеспечению и варианта услуг со стороны, учитывая динамику показателей, представленных в таблице. 4) Рассчитать необходимые затраты на проведение представленных мероприятий по устранению проблем. 5) Проанализировать возможности организации на предмет реальности проведения всех намеченных мероприятий. 6). Разработать варианты решения проблемы и обосновать оптимальный вариант. Сбои в программном обеспечении за 2011-2012гг (в днях)
В данном случае в компании возникают проблемы по замораживанию активов и средств, а так же приостановка эффективного функционирования в процессе приостановки деятельности оборудования и основных систем в процессе сбоев в программном обеспечении, а так же с длительной и продолжительной работой по устранению данных сбоев специалистами сторонних фирм. Определим среднее количество потерянных дней за год в процессе сбоев в программном обеспечении:
Общее количество дней в году, в течении, которых организация теряет денежные средства = 38 дней, что больше 1 месяца работы в году. В среднем это равно потери 10% выручки компании, а так же возникает дополнительная амортизация оборудования, снижение мотивации персонала к работе, а так же происходит потеря репутации перед партнерами и потребителями услуг компании. Произведем создание и расчет алгоритма учета дополнительных затрат в организации в результате сбоев в системе: В данном случае происходит: - несвоевременное представление недельных отчетов – что в свою очередь приводит к задержке заказов новой продукции, нарушается система планирования затрат и прибыли, отдел продаж и маркетинга не получает необходимую информацию для работы, происходит замораживание денежных средств; - нарушение сроков в системе расчетов с поставщиками и клиентами – приводит к образованию дебиторской и кредиторской задолженности, происходит снижение показателей выручки и товарооборота, снижается репутация компании; - нарушение документооборота и делопроизводства. Произведем сравнительный расчет стоимости сопоставления варианта включения в штат специалиста по программному обеспечению и варианта услуг со стороны:
Произведем расчет необходимых затрат на представленные мероприятия в одноразовом режиме: Вызов и аудит специалистом комплекса работ по устранению замечаний в компании от 5-10 тыс.руб. Удаление несуществующих программ – 5 тыс.руб. Установка лицензированного оборудования:
Стоимость лицензированного ПО с будущей настройкой около 50 тыс.руб. Стоимость дополнительного офисного ПО составит около 2-3 тыс.руб. в год на 1 рабочее место в компании. Пример калькуляции программного обеспечения для рабочего ПК менеджера по продажам:
В компании требуется обеспечить данные мероприятия так как затраты на их проведение улучшат эффективность работы и будут выгоднее чем потерии от сбоев оборудования в количестве 35 суток в году. В данном случае для этого потребуется аудит ПО, который включает: Начальная инвентаризация установленного программного обеспечения. Отслеживание лицензий. Упорядочивание и анализ результатов инвентаризации программного обеспечения и информации о лицензиях. Определение необходимости в дополнительных лицензиях и подбор наилучших вариантов лицензирования. Определение центрального хранилища исходных носителей, лицензионной документации и счетов-фактур. Выработка дальнейшего плана управления лицензиями. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||